Настройка кадрового учета полная инструкция: прием на работу, увольнение, кадровые переводы, перемещения, совмещение должностей и подработки, отпуска, настройка всех видов начислений в конфигурациях BAS ERP, КУП
Автор материала:
Консультант по ведению учета Заработной платы и кадров
в программных продуктах BAS и 1С:Підприємство
Наталья Попова "TQM systems"
Вы можете задать любой вопрос по автоматизации учета заработной платы и управления персоналом, по работе с программами BAS и 1С:Підприємство, ЗУП, построения расчетов и бизнес-процессов.
Мы подготовим для вас материал и предоставим развернутый ответ, поделимся богатым опытом.
Для работы с подсистемой Кадровый учет и расчет заработной платы нужно настроить учетную политику организации и необходимые в расчете разделы. При настройке разделов и включения определенных опций автоматически создаются виды расчетов и открывается доступ к определенным документам.
Объектами кадрового учета являются физические лица и сотрудники. В конфигурации эти объекты распределены на два справочника.
В справочнике Физические лица хранится информация о личных данных человека. В этот справочник человек регистрируется один раз.
В справочнике Сотрудники хранится информация о трудовых и договорных отношениях физического лица. В справочник человек регистрируется каждый раз, когда между ним и работодателем оформляются трудовые отношения или первый раз заключается договор ГПХ.
С карты сотрудника возможно оформление трудовых и договорных отношений. По сути, это рабочее место специалиста кадровой службы.
С карты сотрудника, который уже принят на работу, можно по ссылкам посмотреть перечень всех кадровых документов, документов по отсутствию на рабочем месте, документов начислений и удержаний, зарегистрировать заявления на льготы по НДФЛ по сотруднику и прочее.
Основная информация по движению кадров в конфигурации регистрируется стандартными документами - прием, увольнение, кадровый перевод, изменение графика и прочее.
Предусмотрена возможность создания этих документов со списком сотрудников, если надо зафиксировать изменения, например, по всему подразделению.
Для работы с кадрами предусмотрено рабочее место Работа по кадрам, где отображается список проведенных и непроведенных документов, документы, по которым не хватает данных для полного заполнения и прочее.
Документ Прием на работу регистрирует трудовые отношения с сотрудником.
При создании документа необходимо заполнить Подразделение и Должность, другие данные подтянутся автоматически из штатного расписания, если оно было создано и утверждено.
При создании приказа на прием можно проверить его на соответствие штатному расписанию и страховой стаж для расчета больничных.
В конфигурации предусмотрен еще один способ оформить трудовые отношения с сотрудником - через документ Начальная штатная расстановка. Документ удобно оформить имеющимся списком сотрудников, которые уже работают на момент запуска программы. В документе заполняется та же информация, что и в приеме на работу, только не указывается дата приема. Дату приема необходимо указать в карточке сотрудника.
Событие увольнение сотрудника регистрируется в конфигурации документом Увольнение.
Этим документом регистрируется как кадровое событие - увольнение, так и выполняется окончательный расчет с сотрудником, который увольняется, то есть рассчитывается заработная плата, компенсация неиспользованного отпуска и выходное пособие. На основании этого документа формируется ведомость на выплату. Формировать отдельный расчет заработной платы, как ЗУП, уже не нужно.
Если в конфигурации ведется кадровый учет и расчет заработной платы нескольких организаций, то для удобства оформления перевода работников между организациями создан документ Перевод к другому работодателю.
Этот документ является рабочим местом и помощником в создании необходимых документов при увольнении с одного предприятия и приеме на другое.
Если в настройке раздела Кадры включена опция переноса остатков отпусков в случае перевода между организациями, то документ Перевод к другому работодателю помогает создать документ Ввод начальных остатков отпусков для новой организации сотрудника.
Для фиксации любых кадровых изменений в конфигурации предусмотрены документы Кадровый перевод или Кадровый перевод списком. Эти документы регистрируют любые изменения в организации:
Совместительством считается выполнение работником, кроме своей основной, другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время у того же или у другого работодателя по найму.
Совместительство оформляется приказом о приеме на работу, фиксируется в табеле учета рабочего времени, занимается отдельная штатная позиция, создается элемент справочника Сотрудники, оплата производится за отработанное время согласно штатного расписания.
Совмещение должностей осуществляется на том же предприятии в основное рабочее время в тот же промежуток рабочего времени, отведенный для основной работы за счет увеличения интенсивности труда и объема выполняемой работы при неизменной продолжительности рабочего времени. Дополнительная работа осуществляется по другой должности без освобождения от своей основной работы. При этом отдельный трудовой договор с работником не заключается, лишь издается приказ о допуске работника к работе по совмещению.
К совмещению приравнивается замещение временно отсутствующего работника на период отпуска, временной нетрудоспособности, командировки без освобождения от основной работы.
Работа по совмещению не фиксируется в табеле учета рабочего времени, не влияет на штатную расстановку, оплата производится за отработанное время по основному месту работы с учетом доплат за совмещение должностей.
В конфигурации существует еще один вид назначения доплаты за совмещение - подработка. В случае оформления подработки учет времени и расчет начислений выполняется как при совместительстве, но штатная позиция не занимается, приказ на прием и сотрудник в справочнике не создается.
Использовать подработки возможно в конфигурации, если в разделе Кадры будет включена опция Использовать подработки.
При оформлении человека по совместительству создается сотрудник как элемент справочника Сотрудники и оформляется документ Прием на работу. При приеме на работу по совместительству нужно выбрать вид занятости - Внешнее или Внутреннее совместительство.
