Група компаній Альфа Хімгруп

Група компаній Альфа-Хімгруп провідний виробник і постачальник засобів захисту рослин і насіння на ринку України вже більше 14ти років.

Сьогодні Альфа-Хімгруп - компанія, яка виробляє якісний продукт і вміє піднести його споживачеві з високим рівнем сервісу, володіє ефеектівной дистриб'юторською мережею по всій Україні.

Група компаній Альфа-Хімгруп системно розвиває свій бізнес у всіх напрямках, в тому числі в області автоматизації управління і обліку. Співпраця компаній TQM systems і Альфа-Хімгруп була закладена в 2008р і триває до теперішнього дня в рамках спільного вирішення поставлених завдань з розвитку бізнесу.

Відгук про впровадження 1С:Підприємство 8:

Група компаній Альфа-Хімгруп займається постачанням продукції для захисту рослин. На поточний момент ми є найбільшим постачальником хімікатів для удобрення та захисту врожаю по всій території України, як на ринку дистриб'юторів, так і кінцевого споживача.

У зв'язку з швидким розвитком нашого бізнесу, колишня система обліку вже не могла задовольняти наших потреб:

• Частково облік вівся в Бухгалтерія 7.7, в якому вирішувалися бухгалтерські завдання;
• Частина управлінського аналізу виконувалася за допомогою Excel;
• Трудомісткість збору інформації ставала неприйнятною;
• Багато параметрів взагалі ніде не враховувалися, але вже вимагали аналізу;
• Не оптимальне використання трудових ресурсів та ін.

У зв'язку з необхідністю наявності інструменту обліку і управління для можливості досягнення наших стратегічних цілей, було прийнято рішення про старт проекту з переходу на нову систему обліку та управління процесами і показниками підприємства.

В результаті проведення тендеру ми вибрали компанію ТОВ «ТКМ системс» в якості партнера з реалізації проекту впровадження автоматизованої системи обліку та управління за наступними критеріями: швидкість реакції на запит; угода з висунутими з нашого боку стислими термінами з впровадження, запропонована система подальшого супроводу в частині технічного забезпечення та документування, а так само в зв'язку з наявністю досвіду реалізації подібних проектів як за обсягом робіт так і за складністю процесів, що автоматизуються.

В якості базового продукту ми вибрали «Управління торговим підприємством»: конфігурація була обрана так як максимально покривала необхідні облікові блоки нашої компанії і давала можливість об'єднати бухгалтерські дані з управлінськими показниками в єдиному інформаційному середовищі.

В ході нашого проекту фахівцями компанії TQM systems спільно з нашими співробітниками були виконані наступні роботи:

• Написано технічне завдання за процесами, що автоматизуються;
• Виконана модифікація продукту під вимоги, згідно технічному завданню;
• Проведено первинні групові та індивідуальні тренінги з роботи з програмним продуктом;
• Проведено впровадження програмного продукту за підрозділами;
• За результатами впровадження виконані додаткові доопрацювання в частині наскрізних процесів, документообігу і нових вимог, що виникли.

У другій половині вересня 2008 року був розпочатий етап написання технічного завдання, в процесі якого проводилося інтерв'ю з усіма ключовими користувачами системи за процесами, що автоматизуються, - і в першій половині листопада ми узгодили остаточний обсяг даного документа. На етапі написання фахівцями компанії TQM systems техніческого завдання, співробітники нашої компанії мали можливість переглянути описані бізнес-процеси, проаналізувати їх, обговорити «з боку». В результаті чого були виявлені нестиковки, місця, що потребують оптимізації, скориговані вимоги - таким чином, спільно була отримана деяка концепція системи.

З другої половини листопада 2008 до лютого 2009 р. виконувалася розробка згідно з технічним завданням. Серед інших в рамках технічного завдання були вирішені наступні завдання:

