Если оптимизировать работу с электронной почтой, то в вашем рабочем дне появится час свободного времени. Если вы чувствуете, что тратите слишком много времени на обработку почты, а количество входящих все равно не уменьшается, нужно что–то менять.
Вы уже работаете с BAS Документообіг, но ее сложно поддерживать. Нужны изменения? Ищете программистов?
Мы предлагаем уникальную возможность: 10 часов наших услуг сопровождения.
За это время вы сможете решить актуальные вопросы и оцените комфорт работы с нами, определите ценность и свою потребность в услуге поддержки.
► Наши сертифицированные консультанты предоставят вам знания и опыт проведенных внедрений.
Из серии материалов «Эффективная работа с почтой» вы узнаете, что именно. Система "BAS Документообіг" позволяет использовать обширную функциональность и имеет ряд эффективных инструментов, которые позволят организовать процесс обработки e-mail с учетом доступности многих автоматизированных функций. Следуя этим советам, вы будете обрабатывать почту быстрее.
Электронная почта – один из самых распространенных «пожирателей» рабочего времени. На ее неправильную обработку можно регулярно впустую тратить значительное время. От одного до четырех часов в день.
Повышение эффективности работы с почтой и, как следствие, повышение вашей эффективности в целом – задача реальная и легко выполнимая. Следуйте нашим советам, и вы будете обрабатывать почту быстрее.
Приемы эффективной обработки почты можно разделить на два блока:
Начнем с распределения времени.
1. Выработайте методику обработки почты
Реже заглядывайте в почту
В зависимости от объемов корреспонденции выделите ограниченное время для обработки почты: например, час утром, час вечером или пять минут в конце каждого часа. Обратите внимание, «для обработки», а не «прочтения».
Следуйте методике «Мой входящий ящик пуст»
Храните во входящих только непрочитанные сообщения, остальные обрабатывайте. Обрабатывайте, а не «читайте»! Открывайте входящее и быстро принимайте решение – удалить, ответить сразу (если это займет не более 2 минут), записать задачу, добавить в календарь или todo-лист.
2. Поддерживайте порядок
Распределяйте входящие по папкам
Для создания папок в контекстном меню дерева папок есть команда «Создать папку».
В качестве основных рекомендуем создать папки:
Остальные папки можно разделять по проектам, адресатам и другим признакам, где важно сохранение истории переписки.
Отключите все оповещения
Оповещения о новых письмах, сообщениях мессенджеров и соцсетей. По статистике, каждое такое оповещение отрывает от работы минимум на 5 минут, для обратного погружения потребуется еще 5 минут. «Еще – Настройки – Настройка почты – Список писем – Проверка новых писем – Оповещать о приходе писем».
Следуйте правилам корпоративной переписки
3. Используйте приемы быстрого разбора почты
Настройте правила автоматического разбора писем По этим правилам письма с определенными характеристиками будут попадать в нужную вам папку. Например, в папку СПАМ, «Для информации», «Переписка с НПО Меркурий» или любую другую. Это делается из списка писем через «Еще – Настройки – Правила обработки писем». (Ролик про правила автоматического разбора почты)
Например, для спам-писем порядок следующий:
Точно так же можно настроить правило для уведомлений, писем от определенных адресатов.
Сразу удаляйте письма от нежелательных адресатов
Для этого создайте правило для входящих писем. В условиях отбора укажите адресата или папку, в которой лежат письма. В качестве действия выберите «Помечать письма на удаление: Да». Не рекомендуется использовать это правило для папки СПАМ, так как в нее по ошибке может попасть нужное письмо.
Отправляйте автоответы во время отсутствия
Во время отсутствия можно автоматически отвечать на все адресованные вам письма. Текст письма задается заранее. Например, «Я в отпуске. Буду 15 декабря. Все вопросы просьба решать с Ивановым И.И.». Для этого создайте правило для входящих писем. В условиях отбора укажите период, в который письмо должно быть получено. В качестве действия укажите «Ответить текстом…». При создании отсутствия программа предложит настроить такое правило автоматически.
Настройте автоматическое перемещение обработанных писем в папку «Разобранное»
Для этого в настройках почты создается связка из двух правил обработки писем: для входящих и исходящих писем. Для входящих: выберите условие отбора «Письмо находится в папке Входящие» и укажите действие «Перенести в папку Разобранное». Это правило должно стать вспомогательным и действовать только в связке с основным. Поэтому на закладке «Завершение настройки» снимаем флажок «Правило включено».
Для исходящих писем: на закладке «Действия» выбираем «Применить к исходному письму правила» и указываем только что созданное вспомогательное правило.
4. Сделайте интерфейс удобным
Выведите почту на рабочий стол.
Чтобы почта открывалась сразу после запуска программы, выполните команду «Главное меню – Вид – Настройка начальной страницы» и выберите для отображения форму «Почта: Встроенная почта».
Максимизируйте рабочее пространство
Скройте все вспомогательные панели: навигации, открытых окон и т. д. Для их эпизодического отключения служит комбинация клавиш Ctrl+Shift+~, для постоянного «Главное меню – Вид – Настройка панелей».
Настройте список писем.
Это ваше основное рабочее место. Настройка доступна через меню «Еще – Настройка – Настройка почты». Список может быть:
Выберите положение области чтения (нет, справа, снизу)
Самым эффективным для беглого чтения считается вариант «Справа».
Настройте отображение числа писем в папке Если вы следуете методике «Мой входящий ящик пуст», то все что лежит во входящих требует вашего внимания, поэтому в папке «Входящие» должно отображаться общее число писем во всех подпапках. Для этого в карточке папки «Входящие» для настройки «Число писем» выберите значение «Все письма».
