Подходы и инструменты автоматизации упр. учета и контроллинга.
Что такое контроллинг, основные цели и задачи, суть терминологии. Ключевые отличия управленческого и регламентированного учета. Структура упр учета. Система показателей деятельности KPI как инструмент контроллинга.
Какой подход выбрать: регламентированный финансовый и управленческий учет в одной базе данных, или в отдельных? в одной системе, или различных?
Контроллинг: какая программа подходит в качестве инструмента контроллинга для управленческого учета и для финансового учета? Рекомендации по выбору.
Основная цель контроллинга заключается в поддержке и улучшении процессов, направленных на достижение целей предприятия. Поэтому ему необходим инструментарий, который позволял бы избегать случайности, своевременно и быстро реагировать на негативные изменения, лучше использовать возможности для позитивных преобразований. При отсутствии такого инструментария предприятие перестает активно работать и начинает неадекватно реагировать на происходящие события.
Автор материала:
Надежда Данилочкина,
профессор, доктор экономических наук
Комментарии по тексту в части автоматизации процесса контроллинга TQM systems
Сейчас используются различные трактовки термина «контроллинг». Так, некоторые специалисты считают, что контроллинг — это внутренний контроль, другие же отождествляют контроллинг с аудитом и управленческим учетом, а специалисты в области информационных технологий считают, что контроллинг и автоматизированная система управления предприятием — одно и то же.
Однако термин «контроллинг» включает в себя не только учетные функции, но и весь спектр управления процессом достижения конечных целей и результатов предприятия. Среди многообразной совокупности используемого контроллингом инструментария одна из основных составляющих – инструменты сбора и обработки информации.
... термин «контроллинг» включает в себя не только учетные функции, но и весь спектр управления процессом достижения конечных целей и результатов предприятия.
Систематическим сбором информации о процессах, связанных с производственно-хозяйственной деятельностью предприятия, занимается система учета. Она может быть разделена на внутреннюю и внешнюю. К внешней (регламентированной) системе учета относится, в первую очередь, финансовая бухгалтерия и связанные с ней второстепенные виды бухгалтерского учета. Форма бухгалтерского учета определена законодательно государством.
Внутренняя система учета охватывает плановые и фактические расчеты по всем направлениям производственно-хозяйственной деятельности предприятия и законодательно определяется предприятием — система управленческого учета.
Управленческий учет — это подсистема управления на предприятии, которая предназначена для сбора и агрегирования учетных данных, направленная на решение конкретной управленческой задачи. Это может быть, например, обработка финансовой информации о протекающих на предприятии бизнес-процессах, преобразование ее к виду, удобному для оперативного принятия управленческих решений, и представление подготовленной таким образом информации менеджерам предприятия.
Законодательство обязывает каждое предприятие вести регламентированный (бухгалтерский) учет. Но для принятия управленческих решений существует объективная необходимость организации управленческого учета, который может быть либо совмещен с регламентированным учетом, либо выделен отдельным блоком.
... существует объективная необходимость организации управленческого учета, который может быть либо совмещен с регламентированным учетом, либо выделен отдельным блоком.
Система управленческого учета может быть встроена в систему обычного финансового учета или интегрирована с бухгалтерским учетом (рис.1), поскольку в стандартном Плане счетов предусмотрены счета для учета производственных затрат и результатов деятельности.
Подход №1: Автономия управленческого учета:
Подход №2: Интеграция управленческого и финансового учета:
Рис. 1 Различные подходы к взаимодействию управленческого и финансового учёта.
*Если рассматривать этот вопрос со стороны того, как и в каких конфигурациях эти подходы реализованы в программах линейки 1С:Підприємство, то можно выделить основные группы продуктов, позволяющие реализовать каждый из описанных выше подходов. Об этом далее.. *
Коренное отличие управленческого учёта от финансового (регламентированного) состоит в том, что финансовый учёт ориентируется на внешних пользователей информации, прежде всего на налоговую инспекцию. А управленческий учёт нацелен на внутренних пользователей, в первую очередь на руководителей предприятия и его подразделений. Этим обусловлены все прочие отличия (табл.1).
