Что такое предпроектное обследование? Какие основные этапы проекта внедрения? Внедрение систем автоматизации повышает конкурентоспособность и управляемость бизнеса. И прежде чем что-либо покупать, необходимо разобраться - действительно ли этот программный продукт вам необходим, и решает ли он задачи вашего предприятия. Предпроектное обследованиеп оможет сориентироваться по срокам и по деньгам. А также определит цели, приоритеты и риски внедрения ПО и ближе познакомит с работой компании, которой вы доверите внедрение.
Сформировать четкие требования по проекту автоматизации, выбрать технологическую платформу и получить обоснованный бюджет за 2 недели возможно, благодаря экспресс-обследованию
Мы готовим все для старта проекта:
- Описание задач к реализации
- Фиксация ограничений и показателей
- Выбор базовой технологии
- Бюджет
Мы перезвоним вам в течении дня, и обсудим важные для вас вопросы.
Пока вы думаете, кто-то уже запускает свой проект успеха.
Рассказывает Зосим Максим, Директор компании TQM Systems
Полный текст видео можно просмотреть здесь >>>
С чего начать?Экспресс-обследование решает все перечисленные вопросы уже через 2 недели, еще до старта проекта
Стоимость предпроектного обследования примерно составляет 10% общей стоимости проекта автоматизации.
Если бизнес небольшой, а задачи простые - это займет минимум времени и денег, а если проект объемный, то и принимать решение о его старте вслепую крайне рискованно.
Этапы проекта внедрения:
| Название | Описание |
|---|---|
| Этапы полной готовности проекта | |
| Экспресс-обследование | |
| Описание бизнес-процессов | |
| Спецификация требований |
По итогам соответствующих этапов можно:
1) проводить тендер и выбирать подрядчика для разработки и внедрения
2) приступать к оптимизации бизнес-процессов для улучшения бизнеса
3) приступать к проекту внедрения.
По итогам 3-х этапов обследования для проекта готово ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ.
1) Звонок: вы рассказываете консультанту кратко о задумке вашего проекта и о компании
2) Договор на предпроектное обследование: согласовываем и подписываем.
3)Интервью: мы проводим интервьюирование ваших сотрудников, и обследуем процессы и документооборот. Выясняем все нюансы. Согласовываем понимание.
4) Отчет: мы анализируем данные и составляем отчет и рекомендации.
5) Презентация: Вы получаете презентацию отчета, обсуждаете его и принимаете решение о дальнейшей работе.
6) Мы с удовольствием продолжим с вами работу над проектом.
Компания TQM systems 10 лет на рынке софта в Украине .
Мы специализируемся на сложных проектах с индивидуальным подходом. Всегда ориентируемся на новейшие технологии проверенные на практике.
Наша цель - совместно с клиентом создавать идеальные решения для бизнеса.
Мы создавали системы автоматизации для производственных, торговых, консалтинговых. финансовых компаний, разнообразных сфер и масштабов бизнеса.
Спектр решений широкий от отдельных функциональных блоков до интеграции целого ряда программных комплексов.
Один из свежих проектов : внедрение ERP системы для производственно-торговой группы Zeppelin.
Гарантии: для нас важен Ваш успех
Компания входит в состав организации “Спілка автоматизаторів України” и является сертифицированным поставщиком решений.
Наша задача предоставить клиенту наилучшее решение, поэтому мы не связываем себя предпочтением определенных технологий, программ или конфигураций. И всегда подбираем актуальное и современное решение, которое и сейчас, и в перспективе максимально удовлетворит потребности клиента.
У нас есть партнерские договора с компаниями-представителями всех технологических платформ популярных в Украине.
Вы контролируете ход работ
Мы предоставляем клиенту доступ к системе планирования и управления проектами. Это позволяет клиенту мониторить работы, ход их выполнения, затраты, последовательности. Благодаря такому подходу клиент всегда оперативно информирован о работах, а также может управлять процессами проекта.
Система гарантирования успеха проекта
Мы участники центра гарантирования успешности проектов - это объединение партнеров на рынке автоматизации. Участники в рамках центра обмениваются опытом и специалистами с нужными компетенциями. Это помогает решать специфические задачи. По этому наши клиенты, уверены что решения для проекта будут найдены в любом случае.