Сортируйте список по нескольким колонкам
По умолчанию письма сортируются по дате поступления так, что самые свежие наверху. Но некоторым удобно сортировать письма и по адресатам. Чтобы внутри одного адресата письма также были отсортированы по дате, удерживая клавишу Ctrl, кликните колонку «Дата».
Используйте комментарии к письмам
Это ваши личные комментарии, которые не видны другим пользователям. Комментарии удобно использовать при поиске писем и при составлении ответа на отложенное письмо. Например, в комментарии можно быстро вписать мысли для дальнейшего составления ответа на письмо, а полный ответ составить позже, когда будут собраны остальные материалы.
5. Подумайте о безопасности
Отключите автосохранение неотправленных писем в базу и включите на диск.
Для этого проверьте в «Еще – Настройки – Настройки почты – Дополнительно» должен быть снят флажок «Сохранять неотправленные письма каждые … мин» (в инф. базе), и установлен флажок «Автоматически сохранять версии неотправленного письма (на диске)». Если произошел какой-то крах (программы или компьютера), то при следующем запуске программы можно будет восстановить неотправленные письма и продолжить работу.
Настройте отложенную отправку исходящих
По умолчанию, когда вы нажимаете кнопку «Отправить», программа тут же отсылает письмо получателю. Чтобы получить возможность внести правки после отправки письма, настройте отложенную отправку писем. Для этого в «Еще – Настройки – Настройка почты – Письмо» установите флажок «Отложенная отправка писем 60 секунд». При этом после нажатия кнопки «Отправить» у вас появится минута на отмену отправки письма.
Для отмены достаточно просто открыть карточку письма в папке «Исходящие».
6. Пишите письма быстрее
Настройте действие по двойному клику на письмо в списке
Если вы чаще отвечаете на письма, чем открываете их карточки, настройте автоматическое создание ответного письма при клике на входящее. Адресаты и тема письма будут заполняться автоматически. «Еще – Настройки – Настройки почты – Список писем – Действие при выборе входящего письма – Ответить».
Добавляйте в ответ файлы исходного письма
Используйте команду контекстного меню списка файлов Вставить файлы исходного письма, чтобы не сохранять и заново не прикреплять файлы исходного письма при ответе.
Чтобы файлы исходного письма всегда добавлялись в ответное, включите настройку «Еще – Настройки – Настройка почты – Письмо – Отвечать с файлами».
Настройте автоматическую подпись
Это делается через «Настройки – Настройка почты – Письмо - Подписи». Можно настроить разные подписи для новых писем и для ответа и пересылки. В подпись можно вставить не только текст, но и шаблоны времени и даты.
Используйте готовые шаблоны ответов
Возможность создавать подписи удобно использовать для вставки готовых шаблонов ответа. Обычно у сотрудников 3–5 таких шаблонов, например, «Просьба разобраться», «Запишите пожелание». Шаблоны удобно вставлять в письмо комбинацией клавиш Alt+Q и Enter. Так почта обрабатывается значительно быстрее.
Отправляйте письма повторно c помощью F9
То же самое исходящее письмо можно отправить повторно без изменений и префиксов «Re FW». Для этого в списке отправленных достаточно нажать F9 и «Отправить».
Вставляйте получателей списком
При отправке письма большому списку получателей можно в один клик вставить этот список из другого источника (блокнота, текстового файла, другого письма, табличного документа и др.). Для этого в контекстном меню списка адресатов есть команда «Добавить получателей списком».
Ведите свои группы рассылки
Группа рассылки создается в разделе «Избранное» адресной книги. Например, «Все, кто имеет отношение к … ». Группу можно редактировать, сделать общей.
Добавляйте получателей исходного письма одним кликом
Для этого в контекстном меню списка адресатов исходящего письма есть команда «Добавить адресатов исходного письма».
7. Используйте «вкусные» возможности встроенной почты
Пишите письма в формате HTML
Благодаря возможностям форматирования, оформления, добавления изображений такая переписка станет гораздо эффективнее. Для этого в «Еще – Настройки – Настройка почты – Письмо – Новое письмо» выберите «HTML». Для ответа и пересылки установите «Совпадает с форматом исходного письма».
Используйте картинки
Чтобы вставить картинку в HTML–письмо нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Shift+V. Чтобы добавить картинку из буфера обмена выполните команду контекстного меню «Добавить картинку из буфера».
Вставляйте текст без форматирования в HTML–письмо
Для этого в меню «Еще – Текст» есть команда «Вставить текст без форматирования».
Проверяйте орфографию с помощью F7
Везде, где вы создаете текст: в теле письма (как обычного, так и HTML), при пересылке, в шаблонах текстов, в шаблонах подписей.
Быстро просматривайте удаленные письма и папки
Для этого в списке писем включите настройку «Еще – Настройки – Показывать удаленные письма и папки».
Ставьте письма на контроль
Это удобный способ отслеживать важные для вас письма и контролировать сроки ответа адресата на письмо. Для этого в момент написания письма нажмите кнопку «К», и письмо попадает в специальный список «На контроле». Список открывается из меню раздела «Совместная работа».
Создавайте на основании письма записи календаря
Для этого в меню «Создать на основании» списка писем или карточки письма выберите «Запись календаря». Когда придет время этого события, программа отправит вам напоминание, из которого можно будет перейти в это входящее. Очень удобно для того чтобы не пропустить мероприятие, не забыть кого-то проконтролировать.
Пользуйтесь поиском писем
В программе есть три способа быстро найти письмо. Все зависит от исходных данных:
По вопросам продажи, внедрения и доработки ERP, ECM и др. систем
А так же интеграции со сторонними сервисами и системами
Copyright © 2008-2025 TQMsystems. Все права защищены. Privacy Policy | Terms of Service
