Як ще оптимізувати витрати на закупівлі, коли начебто вже підписаний договір з постачальником на мінімальну ціну і отримана максимальна знижка? Оптимізація затрат на витратні матеріали - одне з пріоритетних завдань керівників і власників, особливо в сфері HoReCa, в бізнесі якої номенклатурний список щоденних витратних матеріалів дуже великий, а наявність на складі певного асортименту позицій критично важливо для бізнесу. Олексій Волошин, генеральний директор клубу готельєрів "Нoteliero" і вілли "Олена", 5 зірок, поділився своїм досвідом.
А саме: досвідом впровадження жорстких процедур роботи з постачальниками і їх взаємодії зі своєю службою закупівель, шляхом впровадження жорстко регламентованих бізнес-процесів:
Що дав цей підхід, з якими труднощами зіткнулися при впровадженні, і які вигоди в результаті отримав бізнес завдяки наполегливості Олексія Волошина як керівника, при впровадженні цього принципу за допомогою автоматизованої системи обліку.
Доповідь А. Волошина: "Система Mini Max як ефективний інструмент оптимізації витрат на постачання."
Чергова галузева конференція клубу професіоналів Hoteliero.club - 2016 сфери гостинності HoReCa, що проходила в Харкові в готелі ..., в тому числі була присвячена оптимізації витрат індустрії готельного бізнесу. Офіційне формулювання основної тематики конкретно цього весняного з'їзду звучала як:
Доповідь керуючого партнера Hoteliero Олексія Волошина і генерального директора вілли "Олена", була особливо очікуваною учасниками заходу.
Надаємо Вам відео-звіт виступу молодого успішного керівника готельної індустрії та пост реліз виступу:
Олексій Волошин:
"Добрий день. Хочу поділитися проблемою яка у мене була в моєму бізнесі, і як я її вирішив. Можливо, це багатьом буде корисно. Я не робив ніякої презентації. Але я підготував файли, документи, процедури і таблиці, які ми вам надамо і ви просто поміняєте логотип одного готелю на інший, і якщо вам ця система підійде ви можете нею користуватися.
Для запиту даної документації, або якщо у вас виникли питання по темі, ви можете звертатися до Аексія Волошина. А також вас будуть раді бачити для обговорення цієї та інших тем на заходах клубу, з анонсами якого ви можете ознайомитися тут: Анонси клубу рестораторів і готельєрів "готельєри"
... Про що моя тема. Я, як керівник готелю, зацікавлений в зниженні витрат шляхом оптимізації цін, шляхом переговорів з постачальниками, у яких я купую ту чи іншу продукцію в ресторан, готель. Природно, є менеджери, які цим займаються. Кожен у своєму департаменті займається тим чи іншим: пошуком нових постачальників, постачальники до них приходять самостійно, ми проводимо якісь тендери, торгуємося, добиваємося кращої ціни шляхом передоплат, післяплат, оптимізації закупівель, складів, отримуємо якусь фіксовану ціну, і нарешті підписуємо угоду. Я, начебто як спокійний директор готелю, думаю, що ось: я провів! підключившись або не підключвшсь на певному етапі до якогось процесу, розумію що нарешті-то, наприклад по сметані, по кефіру, по сиру ми отримали найкращу ціну. Провели 15 переговорів, 15 днів витратили. Маємо кращу ціну.
Однак, не завжди всі рахунки проходять через директора готелю, не завжди в цьому є необхідність, тим більше коли начебто ціна прописана в контракті. І по ідеї вона мінятися не може.
Що відбувається з курсовими різницями останні 2 роки ми знаємо: дуже часто постачальники переглядають ціни, і особливо це відбувається в готелях або ресторанах, де номенклатурний список величезний.
Можливості контролювати одні й ті ж ціни і їх стабільність я втратив, і дуже часто стикався з тим, що підписуючи якісь рахунки і переглядаючи якісь позиції вибірково фіксуючи свій погляд на якомусь конкретному продукті, наприклад соку або сметані, я потім просто абсолютно випадково, будучи просто в магазині за своїми особистими потребами, я дивлюся і помічаю, що ми купуємо ту ж сметану за такою ж ціною по якій вона стоїть в фуршеті! ... При тому що місяць тому ми провели переговори, отримали 20% знижки, найкращу ціну і начебто навіть довір підписали. Я його особисто підписував. Або мій директор ресторану, який є директором тієї юрособи на яку цей договір укладається.
Причин, чому так відбувається дуже багато. У кожного вони свої. Іноді аргументів у того ж постачальника, чому він поміняв ціну велика кількість: курсова різниця, коливання, ми вас попередили, ми вам надіслали за договором лист, про те що ми за 30 днів повинні вас повідомити, ми вас повідомили, і ось підпис вашого директора .
