Налаштування кадрового обліку повна інструкція: прийом на роботу, звільнення, кадрові переклади, переміщення, суміщення посад і підробітку, відпустки, настройка всіх видів нарахувань в конфігураціях BAS ERP, КУП
Автор матеріалу:
Консультант з ведення обліку Заробітної плати і кадрів
в програмних продуктах BAS і 1С:Підприємство
Наталія Попова "TQM systems"
Запитуйте будь-що про автоматизацію обліку заробітної плати та управління персоналом, про роботу з програмами BAS і 1С:Підприємство, ЗУП, побудову розрахунків і бізнес-процесів.
Ми підготуємо для вас матеріали та надамо розгорнуту відповідь, поділимося багатим досвідом.
Для роботи з підсистемою Кадровий облік та Розрахунок заробітної плати потрібно налаштувати облікову політику організації та необхідні в розрахунку розділи. Під час налаштування розділів та включення певних опцій автоматично створюються види розрахунків і відкривається доступ до певних документів.
Об’єктами кадрового обліку є фізичні особи та співробітники. В конфігурації ці об’єкти розподілені на два довідники.
У довіднику Фізичні особи зберігається інформація про особисті дані людини. В цей довідник людина реєструється один раз.
У довіднику Співробітники зберігається інформація про трудові та договірні відносини фізичної особи. В довiдник людина реєструється кожен раз, коли між нею та роботодавцем оформлюються трудові відносини або перший раз укладається договір ЦПХ.
З карти співробітника можливо оформлення трудових та договірних відносин. По суті, це є робоче місце фахівця кадрової служби.
З карти співробітника, який вже прийнятий на роботу, можна за посиланнями подивитися перелік всіх кадрових документів, документів по відсутності на робочомі місці, документів нарахувань і утримань, зареєструвати заяви на пільги з ПДФО по співробітнику та інше.
Основна інформація щодо руху кадрів в конфігурації реєструється стандартними документами - прийом, звільнення, кадрове переведення, зміна графіку та інше.
Передбачена можливість створення цих документів зі списком співробітників, якщо треба зафіксувати зміни, наприклад всьому підрозділу.
Для роботи з кадрами передбачено робоче місце Робота за кадрами, де відображається перелік проведених та непроведених документів, документи, по яким не вистачає даних для повного заповнення, та інше.
Документ Прийом на роботу реєструє трудові відносини із співробітником.
При створенні документу потрібно заповнити Підрозділ та Посаду, інші дані підтянуться автоматично із Штатного розкладу, якщо він був створений та затверджений.
При створенні наказу на прийом можливо перевірити його на відповідність зі штатним розкладом та страховий стаж для розрахунку лікарняних.
В конфігурації передбачений ще один спосіб оформити трудові відносини зі співробітником, через документ Початкова штатна розстановка. Документ зручно оформити наявним списком співробітників, які вже працюють на момент запуску програми. В документі заповнюється та ж інформація, що і в Прийомі на роботу, тільки не вказується дата прийому. Дату прийому необхідно вказати в картці спавробітника.
Подія звільненні співробітника реєструється в конфігурації документом Звільнення.
Цим документом реєструється як кадрова подія - звільнення, так і виконується остаточний розрахунок зі співробітником, який звільняється, тобто розраховується заробітна плата, компенсація невикористаної відпустки та вихідна допомога. На підставі цього документу формується відомість на виплату. Формувати окремий розрахунок заробітної плати, як ЗУП, вже не потрібно.
Якщо в конфігурації ведеться кадровий облік і розрахунок заробітної плати декількох організацій, то для зручності оформлення переведення працівників між організаціями створений документ Переведення до іншого роботодавця.
Цей документ робочім місцем та помічником у створенні необхідних документів при звільненні з одного підприємства та прийому в інше.
Якщо в налаштуванні розділу Кадри включена опція перенесення залишків відпусток у разі переведення між організаціями, то документ Переведення до іншого роботодавця допомагає створити документ Введення початкових залишків відпусток для нової організації співробітника.