Что включает в себя постановка задачи и предпроектные исследования:
В начале нашего с вами сотрудничества мы проводим демо-встречу. Услуга в целом нацелена на определения ваших целей и результатов, которые вы желаете получить по окончании внедрения системы автоматизации. Также непосредственно на демонстрации можно определить, какой именно программный продукт или веб-сервис оптимально подходит для вас, контур необходимых доработок и подходящую для вас технологию внедрения.
С чего начинается проект внедрения систем автоматизации бизнеса
Первое - это осознание необходимости изменений, исходить оно может сверху, от высшего руководства, по инициативе акционеров, по результатам какого-нибудь серьезного аудита работы предприятия, или снизу, по причине накопившихся проблем в рабочих процессах.
Осознание необходимости может быть выражено по-разному: в виде четкого структурированного документа с описанием всех желаемых требований или в виде вольного описания основных пожеланий. На этом этапе может быть вообще непонятно, что конкретно нужно, просто назрела потребность менять процессы обработки информации. Это часто помогает бизнесу улучшить конкурентные позиции.
Осознание необходимости есть, что дальше?
А дальше возникает сразу множество вопросов:
И чтобы грамотно спланировать проект, ответы на все эти вопросы помогает получить экспресс-обследование.
Предпроектное обследование объекта автоматизации - этап, на котором проводится предварительный сбор информации о бизнесе, ее анализ и формирование первичных рекомендаций.
Отвечает на концептуальные вопросы:
Определяет:
Главная задача экспресс-обследования: детализировать требования заказчика достаточно глубоко, чтобы сузить диапазон оценки трудоемкости, и уточнить выбор базовой системы.
Результат: отчет об обследовании объекта автоматизации, с определением задач проекта, определением текущего уровня оснащенности бизнеса, и оформленными рекомендациями по выбору и настройке программного комплекса и аппаратных средств.
Отчет становится базой для дальнейших работ по проекту. Во время обследования абстрактная цель («Хотим автоматизировать продажи» или «Нужно внедрить ERP») преобразовываеться в систематизированное дерево задач.
Такой отчет, составленный компетентными аналитиками, дает достаточно детальную оценку проекта на основании которой можно проводить тендер по выбору подрядчика.
Рекомендация по итогам обследования может даже заключаться в совете отказаться от внедрения какой-либо системы ввиду нецелесообразности, а решить проблемы за счет внутренней оптимизации бизнес процессов.
Отказаться от проекта вовремя - это тоже успешная стратегия.
По факту, предпроектное экспресс-обследование - это оценка целесообразности проекта в целом и поиск путей реализации, оценка бюджета и сроков его выполнения.
Клиенты на входе часто озабочены вопросом: Какова нужна подробность анализа? Можно ли считать анализом описание пожеланий от компании.
Ответ: Отчет нужен достаточно подробным, чтобы устранить двоякие толкования!
Схема из жизни:
Руководство приняло решение о внедрении проекта или новой системы
+ описали основные пожелания
+ запросили по рынку цену от разработчиков
+ выбрали минимальную цену подрядчика, запустили внедрение
= 50% неудачных проектов
Когда речь идет о серьезных проектах, важно понимать: описать пожеланий на 1-2 или даже на 5 страницах - это итог осознания необходимости проведения проекта. Чтобы такое осознание переросло в проект нужно провести грамотное предпроектное обследование.
Главная цель предпроектного обследования - помочь заказчику принять обоснованное решение о внедрении автоматизированной системы на основании вскрытых проблем и оценить риски бездействия.
Что нужно осуществить в ходе обследования, чтобы добиться главной цели:
Обследованием также решает концептуально важную проблему: «одного языка». Исполнитель и заказчик могут по-разному трактовать термины. Из-за разночтений, уже при внедрении может выявится необходимость увеличения бюджета проекта.
Например: под задачей “бюджетирование”, может подразумеваться долгосрочное финансовое планирование, а можно еще казначейство (краткосрочное планирование движения денежных средств) — это прибавит работ по проекту.
Случается и наоборот: предварительно работы предполагались, но обследование, показало, что они лишние.
Экспресс-обследование готовит лишь первоначальное понимание проекта для дальнейшего подробного изучения бизнес-процессов в организации и не является исчерпывающим.
И в то же время работы по обследованию являются частью работ по составлению технического задания. Можно сказать - это похоже на составление подробного технического задания на внедрение программного обеспечения.
