Підходи та інструменти автоматизації упр. обліку та контролінгу.
Що таке контролінг, основні цілі та завдання, суть термінології. Ключові відмінності управлінського і регламентованого обліку. Структура упр обліку. Система показників діяльності KPI як інструмент контролінгу.
Який підхід вибрати: регламентований фінансовий і управлінський облік в одній базі даних, або в окремих? в одній системі, або різних?
Контролінг: яка програма підходить як інструмент контролінгу для управлінського обліку і для фінансового обліку? Рекомендації по вибору.
Основна мета контролінгу полягає в підтримці і поліпшенні процесів, спрямованих на досягнення цілей підприємства. Тому йому необхідний інструментарій, який дозволяв би уникати випадковості, своєчасно і швидко реагувати на негативні зміни, краще використовувати наявними можливостями для позитивних перетворень. При відсутності такого інструментарію підприємство перестає активно працювати і починає неадекватно реагувати на події, що відбуваються.
Автор матеріалу:
Надія Данілочкіна,
професор, доктор економічних наук
Коментарі по тексту в частині автоматизації процесу контролінгу TQM systems
Зараз використовуються різні трактування терміна «контролінг». Так, деякі фахівці вважають, що контролінг - це внутрішній контроль, інші ж ототожнюють контролінг з аудитом та управлінським обліком, а фахівці в області інформаційних технологій вважають, що контролінг і автоматизована система управління підприємством - одне і те ж.
Однак термін «контролінг» включає в себе не тільки облікові функції, але і весь спектр управління процесом досягнення кінцевих цілей і результатів підприємства. Серед різноманітної сукупності використовуваного контроллингом інструментарію одна з основних складових - інструменти збору та обробки інформації.
... термін «контролінг» включає в себе не тільки облікові функції, але і весь спектр управління процесом досягнення кінцевих цілей і результатів підприємства.
Систематичним збором інформації про процеси, пов'язаних з виробничо-господарською діяльністю підприємства, займається система обліку. Вона може бути розділена на внутрішню і зовнішню. До зовнішньої (регламентованої) системі обліку відноситься, в першу чергу, фінансова бухгалтерія та пов'язані з нею другорядні види бухгалтерського обліку. Форма бухгалтерського обліку визначена законодавчо державою.
Внутрішня система обліку охоплює планові та фактичні розрахунки по усіх напрямках виробничо-господарської діяльності підприємства і законодавчо визначається підприємством - система управлінського обліку.
Управлінський облік - це підсистема управління на підприємстві, яка призначена для збору і агрегування облікових даних, спрямована на вирішення конкретної управлінської задачі. Це може бути, наприклад, обробка фінансової інформації про бізнес-процеси,що протікають на підприємстві, перетворення її до вигляду, зручного для оперативного прийняття управлінських рішень, і уявлення підготовленої таким чином інформації менеджерам підприємства.
Законодавство зобов'язує кожне підприємство вести регламентований (бухгалтерський) облік. Але для прийняття управлінських рішень існує об'єктивна необхідність організації управлінського обліку, який може бути або поєднаний з регламентованим обліком, або виділений окремим блоком.
... існує об'єктивна необхідність організації управлінського обліку, який може бути або поєднаний з регламентованим обліком, або виділений окремим блоком.
Система управлінського обліку може бути вбудована в систему звичайного фінансового обліку або інтегрована з бухгалтерським обліком (мал.1), оскільки в стандартному Плані рахунків передбачені рахунки для обліку виробничих витрат і результатів діяльності.
Підхід №1: Автономія управлінського обліку:
Підхід №2: Інтеграція управлінського і фінансового обліку:
Мал. 1 Різні підходи до взаємодії управлінського і фінансового обліку.
