Прайс FREDO ДокМен: Электронный документооборот - сервис обмена первичными документами.

Сервис FREDO ДокМен– это модуль ИТС для всех пользователей программ 1С:Підприємство 8.2 / 8.3 и BAS, с помощью которого можно обмениваться любыми электронными документами со своими контрагентами: поставщиками, покупателями и прочими субъектами. Возможность интеграции сервиса "FREDO ДокМен" с основными конфигурациями программ "1С:Підприємство" и BAS позволяет обмениваться первичкой просто "по кнопке" - непосредственно из программы 1С:Підприємство и BAS без сохранения/выгрузки/загрузки каких-либо файлов!

Это обмен:

• счетами на оплату,
• актами выполненных работ,
• товарными накладными.

---

Сервис "FREDO ДокМен" предоставляет следующие возможности:

• создание документов по существующим шаблонам непосредственно в программе "FREDO ДокМен";
• выгрузка счетов, актов выполненных работ и товарных накладных из типовых конфигураций "1С:Підприємство" и BAS в сервис "FREDO ДокМен" нажатием одной кнопки без использования промежуточных файлов и дополнительных обработок (прямая интеграция);
• подписание, шифрование и отправка документов контрагентам-пользователям, использующим сервис "FREDO ДокМен", а также программы M.E.Doc и Сота, по прямому соединению или по почтовому соединению через транзитный сервер СДО (сервер документооборота), или средствами электронной почты;
• получение от своих контрагентов, использующих сервис "FREDO ДокМен" или программы M.E.Doc и Сота, электронных документов;
• загрузка из сервиса "FREDO ДокМен" в типовые конфигурации "1С:Підприємство" и BAS счетов, актов выполненных работ и товарных накладных нажатием одной кнопки без использования промежуточных файлов и дополнительных обработок (прямая интеграция).

Обращаем внимание, что с 01.05.2017 г. в сервисе "FREDO Звит" будет отключено бесплатное использование сервиса электронного документооборота за исключением обмена налоговыми документами, который по прежнему остается доступным в сервисе "FREDO Звит".

---

Стоимость договоров на сервис "FREDO ДокМен"

---

Условия оформления договоров на сервис "FREDO ДокМен"

Договор на сервис "FREDO ДокМен" может оформить любой пользователь основной поставки "1С:Підприємство" и BAS.

На один регистрационный номер основной поставки "1С:Підприємство" и BAS можно оформить только один договор "FREDO ДокМен". Основное подключение". При оформлении договора на сервис "FREDO ДокМен" необходимо обязательно указать регистрационный номер основной поставки "1С:Підприємство" или BAS  и код (ЕГРПОУ или ГРФЛ) пользователя.

При необходимости подключения нескольких организаций к сервису "FREDO ДокМен", учет для которых ведется при помощи одной основной поставки, следует оформить договор "FREDO ДокМен". Дополнительное подключение". Он может быть оформлен только в дополнение к договору "FREDO ДокМен". Основное подключение" и только на срок до окончания действия основного договора. Стоимость оплаты рассчитывается исходя из оставшегося срока действия основного договора и стоимости договора "FREDO ДокМен". Дополнительное подключение" на 1 месяц.

Пользователи сервиса "FREDO Звит", приобретая доступ к сервису "FREDO ДокМен", получают интегрированную систему электронной отчетности и документооборота с единым интерфейсом.

Особенности оформления договоров на сервис "FREDO ДокМен"

1. Основной договор на сервис "FREDO ДокМен" может быть оформлен на срок от 1 до 12 месяцев.
2. При наличии у пользователя доступа к сервису "FREDO Звит", рекомендуем первый раз оформить доступ к сервису "FREDO ДокМен" на срок до окончания действия сервиса "FREDO Звит". В дальнейшем, рекомендуем продлевать оба сервиса на одинаковый срок для упрощения администрирования.
3. Договор "FREDO ДокМен". Дополнительное подключение" может быть оформлен только в дополнение к договору "FREDO ДокМен". Основное подключение" и только на срок до окончания действия договора "FREDO ДокМен". Основное подключение". В случае, если при подаче заявки на оформление данного договора будет указан период меньше или больше оставшегося периода основного договора, то срок договора на дополнительное подключение к сервису "FREDO ДокМен" будет автоматически приведен в соответствие с периодом основного договора и стоимость будет рассчитана исходя из откорректированного срока.
   Например, если срок основного договора заканчивается через 6 месяцев, а в заявке указано значение 5 или 7 месяцев, то при регистрации срок действия "FREDO ДокМен". Дополнительное подключение" будет автоматически изменен на 6 месяцев.
4. Стоимость договора на текущий месяц остается неизменной вне зависимости от даты оформления договора.
5. При наличии у пользователя сетевого доступа к сервису "FREDO Звит" повторно приобретать переход на сетевое использование для сервиса "FREDO ДокМен" не нужно – при активации "FREDO ДокМен" сервис сразу будет работать в сетевом режиме.

