Как оформлять больничный лист в блоке ЗП проводить начисления и перечисления, выплаты и переносить больничный, действия после увольнения. Как работает электронной больничный. Полная инструкция пользователя к блоку Больничные в Зарплата и управления персоналом в программных решениях BAS ERP, КУП и Бухгалтерия КОРП.
Подписывайтесь на наш Телеgram!
Новости, анонсы, мастер классы и др. полезный контент для тех, кому важно быть впереди и в курсе темы
Автор материала:
Консультант по ведению учета Заработной платы и кадров
в программных продуктах BAS и 1С:Підприємство
Наталья Попова "TQM systems"
Вы можете задать любой вопрос по автоматизации учета заработной платы и управления персоналом, по работе с программами BAS, построения расчетов и бизнес-процессов.
Мы подготовим для вас материал и предоставим развернутый ответ, поделимся богатым опытом.
Для регистрации отсутствий сотрудников в случае различных видов заболеваний, беременности предназначен документ Больничный лист.
В зависимости от причины нетрудоспособности система определяет, кем будут оплачены первые пять дней нетрудоспособности - работодателем или ФСС.
Если больничные листы с продолжением, то для регистрации таких листов, кроме первого, нужно установить флажок Является продолжением и указать первичный листок. В этом случае не нужно повторно рассчитывать средний заработок для следующих больничных.
В реквизите «Месяц» выбирается месяц, в котором насчитывается пособие по временной нетрудоспособности.
Опция «Является продолжением листка нетрудоспособности»: устанавливается, если больничный лист является продолжением ранее поданного и зарегистрированного в информационной базе больничного листа, затем выбирается документ по ссылке «Выбрать листок нетрудоспособности ...», продолжением которого является текущий больничный лист;
В реквизите «Причина нетрудоспособности» указывается причина нетрудоспособности из предложенного перечня. В примере - «Заболевания или травма (кроме травм на производстве)». Если больничный лист является продолжением (включена опция «Является продолжением листа нетрудоспособности»), то по умолчанию указывается причина нетрудоспособности из первичного больничного листа;
В реквизитах «Освобождение от работы с» и «по» указывается период освобождения от работы в соответствии с листком нетрудоспособности. При указании периода автоматически подсчитывается количество календарных дней освобождения от работы. Если больничный лист является продолжением (установлен флаг «Является продолжением листка нетрудоспособности:»), то по умолчанию началом освобождения от работы указывается следующая дата после даты окончания первичного больничного.
В реквизите «Организация» необходимо выбрать ту организацию, в которой оформлен сотрудник.
В реквизите «Дата» указывается дата регистрации больничного листа в информационной базе.
В реквизите «Сотрудник» выбирается сотрудник, больничный лист которого регистрируется.
В реквизите «Номер листа нетрудоспособности» указывается номер предоставленного больничного листа.
На закладке «Главное»:
В разделах «Начислено», «Удержано», «Взносы ФОП» и «Средний заработок» отражаются результаты расчета пособия. Расчет начислений производится автоматически при вводе данных в документ.
В разделе «Начислено» в реквизите «за счет работ» автоматически подсчитывается сумма пособия, выплачиваемого за счет средств работодателя (первые пять дней временной нетрудоспособности), а в реквизите «за счет ФСС» - та часть пособия, выплачиваемого за счет средств ФСС (за остальной период временной нетрудоспособности, начиная с 6-го дня). В реквизите «Всего» автоматически подсчитывается сумма помощи.
В разделе «Удержано» рассчитывается налог на доходы физических лиц (НДФЛ) и военный сбор (ВЗ), а в случае выплаты помощи «В межрасчетный период» или «с авансом» - другие постоянные удержания, предназначенные для сотрудника, которые учитываются при выплате. Подробнее о расчете НДФЛ и других удержаниях можно посмотреть с помощью кнопки «Подробнее о расчете НДФЛ», которая находится рядом с полем НДФЛ, и по кнопке «Подробнее о расчете удержаний», которая находится рядом с полем «Другое».
В разделе «Взносы ФОП» рассчитывается ЕСВ. Подробнее о расчете ЕСВ можно посмотреть с помощью кнопки «Подробнее о расчете взносов», которая находится рядом с реквизитом «Взносы ФОП».