Какие работы проводит аналитик во время обследования:
Если на этапе обследования тщательно пройти все пункты, то дальнейшая работа над проектом внедрения будет достаточно эффективной.
По результатам уже можно прогнозировать насколько внедрение информационной системы будет эффективным.
Многие компании, в целях экономии своего времени, могут предлагать экспресс-обследование на основании анкетирования.
Например, заполнить опросники по блокам:
Насколько экономичен такой способ для заказчика, можно понять по времени, которое потратят руководители высшего звена на самостоятельное заполнение анкет.
В классическом наиболее эффективном варианте обследования первоначально проводится опрос-интервью ключевых специалистов или руководителей заказчика компетентным консультантом.
Например, для производственного предприятия опрашиваются функциональные руководители по порядку:
Интервью проводится по заготовленному чек-листу, удобно адаптированному в ходе практики проведения обследований. Он помогает консультанту получить важные ответы, ничего не упустив.
Дополнительно рекомендовано опросить сотрудников разных уровней, топов, менеджеров, специалистов и точечно работников. Это позволит выявить ситуации, когда конкретные бизнес-процессы в представлении руководства, выглядят иначе, нежели в реальной работе исполнителей. А midle-менеджер может видеть процесс по своему. Выявление таких нестыковок в бизнес-процессе помогает избежать дальнейших проблем с проектом, и помогает оптимизировать работу компании в целом.
В обязательном порядке по результатам интервью составляется протокол, он согласуется подписью обеих сторон. Далее протоколы исполнитель анализирует.
Может понадобится и дополнительное обследование: осмотреть рабочие места, производство, склады, помещения.
После основного интервьюирования, может потребоваться еще встречи, для уточнения отдельных вопросов. Исполнителю важно вникнуть в специфику бизнес-процессов, это облегчит следующие этапы проекта.
После сбора исчерпывающей информации, данные документируются и документы согласовываются.
По результатам оформляется «Отчета об обследовании», он обязательно утверждается у специалистов и руководства заказчика.
Результат предпроектного экспресс-обследования - отчет, который определяет целесообразность внедрения, и содержит информацию по следующим пунктам:
Отдельно составляется:
Заказчику это помогает понять, как подрядчик готов организовать работы по проекту, а также оценить непосредственную вовлеченность своего персонала и их загрузку.
В целом отчет обследования, становится отправной точкой для всего проекта. Такой документ должен быть составлен до старта любых работ по проекту.
На его основании подрядчик формирует коммерческое предложение.
После проработки с клиентом, понимания результатов экспресс-обследования, следующим шагом на пути к внедрению будет подробное описание бизнес-процессов, где четко определяется текущем состояние и желаемое, и составление спецификации требований, что войдет в состав подробного технического задания.
О том что проводить предпроектное обследование - это правильно, сказано уже много. Теперь остановимся на том, почему это выгодно владельцу бизнеса.
В конечном итоге все сводится к деньгам и рискам - как вложить разумно, и не потерять.
Прежде чем вкладывать в строительство - обязательно готовят проектную документацию. И само собой разумеется, что строительные инженеры разрабатывают чертежи, схемы в зависимости от пожеланий заказчика, и все строго придерживаются. К построению системы автоматизации нужно относиться также внимательно как к построению здания офиса, выстроишь не то - перестраивай, а фундамент подведет - придется все начинать заново.
Итогом экспресс-обследования становится информация для принятия правильного предпроектного решения.
Заказчик получает:
В ходе обследования разработчик тоже получает ряд ценной информации, которая впоследствии позволяет провести проект наиболее организованно и успешно:
В целом предпроектное обследование позволяет, не только подготовить четкое описание и документацию для проекта внедрения, но и приобрести новый опыт и знания для дальнейшего использования в организации бизнеса.
И все-таки главная ценность предпроектного обследования для бизнеса - это информация, дающая ясное понимание:
Дополнительный материал: Статья подробно рассматривает ситуации из практики экспресс-обследования >>>
По подсчетам мировой статистики 30% проектов без предварительного обследования вообще не были завершены, а сколько еще не оправдали ожиданий заказчика. На Украинских реалиях эта статистика ничуть не меньше.