| Области сравнения | Финансовый (регламентированный) учет | Управленческий учет |
|---|---|---|
| Ключевые отличия | ||
| Основные потребители информации | Внешние пользователи информации (банки, налоговая инспекция и т.д.) | Внутренние пользователи информации (руководитель предприятия, руководители подразделений, сотрудники) |
| Цели учета | Информирование внешних пользователей (банки, деловые партнеры т.д.) о финансовом состоянии предприятия, расчет налоговых платежей | Обеспечение информационной поддержки принятия управленческих решений |
| Обязательность | Требуется по законодательству | Применяется по решению руководства предприятия |
| Свобода выбора систем учета | Система двойной записи. Обязательное соответствие нормативным актам | Ограничений по выбору систем учета не существует |
| Теоретическая база | Нормативные акты | Экономическая теория, теория принятия решений |
| Используемые измерители | Денежные единицы | Денежные и/или натуральные единицы |
| Основной объект анализа | Предприятие в целом | Центры ответственности внутри предприятия виды продукции, проекты |
| Частота составления отчетности | Периодически в соответствии с требованиями законодательства | По мере необходимости, в соответствии с потребностями руководства предприятия |
| Степень надежности | Требует объективности. Ориентирован на контроль прошлого | Зависит от целей планирования. Ориентирован на прогноз будущего |
| Главное требование к информации | Точность | Релевантность |
Управленческий учет на предприятии разбивается на три достаточно важные и крупные подсистемы, взаимосвязанные между собой (рис. 2):
Рис.2. Структура управленческого учёта
С каждым годом расширяется диапазон производственных, технических и организационно-экономических вопросов, решение которых следует искать в сфере управления затратами. Многие отечественные предприятия уже отошли от устаревшего представления о том, что единственный способ управления затратами — их сокращение. Актуальным стало построение целостной системы управления затратами, являющейся неотъемлемой частью контроллинговой процедуры.
Деятельность любого предприятия связана с определенными издержками (затратами). Затраты отражают, сколько и каких ресурсов было использовано предприятием в процессе производства и реализации продукции (работ, услуг). Поэтому управление затратами на предприятии призвано решать следующие основные задачи:
Задачи управления затратами должны решаться в комплексе. Только такой подход приносит плоды, способствуя резкому росту экономической эффективности работы предприятия.
Управление затратами на предприятии предполагает выполнение всех функций, присущих управлению любым объектом, т.е. разработку (принятие) и реализацию решений, а также контроль их выполнения.
Функции управления затратами реализуются через элементы управленческого цикла (рис.3): прогнозирование и планирование, организацию, координацию и регулирование, активизацию и стимулирование выполнения, учет и анализ.
Рис. 3. Схема взаимодействия функций управления затратами
Выполнение функций управления в полном объеме по всем элементам составляет цикл воздействия управляющей подсистемы (субъект управления) на управляемую подсистему (объект управления).
Субъектами управления затратами выступают руководители и специалисты предприятия и производственных подразделений (производств, цехов, отделов, участков и т.п.). Отдельные функции и элементы управления затратами выполняются служащими предприятия непосредственно или при их активном участии. Например, диспетчер влияет на координацию и регулирование производственного процесса, а следовательно, на производственные затраты; бухгалтер выполняет учет затрат и т.п.
Объектами управления являются затраты на разработку, производство, реализацию, эксплуатацию (использование) и утилизацию продукции (работ, услуг).
Управление затратами не является самоцелью, но совершенно необходимо для достижения предприятием определенного экономического результата, повышения эффективности работы.
Функции управления затратами первичны по отношению к производству, т.е. для достижения определенного производственного, экономического, технического или другого результата сначала нужно произвести затраты. Поэтому цель управления затратами состоит в достижении намеченных результатов деятельности предприятия (на основе нормирования и планирования затрат) наиболее экономичным способом.
Система показателей как инструмент контроллинга помогает принимать управленческие решения и управлять предприятием. Под показателями понимают абсолютные и относительные величины, а также их совокупности, которые отражают явления хозяйственной деятельности предприятия. Чтобы информация имела содержательный смысл и объективно отражала степень или эффективность достижения поставленных целей, необходимо рассчитать и сравнить с базовыми (желательными) значениями соответствующие величины показателей.
Показатели деятельности предприятия лежат в основе планирования и делегирования ответственности как в отдельных подразделениях, так и всего предприятия.
Показатели можно систематизировать по различным признакам (рис. 4). Например, абсолютные и относительные, стоимостные и натуральные.
Таблица 2. Систематизация показателей по экономической сущности
| Систематизация показателей предприятия | По хозяйственной деятельности | По экономической сущности |
|---|---|---|
| Паказатели | ||
| Показатели деловой активности | - выручка
- объем продаж - доля рынка - и т.д. |
- маржинальная прибыль
- балансовая прибыль - прибыль от основной деятельности - прибыль, остающаяся в распоряжении предприятия - и т.д. |
| Показатели стоимости предприятия и его элементов | - величина капитала
- кэш флоу (cash flow) - величина материальных активов - и т.д. |
- рентабельность
активов (общая)
- основной деятельности - собственного капитала - продукции - и т.д. |
| Оборачиваемость | - коэффициент оборачиваемости оборотных средств
- коэффициент оборачиваемости основных средств - коэффициент оборачиваемости собственного капитала - и т.д. |
- величина ликвидных средств
(общая и с разбиением по реагируемости) - величина краткосрочных обязательств - коэффициенты ликвидности - и т.д. |
| Показатели для оценки финансового состояния | - соотношение собственного и заемного капитала
- общий коэффициент автономии - коэффициент концентрации заемного капитала - и т.д. |
- себестоимость
- показатели использования оборудования - и т.д. |
| Специфические показатели для оценки внешней среды | - | - мощность рынка
- потенциал рынка - и т.д. |
Система показателей позволяет не только количественно охарактеризовать и оценить ситуацию, но и вскрыть причины возникновения проблем, провести структурно-логический анализ влияющих факторов.
