Как провести документально и принять сотрудника на работу в зарплатном блоке? Как оформить факт приема сотрудника на работу по трудовому договору и провести приказ о приеме, заполнить справочники "Физические лица" и "Сотрудники", "Группы сотрудников". Особенности принятия на работу списком. Работа с тезками, совместителями и уволенными сотрудниками, повторно нанявшимися. Описание всех нюансов работы с функционалом приема на работу в программах BAS ERP, КУП, Бухгалтерія КОРП.
Подписывайтесь на наш Телеgram!
Новости, анонсы, мастер классы и др. полезный контент для тех, кому важно быть впереди и в курсе темы
Автор материала:
Консультант по ведению учета Заработной платы и кадров
в программных продуктах BAS и 1С:Підприємство
Наталья Попова "TQM systems"
Вы можете задать любой вопрос по автоматизации учета заработной платы и управления персоналом, по работе с программами BAS, построения расчетов и бизнес-процессов.
Мы подготовим для вас материал и предоставим развернутый ответ, поделимся богатым опытом.
Для того, чтобы оформить факт приема сотрудника на работу по трудовому договору и провести приказ о приеме, в программе нужно:
Документ «Прием на работу» предназначен для регистрации заключения трудового договора с одним работником и для оформления соответствующего приказа о приеме по типовой форме № П-1.
Документ «Прием на работу списком» предназначается для регистрации приема на работу сразу нескольких сотрудников и для оформления соответствующего приказа о приеме. Этот документ создается аналогично документу «Прием на работу» для оформления одного сотрудника.
Документ «Начальная штатная расстановка», который является в рассматриваемых конфигурациях, назначается для ввода кадровых данных списка сотрудников, а именно в начале эксплуатации программы в организации, где уже есть работающие сотрудники. Документ создается аналогично документу «Прием на работу».
Объектами кадрового учета являются физические лица и сотрудники. В типовых решениях есть два справочника, в которых хранится информация о человеке, но эти справочники хранят различные данные:
В справочнике «Сотрудники» человек регистрируется каждый раз, когда с ним заключается договор, то есть когда оформляется приказ о приеме на основное место работы или по совместительству, заключается договор ГПХ. Если человек увольняется, а затем вновь принимается на работу, также нужно создать нового сотрудника на основе этого же физического лица.
Способы создания сотрудника в программе:
Через справочник «Физические лица» в разделе «Кадры».
Рассмотрим на примере, как создается физическое лицо. В справочнике «Физические лица» нажимаем кнопку «Создать» и создаем новую карточку, которую следует заполнить данными, а именно: указать фамилию, имя, отчество сотрудника и Идентификационный номер в соответствующем реквизите. При создании карты физического лица будет достаточно только этой информации. Остальные данные как дата рождения, гражданство, документ, удостоверяющий личность и т.д., могут быть внесены в карточку в дальнейшем, в случае необходимости.
Теперь создаем сотрудника. Для этого нам нужно через созданную карточку физического лица нажать на ссылку «Работа», перейти к форме взаимодействий с физическим лицом, а из этой формы по ссылке «Новое место работы» создать карточку сотрудника и заполнить:
Для сохранения введенных данных необходимо нажать кнопку «Записать и закрыть».
Через справочник «Сотрудники» в разделе «Кадры».
Дальше нажимаем на кнопку «Создать», где необходимо:
Для сохранения введенных данных необходимо нажать кнопку «Записать и закрыть».