*Якщо розглядати це питання з боку того, як і в яких конфігураціях ці підходи реалізовані в програмах лінійки 1С:Підприємство, то можна виділити основні групи продуктів, що дозволяють реалізувати кожен з описаних вище підходів. Про це далі.. *
Корінна відмінність управлінського обліку від фінансового (регламентованого) полягає в тому, що фінансовий облік орієнтується на зовнішніх користувачів інформації, перш за все на податкову інспекцію. А управлінський облік націлений на внутрішніх користувачів, в першу чергу на керівників підприємства та його підрозділів. Цим обумовлені всі інші відмінності (табл.1).
| Області порівняння | Фінансовий (регламентований) облік | Управінський облік |
|---|---|---|
| Ключові відмінності | ||
| Основні споживачі інформації | Зовнішні користувачі інформації (банки, податкова інспекція і т.д.) | Внутрішні користувачі інформації (керівник підприємства, керівники підрозділів, співробітники) |
| Цілі обліку | Інформування зовнішніх користувачів (банки, ділові партнери тощо) про фінансовий стан підприємства, розрахунок податкових платежів | Забезпечення інформаційної підтримки прийняття управлінських рішень |
| Обов'язковість | Вимагає законодавство | Застосовується за рішенням керівництва підприємства |
| Свобода вибору систем обліку | Система подвійного запису. Обов'язкове відповідність нормативним актам | Обмежень щодо вибору систем обліку не існує |
| Теоретична база | Нормативні акти | Економічна теорія, теорія прийняття рішень |
| Вимірювачі, що використовуються | Грошові одиниці | Грошові і/або натуральні одиниці |
| Основний об'єкт аналізу | Підприємство в цілому | Центри відповідальності всередині підприємства види продукції, проекти |
| Частота складання звітності | Періодично відповідно до вимог законодавства | У міру необхідності, відповідно до потреб керівництва підприємства |
| Ступінь надійності | Вимагає об'єктивності. Орієнтований на контроль минулого. | Залежить від цілей планування. Орієнтований на прогноз майбутнього. |
| Головна вимога до інформації | Точність | Релевантність |
Управлінський облік на підприємстві розбивається на три досить важливі і великі підсистеми, взаємопов'язані між собою (мал. 2):
Рис.2. Структура управлінського обліку
З кожним роком розширюється діапазон виробничих, технічних і організаційно-економічних питань, вирішення яких слід шукати в сфері управління витратами. Багато вітчизняних підприємств вже відійшли від застарілого уявлення про те, що єдиний спосіб управління витратами - їх скорочення. Актуальним стало побудова цілісної системи управління витратами, що є невід'ємною частиною контроллінговой процедури.
Діяльність будь-якого підприємства пов'язана з певними витратами (витратами). Витрати відображають, скільки і яких ресурсів було використано підприємством в процесі виробництва і реалізації продукції (робіт, послуг). Тому управління витратами на підприємстві покликане вирішувати такі основні завдання:
Завдання по управлінню витратами повинні вирішуватися в комплексі. Тільки такий підхід приносить плоди, сприяючи різкому зростання економічної ефективності роботи підприємства.
Управління витратами на підприємстві передбачає виконання всіх функцій, властивих управлінню будь-яким об'єктом, тобто розробку (прийняття) і реалізацію рішень, а також контроль їх виконання.
Функції управління витратами реалізуються через елементи управлінського циклу (мал.3): прогнозування і планування, організацію, координацію і регулювання, активізацію і стимулювання виконання, облік і аналіз.
Мал. 3. Схема взаємодії функцій управління витратами
Виконання функцій управління в повному обсязі по всіх елементах складає цикл впливу керуючої підсистеми (суб'єкт управління) на керовану підсистему (об'єкт управління).
Суб'єктами управління витратами виступають керівники і фахівці підприємства і виробничих підрозділів (виробництв, цехів, відділів, дільниць тощо). Окремі функції і елементи управління витратами виконуються службовцями підприємства безпосередньо або при їх активній участі. Наприклад, диспетчер впливає на координацію і регулювання виробничого процесу, а отже, на виробничі витрати; бухгалтер виконує облік витрат і т.п.
Об'єктами управління є витрати на розробку, виробництво, реалізацію, експлуатацію (використання) та утилізацію продукції (робіт, послуг).
