Автоматизація процесів Бюджетування і Фінансів

Проект впровадження бюджетного управління і управління грошовими коштами. 

Ось тільки деякі з основних функціональних переваг рішення:

• Бюджетування по будь-якій кількості фірм - бізнес-одиниць (організацій), можливість побудови прогнозного балансу.
• Довільна аналітика бюджетування
• Бюджетування по "Показниками діяльності". Показники деталізуються довільно настроюється аналітикою (будь-якими довідниками облікової системи), в тому числі окремими довідниками статей БРГК і БДР. Вам не потрібна окрема настройка джерел даних для кожного показника.
• Аналіз фактичних показників в розрізі першоджерел - документів господарських операцій.
• Матричні, гнучко настроюються форми введення бюджетів (аналогічні Excel) через документ.
• Майстер-бюджети і операційні бюджети можуть бути як динамічними (структура залежить від складу даних - залишків, оборотів, формульних обчислюваних показників), так і фіксованими (з зумовлено налаштованої ієрархічною структурою). План-фактний аналіз будь-налаштованої форми бюджету і порівняння між сценаріями. Концепція системи схожа з підсистемою бюджетування в УПП, тому якщо користувач з нею вже знайомий, то переучуватися не буде потрібно. 

---

Онлайн демо-база

Після відправлення заявки можна буде підключитися, детально розглянути і протестувати пробну демо онлайн:

---

Концептуально продукт є конструктором з широкими можливостями налаштування ведення управлінського обліку і фінансового планування. Зокрема, передбачена настройка зв'язку з фактичними даними, додана можливість використання довільної аналітики бюджетування, реалізована потужна система формування управлінської звітності та бюджетних форм. 

Перелік основних функцій:

• Бюджетування по будь-якій кількості фірм - бізнес-одиниць. Побудова прогнозних балансів окремо по кожній фірмі (ЦФО) або Організації. Формування управлінського балансу в цілому по фірмі.
• Бюджетування по будь-якій кількості сценаріїв.
• Гнучка система-конструктор:
  • Створення довільних управлінських показників з довільною аналітикою в візуальному режимі. Показники при необхідності можуть відображатися за прогнозним балансом (з використанням шаблонів проводок), або фіксуватися в базі даних без використання подвійного запису.
  • Формування довільних планів / бюджетів, настройка ієрархічних залежностей показників і шаблонів проводок за показниками. Відсутність технологічних обмежень до структури статей бюджету.
  • Налаштування фінансової моделі підприємства, майстер-бюджету (БДР, БРГК, ББЛ), план-фактного аналізу, довільних функціональних бюджетів, які враховують специфіку підприємства - в візуальному режимі, без залучення програмістів і кодування. Всі настройки Системи управління фінансами підприємства і Програми бюджетування виконуються в режимі 1С:Підприємство, тому впровадження можуть виконувати фахівці предметної області.
• Налаштування довільних «Джерел даних» для різних цілей, без використання конфігуратора і кодування.
• Планові обертів показників в розрізі аналітики. Налаштування ієрархічної взаємозалежності показників. Налаштування шаблонів проводок для показників відбиваються по прогнозним балансом.
• Прогнозний баланс. План рахунків можна модифікувати (створювати нові рахунки) і відключати зумовлені рахунку.
• Програма бюджетування по «Показниками діяльності». Показники деталізуються довільно настроюється аналітикою (будь-якими довідниками облікової системи), в тому числі окремими довідниками "Статті руху грошових коштів (ДДС)", "Статті бюджету доходів і витрат (БДР)". Вам не потрібна окрема настройка джерел фактичних даних для кожної статті.
• Окремі вимірювання бюджетування - «ЦФО» і «Проекти». Довільна аналітика бюджетування, 5 субконто на плані рахунків "Бюджетування", в тому числі «ЦФО» і «Проекти».
• Можливість використання довільних класифікаторів - аналітики бюджетування, ув'язка позицій класифікатора з позиціями ключових довідників системи (Статтями витрат, Інші доходи і витрати і т.д.).
• Зберігання документів фактичних господарських операцій (посилань) з облікової підсистеми в проводках і оборотах підсистеми бюджетування по порожньому сценарієм. Аналіз фактичних показників в розрізі першоджерел - документів госпоперацій.
• Матричні, гнучко настроюються форми введення бюджетів (аналогічні Excel) через документ. Наприклад, по рядках - аналітика, по колонках - періоди. В осередках - вводяться значення показників. Одним документом відображаються обороти декількох показників за кількома значеннями аналітик і за кількома періодами планування. Контроль бюджетів по цільовим значенням і за лімітами, оперативно при введенні документів (бюджетних операцій та Заявок на витрату ДС).
• Розрахунки за моделями, зберігання моделей як окремої настройки і автоматична модифікація всіх документів моделей при зміні моделі. Копіювання даних бюджетування між сценаріями і періодами.
• Актуалізація бюджету з можливістю перенесення відхилень на майбутні періоди.
• Кілька видів бюджетів:
  • Динамічні бюджети: Залишки рахунків, обороти показників і рахунків, формульні показники в бюджетах (обчислювані ресурси). План-фактний аналіз будь-налаштованої форми бюджету і порівняння між сценаріями.
  • Фіксовані бюджети: настроюється ієрархічна структура в розрізі довільних аналітик: оборотів показників, оборотів і залишків по рахунках, формульні (обчислювані) ресурси. План-фактний аналіз будь-налаштованої форми бюджету і порівняння між сценаріями.
• Довільні управлінські звіти (можуть використовуватися також як форми бюджетів), формуються на основі декількох «Джерел даних»:
  • Фіксований звіт - формування звітів з довільної ієрархічною структурою колонок, без настройки в конфігураторі. Формульні колонки, довільні угруповання.
  • Довільний табличний звіт - налаштовується в режимі 1С:Підприємство табличний документ (за аналогією з Excel), в осередку якого за формулами витягуються довільні дані з бази даних 1С:Підприємство (будь-якої підсистеми, в т.ч. під системи бюджетування). Дозволяє легко налаштовувати форми звітності з довільної нерегулярної жорсткою структурою, що не вкладається в функціональність будівника звітів і системи компоновки даних.
• Введення заявок на витрату, фіксація потреби в оплаті. Резервування ДС за заявкою на витрату.
• Часткове і повне включення заявок на витрату до реєстру платежів.
• Довгострокове і короткострокове планування витрат і надходження грошових коштів.
• Затвердження реєстру платежів на дату і період, формування платіжних доручень за реєстром платежів.
• Інтерактивний платіжний календар, рознесення платежів за заявками в платіжному календарі, аналіз планово-розрахункових залишків ДС на майбутні дати, аналіз касових розривів.

Для використання продукту не потрібні апаратні ключі захисту. Кількість користувачів не обмежена. Активація продукту виконується програмним способом - введенням коду активації. При використанні продукту в демонстраційному режимі активація продукту не потрібно, в цих режимах промислова експлуатація продукту недопустима (в т.ч. накладаються обмеження на обсяг даних і використання друкованих форм).

Всі звіти (бюджети) реалізовані на системі компонування даних.

Детальніше про концепцію рішення

Рішення являє собою "конструктор", що дозволяє налаштовувати довільні фінансові моделі діяльності підприємства, незалежно від галузі та сфери діяльності підприємства.

Фінансова модель налаштовується за допомогою наступних базових об'єктів і інструментів:

• Показники бюджету і залежності між показниками.
• Прогнозний план рахунків, 5 рівнів субконто.
• Аналітики показників і субконто плану рахунків.
• Правила вилучення фактичних даних в підсистему бюджетування.
• Правила розрахунку показників моделі на основі різних даних (залишків і оборотів за прогнозним планом рахунків, оборотів інших показників, нормативно-довідкової інформації).
• Засоби розробки форм бюджетів і управлінських звітів.

Під час налаштування підсистеми для конкретного підприємства налаштовується набір базових об'єктів, які утворюють фінансову модель підприємства. В фінансову модель підприємства можна включити різного виду специфічні операційні, функціональні бюджети, бюджет руху грошових коштів, бюджет доходів і витрат, прогнозний баланс і т.д.

Фінансова модель утворює цілісну і взаємопов'язану систему показників і правил їх залежностей і розрахунку. Бюджетні форми представляють собою звіти, в які витягуються дані фінансової моделі.

