Графік відпусток в BAS ERP, КУП, Бухгалтерія КОРП

Графік відпусток інструкція для BAS ERP, КУП, Бухгалтерія КОРП

Формування графіку відпусток, відстеження, перенесення і звітність по відпустках в конфігураціях BAS ERP, КУП, Бухгалтерія КОРП

Підписуйтесь на наш Телеgram!

Новини, анонси, майстер-класи та ін. корисний контент для тих, кому важливо бути попереду та в курсі теми

• Документ «Графік відпусток»
• Планування та використання відпусток
• Звітність за графіком відпусток

Автор матеріалу:

Консультант з ведення обліку Заробітної плати і кадрів

в програмних продуктах BAS і 1С:Підприємство

Наталія Попова "TQM systems"

Ми підготували вам особливий подарунок: питання по зарплаті до нашого фахівця

Запитуйте будь-що про автоматизацію обліку заробітної плати та управління персоналом, про роботу з програмами, побудову розрахунків і бізнес-процесів.

Ми підготуємо для вас матеріали та надамо розгорнуту відповідь, поділимося багатим досвідом.

Документ «Графік відпусток»

За допомогою документа «Графік відпусток» (розділ «Кадри» - «Графіки, перенесення відпусток») у програмі складається Графік відпусток, у якому:

1. У реквізиті «Організація» необхідно вибрати організацію, для співробітників якої формується графік відпусток.
   
2. У реквізиті «Дата» зазначається дата реєстрації документа в інформаційній базі. За замовчуванням дата заповнюється поточною датою комп'ютера. Дата документа використовується в друкованій формі графіка відпусток.
3. Табличну частину можна заповнити в режимі підбору співробітників за допомогою кнопки «Підбір» або шляхом додавання по одному співробітнику за допомогою кнопки «Додати». Якщо необхідно підібрати автоматично відразу всіх співробітників організації або конкретного підрозділу (підрозділів), необхідно натиснути на кнопку «Підбір», потім в формі підбору співробітників, що відкрилася, вибрати вид списку «Всі співробітники», «По підрозділах» або «По групах», натиснувши на відповідну кнопку, далі натиснути на клавіатурі комбінацію клавіш «Ctrl+A» (в результаті всі співробітники будуть виділені жовтим кольором), а потім на кнопку «Вибрати» . Якщо необхідно підібрати співробітників, використовуючи більш гнучкий відбір, в формі підбору співробітників можна натиснути на кнопку «Ще» - «Настроїти список» і в формі «Настройка списку», що відкрилася, на закладці «Відбір» налаштувати необхідний відбір співробітників. У програмах «BAS ERP» та «BAS Комплексне управління підприємством» табличну частину також можна заповнити за даними зовнішнього файлу за допомогою кнопки «Завантажити з файлу».

У табличній частині документа перераховуються щорічні відпустки, які потрібно запланувати:

• у реквізиті «Співробітник» вказується співробітник (відповідно до відбору), якому буде надано відпустку;
• реквізит «Вид відпустки» автоматично заповнюється видами відпусток, призначеними співробітнику. Права на щорічні відпустки для кожного співробітника вказуються в кадрових документах («Прийом на роботу», «Кадрове переведення», «Початкова штатна розстановка», «Введення залишків відпусток»). На кожен вид відпустки вводиться окремий рядок. Крім основної щорічної відпустки доступні для вибору і додаткові щорічні відпустки, якщо вони надаються в організації і попередньо були налаштовані. 
• у реквізитах «Початок» і «Закінчення» вказуються дати початку та закінчення запланованої відпустки співробітника або дата початку відпустки і кількість днів відпустки (в колонці «Кількість дн.»), тоді дата закінчення запланованої відпустки заповнюється автоматично;
• у реквізиті «Кількість дн.» автоматично підраховується кількість днів запланованої співробітником відпустки за вказаний період в колонках «Початок» і «Закінчення»;
• у реквізиті «Фактична відпустка» відображається фактична інформація про заплановану відпустку у вигляді посилань. За даними посиланнями існує можливість оформити відпустку і відкрити відповідний документ, за допомогою якого вона була оформлена, або оформити перенесення (після проведення документа) і відкрити відповідний документ, за допомогою якого вона була перенесена;
• у реквізиті «Примітка» можна ввести необхідну примітку.

Реквізити «Керівник», «Посада» та «Керівник кадрової служби» автоматично заповнюються ПІБ і посадами з довідника «Організації» на підставі відомостей про відповідальних осіб організації, і використовуються для розшифровки підпису в друкованій формі графіка відпусток. Детальніше про відповідальних осіб описано для користувачів конфігурацій «BAS ERP» та «BAS Комплексне управління підприємством» в статті «Відповідальні особи власної організації», для користувачів конфігурації «BAS Бухгалтерія КОРП» - у статті «Відповідальні особи організацій і контрагентів».

За посиланням «Цей документ оформлений правильно?» можна перевірити відповідність запланованих відпусток правам співробітників на відпустку відповідно до обліку залишків відпусток. Якщо документ оформлений правильно, буде видано відповідне повідомлення.

