Группа компаний Альфа Химгрупп

Группа компаний Альфа-Химгрупп ведущий производитель и поставщик средств защиты растений и семян на рынке Украины уже более 14ти лет.

Сегодня Альфа-Химгрупп - компания, которая производит качественный продукт и умеет преподнести его потребителю с высоким уровнем сервиса, владеет эфеективной дистрибьюторской сетью по всей Украине.

Группа компаний Альфа-Химгрупп системно развивает свой бизнес во всех направлениях, в том числе в области автоматизации управления и учета. Сотрудничество компаний TQM systems и Альфа-Химгрупп было заложено в 2008г и продолжается по текущий день в рамках совместного решения поставленных задач по развитию бизнеса.

Отзыв о внедрении 1С:Підприємство 8

Группа компаний Альфа-Химгрупп занимается поставкой продукции для защиты растений. На текущий момент мы являемся крупнейшим поставщиком химикатов для удобрения и защиты урожая по всей территории Украины, как на рынке дистрибуторов, так и конечного потребителя.

В связи с быстрым развитием нашего бизнеса, прежняя система учета уже не могла удовлетворять наших потребностей:

• Частично учет велся в Бухгалтерії 7.7, в котором решались бухгалтерские задачи;
• Часть управленческого анализа выполнялась с помощью Excel;
• Трудоемкость сбора информации становилась неприемлемой;
• Многие параметры вообще нигде не учитывались, но уже требовали анализа;
• Не оптимальное использование трудовых ресурсов и др.

В связи с необходимостью наличия инструмента учета и управления для возможности достижения наших стратегических целей, было принято решение о старте проекта по переходу на новую систему учета и управления процессами и показателями предприятия.

В результате проведения тендера мы выбрали компанию ООО «ТКМ системс» в качестве партнера по реализации проекта внедрения автоматизированной системы учета и управления по следующим критериям: скорости реакции на запрос; соглашением с выдвинутыми с нашей стороны сжатым срокам по внедрению, предложенной системе дальнейшего сопровождения в части технического обеспечения и документирования, а так же в связи с наличием опыта реализации подобных проектов как по объему работ так и по сложности автоматизируемых процессов.

В качестве базового продукта мы выбрали «Управління торговим підприємством»: конфигурация была выбрана так как максимально покрывала требуемые учетные блоки нашей компании и давала возможность объединить бухгалтерские данные с управленческими показателями в единой информационной среде.

В ходе нашего проекта специалистами компании TQM systems совместно с нашими сотрудниками были выполнены следующие работы:

• Написано техническое задание по автоматизируемым процессам;
• Выполнена модификация продукта под требования, согласно технического задания;
• Проведены первичные групповые и индивидуальные тренинги по работе с программным продуктом;
• Проведено внедрение программного продукта по подразделениям;
• По результатам внедрения выполнены дополнительные доработки в части сквозных процессов, документооборота и возникших новых требований.

Во второй половине сентября 2008 г. был начат этап написания технического задания, в процессе которого проводилось интервьюирование со всеми ключевыми пользователями системы по автоматизируемым процессам, - и в первой половине ноября мы согласовали окончательный объем данного документа. На этапе написания специалистами компании TQM systems технического задания, сотрудники нашей компании имели возможность пересмотреть описанные бизнес-процессы, проанализировать их, обсудить «со стороны». В результате чего были обнаружены нестыковки, места, требующие оптимизации, скорректированы требования – таким образом, совместно была получена некоторая концепция системы.

Со второй половины ноября 2008 г. до февраля 2009г. выполнялась разработка согласно техническому заданию. Среди прочих в рамках технического задания были решены следующие задачи:

• Возможность учета определенных пакетов условий в зависимости от категории контрагентов на дату (схема оплаты, типы цен) в разрезе групп контрагентов/подразделений;
• Возможность автоматического учета скидок в зависимости от категории товара в разрезе групп товаров/подразделений, контроль их превышения;
• Формирование спецификаций к договору в соответствии с установленными пакетами условий по категории контрагента/категории номенклатуры;
• Учет накопительных скидок в спецификации;
• Отслеживание в спецификации плана продаж по менеджеру и контроль на превышение;
• Автоматическое формирование печатных форм договоров/спецификаций в формате .docпо установленным на дату шаблонам в разрезе типов договоров;
• Автоматическое формирование графика платежей по договору/спецификации в соответствии с установленной схемой оплаты;
• процесс контроля своевременности оплат: формирование пакета напоминаний по установленным схемам оплаты, доработка отчетности;
• отслеживание стадий выполнения заказа поставщику поэтапно;
• доработки по документообороту (механизмы учета движения оригиналов документов);
• визирование договоров и спецификаций к ним в несколько этапов;
• доработка параметров категоризации по новым критериям с учетом веса/баллов/системы оценки и автоматическая категоризация по установленному набору критериев на дату в разрезе групп контрагентов;
• разработка интерфейсов согласно выполняемым функциональным обязанностям пользователей;
• настройка обмена между базами с частичной выгрузкой документов по заданному алгоритму;
• Ограничения по правам доступа (решены сложные задачи по разграничению прав доступа, такие например как добавление нескольких новых разрезов, запрет на определенные реквизиты/объекты при определенных условиях, возможность формирования заказов поставщикам при полном запрете на цену/себестоимость и др.);

С февраля 2009 г. Начались групповые и индивидуальные обучения пользователей, автоматически перенесены некоторые данные из других учетных систем, и выполнен запуск системы в опытную эксплуатацию. Это был довольно сложный период для обеих компаний, т.к. требовалось большое количество времени по переводу всех пользователей в новый режим работы, - ломались старые принципы работы, исправлялись ошибки, изменялись алгоритмы работы пользователей и системы. В результате этого сложного этапа все основные подразделения холдинга были переведены на работу в новую систему:

• финансовый отдел;
• бухгалтерия;
• отдел закупок;
• отдел продаж дистрибуторам;
• отдел продаж конечному потребителю;

Столкнулись с некоторыми сложностями в отношении организации работы менеджеров в регионах: основными причинами можно назвать человеческий фактор и технические параметры в части интернета территориально в местах работы региональных менеджеров. В результате для работы региональных менеджеров были упрощены формы и порядок заполнения основных документов, предоставлены пользовательские инструкции по основным процессам.

После того, как были автоматизированы основные процессы в рамках сопровождения, были решены много других задач, оптимизирующих работу отделов. Среди таких можно отметить: процессы по работе офис-менеджера (планы активности, протоколы собраний и др.); работу секретаря по документообороту; доработка отчетности по бонусам; отчетности по товарному движению и по взаиморасчетам/задолженности; по себестоимости в разрезе статей дополнительных расходов; доработка реестра заказа покупателей с выводом всей необходимой информации для аналитика/менеджера; были выполнены некоторые работы по работе логистов, реализована возможность отслеживания любых изменений в системе с выводом для каждого пользователя интересующей информации, например, бухгалтер оперативно видит в информационной ленте получение доверенности секретарем и др.

Так как с внедрением системы практически все бизнес-процессы были пересмотрены, наша компания пришла к решению повторного описания бизнес – процессов с целью их регламентации. По результатам описанных бизнес-процессов нами планируется формирование пользовательских инструкций по регламенту отражения этих бизнес-процессов в системе.

На текущий момент организована работа на 30 местах и более 25 активно работающих пользователей. Так как все основные процессы запущены и находятся в рабочем состоянии, - мы постепенно переводим сопровождение продукта на наш ИТ отдел, который будет в дальнейшем поддерживать работу системы. Следующим нашим проектом мы планируем запуск подсистемы CRM и Call- центра, для чего нам еще предстоит определиться с продуктом и техническим обеспечением.

В ходе работ по проекту сотрудники TQM systems проявили себя как квалифицированные и опытные специалисты в сфере внедрения автоматизированных систем управления. Благодаря их отдаче и вовлеченности в работу мы смогли внедриться в максимально короткие сроки, проанализировать работу компании со стороны, в связи с этим выполнить некоторые кадровые перестановки, по – новому взглянуть на процессы и перейти на качественно новый уровень работы.

Хотелось бы отметить выполнение со стороны компании TQM systems всех взятых на себя обязательств по срокам, предоставление достаточного количества специалистов на этапах, где требовалось быстро выполнить большие объемы разработок, скорость реакции на запросы и внимательность к пользователям, документацию выполненных работ, готовность решения сложных ситуаций при внедрении. Компания "TQM systems" показала себя как ответственный, профессиональный и надежный партнер.

Официальный сайт Альфахимгрупп

+38(044) 220-04-46

ПРОДУКТ ВНЕДРЕНИЕ "Управління торговим підприємством"

60 ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ

*Копирование материала возможно только с ссылкой на источник и указанием автора материала. Благодарим за уважение интеллектуальных прав собственности.TQM systems