Всі налаштовані форми бюджетів можуть мати вигляд, специфічний для даного підприємства. Система надає можливості розробляти довільні форми бюджетів, як звітів по фінансовій моделі. Всі настройки виконуються в режимі користувача (в базі даних) і не вимагають програмування.

У підсистемі реалізовані механізми управління коштами, які дозволяють виконувати короткострокове і довгострокове планування витрат і надходжень грошових коштів, прогнозувати й усувати касові розриви. Ці механізми тісно інтегровані з підсистемою обліку грошових коштів конфігурації "Бухгалтерія 8″.

ВІДМІННІСТЬ ПІДХОДІВ ВІД БЮДЖЕТУВАННЯ В EXCEL

При побудові системи бюджетування в Excel користувач використовує безліч таблиць, досить складним чином пов'язаних один з одним. Переваги - повна гнучкість і методична "свобода". Обговорення незручностей такого підходу виходить за рамки цього огляду, слід лише зазначити, що обмежень тут досить багато. Одне з основних незручностей - одні й ті ж по суті дані фінансової моделі в різних бюджетах (бюджетних формах) виявляються в різних ракурсах (різної аналітиці та детальності), що призводить до необхідності дублювати ці дані в різних листах Excel і налаштовувати їх синхронізацію.

Підсистема бюджетування, реалізована в продукті, як даних для форм бюджетів використовує централізовану цілісну фінансову модель, яка зберігається у вигляді оборотів (за період) показників діяльності та залишків і оборотів по рахунках прогнозного балансу, в розрізах необхідних аналітик.

Всі форми бюджетів, незалежно від їх виду, як даних використовують інформацію з цієї моделі, а також довільні облікові і нормативно-довідкові дані.

Планування може проводитися по необмеженій кількості Сценаріїв бюджетування.

Фактичні дані в системі зберігаються в тому ж форматі, що і планові дані. Для зберігання фактичних даних використовується порожній сценарій бюджетування. Такий підхід забезпечує коректність план-фактного аналізу в розрізі будь-яких аналітик, показників і рахунків прогнозного плану рахунків.

Впровадження автоматизованої системи фінансового планування проводиться в два етапи:

Як окремий етап слід розглядати розробку і реалізацію бізнес-процесу бюджетування, як делегування фінансової відповідальності підрозділам і залучення підрозділів в процес фінансового планування.

КЛАСИЧНА ФІНАНСОВА МОДЕЛЬ

Фінансова модель складається із сукупності показників діяльності підприємства. В наступній таблиці зведені типові бюджетні форми і показники діяльності, які є джерелами даних для цих форм:

Бюджетна форма (бюджет)	Показник діяльності
Майстер-бюджет
Бюджет руху грошових коштів (БРГК)	Прихід ГК, Витрата ГК
Бюджет доходів і витрат(БДР)	Прибутки витрати
Прогнозний баланс (бюджет по балансовому листу, ББЛ)	Обороти і залишки по плану рахунків бюджетування
Інвестиційний бюджет	Закупівлі ОС, Витрати на модернізацію і т.д.
Функціональні бюджети
Бюджет продажу	Продажі
Бюджет запасів	Запаси
Бюджет потреби	Потреба
Бюджет закупівель	Закупівлі
Бюджет прямих матеріальних витрат	Матеріальні витрати
Бюджет прямих витрат на оплату праці	Витрати по зарплаті
Бюджет загальновиробничих витрат	Загальновиробничі витрати
Бюджет загальногосподарських витрат	Загальногосподарські витрати
Бюджет комерційних витрат	Комерційні витрати
Операційні бюджети підрозділів
Бюджет відділу продажів
Бюджет відділу закупівель
Бюджет відділу головного технолога

Зазвичай у фінансовій моделі існує послідовність розрахунків, заснована на значеннях деяких вихідних показників.

Спочатку задаються вихідні показники, потім на підставі цих показників розраховуються всі залежні показники фінансової моделі.

Наприклад, для виробничих підприємств найчастіше вихідними показниками є "Продажі" і "Запаси продукції на складах”.