...Система показателей позволяет не только количественно охарактеризовать и оценить ситуацию, но и вскрыть причины возникновения проблем, провести структурно-логический анализ влияющих факторов.
Инструмент для автоматизации процессов системы показателей: Управління по цілях і KPI
Система управленческих отчетов должна отражать, прежде всего, принятую практику управления компанией. То есть, необходимо организовать систему так, чтобы руководитель получал с определенной периодичностью интегрированный отчет, скажем, об уровне продаж, уровне прибыли и нормативах себестоимости, фактических показателях себестоимости по основным группам продукции, производимой предприятием и т. п.
А если в этой информации есть существенное отклонение от плана, то именно по этим отклонениям, и только по ним, должен быть предоставлен развернутый анализ возникновения их причин и рекомендация по устранению выявленных недостатков.
Базой для сравнения в управленческом учете могут быть три подсистемы стандартов:
К внешним стандартам и регламентам относятся: бухгалтерское законодательство, таможенное законодательство, законодательство об окружающей среде и т.д.
Корпоративные стандарты предприятия могут затрагивать практически все аспекты его деятельности. Но при этом, как определено в законодательстве, оказывать существенное влияние на порядок ведения финансового учета, и некоторые другие аспекты бизнеса.
То есть, корпоративные стандарты — это учетная политика организации.
К стандартам, регулирующим функциональность бизнес-процессов, относятся: стандарты управления складами и потоками товаров, стандарты на организацию системы закупок и др.
На каждый уровень управления ориентированы свои отчёты (табл.3).
Таблица 3. Примерная иерархия отчётов по уровням управления
| Уровень управления | Содержание отчета контроллера |
|---|---|
| Иерархия по уровням управления | |
| Совет директоров, правление | Итоговый результат деятельности предприятия, показатели устойчивости и платежеспособности, ликвидности, рынка сырья и сбыта и т.д.
Пример: стратегические показатели и их изменение, карта рисков, отклонение по технико-экономическим показателям, информация об изменениях рынков сырья и сбыта и так далее |
| Директор направления, отдела. Начальник отдела | Итоговый и промежуточный результат деятельности направления.
Пример: затраты, степень загрузки, сравнения и отклонения (план-факт) |
| Руководитель проекта Центра ответственности | Результаты деятельности по проекту и центра ответственности.
Пример: затраты, план-факт, продуктивное рабочее время, каталог знаний |
Отчеты составляются внутри каждого функционального подразделения предприятия. Отдел контроллинга участвует в формировании системы отчетности и координирует составление отчетов. Качество отчетной информации зависит от идентичности структуры отчетов системе планирования.
Управленческий учёт с входящими в него системами управления затратами, показателей и отчётов представляет собой не только основу инструментария, сколько саму суть контроллинга. Именно управленческий учёт, его грамотная постановка и владение им позволяют компаниям принимать решения по достижению поставленных целей.
Управленческий учёт с входящими в него системами управления затратами, показателей и отчётов представляет собой не только основу инструментария, сколько саму суть контроллинга. Именно управленческий учёт, его грамотная постановка и владение им позволяют компаниям принимать решения по достижению поставленных целей.
Как уже упоминалось выше, для того, чтобы иметь возможность наладить процессы контроллинга на предприятии, изначально необходимо автоматизировать функции и процессы управленческого и финансового регламентированного учета. Подходы, возможные с точки зрения взаимодействия этих двух разнонаправленных блоков описаны были выше в главе ..Возможные подходы по организации взаимодействия упр. и регл. учета. Уже сейчас существует множество отраслевых учетных систем, каждая из которых решает учетные задачи с учетом специфики определенной отрасли. Ознакомиться с этими решениями можно здесь:
Т.е существует ряд универсальных, так называемых типовых решений 1С:Підприємство, которые решают часть общеиспользуемых бизнесами, стандартных функций. Внедрение этих программных продуктов может служить базой, для получения данных в выделенные системы контроллинга, или недостающие функции контроллинга могут быть доработаны непосредственно в этих конфигурациях.
Многие из компаний предпочитают использовать внешние веб сервисы и дашборды отчетности, в которые данные и показатели собираются в удобной форме уже для целей анализа из всех используемых в бизнесе учетных систем.