Управління витратами не є самоціллю, але абсолютно необхідно для досягнення підприємством певного економічного результату, підвищення ефективності роботи.
Функції управління витратами первинні по відношенню до виробництва, тобто для досягнення певного виробничого, економічного, технічного або іншого результату спочатку потрібно провести витрати. Тому мета управління витратами полягає в досягненні намічених результатів діяльності підприємства (на основі нормування і планування витрат) найбільш економічним способом.
Система показників як інструмент контролінгу допомагає приймати управлінські рішення і управляти підприємством. Під показниками розуміють абсолютні і відносні величини, а також їх сукупності, які відображають явища господарської діяльності підприємства. Щоб інформація мала змістовний сенс і об'єктивно відображала ступінь або ефективність досягнення поставлених цілей, необхідно розрахувати і порівняти з базовими (бажаними) значеннями відповідні величини показників.
Показники діяльності підприємства лежать в основі планування і делегування відповідальності як в окремих підрозділах, так і всього підприємства.
Показники можна систематизувати за різними ознаками (мал. 4). Наприклад, абсолютні і відносні, вартісні і натуральні.
Таблиця 2. Систематизація показників за економічною сутністю
| Систематизація показників підприємства | За господарською діяльностю підприємства | За економічною сутністю |
|---|---|---|
| Показники | ||
| Показники ділової активності | - виручка
- ооб'єм продажу - частка ринку - і т.д. |
- маржинальний прибуток
- балансовий прибуток - прибуток від основної діяльності - прибуток, що залишається в розпорядженні підприємства - і т.д. |
| Показники вартості підприємства і його елементів | - величина капіталу
- кэш флоу (cash flow) - величина матеріальних активів - і т.д. |
- рентабельність активів (загальна)
- основної діяльності - власного капіталу - продукції - і т.д. |
| Оборотність | - коефіцієнт оборотності оборотних коштів
- коефіцієнт оборотності основних коштів - коефіцієнт оборотності власного капіталу - і т.д. |
- величина ліквідних коштів
(Загальна і з розбивкою по реагуванню) - величина короткострокових зобов'язань - коефіцієнти ліквідності - і т.д. |
| Показники для оцінки фінансового стану | - співвідношення власного і позикового капіталу
- загальний коефіцієнт автономії - коефіцієнт концентрації позикового капіталу - і т.д. |
Специфічні показники продуктивності праці: - собівартість - показники використання обладнання - і т.д. |
| Специфічні показники для оцінки зовнішнього середовища | - | - потужність ринку
- потенціал ринку - і т.д. |
Система показників дозволяє не тільки кількісно охарактеризувати і оцінити ситуацію, а й розкрити причини виникнення проблем, провести структурно-логічний аналіз факторів, що впливають.
...Система показників дозволяє не тільки кількісно охарактеризувати і оцінити ситуацію, а й розкрити причини виникнення проблем, провести структурно-логічний аналіз факторів, що впливають.
Інструмент для автоматизації процесів системи показників: Управління по цілям та KPI
Система управлінських звітів повинна відображати, перш за все, прийняту практику управління компанією. Тобто, необхідно організувати систему так, щоб керівник отримував з певною періодичністю інтегрований звіт, скажімо, про рівень продажів, рівні прибутку і нормативах собівартості, фактичних показниках собівартості за основними групами продукції, що виробляється підприємством і т. П.
А якщо в цій інформації є суттєве відхилення від плану, то саме за цими відхиленнями, і лише за ними, повинен бути наданий повний аналіз виникнення їх причин і рекомендація щодо усунення виявлених недоліків.
Базою для порівняння в управлінському обліку можуть бути три підсистеми стандартів:
До зовнішніх стандартів і регламентів відносяться: бухгалтерське законодавство, митне законодавство, законодавство про навколишнє середовище і т.д.
Корпоративні стандарти підприємства можуть зачіпати практично всі аспекти його діяльності. Але при цьому, як визначено в законодавстві, робити істотний вплив на порядок ведення фінансового обліку, і деякі інші аспекти бізнесу.
