Управління навчальним центром навчання іноземним мовам

Конфігурація «Управління навчальним центром навчання іноземних мов» призначена для організації ефективного управління навчальним центром. Проект реалізований в середовищі 1С:Підприємство, версія 8.3, керований інтерфейс, для конкретного навчального центру. Параметри навчального центру на 02.11.2018 р - 1079 учнів в навчальних групах, кілька корпоративних груп, кілька індивідуальних учнів. 2 локації - для регулярних навчальних груп та корпоративних навчальних груп, близько 30 викладачів. Використовується SQL версія інформаційної бази, PostgreSQL.

---

Функціональні розділи проекту

• Планування і організація навчального процесу
  • Навчальні програми, вартість навчання, навчальні посібники і «пейсінги» їх проходження. 
  • Визначення матеріально-технічних ресурсів навчального процесу, класи, локації.
  • Планування навчальних груп, складання розкладу і графіки оплат.
  • Формування контингент викладачів, оформлення контрактів, графіки робіт, ставки оплат викладачів, розцінки робіт..
• Анкетування кандидатів і формування навчальних груп
  • База даних кандидатів, вхідні анкети і тестування рівня знань. Рекомендації за програмами навчання. Плановий склад навчальних груп. 
  • Формування договорів на навчання, облік взаєморозрахунків з учнями. Знижки та графіки оплат. Фактичний склад навчальних груп. Переміщення учнів між групами до початку навчального процесу.
  • Корпоративні анкети. Взаєморозрахунки з контрагентами за корпоративними навчальними групами.
• Проведення навчального процесу
  • Навчальні заняття, облік відвідуваності учнів, облік роботи викладачів. 
  • Графіки оплат і контроль своєчасних оплат учнями послуг навчання. Система смс оповіщення.
  • Переміщення учнів між навчальними групами, розрахунки по переходах, відрахувань, коригування заборгованості.
  • Аналіз завантаженості ресурсів і оцінка потенційних можливостей з зарахування нових учнів.
  • Аналіз несуперечності розподілу ресурсів.
  • Табельний облік часу викладачів. Нарахування викладачам за послуги навчання. Облік часу відпусток, лікарняних, пропусків.
• Матеріально-технічне забезпечення навчального процесу.
  • Замовлення на навчальні посібники. Зведені замовлення. Затвердження замовлень. Надходження навчальних посібників. Рухи, залишки і видача навчальних посібників зі сховища або складу. 
  • Оплати, накладні, довіреності - документи з обслуговування руху навчальних посібників і матеріалів для навчання.
• Адміністрування інформаційної бази, настройка параметрів, сервісні функції.
  • Розподіл прав доступу для користувачів. 
  • Налаштування кабінетів користувачів різних категорій.
  • Система електронної пошти за всіма розділами проекту, смс оповіщення.
  • Сервісна система обслуговування проекту. Проведення документів, видалення, відновлення даних.
• Обмін даними з конфігурацією «Бухгалтерія».
  • Щоденний обмін даними з оплат і автоматичне створення документів в «Бухгалтерія». (Прибутковий і видатковий касовий ордер, платіжні доручення, що входять).
  • Щомісячний обмін даними з реалізації послуг освіти і автоматичне створення документів в «Бухгалтерія». (Реалізація товарів і послуг).

---

Кабінетикористувачів

• Кабінет керівника 
• Кабінет викладача
• Кабінет системного адміністратора
• Кабінет адміністратора навчального процесу
• Кабінет менеджера навчального процесу
• Кабінет адміністратора обслуговування навчального центру
• Кабінет обслуговуючого персоналу

---

Кабінет керівника

Кабінет налаштовується на вимогу конкретного керівника. Активно використовуються графіки. Організатор дозволяє планувати власні завдання управління, давати завдання співробітникам і контролювати їх виконання. Можливе дублювання завдання електронною поштою. Завдання відображаються у відповідних кабінетах користувачів. 

Розділ Оплати. Показує суми надходження і витрати грошових коштів за останні 30 днів. Період може бути довільним. Справедливо для всіх графіків і звітів.

Розділ Учні. Розподіл учнів за різними навчальними програмами. Певною мірою відображає ступінь «популярності» чи затребуваності навчальних програм.

Розділ Анкети. Кількість заповнених анкет і фактично зарахованих учнів, які внесли вступну оплату.

Органайзер. Розпорядок дня керівника. Постановка завдань співробітникам. Дублювання електронною поштою.

---

Кабінет адміністратора навчального процесу

Навігатор відображає основні функції адміністратора. Повний перелік доступних операцій знаходяться в розділах Документи, Довідники, Звіти та Сповіщення.

Навчальний процес починається з формування навчальних програм. Навчальні програми реалізують стратегію Навчальних проектів, які використовуються і в якості видів нарахувань для викладачів.