При этом такие сервисы, как например Atom.PharmDist, могут решать точечные функции контроллинга на определенном уровне, что удобно с точки зрения скорости внедрения таких блоков, и возможности их поэтапного наращивания и интеграции.
Разработка таких web сервисов становится все более востребованной, а также использование уже готовых внешних веб инструментов.
В рамках наших услуг вы можете получить IT экспертизу с точки зрения вашей ИТ стратегии в плане автоматизации деятельности: целесообразности выбора того или иного продукта и платформы, с нуля, доработка или готовое. Наши представители имеют многолетний опыт внедрения, и смогут предоставить свое уникальное экспертное заключение в каждом уникальном случае.
Если в целом и кратко что касается учетных систем:
1) В названиях программ 1С:Підприємство, в которых реализован только бухгалтерский регламентированный учет как правило используется термин "бухгалтерия". Т.е. все конфигурации типа:
предназначены только для ведения регламентированного финансового учета. Данные конфигурации не решают и не могут решить задачи финансового учета в той степени расширенной аналитики, которая требуется бизнесу. Дорабатывать эти конфигурации так же не целесообразно, так как данные системы должны в перспективе своевременно обновляться как только в очередной раз будут внесены изменения в нашем законодательстве, что станет более сложным с точки зрения и времени, и финансов после внесения в них изменений, а так же в виду экономической составляющей (есть уже масса готовых решений, упр учет в которых можно взять за основу, а доработка этих функций в "Бухгалтерія 8" будет стоить неоправданно много)
2) Конфигурации, которые поддерживают возможность интегрированного финансового (регл.) и управленческого учета, и функционал которых можно использовать как базовый для автоматизации процессов контроллинга или как базу, для получения данных в внешнюю систему контроллинга:
Продукти 1С:Підприємство:
Програми BAS:
3) Конфигурации, которые содержат только функции управленческого учета и которые можно рассматривать в качестве базовых для автоматизации функций контроллинга в части управленческого учета (эти конфигурации не поддерживают функции регламентированного БУ и НУ, для этих целей используется интеграция с Бухгалтерія 8)
Таблица продуктов, которые можно рассматривать в качестве базовых для решения задач контроллинга
| Название | Упр. учет | Фин. учет | Комментарии |
|---|---|---|---|
| Продукт | |||
| Управління корпоративними фінансами холдингу | да | да | Решает задачи бюджетирования, МСФО и др. Предназначена специально для финансового учета и управления. |
| Керівник | да | да | Содержит функции планирования и контроля за денежными потоками. Может быть использована как консолидирующий продукт. Подходит для малого и среднего бизнеса. |
| Консолідація | да | да | Мощный инструмент контроллинга. Подходит для крупных холдингов сложной структуры. На данный момент вышел продукт другой линейки BAS в виде гораздо более функционального программного решения "BAS Управління холдингом" |
| BAS Управління холдингом | да | да | Мощный инструмент финансового контроллинга. Является эволюционным продуктом по сравнению с Консолідація. Подходит для крупного развлетвленного бизнеса. |
| Управління по цілях і KPI | - | - | Инструмент автоматизации процесса постановки целей, мониторинга и контроля. Используется интеграция с учетными системами для построения сквозных процессов контроллинга. |
Бизнесу необходимо тщательно взвесить и сопоставить все за и против, для того чтобы изначально корректно определить архитектуру и стратегию в части используемых платформ и программного обеспечения.
Мы, в свою очередь, можем предложить услугу экспертной оценки в части выбора стратегии или аудита автоматизации вашей бизнес деятельности.
Наше преимущества, - у нас обширный опыт + мы используем преимущества различных платформ (1С:Підприємство, Node.JS, .NET) в той ее части, где это действительно имеет место, + мы не заангажированы в продвижении определенных продуктов, и выбираем оптимальное решение для наших клиентов, делая ставку на интеграцию продуктов, каждый из которых решает поставленную бизнес задачу оптимально эффективно.
и немного риторики в продолжение темы контроллинга:
Факт: Бухгалтерский учет ориентирован на контроль прошлого, а управленческий на прогноз будущего, - есть ли смысл пытаться все вместить в одну систему? Или может оставить каждому свое, и решать задачи поэтапно, более легкими и красивыми сервисами и системами?
SaaS сервисы
Программы 1С:Підприємство
CRM
ERP
Node.JS, .NET
1С:Підприємство
API, IPasS
Разработка Web Apps
1С:Підприємство Автоматизация
Аудит IT проектов
Интеграция 1С:Підприємство
Получайте наши информационные материалы:
Работаем на IT-рынке с 2008 года.
Наша миссия - упростить управление данными.
Copyright © 2008-2024 TQMsystems. Все права защищены. Privacy Policy | Terms of Service