Тобто, корпоративні стандарти - це облікова політика організації.
До стандартам, що регулює функціональність бізнес-процесів, відносяться: стандарти управління складами і потоками товарів, стандарти на організацію системи закупівель і ін.
На кожен рівень управління орієнтовані свої звіти (табл.3).
Таблиця 3. Орієнтовна ієрархія звітів за рівнями управління
| Рівень управління | Зміст звіту контролера |
|---|---|
| Ієрархія за рівнями управління | |
| Рада директорів, правління | Підсумковий результат діяльності підприємства, показники стійкості і платоспроможності, ліквідності, ринку сировини і збуту і т.д.
Приклад: стратегічні показники і їх зміна, карта ризиків, відхилення по техніко-економічними показниками, інформація про зміни ринків сировини і збуту і так далі |
| Директор напрямку, відділу. Начальник відділу | Підсумковий і проміжний результат діяльності напрямки.
Приклад: витрати, ступінь завантаження, порівняння і відхилення (план-факт) |
| Керівник проекту Центру відповідальності | Результати діяльності за проектом та центру відповідальності.
Приклад: витрати, план-факт, продуктивне робочий час, каталог знань |
Звіти складаються всередині кожного функціонального підрозділу підприємства. Відділ контролінгу бере участь у формуванні системи звітності та координує складання звітів. Якість звітної інформації залежить від ідентичності структури звітів системі планування.
Управлінський облік з вхідними в нього системами управління витратами, показників і звітів являє собою не тільки основу інструментарію, скільки саму суть контролінгу. Саме управлінський облік, його грамотна постановка і володіння їм дозволяють компаніям приймати рішення по досягненню поставлених цілей.
Управлінський облік з вхідними в нього системами управління витратами, показників і звітів являє собою не тільки основу інструментарію, скільки саму суть контролінгу. Саме управлінський облік, його грамотна постановка і володіння їм дозволяють компаніям приймати рішення по досягненню поставлених цілей.
Як уже згадувалося вище, для того, щоб мати можливість налагодити процеси контролінгу на підприємстві, спочатку необхідно автоматизувати функції і процеси управлінського і фінансового регламентованого обліку. Підходи, можливі з точки зору взаємодії цих двох різноспрямованих блоків описані були вище в главі..Можливі підходи щодо організації взаємодії упр. і регл. обліку. Вже зараз існує безліч галузевих облікових систем, кожна з яких вирішує облікові завдання з урахуванням специфіки певної галузі. Ознайомитися з цими рішеннями можна тут:
Тобто існує ряд універсальних, так званих типових рішень 1С:Підприємство, які вирішують частину, стандартних функцій, що використовує бізнес. Впровадження цих програмних продуктів може служити базою, для отримання даних в виділені системи контролінгу, або відсутні функції контролінгу можуть бути доопрацьовані безпосередньо в цих змінах.
Багато з компаній вважають за краще використовувати зовнішні веб сервіси та дашборди звітності, в яких дані і показники збираються в зручній формі вже для цілей аналізу з усіх використовуваних в бізнесі облікових систем.
При цьому такі сервіси, як наприклад Atom.PharmDist, можуть вирішувати точкові функції контролінгу на певному рівні, що зручно з точки зору швидкості впровадження таких блоків, і можливості їх поетапного нарощування і інтеграції.
Розробка таких web сервісів стає все більш затребуваною, а також використання вже готових зовнішніх веб інструментів.
В рамках наших послуг ви можете отримати IT експертизу з точки зору вашої ІТ стратегії в плані автоматизації діяльності: доцільності вибору того чи іншого продукту і платформи, з нуля, доробка або готове. Наші представники мають багаторічний досвід впровадження, і зможуть надати своє унікальний експертний висновок в кожному унікальному випадоку.
