Все правила работы с командировками в ЗУП: максимальная сума суточных по Украине и для выезда за рубеж, оформление командировок для совместителей, командировки на целый и неполный день, расчет командировочных за несколько месяцев, индексация, перерасчет, налогообложение сверхурочных в командировке. Сроки и порядок подачи авансового отчета по возвращению и командировки.
Автор материала:
Консультант по ведению учета Заработной платы и кадров
в программных продуктах BAS и 1С:Підприємство
Наталья Попова "TQM systems"
Вы можете задать любой вопрос по автоматизации учета заработной платы и управления персоналом, по работе с программами BAS и 1С:Підприємство, ЗУП, построения расчетов и бизнес-процессов.
Мы подготовим для вас материал и предоставим развернутый ответ, поделимся богатым опытом.
Согласно Инструкции № 59 является поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы называется служебной командировкой.
"Инструкция и пп.170.9.1 НКУ обязательства" обязует оформлять направление в командировку соответствующим приказом руководителя. В приказе должно быть четко определен срок (дату отбытия в командировку и дату прибытия из командировки).
Данная инструкция обязательна только для бюджетных предприятий. Для других предприятий она носит информативный характер. Но так как действующее законодательство не содержит иного определения понятия «командировки», мы пользуемся этим термином.
Поездка в другой населенный пункт и последующее возвращение на место работы - это одна командировка. В случае, когда работник выехал в командировку в несколько населенных пунктов, после чего вернулся к постоянному месту работы - это также одна командировка.
Когда же работник ежедневно несколько раз едет в другой населенный пункт и в течение того же дня возвращается - это уже несколько командировок.
Приказ на командировку должен оформляться перед направлением в командировку, а не после.
В случае, когда предприятие заранее знает, куда и в какие дни будут командировки каждого работника в течение следующего месяца, оно может составить в начале месяца один приказ на весь месяц. Это невозможно на практике. Поэтому приказ придется издавать каждый раз перед направлением работников в очередную командировку.
Максимальный срок командировки в пределах Украины не может превышать срок 30 календарных дней, а срок командировки за границу - 60 календарных дней. Работники, которые направляются в командировку для выполнения в пределах Украины монтажных, наладочных, ремонтных и строительных работ, не должны превышать срок строительства объектов.
Приказ об отправке работника предприятия в командировку выдается руководителем этого предприятия или его заместителем и оформляется приказом, который должен содержать следующие данные:
Правила выезда в командировку за границу аналогичны командировке в пределах Украины, но есть некоторые особенности. В соответствии с приказом руководителя предприятия, после утверждения задания, в котором определяются цель выезда, срок, условия пребывания за границей (в случае поездки по приглашению подается его копия с переводом), и сметы расходов осуществления командировки за границу.
Сотрудникам, которые отправляются в командировку, в соответствии со ст. 121 КЗоТ выплачивают суточные за время их пребывания в командировке, а также стоимость проезда к месту назначения и обратно и расходы по найму жилого помещения в размерах, установленных законодательством.
Выплата Суточных производится за каждый календарный день пребывания в командировке, сумма суточных определяется в случае командировки в пределах Украины согласно приказу о командировке и соответствующими первичными документами. Только по данным документам можно определить количество календарных дней нахождения в командировке.
Предельная сумма суточных в пределах Украины, не подлежит налогообложению (при условии выполнения других требований п. 170.9 НКУ), составляет 0,1% от размера минимальной заработной платы, установленной законом на 1 января налогового года (в 2021 году это 600,00 грн ).
За границу сумма суточных - не выше 80 евро за каждый календарный день командировки (по курсу BAS ERP, КУП, НБУ гривны к евро в расчете за каждый день командировки).
Суммы суточных определяется исходя из требований пп. «А» пп. 170.9.1 НКУ. В случае командировки:
Работник, направляясь в командировку за границу обеспечивается предприятием средствами в национальной валюте страны, той страны, куда именно отправляется работник, или в свободно конвертируемой валюте в качестве аванса на текущие расходы в размерах согласно установленным нормам и с учетом положений пп. 5.4.8 п. 5.4 ст. 5 Закона № 334/94-ВР, согласно которому собственник или уполномоченное им лицо может устанавливать дополнительные ограничения относительно сумм и целей использования средств, выданных на командировку.
Работнику, отбывающему в командировку аванс выдается наличными или перечисляться в безналичной форме на соответствующий счет для использования с применением платежных карточек.
