Управление учебным центром обучения иностранным языкам

Конфигурация «1С:Підприємство Управление учебным центром обучения иностранным языкам» предназначена для организации эффективного управления учебным центром. Проект реализован в среде 1С:Підприємство, версия 8.3, управляемый интерфейс, для конкретного учебного центра. Параметры учебного центра на 02.11.2018 г. - 1079 учащихся в учебных группах, несколько корпоративных групп, несколько индивидуальных учащихся. 2 локации – для регулярных учебных групп и корпоративных учебных групп, около 30 преподавателей. Используется SQL версия информационной базы, PostgreSQL.

---

Функциональные разделы проекта

• Планирование и организация учебного процесса
  • Учебные программы, стоимость обучения, учебные пособия и «пейсинги» их прохождения.
  • Определение материально-технических ресурсов учебного процесса, классы, локации.
  • Планирование учебных групп, составление расписания и графики оплат.
  • Формирование контингент преподавателей, оформление контрактов, графики работ, ставки оплат преподавателей, расценки работ.
• Анкетирование кандидатов и формирование учебных групп
  • База данных кандидатов, входные анкеты и тестирование уровня знаний. Рекомендации по программам обучения. Плановый состав учебных групп.
  • Формирование договоров на обучение, учет взаиморасчетов с учащимися. Скидки и графики оплат. Фактический состав учебных групп. Перемещения учащихся между группами до начала учебного процесса.
  • Корпоративные анкеты. Взаиморасчеты с контрагентами по корпоративным учебным группам.
• Проведение учебного процесса
  • Учебные занятия, учет посещаемости учащихся, учет работы преподавателей.
  • Графики оплат и контроль своевременных оплат учащимися услуг обучения. Система смс оповещения.
  • Перемещения учащихся между учебными группами, расчеты по переходам, отчислениям, корректировки задолженности.
  • Анализ загруженности ресурсов и оценка потенциальных возможностей по зачислению новых учащихся.
  • Анализ непротиворечивости распределения ресурсов.
  • Табельный учет времени преподавателей. Начисления преподавателям за услуги обучения. Учет времени отпусков, больничных, пропусков.
• Материально-техническое обеспечение учебного процесса.
  • Заказы на учебные пособия. Сводные заказы. Утверждение заказов. Поступление учебных пособий. Движения, остатки и выдача учебных пособий с хранилища или склада.
  • Оплаты, накладные, доверенности – документы по обслуживанию движения учебных пособий и материалов для обучения.
• Администрирование информационной базы, настройка параметров, сервисные функции.
  • Распределение прав доступа для пользователей.
  • Настройка кабинетов пользователей различных категорий.
  • Система электронной почты по всем разделам проекта, смс оповещения.
  • Сервисная система обслуживания проекта. Проведение документов, удаление, восстановление данных.
• Обмен данными с конфигурацией «1С:Підприємство Бухгалтерия».
  • Ежедневный обмен данными по оплатам и автоматическое создание документов в «1С:Підприємство Бухгалтерия». (Приходный и расходный кассовый ордер, платежные поручения входящие).
  • Ежемесячный обмен данными по реализации услуг образования и автоматическое создание документов в «1С:Підприємство Бухгалтерия». (Реализация товаров и услуг).

---

Кабинеты пользователей

• Кабинет руководителя
• Кабинет преподавателя
• Кабинет системного администратора
• Кабинет администратора учебного процесса
• Кабинет менеджера учебного процесса
• Кабинет администратора обслуживания учебного центра
• Кабинет обслуживающего персонала

---

Кабинет руководителя

Кабинет настраивается по требованию конкретного руководителя. Активно используются графики. Органайзер позволяет планировать собственные задачи управления, давать задания сотрудникам и контролировать их исполнение. Возможно дублирование задания по электронной почте. Задания отражаются в соответствующих кабинетах пользователей.

Раздел Оплаты. Показывает суммы поступления и расхода денежных средств за последние 30 дней. Период может быть произвольным. Справедливо для всех графиков и отчетов.

Раздел Учащиеся. Распределение учащихся по различным учебным программам. В определенной степени отражает степень «популярности» или востребованности учебных программ.

Раздел Анкеты. Количество заполненных анкет и фактически зачисленных учащихся, которые произвели вступительную оплату.

Органайзер. Распорядок дня руководителя. Постановка заданий сотрудникам. Дублирование по электронной почте.

---

Кабинет администратора учебного процесса

Навигатор отражает основные функции администратора. Полный перечень доступных операций находятся в разделах Документы, Справочники, Отчеты и Оповещения.

Учебный процесс начинается с формирования учебных программ. Учебные программы реализуют стратегию Учебных проектов, которые используются и в качестве видов начислений для преподавателей.