В случае временного отсутствия сотрудника его обязанности может выполнять другой сотрудник вместе со своей работой или освободившись от основных обязанностей.
Когда сотрудник выполняет обязанности другого сотрудника вместе со своими основными обязанностями, то ему назначают доплату за совмещение должностей документом Совмещение должностей на основании документа - отсутствие другого сотрудника.
Доплата за совмещение осуществляется пропорционально отработанному времени. Размер доплаты можно назначить вручную, рассчитать разницу между ФЛП работниками или назначить определенный процент от ФОТ сотрудника, которого замещают.
Доплата за выполнение обязанностей по вакантной должности или расширение зон обслуживания также назначается документом Совмещение должностей.
В случае, если на период выполнения обязанностей по совмещению сотрудник освобождается от основных обязанностей, кадровые изменения оформляются документом Кадровый перевод. Сотруднику на период замещения начисляется заработная плата в соответствии с ФЛП отсутствующего работника или ФЛП вакантной должности.
В случае, если сотрудник помимо основной работы выполняет обязанности другого отсутствующего сотрудника или выполняет обязанности по вакантной должности, но прием на работу по совместительству оформлять не нужно, надо вести учет времени, затраченного на выполнение дополнительных обязанностей и назначить все доплаты согласно дополнительной штатной позиции, в таком случае используется документ Назначение подработки. У сотрудника появляется дополнительное рабочее место с соответствующими плановыми начислениями.
В случае, если обязанности выполняются частично, следует указать необходимый график работы.
Все начисления заполняются автоматически в соответствии с начислениями сотрудника, которого замещают, или вакантной штатной должности. Также начисления возможно назначить в ручном режиме.
Подработка назначается на определенный срок или бессрочно. Прекращение бессрочной подработки регистрируется документом Прекращение подработки.
Учет отпусков ведется по видам отпусков. Виды отпусков хранятся в одноименном справочнике. Такие виды отпуска, как основной ежегодный, дополнительный ежегодный, на детей и другие, являются предопределенными в справочнике.
Чернобыльский, учебный отпуск, отпуска без оплаты создаются в справочнике автоматически, когда включены соответствующие опции в настройке конфигурации.
В конфигурации есть возможность создавать новые виды отпусков. Для новосозданного вида отпуска нужно отметить:
Когда создается новый вид отпуска, программа автоматически создает начисления для регистрации и оплаты этого вида отпуска.
Ежегодный отпуск, установленный нормативами, назначается такими кадровыми документами, как прием на работу, кадровый перевод, начальная штатная расстановка, начальные остатки отпусков.
В случае, если на момент начала работы с конфигурацией есть остатки отпусков по сотрудникам, нужно внести эти остатки в документы Начальная штатная расстановка или Начальные остатки отпусков в таблице Права на отпуск. Эти два документа заполняются одинаково.
Новые отпуска назначаются с даты, которая зафиксирована в поле Дата остатков, и отменяются назначенные ранее отпуска.
Табличную часть Остатки отпусков по рабочим годам нужно заполнять отдельными строками с указанием периода, за который остался неиспользованный отпуск, и количеством дней. Если сотрудник использовал отпуск авансом, эти остатки тоже отражаются в табличной части, только с отрицательным значением.
Для корректного ведения и формирования остатков отпусков в системе дата остатков отпусков должна быть не позднее даты начала работы в информационной базе.
В табличную часть Права на отпуск можно добавить те отпуска, на которые работник имеет право, но по которым нет остатков. Права на такие отпуска назначаются с даты остатков.
Документом Начальные остатки отпусков назначаются дополнительные отпуска, которые предоставляются один раз в календарном году, с первого января каждого года (отпуск на детей, Чернобыльский отпуск) независимо от даты приема.
Для того, чтобы спланировать график отпусков сотрудников компании, предусмотрен документ График отпусков. График составляется и ведется в разрезе видов отпусков. Периоды отпусков в документе заполняются в ручном режиме, количество дней рассчитывается автоматически.
Непосредственно из документа График отпусков возможно оформление отпусков сотрудникам и оформление переноса отпусков.
Распечатать и посмотреть график отпусков возможно с помощью отчета График отпусков.
В конфигурации предусмотрены отчеты о перечне фактически использованных отпусков - фактические отпуска, и об остатке неиспользованных отпусков - остатки отпусков.
В первую очередь нужно настроить перечень видов начислений и удержаний, которые планируются использоваться в расчете. При включении флажков с видами начислений программа автоматически создает эти виды расчетов.
Перед началом расчета для организации нужно сделать настройки в Учетной политике организации
На вкладке Учетная политика и налоги нужно выбрать классы счетов расходов и метод начисления резерва отпусков.
На вкладке Зарплата и кадры определяется основной график работы сотрудников, указываются доплаты за вечерние и ночные часы, указываются даты и способ выплаты заработной платы.
Автор материала:
Консультант по ведению учета Заработной платы и кадров в программных продуктах BAS и 1С:Підприємство
Наталья Попова, "TQM systems"
Больше: инструкций по ЗУП в нашем блоге
*Копирование материала возможно только со ссылкой на источник и указанием автора материала. Благодарны за уважение к правам интеллектуальной собственности TQM systems
SaaS сервисы
Программы 1С:Підприємство
CRM
ERP
Node.JS, .NET
1С:Підприємство
API, IPasS
Разработка Web Apps
1С:Підприємство Автоматизация
Аудит IT проектов
Интеграция 1С:Підприємство
Получайте наши информационные материалы:
Работаем на IT-рынке с 2008 года.
Наша миссия - упростить управление данными.
Copyright © 2008-2024 TQMsystems. Все права защищены. Privacy Policy | Terms of Service