В разделе «Средний заработок» автоматически подсчитывается сумма среднедневного заработка по данным информационной базы на основании сведений за расчетный период. Если больничный лист является продолжением (установлен флаг «Является продолжением листка нетрудоспособности»), то по умолчанию указывается такой же среднедневной заработок, и для оплаты по первоначальному листу нетрудоспособности, потому что это один страховой случай. Данные для расчета среднего заработка могут быть пересмотрены/отредактированы с помощью кнопки «Изменить данные для расчета среднего заработка». При нажатии на кнопку открывается форма «Ввод данных для расчета среднего заработка». Если в информационной базе данные, учитываемые при расчете среднего заработка, то они автоматически заполнятся в этой форме. Также в данной форме можно установить переключатель в положение «Задается вручную» и выбрать нужный период для расчета пособия. Также в форме можно редактировать вручную данные за месяцы, в которых уже начислялась зарплата в программе. Исправленные данные выделяются жирным шрифтом. Обратите внимание, внесенные в таких местах правки не учитываются при дальнейших расчетах среднего заработка. Эти поправки влияют только на расчет среднего заработка и только в конкретном экземпляре документа, в котором они вносятся.
ВАЖНО:
Корректировкой сведений о среднем заработке следует воспользоваться, если программа используется на предприятии меньше года и, соответственно, могут отсутствовать данные учета начислений за более ранние периоды. Введенные вручную данные сохраняются для последующих расчетов среднего заработка для этого сотрудника.
В случае, если за период нетрудоспособности ранее уже проводились начисления, которые имеют меньший приоритет (зарплата или отпускные за дни нетрудоспособности), то они автоматически перечисляются (сторнируются) и в результате в документе появится раздел «Пересчет». Подробный результат пересчета будет доступен на закладке «Перерасчет прошлого периода» (в примере перерасчет не предусмотрен);
В реквизите «Выплата» указывается, когда планируется выплата помощи - «С зарплатой», «С авансом» или «В межрасчетный период». Реквизит «Дата выплаты» заполняется датой в зависимости от заполнения реквизита «Выплата». Для автоматического заполнения реквизита «Дата выплаты» при выплате начисления вместе с зарплатой или вместе с авансом в карточке организации указывается дата выплаты зарплаты и аванса. При выплате начисления в межрасчетный период в реквизите «Дата выплаты» указывается по умолчанию дата, следующая за текущей датой компьютера. При необходимости дату выплаты можно изменить вручную.
На закладке «Оплата»:
Подробно ознакомиться с результатами начислений можно на закладке «Начислено (подробно)». Данный расчет пособия можно распечатать с помощью кнопки «Печать» - «Детальный расчет начислений». В табличной части отражаются данные о начисленной помощи. Суммы помощи за счет средств работодателя и за счет ФСС показываются отдельными строками.
Реквизиты «Руководитель» и «Должность» автоматически заполняются ФИО и должности руководителя организации на основании сведений об ответственных лицах организации из справочника «Организации»
.
Для ввода сведений о заработке у предыдущего работодателя, предназначенных для расчета пособий, используется документ Справка о заработке для расчета пособия (входящая).
В качестве страхователя указывается посторонний работодатель, у которого ранее работал сотрудник. В случае перевода сотрудника между организациями, учет по которым ведется в единой информационной базе, в качестве стороннего страхователя может выступать любая из таких организаций.
Этим же документом есть возможность зарегистрировать справки из пенсионного фонда о стаже сотрудника за последние 12 месяцев работы, которые затем анализируются при определении ограничений в оплате больничного листа.
При расчете среднего заработка для начисления пособия по нетрудоспособности для сотрудников, работающих на условиях внешнего совместительства, должна быть учтена оплата по больничному листу у других работодателей. Такая необходимость возникает, если суммарный заработок по разным местам работы превышает максимальную базу ЕСВ.
Для ввода сведений о суммах, учтенных у другого работодателя, используется документ Входящая справка о расчете больничного. Для корректного учета в справке обязательно должны быть указаны серия и номер больничного листа.
В документах «Больничные листы и другие пособия, оплачиваемых ФСС"), предусмотрен автоматический перерасчет начислений прошлых периодов.
Если таким документом регистрируется отсутствие, которое приходится на прошлый период (например, в августе регистрируется больничный, в связи с которым сотрудник отсутствовал в июле), то в нем появляется закладка Пересчет прошлого периода.
