Документационное обеспечение управления ДОУ с помощью программы BAS Документообіг

Автоматизация процессов документационного обеспечения управления

По мере развития организации возрастает количество ее процессов и, естественно, документов, регламентирующих данные процессы. В результате становится все сложнее обеспечивать контроль взаимосвязей между документами и процессами.

Одним из возможных способов решения данной проблемы является применение программных продуктов для автоматизации делопроизводства и управления процессами документооборота.

Для решения данной задачи предназначен специализированный программный продукт "BAS Документообіг", который содержит в себе функционал, позволяющий сделать процессы документооборота более прозрачными и эффективными, предоставляя компании следующие возможности:

• создание и поддержание в актуальном состоянии единой базы хранения информации, обеспечение учета всех видов документов;
• автоматизация процессов прохождения документов;
• ускорение процессов подготовки и утверждения документов внутри компании;
• ускорение процессов переадресации документов;
• контроль исполнения поручений, контроль прохождения документов;
• ведение архива организации;
• быстрый поиск документов.

"BAS Документообіг" полностью выполняет требования основных и рекомендательных стандартов, т.е. полностью соответствует ГОСТам, требованиям ГСДОУ, рекомендациям и другим стандартам делопроизводства.

Данный продукт позволяет вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, организационно-распорядительной документации (ОРД) и работать с документами любых типов.

Внутренние документы и файлы хранятся в системе с учетом прав доступа. Структура папок и разграничение прав доступа к работе с документами могут формироваться в соответствии с организационной структурой предприятия или по типам документов. Вся информация, хранящаяся в конфигурации, ограничивается правами доступа в зависимости от видов документов, грифов доступа к документам, групп корреспондентов и групп физических лиц, организаций и вопросов деятельности.

"Документооборот 8" обеспечивает поддержку всех основных процессов, связанных с документационным обеспечением управления.

Организация работы канцелярии

Все работы по вводу в систему новых входящих документов, регистрации и отправке исходящих документов выполняет канцелярия (служба документационного обеспечения управления). Основными задачами канцелярии являются:

• регистрация документов, в том числе пришедших или отправляемых по электронной почте;
• поддержка ввода в систему документов со сканера;
• представление документа в виде электронной карточки - аналога регистрационно-контрольной карточки документа;
• ведение номенклатуры дел;
• ведение журналов регистрации и учета бумажных оригиналов документов.

Для автоматизации работы канцелярии "BAS Документообіг" предоставляет следующие возможности:

• ввод и регистрацию документов, полученных из различных источников: по электронной почте, по факсу, в бумажном виде;
• ведение регистрационно-контрольной карточки (РКК);
• регистрацию и обработку обращений граждан в соответствии с законом, ведение учета поступивших обращений, истории переписки и другой сопроводительной информации по обращениям;
• формирование неограниченного количества журналов регистрации, в первую очередь для организаций, в которых регистрация документов децентрализирована (осуществляется несколькими службами);
• хранение всей истории работы с документом, а также информации о текущем состоянии документа (местонахожение, состояние исполнения и т.д.);
• поддержку работы с документами с учетом разграничения прав доступа к данным;
• регистрацию и отправку исходящего документа.

Для оперативной регистрации большого объема документов может быть использован механизм потокового сканирования, который позволяет загружать большие массивы отсканированных данных, получая их непосредственно со сканера или из файлового каталога.

К карточке документа будут автоматически прикреплены обрабатываемые отсканированные изображения. При этом осуществляется автоматическое распознавание штрихкодов отсканированных документов, которое позволяет оперативно находить документ в информационной базе.

Согласование и утверждение документов

"BAS Документообіг" поддерживает весь цикл согласования документов. Определив единожды настройки типовых документов и маршруты согласования, возможно в дальнейшем упростить оформление аналогичных документов, используя типовые процессы согласования, преднастроенные в информационной системе. Кроме того, прикладное решение позволяет получать статистику по всем этапам согласования документов.