Командированные за границу работники получают суточные в иностранной валюте в сумме, которая в эквиваленте по официальному курсу гривны к иностранным валютам, установленному Нацбанком Украины на день выдачи средств из кассы уполномоченного банка, не превышает установленных предельных норм суточных расходов. Возможно применение арифметического правила округления до полной единицы, если общая сумма в иностранной валюте имеет дробную часть при выдаче аванса.
В бухгалтерском учете выдача аванса на командировку отражается проводкой Д-т 372 «Расчеты с подотчетными лицами» К-т 311 «Текущие счета в национальной валюте» (301 «Наличность в национальной валюте»). Когда авансовый отчет утвержден, суточные и расходы работника отражаются в учете проводкой Д-т 92 (93, 23 - счета расходов) К-т 372. Возврат неиспользованных средств отражается проводкой Д-т 311 (или 301 при возвращении в кассу предприятия) и К -т 372.
Любые расходы не включаются в налогооблагаемый доход физлица при наличии документов, подтверждающих связь такой командировки с хозяйственной деятельностью работодателя.
Документы Командировки и Командировка группы, становятся доступны, если в настройках расчета зарплаты выбрана соответствующая возможность.
По ссылке создать создаем новый документ Командировки, выбираем сотрудника и период командировки. Программа автоматически рассчитывает средний заработок, также есть возможность корректировать сумму среднего заработка как в отпуске нажав на зеленый карандаш.
Кроме регистрации отсутствия в документе также начисляется средний заработок, сохраняемый за время командировки. Расходы могут быть выплачены вместе с заработной платой или в межрасчетный период. Если расходы выплачиваются в межрасчетный период, в документе также рассчитываются НДФЛ и страховые взносы.
1. Если в настройках расчета зарплаты была выбрана возможность регистрировать внутрисменные командировки (установлен флаг «В том числе внутрисменные»), то в форме документа будет доступен флаг «Командировка на неполный день (внутрисменные)». Его установки позволяет указать период командировки в целых днях, а по часам в пределах выбранного дня. Также можно уточнить, на какое именно время приходится внутрисменного отсутствие сотрудника, если согласно графику работы сотрудника в этот день предусмотрена работа с различными видами времени (например, в дневное и ночное время). Это позволит правильно рассчитать оплату за различные виды времени.
2. В программе для оплаты командировки может быть описано несколько различных видов начислений, которые чем-то отличаются. Сначала такое начисление создано одно - «Командировка» (и «Командировка (внутрисменные)», и при начислении оно определяется автоматически. Если же в программе было создано несколько начислений с назначением «Оплата командировки», то в документе можно выбрать необходимый вид начисления в реквизите «Вид расчета».
3. Если командировка целодневная (целосменная) (флаг «Командировка на неполный день (внутрисменные)» не установлен), то в реквизитах «Дата начала» и «Дата окончания» указывается дата начала и дата окончания командировки (период указывается полностью, включая дни пребывания работника в пути). Если командировка внутрисменная (флаг «Командировка на неполный день (внутрисменные)» не установлен), то в реквизите «Дата командировки» указывается дата периода оплачиваемого времени (смены), а в реквизите «Часов» - количество оплачиваемых часов в смене.
4. Флаг «Освободить ставку на период отсутствия» (доступен при целодневных (целосменных) командировках) устанавливается, если необходимо, чтобы на время командировки сотрудника занимаемая им ставка была свободна (например, сотрудник направляется в длительную командировку, и на время его командировки планируется принять на его ставку другого сотрудника).
5. Если командировка длится несколько месяцев, то есть возможность оплачивать ее постепенно, а не сразу за весь период. Возможность выбирается установкой переключателя в разделе «Оплата длительной командировки»:
«Оплатить период командировки полностью» - оплата за весь период будет начислена в текущем документе;
«Оплачивать командировки в конце каждого месяца» - в текущем документе будет оплачена только часть, которая приходится на первый месяц командировки. На оставшийся период сотруднику будет назначено временное плановое начисление, которое будет начислено при дальнейшем начислении зарплаты. При этом в качестве среднего заработка будет использовано значение, рассчитанное при отправке в командировку.
6. При оформлении командировки сотруднику, который занят в организации, как по основному месту работы, так и по совместительству, нужно оформлять отсутствие по всем его рабочим местам. При выборе в документе сотрудника, имеющего совместительство, программа позволяет отсюда же оформить документ по отсутствию совместителя. По ссылке «отсутствия из других мест работы» становятся доступны кнопки для создания новых документов для совместителя («Командировка», «Отпуск», «Отпуск без оплаты»), а также в табличной части указываются уже оформленные на этот период отсутствия, чтобы избежать дублирования документов. Например, если сотрудник направляется в командировку по основному месту работы, то в документе указывается сотрудник по основному месту работы, а отсутствие по месту работы по совместительству регистрируется с этого же документа с помощью кнопки «Отпуск без оплаты» документом «Отпуск без сохранения оплаты», в котором автоматически указывается сотрудник по внутреннему совместительству.