---

Интеграция сервиса FREDO ДокМен с типовыми конфигурациями "1С:Підприємство" и BAS

Полная интеграция реализована в нижеприведенных типовых конфигурациях:

1С:Підприємство

• Бухгалтерія; 
• Управління невеликою фірмою;
• Управління торгівлею;
• Зарплата та Управління Персоналом;
• Управління торговим підприємством;
• Управління виробничим підприємством;
• Бухгалтерія для сільскогосподарського підприємства;
• Управління сільскогосподарським підприємством;
• Підрядник будівництва 4.0 Керування фінансами;
• Бухгалтерія будівельної організації;
• Бухгалтерія 7.7;
• Зарплата + Кадри 7.7;
• Производство + Услуги + Бухгалтерія 7.7;
• Комплексная конфигурация 7.7.

BAS

• BAS ERP; 
• BAS Бухгалтерія;
• BAS Управління торгівлею;
• BAS Управління холдингом;

Сервис также доступен в отраслевых прикладных решениях, разработанных на основе этих типовых конфигураций.

Поддержка FREDO ДокМен. Ошибки в FREDO ДокМен

Куда обращаться, если возникают ошибки при работе с сервисом электронного документооборота? Например: FREDO ДокМен удаленный узел не прошел проверку; как подключить сертификат и др.

Сервисное обслуживание "FREDO ДокМен" осуществляется по договору с обслуживающей компанией по линии консультаций.

Если FREDO ДокМенн не работает или не доступен, а также по вопросам "настройка и подключение" - обращайтесь к нам Контакты.

Правила сопровождения и Линия консультаций FREDO

Условия сопровождения  FREDO:

► Подключение и обновления программного обеспечения Fredo Звіт выполняют наши специалисты.

► Консультационную поддержку и сопровождение проводит специализированная Линия консультаций FREDO (ЛК)

Обращение на Линию консультаций FREDO

Время работы: 9:30-17:30 | +38 (044) 294-66-94 | hotline @fredo.com.ua

1. При обращении на ЛК необходимо указать:

• код ЕГРПОУ;
• регистрационный номер ПО, на который оформлена подписка Фред.

2. ЛК дает ответы по таким вопросам для сервиса "Fredo Звіт":

• шифрование и подпись документов квалифицированной электронной подписью (КЭП);
• формирование и подача регламентированной отчетности в различные государственные органы, в том числе через "Единое окно";
• проверка заполнения документа (с помощью встроенных камеральных проверок), печать или сохранение документа на электронных носителях;
• дистанционная (при наличии Интернета) отправка отчетов в контролирующие органы и получение квитанций о доставке отчетов по назначению;
• регистрация налоговых документов в ЕРНН, проверка регистрации налоговых документов в ЕРНН, получение зарегистрированных налоговых документов из ЕРНН;
• обмен налоговыми документами между контрагентами;
• получение справки о состоянии счета НДС;
• пакетная обработка документов.

3. ЛК дает ответы по таким вопросам для сервиса "Fredo ДокМен":

• создание первичных документов по существующим шаблонам непосредственно в программе FREDO;
• выгрузки счетов, актов выполненных работ и товарных накладных из типовых конфигураций систем автоматизации бизнеса в сервис FREDO ДокМен нажатием одной кнопки без использования промежуточных файлов и дополнительных обработок (прямая интеграция);
• подписание, шифрование и отправки документов контрагентам-пользователям, которые используют сервис FREDO ДокМен, а также в программы MEDoc, Сота, FlyDoc по прямому соединению или по почтовому соединению через платформу ПТАХ, или по электронной почте;
• получение от своих контрагентов, которые используют сервис FREDO ДокМен или программы MEDoc, Сота , FlyDoc, электронных документов;
• загрузки из сервиса FREDO ДокМен в типовые конфигурации систем автоматизации бизнеса счетов, актов выполненных работ и товарных накладных нажатием одной кнопки без использования промежуточных файлов и дополнительных обработок (прямая интеграция);
• пакетная работа с документами;
• работа с квалифицированными электронными подписями (КЭП) всех основных аккредитованных центров сертификации ключей (АЦСК), в том числе и с бесплатными КЭП от Государственной Налоговой Службы Украины;
• наличие модулей "Произвольное подписание" и "Универсальный документ" - возможность импорта в программу файлов любого формата для подписания КЭП и отправки на произвольные электронные адреса или подписание и шифрование файлов любого формата и отправка их контрагентам, которые используют FREDO ДокМен, M.E.Doc, Сота, FlyDoc.