Задвоения в справочнике «Физические лица» нужно избегать. Когда создается сотрудник, система проверяет, есть ли такие ФИО в справочнике «Физические лица», и если не находит, то создает физическое лицо, если находит - предупреждает и предлагает создать сотрудника со ссылкой на это лицо. Но в случае ошибки в написании ФИО система не идентифицирует личность и создаст еще одну. Поэтому для предотвращения задвоений рекомендуется при создании новых сотрудников работать не со справочником «Сотрудники», а со справочником «Физические лица». А именно: с карточки физического лица по ссылке «Работа» перейти к форме взаимодействий с физическим лицом, а с этой формы по ссылке «Новое место работы» создать карточку сотрудника. Если дублирование все же были допущены, то объединить карты физических лиц можно с помощью специального помощника «Объединение личных карточек» (в группе «Сервис» раздела «Кадры»). Просмотр и редактирование персональных данных сотрудников может осуществляться либо в справочнике «Сотрудники», либо в справочнике «Физические лица». Например, личные данные человека можно ввести в карточку сотрудника, они сохранятся в справочнике физических лиц (нет необходимости отдельно открывать справочник физических лиц и вводить данные в него) и наоборот.
Для ввода заявления на применение льготы по НДФЛ в справочнике «Сотрудники» необходимо нажать на ссылку «Налог на доходы». Здесь же отображается история изменения льготы.
Данные о способе выплаты и отражения начислений сотруднику вводятся по ссылке «Выплаты, учет расходов».
При большом количестве сотрудников может возникнуть необходимость различать их по тем или иным признакам. Такое разделение удобно как для визуального восприятия списка сотрудников, так и при оформлении учетных документов или построении аналитических отчетов только по определенным сотрудникам. В программе есть возможность создания произвольных групп сотрудников. При этом:
Группы сотрудников описываются в справочнике «Группы сотрудников» (раздел «Кадры» - «Настройки и справочники»).
Группы также возможно создать не только для ручного внесения сотрудников, но и с автоматическим заполнением. Для этого нужно включить флаг «Формировать автоматически» и по ссылке «Настроить критерии отбора» настроить такие условия, при которых сотрудники будут относиться к группе. Отбор настраивается так же, как и в аналитических отчетах.
Посмотреть список сотрудников можно по предварительно настроенным или заполненным группам с помощью вида списка.
Группы сотрудника также можно посмотреть и отредактировать в его карточке по соответствующей ссылке.
При создании сотрудника (если его данные еще не записаны в программе) есть возможность создать документ «Прием на работу», нажав на кнопку «Оформить документ» - «Прием на работу» или на ссылку «Принять на работу». При этом система запросит подтверждение создания нового элемента в справочнике «Сотрудники» («Сотрудник еще не записан. Записать и продолжить?»). Необходимо нажать на кнопку «Да».
В информационной базе при этом автоматически:
На закладке «Оплата труда»:
На закладке «Трудовой договор»:
При приеме на работу иностранного гражданина или лица без гражданства, то есть сотрудников, которым не начисляется ЕСВ (в реквизите «Категория ЕСВ» указано «Не учитывается») появляется закладка «Дополнительно». На ней есть возможность указать дополнительные сведения (реквизиты «Разрешение на работу», «Вид на жительство», «Условия оказания медицинской помощи») для отражения их в трудовом договоре.
Реквизиты «Руководитель» и «Должность» автоматически заполняются ФИО и должностью руководителя организации из справочника «Организации» на основании сведений об ответственных лицах организации и используются для расшифровки подписи в печатной форме приказа.
С помощью кнопки «Печать» можно сформировать и вывести на печать приказ о приеме на работу по форме № П-1. В программе есть некоторые особенности формирования печатной формы приказа, которые могут быть заданы в настройке печатных форм (раздел «Кадры» - «Настройки и справочники» - «Настройки упорядочения и печатных форм"):
Кроме того, с помощью кнопки «Печать» можно сформировать и вывести на печать трудовой договор с работником (обычный) и трудовой договор при дистанционной работе.
Для автоматического заполнения реквизитов в печатной форме трудового договора необходимо, чтобы в справочник «Сотрудники» были внесены паспортные данные и другая информация о сотруднике. Вызвать форму для ввода этих данных можно с карточки сотрудника с помощью ссылки «Личные данные».