Я у директора ресторану питаю: як так? Він каже, ну ось так. Ти що не бачиш - ціни ростуть, долар скаче.
Я вирішив що цю тему, потрібно автоматизувати. Природньо, що все постачання в готелі та ресторані відбувається через комп'ютер, через ту чи іншу програму. У нас, наприклад, стоїть модуль складський модуль на платформі 1С:Підприємство для готельного і ресторанного бізнесу, через який ведеться весь облік закупівель і складський облік.
Прімеченіе: Модуль Склад для галузі HoReCa присутній в наступних галузевих рішеннях на платформі 1С:Підприємство:
1С:Підприємство Готель, 1С:Підприємство Ресторан, 1С:Підприємство WMS Логістика. Управління складом
а так само в універсальних рішеннях, таких як:
УТ Управління торгівлею, УТП Управління торговим підприємством, УНФ Управління невеликою фірмою, УВП Управління виробничим підприємством и др.
... І ми, разом з моїми колегами, придумали і розробили систему, самі її назвали Mini-Max. Точніше не ми самі її придумали "з нуля", я її якось бачив в готелях в яких я працював. Це іноземна система, ми її просто повністю під себе переписали. Суть її полягає в тому, що є певна, назвемо це словом «таблиця», в якій є дуже чіткі параметри товару. Ну от якщо наприклад вже про сметану я почав говорити:
При цьому дуже важливим параметром для нас є:
Після того, як менеджер або директор ресторану, провівши переговори, з певним постачальником, або ж я, якщо я підключаюся до даних переговорів, вность цю позицію в таблицю Міні Макс. Ми підписуємо її, стверджуємо і передаємо комірникові і постачальнику. Тому що систему ми побудували таким чином, що я чітко визначаю пріоритети в роботі менеджерів, ну і зокрема директора ресторану. Я хочу щоб він не займався закупівлею сметани, я хочу щоб він працював в залі, спілкувався з гостями, спілкувався з персоналом і так далі, і так далі. А питанням постачання сметани займалися інші служби бо у нас вони були, було досить людей для того щоб зняти це питання з директора ресторану.
Я хочу щоб директор ресторану не займався закупівлею сметани, я хочу щоб він працював в залі, спілкувався з гостями, спілкувався з персоналом і так далі. Олексій Волошин.
Ми передавали цю позицію по сметані закупнику і комірнику, і гарантовано в будь-який час року мій менеджер ресторану знав, що по сметані, в грудні або в серпні, залишок, що не згорає, на складі завжди буде ось такий.
Тому коли у нас там раптом, виникали банкети, і навантаження на кухню і витрата продуктів збільшувався, він знав, що якщо у нас там наприклад повинно лежати наприклад 30 літрів сметани, а для банкету йому потрібно ще 10, то він давав заявку всього лише на 10 штук. У звичайному режимі заявка взагалі не давалася, тому що комірник просто докупав у постачальника ту кількість, якої не вистачало за мінімальною або максимальною позицією в той чи інший місяць. І так ми зробили абсолютно по всіх позиціях, які у нас купуються достатньо часто. Ну скажімо частіше ніж 1 раз на місяць. Поліграфія, візитки, маркетингова продукція, туалетний папір, батарейки, всі витратні матеріали, які можна назвати словом витратні матеріали.
Але далі я зіткнувся ось з тією проблемою з якої я почав: природньо, закупник або комірник не зацікавлені при даній системі в оптимізації ціни. Тому що збудувавши певні умови, при якій вони будуть оштрафовані за невідповідність товарів на складі, невідповідність його пакування, маркування або жирності. Тобто їх завдання було виконати чітко заявлений МініМакс асортимент і кількість, нічого не змінюючи, і домогтися від постачальника, щоб в заявці привозилася та ось позиція тієї жирності, упаковки та обсягу, яка була замовлена. Але вони жодним чином не були змотвовані на зміну ціни.
Дана система, як і будь-яка система в принципі, має свої плюси і мінуси. Мінус якраз полягав в тому, що заохочення закупівельника/комірника було тільки при виконанні технічних параметрів. А за якою ціною заходить ця сметана йому було абсолютно все одно. І в разі, коли наприклад договір з даними постачальником не фіксувався юридично, ми отримували просто комерційну пропозицію та дивились: добре, працюємо, нас влаштовує. Постачальник міг поміняти ціну потрохи, поступово, по гривні, по дві, по три, і в підсумку, через якийсь час, ми мали вже зовсім іншу ціну, ніж в комерційній пропозиції. Юридично ми не були жодним чином захищені, а закупник і комірник, замовляли дану позицію, тому що їм важливо було своєчасно і відповідно технічним параметрам оприбуткувати товар.