При заполнении достаточных для расчета условий расчет документа производится автоматически:
в разделе «Средний заработок» автоматически подсчитывается сумма среднедневного заработка по данным информационной базы. По умолчанию расчетным периодом является 2 календарных месяца, предшествующих дате начала события. Данные для расчета среднего заработка могут быть пересмотрены / отредактированы с помощью кнопки. При нажатии на кнопку открывается специальная форма «Ввод данных для расчета среднего заработка». Если в соответствии с коллективным договором предусмотрено расчетный период другой продолжительности, то его можно задать вручную непосредственно при расчете в форме.
Чтобы при каждом расчете не нужно было задавать период вручную, в самом виде начисления, например, «Командировка (администрация)» на закладке «Основное» в разделе «Расчетный период среднего заработка» можно изменить продолжительность расчетного периода из принятых по умолчанию, в соответствии с законодательством 2 месяца, на любой другой период. Расчетный период может также потребоваться изменить вручную, если, например, сотрудник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период и до начала расчетного периода и в других случаях.
Перед началом работы с информационной базой можно ввести данные за предыдущие периоды для автоматического расчета среднего заработка. В расчет среднего заработка также могут включаться годовые премии.
8. Правила расчета оплаты командировочных выбираются непосредственно в документе «Командировка» с помощью переключателя в разделе «Оплатить», сравнением среднедневного заработка (реквизит «Средний заработок») и дневного заработка по данным ФЛП (реквизит «По данным ФЛП»). По умолчанию считается, что расчет будет выполнен по среднему заработку. При необходимости его можно изменить на расчет по данным ФОТ.
9. В реквизите «Выплата» указывается, когда планируется выплатить сумму - «с авансом», «В межрасчетный период» или «С зарплатой». По умолчанию считается, что расчет будет выполнен «С зарплатой». Если это не так, то в документе можно указать нужный способ выплаты.
10. Если в программе работают пользователи с ограниченными правами, то в документе присутствует флаг «Документ утвердил». Он доступен только пользователям с доступом к данным о фактической зарплате. Пока этот флаг не установлен, оформление документа считается незавершенным. Второй ответственный за документ (тот, кто утвердил расчет) указывается в документе в информационных целях (так же, как и основной ответственный).
Подробно ознакомиться с результатами начислений можно на вкладке «Начислено (подробно)». В табличной части отражаются подробные данные о сумме оплаты за время пребывания в командировке. Если период командировки приходится на разные месяцы и выбранный вариант оплаты «Оплатить период командировки полностью», то начисление разбивается по месяцам. Однако сумма всех начислений будет отнесена на один месяц, указанный в шапке документа (будет отражена в ведомостях на выплату и отчетах за этот месяц).
Если в организации используется индексация заработка и она приходится на период командировки, то сумма оплаты со дня индексации повышается на соответствующий коэффициент индексации. Если такая индексация зарегистрирована уже после начисления командировки, то коэффициент следует перечислить или исправить.
На закладке «Дополнительно» можно указать место назначения командировки и другие данные для заполнения печатных форм.
Возможно возникновение ситуации, когда документ «забыли» ввести своевременно. То есть человек фактически отсутствовала, но это не было зарегистрировано в программе должным образом, и за время отсутствия ему была начислена, например, зарплата. В случае если за период отсутствия ранее уже производятся начисления, которые имеют меньший приоритет, они автоматически перечисляются (сторнируются), в результате в документе появится раздел «Пересчет» на закладке «Главное» и закладка «Перерасчет прошлого периода» для ознакомления с подробными записями о пересчете. Если же такое «наслоения» регистрируется в одном месяце, это означает, что внесение исправлений еще возможно этим месяцем, поэтому перерасчет не производится. Для исправления ситуации после введения отсутствий необходимо перечислить тот документ, которым в этом месяце на этот же период уже были зарегистрированы начисления.
Если период командировки приходится на выходной день согласно графику работы, но этот день должен быть оплачен как рабочий.
Реквизит «Руководитель» и «Должность» автоматически заполняются ФИО и должности из справочника «Организации» на основании сведений об ответственных лицах организации, и используются для расшифровки подписи в печатных формах.