Для фіксації любих кадрових змін в конфігурації передбачено документи Кадрове переведення або Кадрове переведення списком. Ці документи реєструють будь-які зміни в організації:
Сумісництвом вважається виконання працівником, крім своєї основної, іншої регулярної оплачуваної роботи на умовах трудового договору у вільний від основної роботи час у того ж або в іншого роботодавця за наймом.
Сумісництво оформлюється наказом про прийом на роботу, фіксується в табелі обліку робочого часу, займається окрема штатна позиція, створюється елемент довідника Співробітники, оплата здійснюється за відпрацьований час згідно штатного розкладу.
Суміщення посад здійснюється на тому самому підприємстві в основний робочий час у той самий проміжок робочого часу, що відведений для основної роботи за рахунок збільшення інтенсивності праці та обсягу виконуваної роботи при незмінній тривалості робочого часу. Додаткова робота здійснюється за іншою посадою без звільнення від своєї основної роботи. При цьому окремий трудовий договір з працівником не укладається, лише видається наказ про допущення працівника до роботи за суміщенням.
До суміщення прирівнюється заміщення тимчасово відсутнього працівника на період відпустки, тимчасової непрацездатності, відрядження без звільнення від основної роботи.
Робота за суміщенням не фіксується в табелі обліку робочого часу, не впливає на штатну розстановку, оплата здійснюється за відпрацьований час за основним місцем роботи з урахуванням доплат за суміщення посад.
В конфігурації існує ще один вид призначення доплати за суміщення - підробіток. У разі оформлення підробітку облік часу і розрахунок нарахувань виконується, як при сумісництві, але штатна позиція не займається, приказ на прийом та співробітник у довіднику не створюється.
Використовувати підробітки можливо в конфігурації, якщо в розділі Кадри буде включена опція Використовувати підробітки.
При оформленні людини за сумісництвом створюється співробітник як елемент довідника Співробітники та оформляється документ Прийом на роботу. При прийомі на роботу за сумісництвом потрібно вибрати вид зайнятості - Зовнішнє або Внутрішнє сумісництво.
У разі тимчасової відсутності співробітника, його обов’язки може виконувати інший співробітник разом зі своєю роботою, або звільнившись від основних обов’язків.
Коли співробітник виконує обов’язки іншого співробітника разом зі своїми основними обов’язками, то йому призначають доплату за суміщення посад документом Суміщення посад на підставі документа - відсутності іншого співробітника.
Доплата за сумісництво здійснюється пропорційно відпрацьованого часу. Розмір доплати можна призначити вручну, розрахувати різницю між ФОП працівниками чи призначити визначений відсоток від ФОП співробітника, котрого заміщають.
Доплата за виконання обов’язків за вакантною посадою або за розширення зон обслуговування також призначається документом Суміщення посад.
У разі, якщо на період виконання обов’язків за суміщенням, співробітник звільняється від основних обов’язків, кадрові зміни оформляються документом Кадрове переведення. Співробітнику на період заміщення нараховується заробітна плата відповідно до ФОП відсутнього працівника або ФОП вакантної посади.
У разі, якщо співробітник крім основної роботи виконує обов’язки іншого відсутнього співробітника або виконує обов’язки за вакантною посадою, але прийом на роботу за сумісництвом оформлювати не потрібно, потрібно вести облік часу, затраченого на виконання додаткових обов’язків та потрібно призначити всі доплати згідно додаткової штатної позиції, в такому випадку використовується документ Призначення підробітку. У співробітника з’являється додаткове робоче місце з відповідними плановими нарахуваннями.
У разі, якщо обов’язки виконуються частково, слід вказати необхідний графік роботи.
Всі нарахування заповнюються автоматично згідно нарахуванням співробітника, якого заміщують, або вакантної штатної посади. Також нарахування можливо назначити в ручному режимі.
Підробіток призначається на певний строк або безстроково. Припинення безстрокового підробітку реєструється документом Припинення підробітку.