Учебные проекты. На каждый проект могут быть назначены отдельные оклады, тарифные ставки или сдельные расценки. По умолчанию реализуется проект Урочное время. Реквизит Приоритет позволяет корректно составлять ведомость Табельного учета времени преподавателей.

На основе учебных программ и имеющихся ресурсов формируются учебные группы (пустые).

Для учебных групп составляется расписание занятий по преподавателям и учебным классам.

Зачисление учащихся производится на основе входных анкет.

При отчислении из учебной группы анкета закрывается. При переходе в другую учебную группу текущая анкета закрывается и создается новая. Элемент справочника Персональные данные (карточки учащихся) остается неизменным. Остатки долгов или предоплаты переносятся с помощью документа «Корректировка долга».

Документ корректировки долга.

Общий состав групп отражается в нескольких отчетах. Один из них – «Сформировавшиеся учебные группы на дату».

Контроль за оплатами и графиками оплат также осуществляется несколькими отчетами. Например, отчет «Задолженность и оплаты учащихся». На основе данного отчета также формируется документ «СМС Оповещение» - для массовой рассылки смс-оповещений о необходимости очередных оплат (в случае задолженности).

Большинство отчетов содержит расшифровки с возможностью просмотра первичных документов.

Более традиционный, с точки зрения бухгалтерии, отчет по сверке взаиморасчетов.

Корпоративные учебные группы формируются на основе документа «Корпоративная входная анкета»

На основе корпоративной анкеты формируются счета для заказчика.

Печатаются соответствующие документы.

Оплата за обучение производится на основе сумм задолженности студентов. Для быстрого обслуживания клиентов введены документы «Быстрые реестры оплат входящих»

Опция График позволяет визуально контролировать суммы оплаты.

Документ Оплата входящая.

---

Кабинет преподавателя

Кабинет составлен на английском языке, специально для англоязычных преподавателей.

Опция Paperwork содержит основные документы, с которыми работает преподаватель, проведение учебных занятий, тестов, ведение дневников студентов, проведение пропущенных занятий, контроль пейсинга учебных занятий, выпуска учебных групп.

Аналогичный Paperwork функционал может быть получен и через закладку Основное.

Учебные занятия проводятся на основе документа Занятия учебной группы (Classes). Перейти к ним можно из расписания Registers с последующей расшифровкой занятия или личного кабинета Personal Cabinet (см.ниже)

Документ «Занятие учебной группы».

Успеваемость студентов контролируется с помощью документов тестирования. Структура тестов создается в соответствующем справочнике.

Преподаватель заполняет Дневники учебных групп.

Пейсинг (темп выполнения) учебной программы отражается в отчете Отчет пейсинга.

Распорядок дня может быть просмотрен в личном кабинете преподавателя. Из данного списка учебных занятий можно сразу перейти к уроку, также как было ранее показано - из расписания.

В закладке Сообщения отражаются задания, поставленные сотруднику руководителем.

---

Кабинет системного администратора

Общие установки и параметры, кабинеты пользователей, обмен данных, оповещения и системные инструменты.

Карта проекта – Справочники

Карта проекта – Документы

Карта проекта – Отчеты

Обмен данными с конфигурацией 1С:Підприємство Бухгалтерия осуществляется через подготовку данных в данном проекте и выполнением внешней обработки создания необходимых документов в 1С:Підприємство Бухгалтерия.

Для автоматизации процесса перевода используется документ Переводчик. Используется бесплатный сервис от Яндекса.

---

Дополнительные отчеты проекта

Акт сверки взаиморасчетов для отдельного учащегося.

2 или более пропущенных урока. Из данного отчета можно контролировать отработки пропущенных занятий.

Назначение новой учебной группы для преподавателя.

Карточки учащихся.

Дневники студентов.

Выбывшие учащиеся.

Анализ занятости преподавателей.

Занятость учебных классов.

Заполненность учебных групп. Краткий аналог отчета Сформировавшиеся учебные группы.

Исполнение заказов за период.

Наличие и выдача учебных пособий со склада. (Концовка отчета)

Оборотная ведомость по складам за период.

Посещаемость учебных занятий (G12-1).

Содержание учебных занятий (G-12-2)

Пропущенные занятия и отработки за период. Используется режим – только пропуски и отработки.

Поступление денежных средств за период.

Расход денежных средств.

Табельный учет времени преподавателей.

Проведение занятий (план / факт) за период.

Расписание занятий на день.

Реестр договоров на обучение.

Рекомендованное количество групп для открытия.

Реестр анкет за период.

Форма А. (Дорабатывается).

*Копирование материала возможно только с ссылкой на источник и указанием автора материала. Благодарим за уважение интеллектуальных прав собственности.TQM systems