Опыту наблюдений показывает, если проект сложный, и выходит за рамки стандартной конфигурации, то 50% проектов без предварительного обследования проходят со значительными сложностями на этапе внедрения. Часто это выражается в выполнении излишних работ, потере времени и соответственно денег.
Встречается, что после внедрения одной системы, выбранной без обследования, практически на удачу, так сказать “кота в мешке”, заказчик начинает искать другой вариант, более подходящий с учетом приобретенного опыта. Но такой опыт достается ценой целого внедрения, а ведь на старте вполне было достаточно провести обследование.
20% работ обеспечивают 80% успеха внедрения - и это как раз работы по обследованию.
Вовремя остановится
На практике встречаются такие результаты обследований, из которых следует, что проект лучше не начинать.
Это бывает связано с неготовностью компаний к изменениям, или задуманная автоматизация не решит проблем заказчика, или доработка окажется слишком дорогой и результаты проекта не оправдают вложенных средств.
Решение отказаться от провального проекта — тоже положительный результат, он позволяет не потратить средства впустую.
Мы совсем недавно рекомендовали клиенту по результатам предпроектного обследования, не проводить автоматизацию ряда участков, а провести реорганизацию бизнес-процессов и сделать работы оптимальными, так как эффект от внедрения блока системы не приведет к экономии и соответственно затраты не окупит. В итоге клиент на старте сэкономил десятки тысяч.
Если не проводить обследование перед стартом проекта, это растянет сроки всех дальнейших этапов внедрения.
Поскольку обследование все равно проводится будет, поскольку это жизненно важно для внедрения, но уже в ходе работы над проектом, тогда же и будут выясняться все рабочие, технические и организационные нюансы, новые требования и прочее. Все это будет растягивать сроки и изменять намеченный без обследования бюджет. Это приводит к ряду проблем, и часто такие проекты вообще заканчиваются полной неудачей.
Поэтому любая опытная консалтинговая компания, чтобы не пополнить свое портфолио нереализованными проектами, будет отстаивать необходимость предпроектного обследования бизнеса заказчика. И если заказчик мыслит иначе, лучше на начальном этапе отказаться от контракта, чем работать с проектом, который с высокой вероятности обречены на провал, это может сказаться на деловой репутации.
Решает проблему выбора подрядчика по стоимости.
Просто по запросу исполнитель не может определить – стоимость проекта, может предположить ее опираясь на свой опыт решения. Но стоимость для конкретного заказчика индивидуальна.
И если желать видеть вначале коммерческое предложение, то цифра будет очень приблизительная, а может и вообще неверная. Погрешность зависит от сложности и объема задач и может достигать даже 10 кратного размера.
В предложении можно четко прописать стоимость обследования, а суммы по реализации, можно получить только по результатам обследования.
Для определения стоимости предпроектного обследования нужна консультация с аналитиком, ее возможно провести в ходе телефонных переговоров.
Расчет стоимости
Если компания разработчик, на начальном этапе формирования отношений с будущим заказчиком не слишком внимательно относится к изучению проекта, а ее главная задача - это заключить договор на разработку любой ценой, то заказчику могут предложить заполнить в качестве обследования некий опросный лист. И это будет даже бесплатно.
Если же цель обследования - привести проект к успешной реализации, тогда исполнителю необходимо вовлечь значительные ресурсы, а это стоит денег.
Правильное экспресс-обследование - это полноценная консалтинговая услуга.
По результатам его Заказчик получает четкое представление о целях проекта, структуре дальнейших мероприятий, их стоимости и сроках.
Стоимость проекта примерно можно распределить по этапам в такой пропорции:
И если подрядчик выполнял свою задачу добросовестно, то после экспресс-обследования Заказчик может ничем не рискуя или совсем отказаться от проекта или провести открытый тендер по выбору подрядчика для продолжения проекта.
Порядок цен на экспресс-обследование в среднем на сегодня 30-70 000 грн.
Точная стоимость формируется на основе трудозатрат, а они зависят от специфики предприятия, объемов и спектра задач и сложности процессов заказчика.
Процесс обследования предусматривает опрос, топ менеджеров, руководителей автоматизируемых подразделений, инициаторов и всех заинтересованных в проекте.
Длительность проведения — от 2 до 5 дней.
Следующий этап по описанию бизнес-процессов и спецификации, в зависимости от масштабов проекта занимает 0,5 до 2 месяцев.