Облік відпусток ведеться за видами відпусток. Види відпусток зберігаються у однойменному довіднику. Такі види відпустки, як основна щорічна, додаткова щорічна, на дітей та інші є наперед визначеним у довіднику.
Чорнобильська, навчальна відпустки, відпустки без оплати створюються у довіднику автоматично, коли включені відповідні опції в налаштуванні конфігурації.
В конфігурації є можливість створювати нові види відпусток. Для новоствореного виду відпустки потрібно зазначити:
Коли створюється новий вид відпустки, программа автоматично створює нарахування для реєстрації та оплати цього виду відпустки.
Щорічна відпустка, яка встановлена нормативами, призначається такими кадровими документами, як прийом на роботу, кадрове переведення, початкова штатна розстановка, початкові залишки відпусток.
У разі, якщо на момент початку роботи з конфігурацією, є залишки відпусток по співробітникам, потрібно внести ці залишки у документи Початкова штатна розстановка або Початкові залишки відпусток в таблиці Права на відпустку. Ці два документи заповнюються однаково.
Нові відпустки призначаються з дати, яка зафіксована в полі Дата залишків, та скасовуються назначені раніше відпустки.
Табличну частину Залишки відпусток по робочих роках потрібно заповнювати окремими рядками з вказанням періоду, за який залишилась невикористана відпустка, та кількістю днів. Якщо співробітник використав відпустку авансом, ці залишки теж відображаються в табличній частині, тільки з від’ємним значенням.
Для коректного ведення та формування залишків відпусток в системі дата залишків відпусток повинна бути не пізніше за дату початку роботи в інформаційній базі.
В табличну частину Права на відпустку можна додати ті відпустки, на які працівник має право, але по яких немає залишків. Права на такі відпустки призначаються з дати залишків.
Документом Початкові залишки відпусток призначаються додаткові відпустки, які надаються один раз в календарному році, з першого січня кожного року (відпустка на дітей, Чорнобильська відпустка), незалежно від дати прийому.
Для того, щоб спланувати графік відпусток співробітників компанії, передбачений документ Графік відпусток. Графік складається і ведеться в розрізі видів відпусток. Періоди відпусток в документі заповнюються в ручному режимі, кількість днів розраховується автоматично.
Безпосередньо з документа Графік відпусток можливо оформлення відпусток співробітникам та оформлення перенесення відпусток.
Роздрукувати та подивитися графік відпусток можливо за допомогою звіту Графік відпусток.
В конфігурації передбачені звіти щодо переліку фактично використаних відпусток - Фактичні відпустки, та щодо залишку невикористаних відпусток - Залишки відпусток.
В першу чергу потрібно налаштувати перелік видів нарахувань та утримань, які плануються використовуватися в розрахунку. При включенні прапорців з видами нарахувань програма автоматично створює ці види розрахунків.
Перед початком розрахунку для організації потрібно зробити налаштування в Обліковій політиці організації
На вкладці Облікова політика та податки потрібно обрати класи рахунків витрат та метод нарахування резерву відпусток.
На вкладці Зарплата і кадри визначається основний графік роботи співробітників, зазначаються доплати за вечірні та нічні години, вказуються дати та спосіб виплати заробітної плати.
Автор матеріалу:
Консультант з ведення обліку Заробітної плати та Кадрів
в програмних продуктах BAS та 1С:Підприємство
Наталія Попова, "TQM systems"
Більше: Інструкції ЗП BAS ERP у нашому блозі
*Копіювання матеріалу можливе тільки з посиланням на джерело і зазначенням автора матеріалу. Вдячні за повагу до прав інтелектуальної власності TQM systems
SaaS сервіси
Програми 1С:Підприємство
CRM
ERP
Node.JS, .NET
1С:Підприємство
API, IPasS
Разработка Web Apps
1С:Підприємство Автоматизація
Аудит IT проектів
Інтеграція 1С:Підприємство
Отримуйте наші інформаційні матеріали:
Працюємо на IT-ринку з 2008 року.
Наша місія - спростити управління даними.
Copyright © 2008-2024 TQMsystems. Всі права захищені. Privacy Policy | Terms of Service