Навчальні проекти. На кожен проект можуть бути призначені окремі оклади, тарифні ставки або відрядні розцінки. За замовчуванням реалізується проект Урочний час. Реквізит Пріоритет дозволяє коректно складати відомість Табельного обліку часу викладачів.

На основі навчальних програм і наявних ресурсів формуються навчальні групи (порожні).

Для навчальних груп складається розклад занять за викладачами і навчальними класами.

Зарахування учнів проводиться на основі вхідних анкет.

При відрахуванні з навчальної групи анкета закривається. При переході до іншої навчальної групи поточна анкета закривається і створюється нова. Елемент довідника Персональні дані (картки учнів) залишається незмінним. Залишки боргів або передоплати переносяться за допомогою документа «Коригування боргу».

Документ коригування боргу.

Загальний склад груп відбивається в декількох звітах. Один з них - «Сформовані навчальні групи на дату».

Контроль за оплатами і графіками оплат також здійснюється кількома звітами. Наприклад, звіт «Заборгованість та оплати учнів». На основі цього звіту також формується документ «СМС Оповіщення» - для масової розсилки смс-повідомлень про необхідність чергових оплат (в разі заборгованості). 

Більшість звітів містить розшифровки з можливістю перегляду первинних документів.

Більш традиційний, з точки зору бухгалтерії, звіт стосовно звірки взаєморозрахунків.

Корпоративні навчальні групи формуються на основі документа «Корпоративна вхідна анкета»

На основі корпоративної анкети формуються рахунки для замовника.

Друкуються відповідні документи.

Оплата за навчання проводиться на основі сум заборгованості студентів. Для швидкого обслуговування клієнтів введено документи «Швидкі реєстри оплат, які вносяться»

Опція Графік дозволяє візуально контролювати суми оплати.

Документ Оплата, яка входить.

---

Кабінет викладача

Кабінет складений англійською мовою, спеціально для англомовних викладачів.

Опція Paperwork містить основні документи, з якими працює викладач, проведення навчальних занять, тестів, ведення щоденників студентів, проведення пропущених занять, контроль пейсінга навчальних занять, випуску навчальних груп.

Аналогічний Paperwork функціонал може бути отриманий і через закладку Основне.

Навчальні заняття проводяться на основі документа Заняття навчальної групи (Classes). Перейти до них можна з розкладу Registers з подальшою розшифровкою заняття або особистого кабінету Personal Cabinet (див.нижче).

Документ «Заняття навчальної групи».

Успішність студентів контролюється за допомогою документів тестування. Структура тестів створюється у відповідному довіднику.

Викладач заповнює Щоденники навчальних груп.

Пейсінг (темп виконання) навчальної програми відображається у звіті Звіт пейсінга.

Розпорядок дня може бути переглянутий в особистому кабінеті викладача. З даного переліку навчальних занять можна відразу перейти до уроку, також як було раніше показано - з розкладу.

У закладці Повідомлення відображаються завдання, поставлені співробітнику керівником.

---

Кабінет системного адміністратора

Загальні установки і параметри, кабінети користувачів, обмін даних, оповіщення та системні інструменти.

Карта проекту - Довідники

Карта проекту – Документи

Карта проекту – Звіт

Обмін даними з конфігурацією Бухгалтерія здійснюється через підготовку даних у даному проекті та виконанням зовнішньої обробки створення необхідних документів Бухгалтерія.

Для автоматизації процесу перекладу використовується документ Перекладач. Використовується безкоштовний сервіс від Яндекса.

---

Додаткові звіти проекту

Акт звірки взаєморозрахунків для окремого учня.

2 або більше пропущених уроку. З даного звіту можна контролювати відпрацювання пропущених занять.

Призначення нової навчальної групи для викладача.

Картки учнів.

Щоденники студентів.

Учні, що вибули

Аналіз зайнятості викладачів.

Зайнятість навчальних класів.

Заповнена навчальних груп. Короткий аналог звіту Сформовані навчальні групи.

Виконання замовлень за період.

Наявність і видача навчальних посібників зі складу. (Кінцівка звіту)

Зворотний відомість за складами за період.

Відвідуваність навчальних занять (G12-1).

Зміст навчальних занять (G-12-2)

Пропущені заняття та відпрацювання за період. Використовується режим - тільки пропуски і відпрацювання.

Надходження грошових коштів за період.

Витрата грошових коштів.

Табельний облік часу викладачів.

Проведення занять (план / факт) за період.

Розклад занять на день.

Реєстр договорів на навчання.

Рекомендована кількість груп для відкриття.

Реєстр анкет за період.

Форма А. (У доробці).

*Копіювання матеріалу можливо тільки з посиланням на джерело та із зазначенням автора матеріалу. Дякуємо за повагу інтелектуальних прав власності. TQM systems