График отпусков | BAS ERP, КУП, Бухгалтерія КОРП

График отпусков инструкция для BAS ERP, КУП, Бухгалтерія КОРП

Формирование графика отпусков, отслеживание, перенос и отчетность по отпускам в конфигурациях BAS ERP, КУП, Бухгалтерія КОРП

Подписывайтесь на наш Телеgram!

Новости, анонсы, мастер классы и др. полезный контент для тех, кому важно быть впереди и в курсе темы

• Документ «График отпусков»
• Планирование и использование отпусков
• Отчетность по графику отпусков

Автор материала:

Консультант по ведению учета Заработной платы и кадров 

в программных продуктах BAS и 1С:Підприємство 

Наталья Попова "TQM systems"

Мы подготовили вам специальный подарок: вопрос по зарплате к нашему специалисту

Вы можете задать любой вопрос по автоматизации учета заработной платы и управления персоналом, по работе с программами, построения расчетов и бизнес-процессов. 

Мы подготовим для вас материал и предоставим развернутый ответ, поделимся богатым опытом. 

Документ «График отпусков»

С помощью документа «График отпусков» (раздел «Кадры» - «Графики, перенос отпусков») в программе составляется График отпусков, в котором:

1. В реквизите «Организация» необходимо выбрать организацию, для сотрудников которой формируется график отпусков.
2. В реквизите «Дата» указывается дата регистрации документа в информационной базе. По умолчанию дата заполняется текущей датой компьютера. Дата документа используется в печатной форме графика отпусков.
3. Табличную часть можно заполнить в режиме подбора сотрудников с помощью кнопки «Подбор» или путем добавления по одному сотруднику с помощью кнопки «Добавить». Если необходимо подобрать автоматически сразу всех сотрудников организации или конкретного подразделения (подразделений), необходимо нажать на кнопку «Подбор», затем в форме подбора сотрудников которая открылась, выбрать вид списка «Все сотрудники», «По подразделениям» или «По группам», нажав на соответствующую кнопку, далее нажать на клавиатуре комбинацию клавиш «Ctrl + A» (в результате все сотрудники будут выделены желтым цветом), а затем на кнопку «Выбрать». Если необходимо подобрать сотрудников, используя более гибкий отбор, в форме подбора сотрудников можно нажать на кнопку «Еще» - «Настроить список» и в форме «Настройка списка», открывшейся на закладке «Отбор», настроить необходимый отбор сотрудников. В программах «BAS ERP» и «BAS Комплексное управление предприятием» табличную часть можно заполнить по данным внешнего файла с помощью кнопки «Загрузить из файла».

В табличной части документа перечисляются ежегодные отпуска, которые нужно запланировать:

• в реквизите «Сотрудник» указывается сотрудник (в соответствии с отбором), которому будет предоставлен отпуск;
• реквизит «Вид отпуска» автоматически заполняется видами отпусков, предназначенными сотруднику. Права на ежегодные отпуска для каждого сотрудника указываются в кадровых документах («Прием на работу», «Кадровый перевод», «Начальная штатная расстановка», «Ввод остатков отпусков»). На каждый вид отпуска вводится отдельная строка. Кроме основного ежегодного отпуска доступны для выбора и дополнительные ежегодные отпуска, если они предоставляются в организации и предварительно были настроены;
• в реквизитах «Начало» и «Окончание» указываются даты начала и окончания запланированного отпуска сотрудника или дата начала отпуска и количество дней отпуска (в колонке «Количество дней»), тогда дата окончания запланированного отпуска заполнится автоматически;
• в реквизите «Количество дней» автоматически подсчитывается количество дней запланированного сотрудником отпуска за указанный период в колонках «Начало» и «Окончание»;
• в реквизите «Фактический отпуск» отражается фактическая информация о запланированном отпуске в виде ссылок. По данным ссылками существует возможность оформить отпуск и открыть соответствующий документ, с помощью которого он был оформлен, или оформить перенос (после проведения документа) и открыть соответствующий документ, с помощью которого он был перенесен;
• в реквизите «Примечание» можно ввести необходимое примечание.

Реквизиты «Руководитель», «Должность» и «Руководитель кадровой службы» автоматически заполняются ФИО и должностями из справочника «Организации» на основании сведений об ответственных лицах организации, и используются для расшифровки подписи в печатной форме графика отпусков. Подробнее об ответственных лицах описано для пользователей конфигураций "BAS ERP» и «BAS Комплексное управление предприятием» в статье «Ответственные лица собственной организации», для пользователей конфигурации «BAS Бухгалтерия КОРП» - в статье «Ответственные лица организаций и контрагентов».

По ссылке «Этот документ оформлен правильно?» можно проверить соответствие запланированных отпусков правам сотрудников на отпуск в соответствии с учетом остатков отпусков. Если документ оформлен правильно, будет выдано соответствующее сообщение.