4. ЛК не проводит обучение клиентов по работе с сервисами FREDO. Инструкции по сервисам выложена на сайте: https://fredo. com .ua/instructions/

---

Обновление FREDO ДокМен

Обновление сервиса "FREDO ДокМен" и средств интеграции сервиса с "1С:Підприємство" и BAS выполняются раздельно.

Сервис "FREDO ДокМен" можно обновить двумя способами:

• Способ 1. Программа с определенной периодичностью автоматически проверяет наличие обновлений. Запустить поиск обновлений также можно вручную в программе из меню "Сервіс" - "Оновити програму".
• Способ 2. Пользователь самостоятельно может скачать актуальное обновление с сайта, а затем установить его.

Во всех перечисленных способах при запуске обновления, все действия по установке выполняются автоматически. Обновление средств интеграции сервиса "FREDO ДокМен" с типовыми конфигурациями "1С:Підприємство" и BAS осуществляется в виде выпуска обновлений типовых конфигураций. Новые обновления предоставляются пользователям через сервис "Обновление программ".

---

Законодательная база по работе с электронными документами

Перед началом работы

Ознакомьтесь с правовыми аспектами использования электронного документооборота, приведенными ниже в данной статье.

Рекомендуем пользователям добавить в договора со своими контрагентами пункт о новой схеме обмена первичными документами с такой формулировкой:

"Стороны соглашаются, что счета, акты и накладные за услуги или товары, полученные по настоящему Договору, будут предоставлены исключительно в электронном виде, составлены согласно действующему законодательству об электронных документах, электронном документообороте и электронной цифровой подписи, с заполнением всех обязательных реквизитов и наложением электронной цифровой подписи уполномоченного лица и печати".

Если договор был подписан ранее, то рекомендуется внести указанные изменения, подписав дополнительное соглашение.

Правовые аспекты использования электронного документооборота

Действующим законодательством Украины предусмотрено создание и обмен первичными документами в электронном виде. Оформление таких документов регламентируют следующие законодательные акты:

• Налоговый кодекс Украины;
• Гражданский кодекс Украины;
• Закон Украины №851 «Об электронных документах и электронном документообороте";
• Закон Украины №852 "Об электронной цифровой подписи";
• Закон Украины №996 "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине";
• Постановление КМУ №680 "Об утверждении Порядка засвидетельствования наличия электронного документа (электронных данных) на определенный момент времени".

Законы Украины "Об электронных документах и электронном документообороте" (далее – Закон №851) и "Об электронной цифровой подписи" устанавливают основные организационно-правовые основы электронного документооборота, использование электронных документов, правовой статус электронной цифровой подписи и регулируют отношения в сфере использования электронной цифровой подписи. Статьей 207 Гражданского кодекса Украины определено, что "сделка считается совершенной в письменной форме, если ее содержание зафиксировано в одном или нескольких документах (в том числе электронных), в письмах, телеграммах, которыми обменялись стороны". Использование при совершении сделок электронной подписи допускается в случаях, установленных законом.

Статьей 5 Закона №851 определено, что электронный документ – документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа.

Так, в соответствии со статьей 6 Закона №851, электронная подпись является обязательным реквизитом электронного документа, который используется для идентификации автора и/или подписанта электронного документа другими субъектами электронного документооборота. Наложением электронной подписи завершается создание электронного документа.

Статьей 14 Закона №851 установлено, что электронный документооборот осуществляется в соответствии с законодательством Украины или на основании договоров, определяющих взаимоотношения субъектов электронного документооборота. Использование электронного документа в гражданских отношениях осуществляется согласно общим требованиям совершения сделок, установленными гражданским законодательством.