Для автоматизации процессов согласования и утверждения документов "BAS Документообіг" предлагает следующие возможности:

• автоматизация процессов внутреннего согласования:
  • параллельное
  • последовательное
  • смешанное согласование (позволяет реализовать регламент обработки договора, по которому договор параллельно согласовывают главный бухгалтер и юрист, а после их успешного согласования - генеральный директор);
• автоматизация процессов внешнего согласования сторонней организацией. Факт согласования документа подтверждается поступлением соответствующего уведомления (сопроводительного документа) и вносится в карточку документа;
• создание и хранение версий проектов документов;
• сравнение версий для просмотра отличий (добавленных, удаленных и измененных фрагментов);
• контроль сроков согласования проекта документа;
• утверждение (подписание) проекта документа;
• использование электронной цифровой подписи, например при утверждении документа.

Для контроля и анализа эффективности процесса согласования прикладное решение позволяет формировать отчеты, в наглядной форме показывающие статистику результатов согласований.

Процесс согласования договоров

Поскольку процесс согласования договоров является особым видом процессов согласования документов, в прикладном решении "BAS Документообіг" он также выделен в особый подвид внутренних документов с дополнительными реквизитами, такими как суммы, даты начала и окончания, срок и необходимость продления и прочее.

Прикладное решение полностью поддерживает весь жизненный цикл работы с договорными документами:

1. Подготовка проекта договора.
2. Согласование проекта договора.
3. Внешнее согласование с контрагентом.
4. Учет связанных с договором сопроводительных документов (акты, дополнительные соглашения, переписка по договору и т.п.)
5. Учет и контроль сроков действия договоров.
6. Автоматическое продление сроков действия по правилам, указанным в договоре.
7. Учет сумм договоров, в том числе и в различной валюте.
8. Учет и контроль исполнения обязательств по договору.
9. Контроль возврата переданных экземпляров документов по договору.
10. Расторжение договора.

Для задания маршрута согласования договора в зависимости от условий может использоваться механизм условий маршрутизации (например, проект договора согласовывает генеральный директор, если сумма договора превышает 50 000 грн., и заместитель генерального директора, если сумма менее 25 000 грн.).

Для анализа эффективности договорной работы в прикладном решении предусмотрены различные отчеты, которые позволяют анализировать состав договоров по организациям и сотрудникам, контролировать договоры с истекающими сроками, анализировать динамику сумм, на которые заключены договоры. При помощи механизма отчетов руководитель может проверить наличие документов исполнения, дополнительных документов по договору (счетов-фактур, накладных, актов) и контролировать суммы сопроводительных документов.

Подготовка и протоколирование совещаний.

Протокол совещаний играет важнейшую роль в управлении и является одновременно как информационным, так и распорядительным документом. Работа с протоколами совещаний аналогична работе с другими внутренними документами, за исключением некоторых особенностей. Протоколирование совещаний предполагает:

• хранение информации о повестке, материалах и участниках совещания;
• исползование функции согласования даты и повестки участникам совещания;
• согласование и утверждение протокола совещания;
• фиксацию принятых решений и контроль их исполнения.

"BAS Документообіг" позволяет организовывать, учитывать и анализировать любые организационные мероприятия, которые проводятся в компании (совещания, собрания, заседания и другие), а также контролировать данные мероприятия по всем этапам:

1. Подготовка к совещанию:
2. планирование участников, места и времени совещания;
3. оформление повестки совещания;
4. согласование участия (места, времени);
5. подготовка и рассылка материалов.
6. Проведение совещания:
7. фиксирование присутствующих/отсутствющих;
8. фиксирование принятых решений.
9. Оформление протокола совещания:
10. подготовка протокола;
11. согласование протокола;
12. утверждение протокола.
13. Исполнение решений.
14. Анализ мероприятий.

Для эффективного управления работой сотрудников прикладное решение представляет руководителю следующие статистические данные:

• процент явки на совещание;
• отклонение времени совещания от запланированного;
• процент исполненных решений по итогам совещания в общем количестве решений, зафиксированных в протоколе совещания;
• и другие.

Формирование заданий и поручений.

Помимо управления движением документов, прикладное решение является удобным инструментом для оперативного управления подчиненными. "BAS Документообіг" позволяет руководителю формировать задачи и давать поручения сотрудникам или группам сотрудников, а также контролировать ход выполнения поручений. Для этого в прикладном решении содержатся следующие функциональные возможности:

• формирования задания на исполнение для отдельного сотрудника или группы исполнителей;
• фиксация принятия задач к исполнению;
• создание подчиненных поручений (иерархии поручений);
• делегирование полномочий и перенаправления заданий;
• учет переноса сроков исполнения;
• ведение списка задач для каждого исполнителя;
• создание периодических поручений;
• направление документа на ознакомление.