Глубина обследования определяется целями проекта и может представлять собой проработку отдельных функциональных блоков, например, Кадровый учет или Планирование производства. Также обследование может стать инструментом в подготовке материала для разработки полноценной ИТ-стратегии развития компании в разрезе перспектив, с целью развивать конкурентные преимущества.
Юридически правильно оформлять два договора — отдельный договор на предпроектное обследование, и на реализацию проекта второй. Это выгодно для заказчика, поскольку до проведения обследования еще не понятно, на что собственно должен оформляться договор на внедрение: нет описанных требований и поэтому обязательства по результатам проекта четко прописать в договоре невозможно. По этому заказчик защищает себя же от непредвиденного результата, если подписывает договор по проекту только на основании результатов обследования.
А проведение работ по обследованию вполне осязаемый предмет договора.
Внедрения и вовсе может не быть, если заказчик по результатам обследования поймет, что не вкладывается в бюджет или по срокам сейчас сложно, или другие причины могут привести к решению отказаться от проекта или перенести его на полгода - год.
В договоре же на реализацию проекта, указывается, что исполнитель обязуется оказать услугу, а заказчик ее оплатить. Описание услуги - предмета договора формируется во время предпроектного обследования.
Отчет - это часть договора, а также критерий, по которому будут приниматься работы. Отчет также представляет из себя материальный результат экспресс-обследования.
Выводы: какие дальнейшие действия, следующие этапы.
Экспресс-обследование создает основу проекта - краткое общее описание проекта с четким списком задач и подбором решений, но не подразумевает детального исчерпывающего описания бизнес-процессов заказчика, и не анализирует состава и качества исходных данных. Но каждая задача предполагает детальное описание на следующих этапах.
По результатам предпроектного обследования принимается решение о дальнейшей судьбе проекта, и если ему суждено быть, далее проводится следующие этапы предпроектного обследования, и составляются 2 основополагающих документа:
Вместе с отчетом они и составят техническое задание проекта.
Поскольку внедрение новой технологии в компании это вопрос лишь наполовину технический, и большую часть сложностей составляют организационные моменты, усугубляемые моральным состоянием персонала. Нововведения - это всегда болезненно, как бы прогрессивно не было настроено руководство, ему тоже важна поддержка от разработчика, в плане информирования о всех моментах связанных с проектом. Это помогает предоставить ключевым сотрудникам компании информацию для понимания и планирования своего участия, что помогает организовывать персонал и оперативно принимать взвешенные решения.
Какие этапы проходит заказчик при обследовании:
Интервью - знакомство с консультантами подрядчика, детально обсуждает с ними потребности бизнеса в автоматизации;
Отчет: экспертное систематизированное описание задач и проблем предприятия с рекомендациями по их автоматизированному решению;
Проработка отчета: систематизированные данные отчета демонстрируют ситуацию в компании и ее можно обсудить с подрядчиком, уточнить понимание, и рассмотреть различные точки зрения;
Анализ бюджета сроков и возможностей.
В результате обследования и совместной работы над планом подготовки к старту проекта, Заказчик проходит достаточную подготовку для осознанного принятия решения о начале проекта.
В любом случае на предварительной консультацию можно оценить объем и стоимость предпроектного обследования, а дальнейший ход проекта зависит от правильно спланированных шагов и действий, а обследование призвано как раз собрать информацию для такого планирования.
Звоните, проконсультируем!
Если вы планируете:
Обращайтесь к нашим консультантам, они помогут вам определится с организацией экспресс обследования.
Смотреть видео про экспресс-обследование >>>
Видео о ключевых моментах внедрения систем автоматизации на канале TQM systems: кейсы, методики работы, параметры выбора, новые разработки и возможности.
*Копирование материала возможно только с ссылкой на источник и указанием автора материала. Благодарим за уважение интеллектуальных прав собственности.TQM systems
SaaS сервисы
Программы 1С:Підприємство
CRM
ERP
Node.JS, .NET
1С:Підприємство
API, IPasS
Разработка Web Apps
1С:Підприємство Автоматизация
Аудит IT проектов
Интеграция 1С:Підприємство
Получайте наши информационные материалы:
Работаем на IT-рынке с 2008 года.
Наша миссия - упростить управление данными.
Copyright © 2008-2024 TQMsystems. Все права защищены. Privacy Policy | Terms of Service