В соответствии с пунктом 2 статьи 9 Закона Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине" (далее – Закон №996), первичные и сводные учетные документы могут быть составлены на бумажных или машинных носителях и должны иметь обязательные реквизиты, определенные этим пунктом, в частности, должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления и личная подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции. При этом, пунктом 2.3 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 24 мая 1995 года №88, зарегистрированного в Министерстве юстиции Украины 5 июня 1995 г. под №168/704, установлено, что первичные документы, созданные в электронном виде, применяются в бухгалтерском учете при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте.

В то же время, пунктом 3 Порядка применения электронной цифровой подписи органами государственной власти, органами местного самоуправления, предприятиями, учреждениями и организациями государственной формы собственности, утвержденной постановлением Кабинета Министров Украины от 28 октября 2004 г. №1452, органы государственной власти применяют электронную цифровую подпись для совершения сделок с участием других юридических и физических лиц только при наличии у них усиленных сертификатов открытых ключей. То есть, органы государственной фискальной службы Украины могут заключать договоры, определяющие их взаимоотношения в сфере электронного документооборота, в частности, признание электронной цифровой подписи налогоплательщиков или должностных лиц налогоплательщиков, только при условии использования ими усиленных сертификатов открытых ключей.

Пунктом 6 статьи 9 Закона №996 установлено, что, в случае составления и хранения первичных документов и регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации, предприятие обязано за свой счет изготовить их копии на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных органов и соответствующих органов в пределах их полномочий, предусмотренных законами. В то же время, пунктом 85.2 статьи 85 Налогового кодекса Украины (далее – НКУ) определено, что налогоплательщик обязан предоставить должностным (служебным) лицам контролирующих органов в полном объеме все документы, принадлежащие или связанные с предметом проверки. Такая обязанность возникает у налогоплательщика после начала проверки.

Кроме того, пунктом 85.8 статьи 85 НКУ установлено, что должностное (служебное) лицо контролирующего органа, проводящее проверку, в случаях, предусмотренных настоящим НКУ, вправе получать от налогоплательщика или его законных представителей копии документов, относящихся к предмету проверки. Такие копии должны быть заверены подписью налогоплательщика или его должностного лица и скреплены печатью (при наличии). Аналогично, пунктом 85.4 статьи 85 НКУ установлено, что при проведении проверок должностные лица контролирующего органа имеют право получать от налогоплательщиков надлежащим образом заверенные копии первичных финансово-хозяйственных, бухгалтерских и других документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) объектов налогообложения , неуплате налогов, сборов (обязательных платежей), нарушении требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы.

Согласно статье 12 Закона №851 проверка целостности электронного документа проводится путем проверки электронной цифровой подписи. Абзацем шестым статьи 7 Закона №851 определено, что копией документа на бумаге для электронного документа является визуальное представление электронного документа на бумаге, которое заверено в порядке, установленном законодательством. Порядок заверения наличия электронного документа (электронных данных) на определенный момент времени, утвержден постановлением Кабинета министров Украины от 26 мая 2004 года № 680.

Учитывая изложенное, контрагенты могут осуществлять ведение в электронном виде документов по учету доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения (налоговых обязательств), первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов (представление их в орган государственной фискальной службы, в частности, при проведении проверки) при условии соблюдения налогоплательщиком требований, определенных законодательством, а именно:

• такие документы будут подписываться электронной цифровой подписью, усиленный сертификат которого предоставлено налогоплательщиком в орган государственной фискальной службы в соответствии с договором о признании электронных документов, заключенного с органом государственной фискальной службы;
• при проведении проверок должностные лица органа государственной фискальной службы будут получать от налогоплательщика или его законных представителей копии документов, относящихся к предмету проверки.

Следует отметить, что пунктом 44.1 НКУ установлено, что для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством.

Налогоплательщикам запрещается формирование показателей налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных документами, определенными абзацем первым настоящего пункта.

То есть, невыполнение налогоплательщиком указанных в законодательстве требований к первичным документам и другим документам, связанным с исчислением и уплатой налогов и сборов, которые ведутся в электронном виде, необходимых для их признания контролирующими органами, является основанием для непризнания их подтверждающими документами такими органами.

*Копирование материала возможно только с ссылкой на источник и указанием автора материала. Благодарим за уважение интеллектуальных прав собственности.TQM systems