Если в настройках расчета заработной платы включена возможность использования на предприятии совмещения профессий (должностей), расширение зон обслуживания, временном исполнении обязанностей без освобождения от работы, определенной трудовым договором (установлен флаг «Совместительство, временное исполнение обязанностей»), то с документа «командировка» с помощью кнопки «создать на основании» можно создать документ «совмещение должностей» для назначения доплаты другому сотруднику за совмещение им профессии (должности), расширение зон обслуживания, увеличение объема работы или исполнении обязанностей сотрудника, который идет в командировку.
С помощью кнопки «Присоединенные файлы») есть возможность присоединить файлы к документу (например, сканированную копию оригинала приказа и т. п.).
В программе «BAS ERP» с помощью кнопки «Напомнить» в документе «Командировка» можно создать произвольное напоминание. Например, если при оформлении документа пришлось отвлечься и закончить оформление придется только завтра. Тогда можно создать соответствующее напоминание непосредственно из документа. В указанное время (который можно настраивать, в том числе по датам, имеющимся в самом документе) автоматически откроется окно с напоминанием. Напоминание можно прекратить или отложить.
С помощью кнопки «Печать» можно вывести на печать:
Приказ о направлении в командировку
Командировочное удостоверение
Служебное задание
Расчет среднего заработка
Детальный расчет начисления:
Для оформления командировки нескольких сотрудников и печати соответствующего учетного приказа можно воспользоваться документом Командировки группы.
В документе «Командировка группы»:
1. В реквизите «Организация» необходимо выбрать ту организацию, сотрудники которой направлены в служебную командировку.
2. В реквизите «Дата» указывается дата регистрации документа в информационной базе. По умолчанию дата заполняется текущей датой компьютера. Дата документа используется печатной форме приказа о направлении сотрудников в командировку.
3. Реквизит «Номер» не является активным для пользователя. Программа автоматически присвоит номер документа после его записи. Номер документа также используется в печатной форме приказа о направлении сотрудников в командировку.
4. В табличной части документа перечисляются сотрудники, которые направляются в командировку, с помощью кнопок «Подбор» или «Добавить» (если условия командировки нескольких сотрудников одинаковые или сходные, то новые строки в табличную часть удобнее добавлять копированием):
Для завершения оформления командировок следует оформить документ «Командировка» в соответствии с указанными условиями. Для ввода документов по всем командировкам одновременно следует воспользоваться ссылкой «Оформить отсутствия» под табличной части. По ссылке «Оформить отсутствие ...» непосредственно из строки табличной части можно оформить только указанное в этой строке командировки (открывается специальная форма, аналогичная форме документа «Командировка» на одного сотрудника, которую при необходимости можно дозаполнить). В результате оформления создаются документы «Командировка». В документе «Командировка группы» в колонке «Учет и отсутствия начисления» появляется ссылка «Отсутствие включено». Если в программе работают пользователи с ограниченными правами, то документы «Командировка» создаются неутвержденными. Для завершения оформления командировок эти документы следует рассчитать (утвердить) и провести. Пока документы не проведены, в документе «Командировка группы» можно изменить условия уже оформленной командировки, и это изменение отразится в соответствующем документе «Командировка» автоматически. После проведения документа «Командировка», в колонке «Учет и отсутствия начисления» появляется ссылка «Отсутствие учтено, начисление выполнено»;
реквизит «Руководитель» и «Должность» автоматически заполняются ФИО должности из справочника «Организации» на основании сведений об ответственных лицах организации, и используются для расшифровки подписи в печатной форме приказа о направлении сотрудников в командировку.
Важно:
Введение одного документа «Командировка группы» недостаточно для расчета и регистрации указанных в нем служебных командировок. После его заполнения следует отразить командировки документами «Командировка». Если нужно оформить командировку только на одного сотрудника, то можно создать непосредственно документ «Командировка».
За дни командировки, приходящиеся на выходной или праздничный день, предприятие предоставляет или другой день отдыха (тогда оплата за работу в выходной в одинарном размере), или оплачивает настоящее время в соответствии со ст. 107 КЗоТ, а именно:
Излишне израсходованными средствами считаются суммы, полученные на командировку или под отчет, не возвращенные в установленные пп. 170.9.2-170.9.3 НКУ сроки. Суточные потраченные сверх нормы 600 грн по Украине и 80 евро за границу считаются сверхурочными. Сумму сверхнормативных суточных нужно облагать в таком же порядке, как и излишне израсходованные средства. То есть базу обложения НДФЛ определяется с учетом неденежного коэффициента с п.164.5 НКУ. Как объясняла ДФС, это нужно для того, чтобы налоговый агент мог уплатить НДФЛ только за счет этого дохода (см., В частности, ИПК ГФСУ от 17.05.2017р. "№ 232/6 / 99-99-13-02-03- 15 / ИПК):
Учитывая это разъяснение ДФС, можно сделать вывод, что сверхурочные суточные являются дополнительным благом в денежной форме, так что нет оснований применять неденежный коэффициент. Сумму превышения необлагаемого размера суточных расходов надлежит облагать и военным сбором, но без применения указанного коэффициента.