Саме з графіка відпусток можна зареєструвати відпустки співробітників за допомогою документів «Відпустка» (розділ «Кадри») відповідно до запланованих умов. Для цього в реквізиті «Фактична відпустка» в рядку табличної частини документа «Графік відпусток» слід натиснути на гіперпосилання «Оформити відпустку» . В результаті буде створений і відображений вже проведений документ «Відпустка», дані в якому за потреби можна змінити. Найменування посилання у відповідному рядку документа «Графік відпусток» при цьому зміниться на «Відпустка надана».

Якщо документ «Відпустка» провести, він буде автоматично розрахований (тобто затверджений його розрахунок) та найменування посилання у відповідному рядку документа «Графік відпусток» зміниться на «Відпустка надана, нарахування виконані».

Якщо скасувати проведення документа «Відпустка», найменування посилання зміниться на «Відпустку не проведено». Натиснувши на посилання «Відпустка надана» або «Відпустка надана, нарахування виконані», або «Відпустку не проведено» (в залежності від стану документа «Відпустка») у відповідному рядку документа «Графік відпусток», можна відкрити документ «Відпустка», за допомогою якого і була зареєстрована запланована відпустка . Якщо в документі «Графік відпусток» зареєстрована основна і додаткова відпустка з суміжними періодами, то за посиланням «Оформити відпустку» створюється документ «Відпустка», що включає основну і додаткову відпустку.

Перенос відпустки

На прохання працівника або з інших причин може знадобитися перенести заплановану відпустку вже після затвердження графіка відпусток. Таке перенесення можна оформити за допомогою документа «Перенесення відпустки» (розділ «Кадри» - «Графіки, перенесення відпусток»), який можна і зручніше ввести безпосередньо з рядка із раніше запланованою відпусткою за посиланням «Оформити перенесення» в реквізиті «Фактична відпустка» документа «Графік відпусток» (посилання стає доступним після проведення документа). В результаті натискання на посилання буде створений документ «Перенесення відпустки», в якому необхідно заповнити розділ «Відпустку перенесено»:

• в табличній частині вказати період, на який переноситься обрана запланована відпустка. Нова дата початку відпустки буде відображатись в друкованій формі графіка відпусток. Дата закінчення буде використовуватися при формуванні друкованої форми заяви, яка буде доступна для формування, якщо відпустка переноситься з ініціативи співробітника (встановлено прапор «Перенесення з ініціативи працівника»);
• за посиланням «Як працівник використав відпустку?» можна отримати інформацію про використання співробітником належних йому відпусток та їх залишки;
• у реквізиті «В зв'язку з» можна вказати причину перенесення запланованої відпустки для її відображення в друкованій формі;
• опція «Перенесення з ініціативи працівника» встановлюється, якщо перенесення запланованої співробітником відпустки переноситься з його ініціативи. В результаті з документа можна буде сформувати друковану форму заяви співробітника про перенесення відпустки. В іншому випадку (якщо відпустка перенесена з ініціативи роботодавця) – друковану форму повідомлення співробітника про перенесення відпустки

Після внесених змін в документ «Перенесення відпустки» для їх збереження слід натиснути на кнопку «Провести». Натиснувши на кнопку «Друк» можна сформувати друковану форму заяви про перенесення відпустки або повідомлення , в залежності від причини перенесення.

Найменування посилання «Оформити перенесення» в колонці «Фактична відпустка» відповідного рядка документа «Графік відпусток» після оформлення перенесення відпустки зміниться на «Відпустку перенесено» (поруч буде відображений новий період відпустки). За вказаним посиланням можна відкрити документ «Перенесення відпустки», за допомогою якого і було оформлено перенесення.

Важливо!

Перенесення відпустки можна оформити безпосередньо з документа «Графік відпусток», тобто зареєструвати документ «Відпустка» з новим періодом

Для формування друкованої форми графіка відпусток слід натиснути на кнопку «Графік відпусток» у формі документа «Графік відпусток» . Також графік відпусток можна сформувати з кадрових звітів (розділ «Кадри» - «Звіти по кадрах» - «Графік відпусток»)

.

Планування та використання відпусток

Для планування графіку відпусток співробітників компанії, передбачений документ Графік відпусток. Графік складається і ведеться в розрізі видів відпусток. Періоди відпусток в документі заповнюються в ручному режимі, кількість днів розраховується автоматично.

Безпосередньо з документа Графік відпусток можливо оформлення відпусток співробітникам та оформлення перенесення відпусток.

Звітність щодо графіку відпусток

Роздрукувати та подивитися графік відпусток можливо за допомогою звіту Графік відпусток.

В конфігурації передбачені звіти щодо переліку фактично використаних відпусток - Фактичні відпустки, та щодо залишку невикористаних відпусток - Залишки відпусток.

Наші контакти

Автор матеріалу:

Консультант з ведення обліку Заробітної плати та Кадрів 

в програмних продуктах BAS та 1С:Підприємство 

Наталія Попова, "TQM systems"

Більше: Інструкції BAS ERP у нашому блозі

*Копіювання матеріалу можливе тільки з посиланням на джерело і зазначенням автора матеріалу. Вдячні за повагу до прав інтелектуальної власності TQM systems

• 
• Контент-маркетолог TQM systems Nataliya Raevskaya
• 9/14/2021 3:50:21 PM
• 1C ERP, Інструкції, bas erp, BAS Комплексне управління підприємством