На ней автоматически выполняется пересчет (сторнирование) ранее зарегистрированных менее приоритетных начислений (зарплаты, отсутствий по невыясненной причине и т.д.), приходящихся на период отсутствия.
Если же такое «наслоение» регистрируется в одном месяце, это означает, что внесение исправлений еще возможно этим месяцем, и поэтому автоматический перерасчет не производится. Для исправления ситуации после введения отсутствия необходимо перечислить или отменить тот документ, которым в этом месяце на этот же период уже были зарегистрированы другие начисления.
Если в настройках расчета зарплаты включена возможность назначения доплаты за временное исполнение обязанностей, совмещение, то с помощью кнопки «Создать на основании" - "Совмещение должностей» можно создать документ «Совмещение должностей» на сотрудника, который замещает. Также с помощью кнопки «Создать на основании" - "Больничный лист» можно создать новый документ «Больничный лист», который является продолжением данного больничного листа.
Для сотрудников, работающих на нескольких должностях (по внутреннему совместительству) регистрируются отдельные документы «Больничный лист» по каждой должности. Однако это можно сделать непосредственно из формы «больничных листов» по основному месту работы по ссылке «отсутствия из других мест работы». Такая ссылка появляется в документе, если для физического лица зарегистрировано несколько рабочих мест.
Для анализа результатов начисления можно сформировать печатную форму из расчета среднего заработка с помощью кнопки «Печать» - «Расчет среднего заработка».
После проведения всех больничных листов следует создать документ «Заявление-расчет в ФСС» (раздел «Зарплата» - «Расчеты с ФСС по пособиям»). Заявление можно заполнить автоматически введенными в текущем месяце первичными документами. После того, как заявление-расчет будет отправлен в ФСС, необходимо установить в документе статус «Переданный в ФСС». Пользователи сервиса «FREDO Звит» имеют возможность загрузить документ для его отправки в электронном виде.
Подтверждение того, что средства от ФСС получены, регистрируется документом «Подтверждение оплаты заявления расчета в ФСС» (раздел «Зарплата» - «Расчеты с ФСС по пособиям»). Документ можно создать на основании заявления (документ «Заявление-расчет в ФСС» со статусом «Переданный в ФСС»). Если оплата средств от ФСС отклонена для одного или нескольких сотрудников из заявления, то следует также создать этот документ и установить флаг «Отклонено» в строке с соответствующим сотрудником (сотрудниками).
К проведению подтверждения оплаты от ФСС суммы пособий и налогов с них не будут автоматически заполняться в ведомостях на выплату заработной платы. Если в организации применяется выплата таких пособий за свой счет до поступления оплаты, необходимо в карточке организации (на закладке «Зарплата и кадры» - «Параметры кадрового учета и расчета зарплаты» - гиперссылка «Изменить») установить флаги «Разрешенная выплата помощи к оплате ФСС» и «Разрешенная уплата налогов по начислениям в ФСС фондом оплаты»
Из документа «Больничный листок» с помощью кнопки «Выплатить» (если в реквизите «Выплата» указан способ выплаты «В межрасчетный период»), можно сразу создать документ на выплату помощи: Ведомость в кассу, Ведомость в банк, Ведомость выплаты через раздатчика, Ведомость перечислений на счета. Вид документа на выплату формируется в зависимости от настроек выплаты зарплаты для организации, и (или) настроек выплаты зарплаты для подразделения, и (или) настроек выплаты зарплаты для сотрудника. При нажатии на кнопку «Выплатить» открывается окно «Выплата начисленной зарплаты». В табличной части автоматически отображается ведомость, созданная по документу «больничный листок», которую можно открыть, посмотреть и при необходимости отредактировать. С помощью кнопки «Провести и закрыть» можно сразу зарегистрировать оплату ведомости.
Также есть возможность создать выплату больничных сотрудникам по ссылке Зарплата- Выплатить- Сведения, выбрав нужную нам ведомость, в которой выбрать нужный вид выплаты.
Уволенным работникам никакие начисления в программе не отображаются, поэтому создавать документ "Больничный лист" не нужно.
Нужно создать документ "Выплата бывшим сотрудникам". Данный документ появляется в программе, если в настройках расчета зарплаты установлен флаг "выплачиваются доходы бывшим сотрудникам предприятия".
