Как настроить обмен НН с вашими контрагентами через FREDO ЗВИТ, FREDO ДокМен

Обмен первичными документами с вашими контрагентами в FREDO ЗВИТ,FREDO ДокМен

Программа FREDO ДокМен позволяет в автоматическом режиме обмениваться Налоговыми накладными с контрагентами по e-mail автоматически. При этом вам приходят уведомления и вы можете согласовать документ: принять его или отклонить.

Для создания, редактирования и сохранения налоговых накладных (НН) и приложений 2 с целью обмена ими с контрагентами - пользователями программы «FREDO ДокМен» предназначен модуль Реестр первичных документов, который расположен в разделе Отчетность:

Для возможности обмена НН и приложениями 2 с контрагентами по электронной почте (с использованием ЭЦП), нужно иметь сертификат ЭЦП печати этих контрагентов.

Модуль представлен в виде таблицы, отдельная строка которой отражает краткую основную информацию первичного документа.

Посмотреть более подробно документ можно в отдельном окне, которое открывается двойным кликом по нужной записи.

Все документы, содержащиеся в данном модуле, условно разделены по состоянию на входящие и исходящие документы. Выходные первичные документы - выданные НН и приложения 2. В данном разделе есть возможность создавать и печатать документы.

Входные первичные документы - это полученные от контрагентов НН и приложения 2 по электронной почте (или переданы на электронном носителе).

Обмен первичными документами между контрагентами

Обмен НН и приложениями 2 между контрагентами происходит по следующей схеме:

Описание схемы обмена налоговыми накладными и приложениями 2 на примере контрагента 1 и контрагента 2 *:

1. Контрагент 1 создает документ в модуле Реестр первичных документов. После проверки и сохранения документ подписывается комплектом ЭЦП. Такой документ отправляется на электронный адрес контрагента 2.

2. При приеме документа контрагентом 2, автоматически генерируется и отсылается адресанту отчет о доставке документа.

3. Получив электронный документ, Контрагент 2 имеет возможность выбора вариантов действий среди следующих:

3.1. Утвердить - выбирается при условии, что полученный документ не содержит ошибок и полностью устраивает контрагента 2.

При этом отправителю документа (контрагенту 1) будет автоматически отправлено сообщение о согласовании документа.

3.2. Отклонить - выбирается при наличии в документе ошибок и / или нежелании сотрудничать.

В этом случае необходимо указать причину отклонения документа. Контрагенту 1 будет автоматически отправлено сообщение об отклонении документа с указанием причины отказа.

• • При описании схемы документооборота имеется в виду, что Контрагент 1 и Контрагент 2 являются пользователями ПК «FREDO ДокМен».

Отправка первичных документов по e-mail

Исходящие НН и приложения 2 отправляются контрагентам по электронной почте.

Важно! Для отправленных документов функция удаления заблокирована.

1. В реестре избирается нужная НН (или несколько НН) и в меню Файл выбирается команда Отправить > Отправить
   контрагенту.

Функция Отправить доступна также на панели инструментов или в контекстном меню - одноименная опция.

1. После выполнения команды Отправить контрагенту автоматически начнется стандартная процедура подписи документа ЭЦП, после чего НН (приложение 2) автоматически будет отправлено получателю.

После получения контрагентом документов поступит уведомление о доставке.

Прием первичных документов по e-mail

Важно! Для принятых документов функция удаления заблокирована.

Отправленные контрагентом по электронной почте НН и приложения 2 поступают как обычная входящая корреспонденция.

Полученные НН и приложения 2 помещаются в группу Входные с состоянием полученные. Как только документы получены, отправителю поступит уведомление о доставке.

Пользователь должен пересмотреть полученные документы и принять решение: согласовать документ или отклонить его. Для этого на панели инструментов нажимается кнопка Подтвердить или принимать.

• Подтвердить - выбирается при условии, что полученный документ не содержит ошибок и полностью устраивает получателя.

Отправителю документа будет автоматически отправлено сообщение о согласовании документа.

Факт утверждения документа отобразится в протоколе - согласовании документа и результаты обработки.

• Отклонить - выбирается при наличии в документе ошибок и / или нежелание сотрудничать.

В этом случае необходимо указать причину отклонения документа.

Автору документа будет автоматически отправлено сообщение об отклонении документа с указанием причины отказа.

Факт отклонения документа отобразится в протоколе - время отклонения документа и указана причина отклонения.

• 
• Контент-маркетолог TQM systems Nataliya Raevskaya
• 6/3/2020 9:30:19 PM
• Настройка, ФРЕДО-ЗВИТ