Часто слышим мы про «Потерявшуюся информацию». Сейчас в компаниях практически все связано с информацией и большая часть ее находится в электронном виде, ничего вроде удивительного, но… Как организовать систему хранения информации с разделением доступа и формированием задач определенным людям, как всегда знать что эта информация в обязательном порядке будет сохранена и по ней будут сделаны «выводы». Решение – СДО (система документооборота) вот и казалось бы, панацея, но ведь ее нужно изучать поддерживать и администрировать. А ведь зачастую как выглядит «процесс управления информацией», вернее как хотелось бы что бы он выглядел:

1. Сформировали перечень источников для анализа информации, частоту ее проверки и ответственных за данную процедуру
2. Выполнить перечень предписанных анализом действий по проверке (изменению или утверждению) информации, сохранить ее в учетную систему и назначить перечень пользователей для «ознакомления» с ней
3. Проконтролировать выполнение пользователями ознакомления с информацией

Данная подсистема предназначена для всех конфигураций на базе платформы 1С:Предприятие 8
Сформировать перечень источников и период анализа возможно с помощь справочника «Источники анализа» в котором указывается предмет анализа, описание на предмет чего требуется проанализировать источник, на закладке «Участники анализа» определяются сотрудники, которые должны выполнить анализ информации. Здесь же указывается расписание анализа. В данном примере показано что Газету «Все о бух. учете» требуется анализировать каждую среду для изменений в описаниях к программным продуктам и обучения консультантов и бухгалтеров.

Выполнение задачи в некоторых случаях приведет к тому что некоторым пользователям (в нашем случаям консультантов и бухгалтеров) потребуется ознакомится с некоторыми законодательными актами или изменениями которые повлияют на дальнейшее облуживание клиентов или собственное ведение учета в системе или сдачу отчетности. Одним из вариантов собрать всех в комнате переговоров и руководитель отдела зачитает «Так мол и так…», но это не решает хранения информации, и более того вновь пришедшим сотрудникам все это придется заново перечитывать. Поэтому решили хранить все возможные документы непосредственно в системе 1С:Предприятие 8 с помощь документа «Старт информационного процесса» в который и заносится нужная нам информация в любом из форматов (текст, картинки, ссылки и т.д.)

а на закладке Бизнес процесс указываются пользователи, которые должны с данным документом ознакомится, и только после этого бизнес процесс завершится:

После сохранения документа пользователю будет создана задача с ознакомлением данным документом и перечнем действий что с ней нужно делать в дальнейшем, после ознакомления с данной информацией бизнес процесс завершается.

В каждом предприятии процесс может представлять другую структуру или проходить несколько итераций анализа, все эти задачи достаточно просто решаются с помощью типового механизма бизнес процессов.