Если больничный лист до конца месяца не получен, для корректного заполнения табеля и начисления заработной платы отсутствие работника следует зафиксировать одним из документов:
Выбор документа отсутствия зависит от применения/неприменения ограничений при расчете ЕСВ на ФОТ.
Для продления отпуска по болезни сотрудника можно создать новый документ "Отпуск".
Дни отпуска, на которые приходятся дни болезни, автоматически сторнируются документом "Больничный лист", если документы "Отпуск" и "Больничный лист" рассчитываются в разных месяцах (поле "Месяц"). Если же заболевание регистрируется в том же месяце, что и отпуск, то надо вручную исправить периоды отпуска.
В Украине с 4 июня 2021 введена целевая модель формирования и выдачи «е-больничных».
Данная модель формирования и выдачи «е-больничных» представляет собой формирование электронных листков нетрудоспособности в Электронном реестре листков нетрудоспособности на основании медицинских заключений о временной нетрудоспособности, которые вносятся лечащим врачом в Реестр медицинских заключений в электронной системе здравоохранения.
Теперь уже не нужно приносить на работу бумажный листок нетрудоспособности, чтобы зафиксировать факт временной нетрудоспособности, а работодатели будут видеть необходимую информацию о е-больничных в личном электронном кабинете страхователя (работодателя), а именно на веб-портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины.
Несмотря на это, работник все равно должен предоставить информацию своему работодателю, почему он отсутствовал на работе. А именно, после того, как врач оформит медицинское электронное заключение (в момент, когда автоматически состоится открытие электронного больничного), работник сообщает об этом работодателю удобным способом, будь то по телефону, email, тому подобное. Автоматически больничный становится основанием для того, чтобы назначить материальное обеспечение сотруднику только после закрытия е-больничного, а в случае беременности и родов - при открытии электронного больничного.
Электронный больничный должен содержать в себе такую информацию:
Данные из электронной системе здравоохранения будут поступать в режиме реального времени (онлайн). Врач, который открывает больничный лист, делает это в электронной системе и подписывает его своим КЭП (электронной подписью). По заключению врача в Реестре формируется запись с уникальным номером - единый регистрационный номер листка нетрудоспособности. С этого момента можно считать, что электронный листок нетрудоспособности существует. Такой больничный является основанием для начисления страховых выплат.
Получить всю информацию об электронном листе нетрудоспособности страхователь (работодатель) может на веб-портале электронных услуг Пенсионного фонда.
Для того, чтобы получить эту информацию, работодатель или бухгалтер предприятия с помощью электронной квалифицированной подписи (КЭП) прежде всего должны зайти в электронный кабинет страхователя на указанном сайте. В дальнейшем в разделе «Электронный реестр листков нетрудоспособности» с помощью налогового номера физического лица работника будет получена соответствующая информация.
Страхователь может получать информацию из Реестра о застрахованном лице (работнике) за период пребывания с ним в трудовых отношениях. То есть работодателю будет доступна информация по сотрудникам, которые работают у него по основному месту работы, в частности: номер больничного, дата открытия, дата закрытия, ИНН застрахованного, ФИО застрахованного.
Работодатель формирует и передает заявление-расчет на финансирование средств от Фонда социального страхования (ФСС).
Когда информация вносится в реестр, врач должен вносить в систему наименование страхователя, у которого работает пациент, и его налоговый номер в ЕГР. Из этого следует, что работодатели должны проинформировать своих работников о налоговом номере предприятия.
Начисление и оплата по е-больничному аналогичны для обычного бумажного листа нетрудоспособности.
Автор материала:
Консультант по ведению учета Заработной платы и кадров в программных продуктах BAS и 1С:Підприємство
Наталья Попова, "TQM systems"
Больше: инструкций по BAS ERP в нашем блоге
*Копирование материала возможно только со ссылкой на источник и указанием автора материала. Благодарны за уважение к правам интеллектуальной собственности TQM systems
SaaS сервисы
Программы 1С:Підприємство
CRM
ERP
Node.JS, .NET
1С:Підприємство
API, IPasS
Разработка Web Apps
1С:Підприємство Автоматизация
Аудит IT проектов
Интеграция 1С:Підприємство
Получайте наши информационные материалы:
Работаем на IT-рынке с 2008 года.
Наша миссия - упростить управление данными.
Copyright © 2008-2024 TQMsystems. Все права защищены. Privacy Policy | Terms of Service