Заполняются данные сотрудника - место рождения, гражданство, документ, удостоверяющий личность, адрес проживания, телефон домашний, рабочий, адрес по прописке, дата регистрации, адрес места жительства, адрес для информирования. Для сохранения введенных данных нажимается кнопка «ОК». Затем последовательно заполняются персональные данные сотрудника по соответствующим ссылкам: «Образование, квалификация», «Семья», «Трудовая деятельность», «Специальные статусы» (определяется, является ли лицо пенсионером и/или имеет инвалидность), «Военный учет (данная ссылка появляется, если в настройке параметров кадрового учета установлен флаг «Ведется воинский учет» и т. д..
Для массового оформления приема на работу сотрудников предварительно в программе необходимо зарегистрировать новых сотрудников в справочнике «Сотрудники» (раздел «Кадры»).
Регистрация массового приема сотрудников на работу в программе осуществляется с помощью документа «Прием на работу списком» (раздел «Кадры»), в котором:
При регистрации приема на работу по совместительству следует обратить внимание на следующие особенности:
1. Вид занятости в справочнике «Сотрудники» может принимать следующие значения:
2. При приеме сотрудника на работу по внутреннему совместительству особое внимание следует обратить на правильное введение данных в справочники «Физические лица» и «Сотрудники». В справочнике «Сотрудники» для внутреннего совместителя образуется новый элемент, при этом в справочнике «Физические лица» создавать новый элемент не следует. При регистрации приема необходимо выбрать уже имеющийся в справочнике «Физические лица» элемент, который был введен при регистрации приема по основному месту работы. То есть при создании карты сотрудника, после того, как будет заполнено поле ФИО сотрудника (в справочнике «Физические лица» уже зарегистрировано физическое лицо с такими ФИО) для нового сотрудника автоматически предлагается использовать данные этого физического лица в диалоге «Найден человек с похожим именем» (рис. 5), нужно нажать на кнопку« Да, это тот, кто мне нужен». При создании приема на работу такого сотрудника автоматически в качестве вида занятости будет установлено «Внутреннее совместительство».
График работы совместителя. Для совместителей устанавливается график работы неполного рабочего времени.
Если сотрудник уволился, а затем снова трудоустраивается, и вы хотите зарегистрировать оформление другого трудового договора с этим человеком, то можно создать нового сотрудника из раздела Работа карточки соответствующего физического лица.
Если для регистрации нового трудового договора (для уже имеющегося в программе физического лица) ввести нового сотрудника непосредственно в справочник сотрудников, то при вводе повторяющихся ФИО программа сообщает, что подобное физическое лицо уже есть в программе, и предлагает выбрать его. При выборе состоится «привязывание» этого физического лица к сотруднику, который вводится. Таким образом программа позволит избежать нежелательного дублирования физических лиц.
В карточке работника нет возможности явно указать, что этому сотруднику соответствует определенное, уже ранее созданное физическое лицо, «отвязать» одно физическое лицо и «привязать» другое. Поэтому рекомендуется вводить «повторных» сотрудников с карточки соответствующего физического лица, а непосредственно в справочник вводить сотрудников внимательно, не допуская дублирования физических лиц.
Автор материала:
Консультант по ведению учета Заработной платы и кадров в программных продуктах BAS и 1С:Підприємство
Наталья Попова, "TQM systems"
Больше: инструкций по BAS ERP в нашем блоге
*Копирование материала возможно только со ссылкой на источник и указанием автора материала. Благодарны за уважение к правам интеллектуальной собственности TQM systems
SaaS сервисы
Программы 1С:Підприємство
CRM
ERP
Node.JS, .NET
1С:Підприємство
API, IPasS
Разработка Web Apps
1С:Підприємство Автоматизация
Аудит IT проектов
Интеграция 1С:Підприємство
Получайте наши информационные материалы:
Работаем на IT-рынке с 2008 года.
Наша миссия - упростить управление данными.
Copyright © 2008-2025 TQMsystems. Все права защищены. Privacy Policy | Terms of Service