Контроль исполнения документов и поручений.

Организация контроля исполнения поручений является важнейшей функцией оперативного управления, которая во многом определяет эффективность работы организации.

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения заданий, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, которые по своему характеру требуют решения или ответа.

Объектами контроля в прикладном решении "BAS Документообіг" является качество и сроки исполнения документов.

Система контроля исполнения поручений включает в себя следующие функции:

• учет контролируемых документов и их своевременное доведение до исполнителей;
• закрепление за заданием контроллера или проверяющего;
• контроль сроков исполнения;
• контроль полноты и корректности исполнения;
• проверку и регулирование хода исполнения;
• направление документов на доработку;
• рассылка напоминаний и уведомлений контроллерам;
• учет и отчетность о результатах исполнения;
• оценку состояния исполнительской дисциплины.

"BAS Документообіг" позволяет ограничивать время, отведенное на выполнение различных операций с документами и поручениями, таких как рассмотрение, исполнение, согласование, подписание, утверждение, и предоставляет информацию о состоянии движения документов по тому или иному маршруту или о состоянии исполнения поручений.

Систематизация и хранение документации (ведение номенклатуры дел и архива)

"BAS Документообіг" полностью автоматизирует функции по организации хранения и использования архивных документов в части:

• автоматизированного формирования номенклатуры дел организации;
• передачи исполненных документов для формирования дел;
• подготовки дел к архивному хранению;
• перевода бумажного архивного фонда организации в электронный вид;
• обеспечения хранения электронных образов документов и карточек дел в электронном хранилище данных;
• контроля сроков хранения дел на основе принятых критериев;
• экспертизы ценности документов, выделения дел к уничтожению;
• учета и контроля движения, выдачи дел документов;
• формирования основных отчетных форм.

Анализ эффективности документационного управления

Основной задачей управления документами является получение аналитики, позволяющей руководителю оценивать эффективность управления с помощью документов и принимать соответствующие управленческие решения.

"BAS Документообіг" содержит мощный блок готовых отчетов для руководителей, позволяющих оценивать:

• количество документов различных видов за период;
• количество документов по видам деятельности;
• струкутру документов по подразделениям;
• задержки сроков исполнения задач по документам;
• исполнение задач (поручений) и документов, отклонение фактического времени исполнения от заданного;
• текущие задачи сотрудников и их трудоемкость;
• справку об исполнительской дисциплине;
• загрузку сотрудников;
• продолжительность и количество циклов согласования документов по каждому сотруднику.

Кроме того, прикладное решение содержит инструменты, позволяющие создавать специализированные отчеты для руководителей с учетом их особых потребностей и задач. Графические возможности системы позволяют руководителю формировать отчеты в удобной для него форме (таблицы, диаграммы, гистограммы и пр.).

Особым вопросом в управлении документами является обеспечение безопасности информации, разграничение возможностей к доступу, просмотру, редактированию документов, как с точки зрения работы внутри периметра информационной системы, так и с точки зрения внешнего доступа. Решение "BAS Документообіг" может быть развернуто на защищенной платформе BAS, имеющей необходимую сертификацию для работы с информацией ограниченного доступа по 1 и 2 уровням защиты и позволяющей решать такие задачи, как защита персональных данных или коммерческой тайны.

Для каждого пользователя в программе можно настроить индивидуальный рабочий стол, обеспечивающий, с одной стороны, быстрый доступ ко всем необходимым документам, спискам, отчетам и т.д., с другой - ограничивающий возможность просмотра информациции, доступ к которой ему запрещен. Права могут указываться как для пользователей, так и для групп пользователей.

"BAS Документообіг" поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры. Это позволяет, например, подключить к работе клиентов или сотрудников, находящихся в данный момент вне офиса, в том числе, вести работу на планшетных компьютерах.

• 
• Контент-маркетолог TQM systems Nataliya Raevskaya
• 6/4/2020 10:05:14 PM
• ДОУ