• Можливість обліку певних пакетів умов в залежності від категорії контрагентів на дату (схема оплати, типи цін) в розрізі груп контрагентів / підрозділів;
• Можливість автоматичного обліку знижок в залежності від категорії товару в розрізі груп товарів / підрозділів, контроль їх перевищення;
• Формування специфікацій до договору відповідно до встановлених пакетами умов за категоріями контрагента / категоріями номенклатури;
• Облік накопичувальних знижок в специфікації;
• Відстеження в специфікації плану продажів по менеджеру і контроль на перевищення;
• Автоматичне формування друкованих форм договорів / специфікацій в форматі .doc за встановленими на дату шаблонами в розрізі типів договорів;
• Автоматичне формування графіка платежів за договором / специфікації відповідно до встановленої схеми оплати;
• Процес контролю своєчасності оплат: формування пакета нагадувань за встановленими схемами оплати, доробка звітності;
• Відстеження стадій виконання замовлення постачальнику поетапно;
• Доопрацювання з документообігу (механізми обліку руху оригіналів документів);
• Візування договорів та специфікацій до них в кілька етапів;
• Доопрацювання параметрів категоризації за новими критеріями з урахуванням ваги / балів / системи оцінки та автоматична категоризація за встановленим набором критеріїв на дату в розрізі груп контрагентів;
• Розробка інтерфейсів відповідно до виконуваних функціональних обов'язків користувачів;
• Настройка обміну між базами з частковим вивантаженням документів за заданим алгоритмом;
• Обмеження з прав доступу (вирішені складні завдання щодо розмежування прав доступу, такі наприклад як додавання декількох нових розрізів, заборона на певні реквізити / об'єкти при певних умовах, можливість формування замовлень постачальникам при повній забороні на ціну / собівартість і ін.);

З лютого 2009 р Почалися групові та індивідуальні навчання користувачів, автоматично перенесені деякі дані з інших облікових систем, і виконаний запуск системи в дослідну експлуатацію. Це був досить складний період для обох компаній, тому що потреба у великій кількості часу щодо переведення всіх користувачів в новий режим роботи, - ламалися старі принципи роботи, виправлялися помилки, змінювалися алгоритми роботи користувачів і системи. В результаті цього складного етапу всі основні підрозділи холдингу були переведені на роботу в нову систему:

• фінансовий відділ;
• бухгалтерія;
• відділ закупівель;
• відділ продажів дистриб'юторам;
• відділ продажів кінцевому споживачу;

Зіткнулися з деякими складнощами щодо організації роботи менеджерів в регіонах: основними причинами можна назвати людський фактор і технічні параметри в частині інтернету територіально в місцях роботи регіональних менеджерів. В результаті для роботи регіональних менеджерів були спрощені форми і порядок заповнення основних документів, надані для користувача інструкції за основними процесами.

Після того, як були автоматизовані основні процеси в рамках супроводу, було вирішено багато інших завдань, які оптимізують роботу відділів. Серед таких можна відзначити: процеси стосовно роботи офіс-менеджера (плани активності, протоколи зборів і ін.); роботи секретаря з документообігу; доробка звітності щодо бонусів; звітності за товарним рухом і за взаєморозрахунками / заборгованостями; за собівартістю в розрізі статей додаткових витрат; доробка реєстру замовлення покупців з висновком всієї необхідної інформації для аналітика / менеджера; були виконані деякі роботи щодо роботи логістів, реалізована можливість відстеження будь-яких змін в системі з висновком для кожного користувача, що цікавить, наприклад, бухгалтер оперативно бачить в інформаційній стрічці отримання довіреності секретарем і ін.

Так як з впровадженням системи практично всі бізнес-процеси були переглянуті, наша компанія прийшла до рішення повторного опису бізнес - процесів з метою їх регламентації. За результатами описаних бізнес-процесів нами планується формування користувальницьких інструкцій з регламенту відображення цих бізнес-процесів в системі.

На поточний момент організовано роботу на 30 місцях і більше 25 активно працюючих користувачів. Так як всі основні процеси запущені і знаходяться в робочому стані, - ми поступово переводимо супровід продукту на наш ІТ відділ, який буде в подальшому підтримувати роботу системи. Наступним нашим проектом ми плануємо запуск підсистеми CRM і Call- центру, для чого нам ще належить визначитися з продуктом і технічним забезпеченням.

В ході робіт з проекту співробітники TQM systems проявили себе як кваліфіковані та досвідчені фахівці в сфері впровадження автоматизованих систем управління. Завдяки їх віддачі та залучення до роботи ми змогли потрапити в максимально короткі терміни, проаналізувати роботу компанії з боку, в зв'язку з цим виконати деякі кадрові перестановки, по - новому поглянути на процеси і перейти на якісно новий рівень роботи.

Хотілося б відзначити виконання з боку компанії TQM systems всіх взятих на себе зобов'язань за строками, надання достатньої кількості фахівців на етапах, де потрібно було швидко виконати великі обсяги розробок, швидкість реакції на запити і уважність до користувачів, документацію виконаних робіт, готовність вирішення складних ситуацій при впровадженні. Компанія "TQM systems" показала себе як відповідальний, професійний і надійний партнер.

Офіційний сайт Альфахімгрупп

+38 (044) 220-04-46

ПРОДУКТ ВПРОВАДЖЕННЯ "Управління торговим підприємством"

60 КОРИСТУВАЧІВ