Природньо, постало питання яким чином захистити себе від даних рішень, і ми вирішили автоматизувати дане питання. Фахівці, які обслуговували нас, і обслуговують досі 1С:Підприємство Склад, просто зафіксували, - зробили можливість фіксації певної ціни. І скажімо там якщо сметана коштує 15 грн, то ніхто не може оприбуткувати дану позицію дорожче ніж 15 гривень. Дешевше могли, дорожче - ні. Програма блокувала дане проведення і сметана реально стояла на сонці, ну або там стояла в холодильнику не оприбуткована.
Звичайно ж перший місяць був повний хаос, до мене вривався шеф, у мене небуло сметани на кухні, закінчився туалетний папір, або ми вже наближались до нульових залишків, а не до мінімальних, як прописано в програмі.
Але рівно через місяць, ми вирішили це питання на 100%.
Багато постачальників від нас відмовилися, і перестали з нами працювати, тому що вважали що ми божевільні. Але обсяг товару, який ми наприклад (до всіх кримських подій) купували в місяць, наприклад в сезон, досягав приблизно 5-10 млн грн, це ось як раз поточні дані. Економія в 5% від такого обсягу, всі ми рахувати вміємо, це колосальні гроші. До того ж багато моїх менеджерів, наприклад директор ресторану, або ті менеджери, які могли безпосередньо впливати на витрати, вони були мотивувані на отримання певного відсотка від прибутку. Тому їм ця система дуже сподобалася, у них не було з нею внутрішнього конфлікту, протистояння при впровадженні даної системи, і вони зайняли мою сторону, а не сторону закупівельника або постачальника.
Єдиний недолік був такий: коли постачальник приїжджає, а точніше навіть не постачальник а їх експедитор приїжджає, вивантажує нам товар. Природньо він не чекає, поки ми його оформимо, накладну по пам'яті ніхто не знає, у нас там було майже 3000 позицій, всі ціни запам'ятати неможливо, ми брали накладні, товар залишався в зоні приймання, машина їхала, мій комірник починає оприбуткувати товар, і прпустимо з 15 позицій 3 він оприбуткувати не може тому що програма блокує, бо ціна не така яка була досягнута в нашій комерційній пропозиції та підписаному договорі. Це може бути тому що менеджер з постачання нашого постачальника просто нас не попередив, що у них змінилася ціна, наш співробітник теж цього не відстежив, багато може бути різних помилок. У підсумку 2 позиції ми не можемо оприбуткувати, ну і далі починався описаний в наших процедурах певний процес, що в такому випадку робити. Тому що товар ось лежить, його забрати ніхто не може, за програмою ми його оприбуткувати не можемо, нам його потрібно повернути.
Далі все залежить від рівня комунікацій менеджерів, закупівельників в переговорах з постачальниками, але потім ми прийшли до того, що при будь-яких переговорах з нашими партнерами з постачання ми їх відразу попереджали, і ми їм розповідали про цю програму, яка у нас працює. Більш того, я їм навіть відправляв процедуру, ту яку і ви отримаєте на пошту, щоб вони бачили як побудовані у мене, всередині служби постачання, дані комунікації, і щоб вони бачили, що сперечатися з закупівельником або менеджером просто марно, тому що на програмному рівні заблоковано цю дію. І єдиний правильний вихід щоб працювати з нашим підприємством, а у нас було гарне підприємство, ми купували найдорожчі позиції, найкраще, отже всі хотіли з нами працювати, було дуже престижно мати в своєму списку клієнтів назву наших ресторанів і готелів, і вони просто логічним шляхом, прийшли до того, що не можна просто так нишком на одну копійку піднімати ціну в накладній (ну раптом не помітять) бо програма це блокує. Потрібно першим зателефонувати в цей готель і в цей ресторан, якщо змінилася курсова різниця, і вони з Києва, або з штаб квартири з Європи отримали умови або завдання підняти ціну через курсову різницю або з якої-небудь іншої причини. Якщо вони везуть інший товар, ту ж сметану, тієї ж якості, але не в м'якій упаковці а в банці, то потрібно зателефонувати нам і попередити, потрібно це чи не потрібно, а не вирішити на те що і так зійде. Тому що потім доведеться їх експедитору повертатися, забирати цю сметану, везти її на склад, і думати що ми божевільні. Тому я їм показував і дуже чітко промовляв, яким чином побудована система. Відсотків 15 сказали, що ми так працювати не можемо, вибачте, ми з вами не спрацюємося. Ми знайшли інших, нічого критичного.