После того как работник вернулся из командировки, он подает авансовый отчет, форма которого утверждена приказом Минфина от 28.09.2015 г. №841 (в редакции приказа Минфина от 10.03.2016 г. №350).
Работник, получавший аванс командировки, должен подать авансовый отчет до окончания пятого банковского дня после завершения командировки. Если после командировки остались средства, то они возвращаются в кассу или зачисляются на банковский счет предприятия до или во время представления отчета.
За аванс, который получался на платежную карточку и снимались средства через банкомат, отчитаться и вернуть средства такой работник должен не позднее третьего банковского дня после завершения командировки.
Авансовый отчет следует составлять после каждого факта возвращения из командировки, то есть возвращение к населенному пункту, в котором расположено место постоянной работы.
В случае если командировка оформлена приказом о командировке, работник отчитался о командировке вовремя и отметил сумму причитающихся ему суточных в авансовом отчете в соответствии с приказом, при этом сумма суточных не превышает размер, установленный пп. 170.9.1 НКУ, этого достаточно для того, чтобы не облагать указанные суммы.
Средства на проезд не будут облагаться, если будут предоставлены документы, удостоверяющие расходы, такие как транспортные билеты или транспортные счета (багажные квитанции), в том числе электронные билеты при наличии посадочного талона и расчетные документы об их приобретении по всем видам транспорта, в том числе чартерным рейсам.
Авансовый отчет регистрируется в программе документом авансовый отчет (меню Банк и касса - касса - авансовые отчеты).
По ссылке Авансы в документе Авансовый отчет указываются документы, по которым выдаются денежные средства, и суммы, за которые подотчетное лицо отчитывается. На других закладках определяется назначения потраченных подотчетным лицом сумм.
В разных табличных частях документа указаны данные, определяются счета дебета, которые будут числиться в проводках в корреспонденции со счетом 372 Расчеты с подотчетными лицами.
Расходы предприятия включают в себя расходы подотчетного лица, указываются на закладке прочее.
На закладке Другое работники, которые едут в командировку, в авансовом отчете отмечают, в частности суточные. В таком случае должен быть заполнен флаг Это суточные. Обязательно должно быть указано количество дней, в случае командировки за границу должен быть установлен одноименный флажок (ЕРП, КУП). Сумма суточных в пределах норм, отмечается в документе, проверяется и может быть исправлена пользователем.
Печатная форма авансового отчета формируется по кнопке Печать.
Для анализа работы с подотчетными лицами в ЕРП и КУП предусмотрены следующие отчеты (раздел «Казначейство» - «Отчеты по казначейству»):
«Денежные средства у подотчетных лиц» - позволяет получить информацию о расходовании и выдаче денежных средств подотчетному лицу, проводить анализ движения денежных средств в разрезе документов выдачи / расходования денежных средств. Отчет является одним из вариантов отчета «Ведомость по денежным средствам»;
«Контроль операций с денежными средствами», отчет также может быть вызван с рабочего места «Авансовый отчет» по гиперссылке «Контроль денежных средств у подотчетных лиц».
Отчет "Контроль операций с денежными средствами» позволяет
«Контроль выданных подотчетному лицу авансов», доступный из формы документа «Заявка на расходование денежных средств».
Отчет «Контроль выданных подотчетному лицу авансов» позволяет:
Автор материала:
Консультант по ведению учета Заработной платы и кадров в программных продуктах BAS и 1С:Підприємство
Наталья Попова, "TQM systems"
Больше: инструкций по зарплате и кадрам в нашем блоге
*Копирование материала возможно только со ссылкой на источник и указанием автора материала. Благодарны за уважение к правам интеллектуальной собственности TQM systems
SaaS сервисы
Программы 1С:Підприємство
CRM
ERP
Node.JS, .NET
1С:Підприємство
API, IPasS
Разработка Web Apps
1С:Підприємство Автоматизация
Аудит IT проектов
Интеграция 1С:Підприємство
Получайте наши информационные материалы:
Работаем на IT-рынке с 2008 года.
Наша миссия - упростить управление данными.
Copyright © 2008-2024 TQMsystems. Все права защищены. Privacy Policy | Terms of Service