Якщо в цілому і коротко що стосується облікових систем:
1) У назвах програм 1С:Підприємство, в яких реалізований тільки бухгалтерський регламентований облік як правило використовується термін "бухгалтерія". Тобто всі конфігурації типу:
призначені тільки для ведення регламентованого фінансового обліку. Дані конфігурації не вирішують і не можуть вирішити завдання фінансового обліку в тій мірі розширеної аналітики, яка потрібна бізнесу. Допрацьовувати ці зміни так само не доцільно, так як дані системи повинні в перспективі своєчасно оновлюватися як тільки в черговий раз будуть внесені зміни в нашому законодавстві, що стане більш складним з точки зору і часу, і фінансів після внесення в них змін, а так само спираючись на економічну складову (тобто вже маса готових рішень, упр. облік в яких можна взяти за основу, а доопрацювання цих функцій в "Бухгалтерія 8" буде коштувати невиправдано багато)
2) Конфігурації, які підтримують можливість інтегрованого фінансового (регл.) І управлінського обліку, і функціонал яких можна використовувати як базовий для автоматизації процесів контролінгу або як базу, для отримання даних в зовнішню систему контролінгу:
Продукти 1С:Підприємство:
Програми BAS:
3) Конфігурації, які містять тільки функції управлінського обліку і які можна розглядати в якості базових для автоматизації функцій контролінгу в частині управлінського обліку (ці зміни не підтримують функції регламентованого БО і НУ, для цих цілей використовується інтеграція з Бухгалтерія 8)
Таблиця продуктів, які можна розглядати в якості базових для вирішення завдань контролінгу
| Назва | Упр. облік | Фін. облік | Коментарі |
|---|---|---|---|
| Продукт | |||
| Управління корпоративними фінансами холдингу | да | да | Вирішує завдання бюджетування, МСФЗ та ін. Призначена спеціально для фінансового обліку та управління. |
| Керівник | да | да | Містить функції планування і контролю за грошовими потоками. Може бути використана як консолідуючий продукт. Підходить для малого і середнього бізнесу. |
| Консолідація | да | да | Потужний інструмент контролінгу. Підходить для великих холдингів складної структури. На даний момент вийшов продукт іншої лінійки BAS в вигляді набагато більш функціонального програмного рішення "BAS Управління холдингом". |
| BAS Управління холдингом | да | да | Потужний інструмент фінансового контролінгу. Є еволюційним продуктом в порівнянні з Консолідація. Підходить для великого розгалуженого бізнесу. |
| Управління по цілям та KPI | - | - | Інструмент автоматизації процесу постановки цілей, моніторингу та контролю. Використовується інтеграція з обліковими системами для побудови наскрізних процесів контролінгу. |
Бізнесу необхідно ретельно зважити і зіставити всі за і проти, для того щоб спочатку коректно визначити архітектуру і стратегію в частині використовуваних платформ та програмного забезпечення.
Ми, в свою чергу, можемо запропонувати послугу експертної оцінки в частині вибору стратегії або аудиту автоматизації вашої бізнес діяльності.
Наше переваги, - у нас великий досвід + ми використовуємо переваги різних платформ (1С:Підприємство, Node.JS, .NET) в тій її частині, де це дійсно має місце, + ми не заангажовані в просуванні певних продуктів, і вибираємо оптимальне рішення для наших клієнтів, роблячи ставку на інтеграцію продуктів, кожен з яких вирішує поставлене бізнес завдання оптимально ефективно.
і трохи риторики в продовження теми контролінгу:
Факт: Бухгалтерський облік орієнтований на контроль минулого, а управлінський на прогноз майбутнього, - чи є сенс намагатися все вмістити в одну систему? Або може залишити кожному своє, і вирішувати завдання поетапно, більш легкими і красивими сервісами і системами?
SaaS сервіси
Програми 1С:Підприємство
CRM
ERP
Node.JS, .NET
1С:Підприємство
API, IPasS
Разработка Web Apps
1С:Підприємство Автоматизація
Аудит IT проектів
Інтеграція 1С:Підприємство
Отримуйте наші інформаційні матеріали:
Працюємо на IT-ринку з 2008 року.
Наша місія - спростити управління даними.
Copyright © 2008-2024 TQMsystems. Всі права захищені. Privacy Policy | Terms of Service