Непосредственно из графика отпусков можно зарегистрировать отпуска сотрудников с помощью документов «Отпуск» (раздел «Кадры») в соответствии с запланированными условиями. Для этого в реквизите «Фактический отпуск» в строке табличной части документа «График отпусков» следует нажать на гиперссылку «Оформить отпуск». В результате будет создан и отражен уже проведенный документ «Отпуск», данные в котором при необходимости можно изменить. Наименование ссылки в соответствующей строке документа «График отпусков» при этом изменится на «Отпуск предоставлен».

Если документ «Отпуск» провести, он будет автоматически рассчитан (то есть утвержден его расчет) и наименование ссылки в соответствующей строке документа «График отпусков» изменится на «Отпуск предоставлен, начисления выполнены».

Если отменить проведение документа «Отпуск», наименование ссылки изменится на «Отпуск не проведен». Нажав на ссылку «Отпуск предоставлен» или «Отпуск предоставлен, начисления выполнены», или «Отпуск не проведен» (в зависимости от состояния документа «Отпуск») в соответствующей строке документа «График отпусков», можно открыть документ «Отпуск», с помощью которого и был зарегистрирован запланированный отпуск. Если в документе «График отпусков» зарегистрирован основной и дополнительный отпуск со смежными периодами, то по ссылке «Оформить отпуск» создается документ «Отпуск», включающий основной и дополнительный отпуск.

Перенос отпуска

После утверждения графика отпусков может понадобиться перенести запланированный отпуск по просьбе работника или по другим причинам. Такой перенос можно оформить с помощью документа «Перенос отпуска» (раздел «Кадры» - «Графики, перенос отпусков»), который можно и удобнее ввести непосредственно из строки с ранее запланированным отпуском по ссылке «Оформить перенос» в реквизите «Фактический отпуск» документа «График отпусков» (ссылка становится доступной после проведения документа). В результате нажатия на ссылку будет создан документ «Перенос отпуска», в котором необходимо заполнить раздел «Отпуск перенесен»:

• в табличной части указать период, на который переносится выбранный запланированный отпуск. Новая дата начала отпуска будет отображаться в печатной форме графика отпусков. Дата окончания будет использоваться при формировании печатной формы заявления, которая будет доступна для формирования, если отпуск переносится по инициативе сотрудника (установлен флаг «Перенос по инициативе работника»);
• по ссылке «Как работник использовал отпуск?» можно получить информацию об использовании сотрудником принадлежащих ему отпусков и их остатки;
• в реквизите «В связи с» можно указать причину переноса запланированного отпуска для его отображения в печатной форме;
• флаг «Перенос по инициативе работника» устанавливается, если перенос запланированного сотрудником отпуска переносится по его инициативе. В результате из документа можно будет сформировать печатную форму заявления сотрудника о переносе отпуска. В противном случае (если отпуск перенесен по инициативе работодателя) - печатную форму сообщения сотрудника о переносе отпуска.

После внесенных изменений в документ «Перенос отпуска» для их сохранения следует нажать на кнопку «Перевести». Нажав на кнопку «Печать», можно сформировать печатную форму заявления о переносе отпуска или сообщение, в зависимости от причины переноса.

Наименование ссылки «Оформить перенос» в колонке «Фактический отпуск» соответствующей строки документа «График отпусков» после оформления переноса отпуска изменится на «Отпуск перенесен» (рядом будет отображен новый период отпуска). По указанной ссылке можно открыть документ «Перенос отпуска», с помощью которого и был оформлен перенос.

Важно!

Перенос отпуска можно оформить непосредственно из документа «График отпусков», то есть зарегистрировать документ «Отпуск» с новым периодом.

Для формирования печатной формы графика отпусков следует нажать на кнопку «График отпусков» в форме документа «График отпусков». Также график отпусков можно сформировать по кадровым отчетам (раздел «Кадры» - «Отчеты по кадрам» - «График отпусков»).

Планирование и использование отпусков

Для того чтобы спланировать график отпусков сотрудников компании, предусмотрен документ График отпусков. График составляется и ведется в разрезе видов отпусков. Периоды отпусков в документе заполняются в ручном режиме, количество дней рассчитывается автоматически.

Непосредственно из документа График отпусков возможно оформление отпусков сотрудникам и оформление переноса отпусков.

Отчетность по графику отпусков

Распечатать и посмотреть график отпусков возможно с помощью отчета График отпусков.

В конфигурации предусмотрены отчеты о перечне фактически использованных отпусков - фактические отпуска, и об остатке неиспользованных отпусков - остатки отпусков.

Наши контакты

Автор материала:

Консультант по ведению учета Заработной платы и кадров в программных продуктах BAS и 1С:Підприємство 

Наталья Попова, "TQM systems"

Больше: инструкций по BAS ERP в нашем блоге

*Копирование материала возможно только со ссылкой на источник и указанием автора материала. Благодарны за уважение к правам интеллектуальной собственности TQM systems

• 
• Контент-маркетолог TQM systems Nataliya Raevskaya
• 9/15/2021 2:57:20 PM
• Инструкции, 1C ERP, bas erp, BAS КУП, Бухгалтерия КОРП