Поводом к написанию статьи послужил простой и гениальный в своей простоте вопрос многих руководителей:

«Ну, - показывает мне этот отчет цифру -1000, и что?»

Как выглядит на практике? Сформировали отчет:

И действительно, что дальше?

Система управления должна давать не цифры, а решать конкретные проблемы. Из наиболее распространенных примеров:

Проблема 1.

Золотая корова: менеджер, у которого все в записной книжке, все данные в голове. Уволить – не уволишь, в отпуск -  был бы рад, да как то накладно, заболел – дороговато выходят больничные…  Во всех случаях одно и то же: теряем продажи, клиенты и контакты – ушли вместе с записной книжкой, почему срываются сделки и были ли такие - проанализировать не возможно. Да и цифры, которые предоставляются – как их проверить?

Полная информация о контактах и контактных лицах в базе клиентов -  как вариант, но не достаточно для больших сделок. Отчет по каждому клиенту: на когда назначены переговоры, чем закончились, почему сделка сорвалась, на когда запланированы звонки, были ли они вообще запланированы и были ли выполнены. Это да, - есть что на досуге параллельно с новостями просмотреть и сделать выводы. Да и менеджеру в записной книжке, а тем более в голове все не удержишь – как не забыть поздравить во время с юбилеем клиентов? В случае же «потери» менеджера процедура передачи дел другому сотруднику будет заключаться в раздаче прав в базе на соответствующих контрагентов.

Проблема 2.

Большая дебиторская задолженность покупателей. Мотивировать по оплаченным продажам? – упадут продажи. Давать отсрочку – как ее контролировать и как ее вернуть вовремя?

А если есть актуальная информация о количестве дней отсрочки по покупателям и по менеджерам? Тоже не понятно. А вот если бы к этой информации система напоминаний по прозвону таких клиентов через 3, 5, 10 дней да наличие возможности точки контроля: был ли сделан менеджером звонок и его результат. Тогда да, - дебиторка сократится в разы. Ведь в основном большая дебиторская задолженность покупателей когда? – отсутствие методологии и инструмента.

Проблема 3.

Отсутствие технологии резерва товара: менеджеры продают одновременно одно и то же - как результат, -  срываются сделки. Или обратная сторона медали: нарезервировали менеджеры позиции под себя и держат его, - мол товар ходовой все равно продастся. Это ничего, что уже давно продался бы кем-то другим.

Возможность резервирования: очень бы на руку сыграла с точки зрения удержания покупателя,  повышения лояльности, получение статуса надежного поставщика.  Автоматический контроль и отмена просроченных резервов - повысила бы оборачиваемость склада.
Автоматическое формирование заказа на поставку с учетом анализа текущих остатков, сформированных заказов, минимального складского запаса -  увеличение оборотов, уменьшение затрат по аренде, исключение проблемы отсутствия необходимого ассортимента на складе.

Проблема 4.

Скидки, которые предоставляют менеджеры сводят иногда прибыль к нулю и как оценить эффективность проводимой акции? Проверять каждую продажу и наказывать?
Не давать сформировать пакет документов по цене не ниже определенного минимума, наличии предоплаты и источника входа клиента – как вариант.

Иметь систему, исключающую подобные нюансы и  предоставляющую ответы на актуальные вопросы – это и составляет её ценность, а цифры, не имеющие большей ценности, чем регистрация посмертного факта – ну есть они, и что?

Конечно, не стоит прельщаться тем, что купив готовое решение, Вы оправдаете свои ожидания и удовлетворите свои потребности. Скорее наоборот: операций станет больше, а результат тот же. Получим актуальные складские остатки, дебиторку, валовую прибыль – оперативность такой информации тоже немало важна. Однако, чтобы получить  систему, которая решит проблемные участки вашего предприятия, - необходимы терпение и компания, которая грамотно воплотит это в жизнь.  Но  в результате Вы получите актив, ценность которого – несоизмерима с затратами. Без которого невозможно полноценное функционирование бизнеса. Точно так же как сейчас невозможно представить себе возможность оперативной деятельности предприятия без корпоративного сайта, интернета и др.  

Да и развитие системы тоже неотъемлемая необходимость развивающейся компании: бизнес процессы изменяются во времени по мере развития/роста предприятия, да и за изменениями нашего законодательства иногда не угнаться просто. Система должна развиваться с той же скоростью, что и предприятие.

В бизнес процессах каждого предприятия есть свои «узкие места», приносящие не малые убытки. Возможно, автоматизация сократит,  а в некоторых случаях исключит их?