• Спочатку задається бюджет продажів і бюджет запасів, потім розраховується обсяг випуску і планове надходження ДС від покупців (БРГК),
  • за обсягом випуску і нормативам витрат визначається потреба в матеріалах і трудових ресурсах,
  • По потреби в матеріалах і бюджету запасів матеріалів (а також використовуючи нормативи закупівель) визначається планові закупівлі (бюджет закупівель),
  • по бюджету закупівель визначається плановий витрата грошових коштів (БРГК) і т.д.

Можлива й інша модель - якщо основним обмеженням діяльності підприємства є обмежений обсяг закупівель при необмеженій гарантованому збуті - то вихідним бюджетом є бюджет закупівель, а далі фінансова модель прораховується в послідовності, зворотної наведеної вище.

Класична фінансова модель має наступний вигляд:

У найпростішому випадку можна вважати, що кожен прямокутник на цій схемі - це "Показник діяльності", які у фінансовій моделі розгортається по необхідним аналітикам - ЦФО, проектам, іншим розрізами

Зрозуміло, наведена вище схема відображає лише найпростішу фінансову модель. Наприклад, на практиці може знадобитися виділення в явному вигляді таких показників, як "Закупівлі допоміжних матеріалів", "Закупівлі запчастин" і т.д.

Відзначимо, що бюджети, засновані на даних про планові залишки активів або пасивів, в більшості випадків можуть будуватися на даних прогнозного балансу. Наприклад, у наведеній вище схемі планове надходження грошових коштів може породжувати проводки за прогнозним планом рахунків з відповідною зміною взаєморозрахунків з покупцями (залишків дебіторської заборгованості).

ПОКАЗНИКИ БЮДЖЕТУ

Механізми підсистеми "Бюджетування" забезпечують конструювання довільних фінансових моделей за допомогою елементарних "цеглинок" - Показників бюджету.

Показник бюджету в термінології підсистеми відповідає деякому певному показнику діяльності підприємства, що має сумовий і / або кількісне вираження. Показники не мають залишків на початок і кінець періоду, в системі фіксуються тільки об'ємні значення показників (обороти) за період.

У підсистемі "Бюджетування" можна створити довільні показники бюджету та налаштувати аналітику показників, правила залежності між показниками, правила відображення показників по прогнозним балансом:

Відповідно до цієї схеми, основною "цеглинка" фінансової моделі - це "Показник бюджету". Налаштування показника бюджету наступні:

• Аналітика показника. До одним показником можна підключити три види довільної аналітики,. В системі передбачений список аналітик бюджетування, що складається з основних довідників системи, таких як Номенклатура, Номенклатурні групи, Контрагенти, Сегменти ринку, Статті витрат, Інші доходи і расходиі т.д. Крім того, для будь-якого показника можна використовувати аналітику "ЦФВ" і "Проект".
• Шаблон проводок. Для показника можна налаштувати список проводок за прогнозним планом рахунків, які автоматично формуються при записи в базу даних показника. Для кожної проводки можна вказати - для яких значень аналітик ця проводка формується. Таким чином, проводка за прогнозним планом рахунків (якщо не враховувати сервісні документи) може бути сформована тільки через оборот "батьківського" показника.
• Правила формування залежних показників. Для кожного залежного показника можна вказати значення аналітик, при яких формується залежний показник. Для залежного показника можна також налаштувати залежні показники. Правила залежностей, таким чином, можуть бути ієрархічними. У правилах залежності можна задавати розподіл залежних показників за періодами.

Таким чином, фінансова модель в якості своєї "верхівки" може мати обмежений перелік вихідних показників, які вводяться вручну. Далі за допомогою залежних показників і регламентних розрахунків формуються обороти показників, які залежать від вихідних показників.

Наприклад, якщо в якості вихідних показників використовуються планові продажі за періодами в кількісному і вартісному вираженні, то фінансова модель може містити такі залежні показники, які розраховуються автоматично:

• План виробництва
• План потреби ресурсів під виробництво (на підставі норм витрати)
• План закупівель (на підставі даних про ціни постачальників і нормативу незнижуваного залишку сировини)
• План оплати покупців
• План оплати постачальникам

Таким чином, така фінансова модель дозволяє планувати в найпростішому вигляді основний фінансовий цикл, рентабельність, прибуток і стан грошових коштів підприємства на будь-яку кількість періодів. При цьому можна запланувати підвищення цін на сировину, зміна відпускних цін, зміна курсів валют і інші чинники, що впливають на фінансову модель.