Але, я як керівник, і мої ключові менеджери, які були відповідальні і роботу яких я направляв на спілкування з гостями в першу чергу. І щоб більшу частину часу вони не сиділи і не порівнювали екселевскі таблиці вартості сметани зараз і місяць тому, а щоб вони займалися тим, за що вони отримують свої гроші: гості, сервіс, персонал, атмосфера, чистота, а ось ціноутворення і неможливість втратити контроль над вхідними цінами, на сотні, сотні, сотні продукції ми вирішили таким простим програмним способом.
..щоб мої ключові менеджери займалися тим, за що вони отримують свої гроші: гості, сервіс, персонал, атмосфера, чистота. А ось ціноутворення і неможливість втратити контроль над вхідними цінами, на сотні, сотні, сотні продукції - ми вирішили таким простим програмним способом. Алексей Волошин.
Це можна зробити у будь-який абсолютно програмі, тієї яка стоїть у вас зараз. Це навіть в екселі можна зробити. Тому я рекомендую вам, якщо ви відчуваєте такі ж потреби, і ваші обсяги постачання такі, що їх неможливо контролювати руками, або ви не хочете цього робити, - автоматизуйте цей процес. Ваші програмісти, ті компанії які обслуговують вашу програму складського обліку, яка б вона у вас не була, - 1С:Підприємство або будь-яка інша, вони можуть протягом тижня налаштувати ці параметри: блокування дії при невідповідності ціни. Це її базовий принцип. Усе.
І я сплю спокійно, і знаю що якщо я провів переговори з тим чи іншим постачальником, і ми потиснули один одному руки я знаю що фізично ніхто в моєму ланцюжку закупівель, і в системі постачальника, не може змінити ціну, тому що вона заблокована на рівні софта. Що дуже зручно. Що дуже зручно. І я не переживаю за те, що в якийсь момент я втрачу контроль над вхідними цінами і отже виключається питання того, що собівартість продуктів на кухні або зміна фудкоста відбувається через підвищення ціни продуктів.
...І я сплю спокійно, і знаю що якщо я провів переговори з тим чи іншим постачальником, і ми потиснули один одному руки я знаю що фізично ніхто в моєму ланцюжку закупівель, і в системі постачальника, не може змінити ціну, тому що вона заблокована на рівні софта. Що дуже зручно. Алексей Волошин.
І ще один момент: хто може далі в вашій системі змінювати зафіксовані умови, це теж ключове питання. Не обов'язково це має бути керівник готелю. Хто в цій системі має повноваження змінити цю ціну і за яких умов? Ось це ще одине єдине важливе питання. Я рекомендую на ключові товарні позиції, або оборотність яких вкрай швидка, або вартість висока, - все-таки залишити це право за собою. Щоб коли приходиме новий прайс від постачальника, який за договором за 30 днів вас повідомляє про те, що буде зміна ціни, повноваження щодо внесення даної категорії, скажімо зміни ціни в МІНІМАКСІ, все-таки залишити за собою. Тому що ви завжди можете прийняти рішення, чи варто залишатися працювати з цим постачальником, або знову зайнятися тендерними переговорами, або тими процесами які у вас є з відбору постачальників і цін, які роблять ваші менеджери. Якщо у когось є інший досвід можемо це обговорити, - залишайте коментарі. При необхідності, на запит, разом з усіма презентаціями конференції, пи вишлемо файл з таблицями і з докладними діями для співробітників, які ми 4 роки тому розробили, ви можете їх почитати, змінити, і користуватися. На здоров'я."
Олексій Волошин, генеральний директор Нoteliero і вілли "Олена" (5 зірок в Ялті, Крим).
Доповідь "Система Mini Max як ефективний інструмент оптимізації витрат на постачання."
Контакти:
(067) 181- 65- 74
seo@hoteliero.ua
Резюме: уклавши договір і отримавши кращу ціну постачальника, залишаються багато інших додаткових способів оптимізації витрат, які допоможе досягти налагоджених бізнес процесів в сукупності з автоматизованою системою обліку, суттєво скоротивши витрати підприємства.
Матеріал підготовлений компанією TQM systems. TQM systems - український розробник програмного забезпечення на платформах 1С:Підприємство, Node.JS, .NET.
Використовуйте тренди і переваги IT-технологій разом з нами!
tqm.com.ua, sales@tqm.com.ua
+38 (044) 230-87-50
г.Киев, ул. Туровская 31, оф.1
Другие материалы по теме:
SaaS сервіси
Програми 1С:Підприємство
CRM
ERP
Node.JS, .NET
1С:Підприємство
API, IPasS
Разработка Web Apps
1С:Підприємство Автоматизація
Аудит IT проектів
Інтеграція 1С:Підприємство
Отримуйте наші інформаційні матеріали:
Працюємо на IT-ринку з 2008 року.
Наша місія - спростити управління даними.
Copyright © 2008-2024 TQMsystems. Всі права захищені. Privacy Policy | Terms of Service