Важливо відзначити, що використовуючи тільки одні показники без шаблонів проводок, не можна планувати залишки в якому б то не було вигляді, оскільки показник за визначенням є оборотним (за період) параметром.

Однак, планування залишків можна вести використовуючи тільки позабалансові рахунки, що дозволяє створювати фінансові моделі з плануванням залишків фінансових і матеріальних ресурсів без використання прогнозного балансу і подвійного запису.

АНАЛІТИКА БЮДЖЕТУВАННЯ

Як вже зазначалося вище, в підсистемі "Бюджетування" використовується наступна аналітика бюджетування:

Показник бюджету

• Організація (фірма)
• Сценарій бюджетування
• Валюта
• ЦФВ
• Проект
• Аналітика 1 (додаткова)
• Аналітика 2 (додаткова)
• Аналітика 3 (додаткова)

В якості додаткової аналітики може бути використані основні довідники конфігурації і деякі перерахування.

Підключення новостворених (відсутніх в типовому рішенні) довідників до аналітичних вимірів бюджетування виконується в режимі "Конфігуратор". З технічної точки зору, для побудови аналітики використовується план видів характеристик "Види аналітики бюджетування".

Для прогнозного плану рахунків передбачені 5 рівнів субконто. Тип субконто може бути встановлений: "ЦФО", "Проект", або інша аналітика бюджетування, згідно типам аналітик, встановленим в плані видів характеристик "Види аналітики бюджетування".

Сутність Показника бюджету, як показника діяльності, розглянута вище. Розглянемо інші аналітичні вимірювання.

• Організація.Юридична особа або структурна бізнес-одиниця. Якщо потрібно використовувати кілька прогнозних балансів (кожен по своїй організації), то необхідно розділяти баланси по організаціям. Якщо прогнозний баланс по підприємству один, то в якості елементів обліку по різних організаціях зручно використовувати вимір "ЦФВ”.
• Сценарій бюджетування.Додатковий роздільник даних. Дозволяє створювати версії планів або моделі, наприклад, "Песимістичний" і "Оптимістичний" плани. По порожньому сценарієм ведеться облік фактичних даних.
• Валюта.Підтримується планування сумових показників не тільки в налаштованої валюті управлінського обліку, а й паралельно в іншій валюті. Дане вимір вказує валюту валютної суми.
• Проект.У найзагальнішому випадку - виділений сегмент діяльності підприємства. Класичне визначення проекту - це захід з певними часовими рамками і заданим результатом. У підсистемі "Бюджетування" сутність проекту дещо ширше. Наприклад, типовим є виділення деякого виду діяльності підприємства в "Проект", очевидно, що про часові рамки тут мова вже не йде.
• ЦФВ. Центр фінансової відповідальності - ключове вимір бюджетування. ЦФВ - це сегмент усередині підприємства (структурна бізнес-одиниця, організація, підрозділ, група підрозділів і т.д.) відповідає за досягнення певних фінансових показників. Список всіх ЦФВ підприємства утворює його Фінансову структуру.

Всі види аналітик бюджетування містяться в плані видів характеристик "Види аналітики бюджетування ”:

Скриншоти

Панель функцій Бухгалтерія 8, закладка "Бюджетування". Ця закладка з'являється після завантаження "ІТРП: Бюджетування для бухгалтерії підприємства 8″

Закладка "Грошові кошти"

Документ "Бюджетна операція"

Матричний введення бюджетних операцій, варіант "Періоди по колонках"

Один з інструментів формування звіту - "Фіксований звіт". Заповнення звіту - по налаштованим "Джерелам даних"

Форма настройки фіксованого звіту (настройка колонок звіту і даних в колонках)

Приклад сконструйованого звіту - план-фактного аналізу

Довільний табличний звіт - розробляється безпосередньо в режимі "1С:Підприємство". Заповнення звіту - по налаштованим "Джерелам даних"

Заявка на витрату коштів

Інтерактивний платіжний календар (казначейська підсистема)

Реєстр платежів

*Копіювання матеріалу можливо тільки з посиланням на джерело та із зазначенням автора матеріалу. Дякуємо за повагу інтелектуальних прав власності.TQM systems