Производственный календарь и его заполнение, графики в BAS ERP, КУП, ЗП рабочее время, индивидуальный график работы, учет ночного и вечернего времени. Учет рабочего времени. Неполный рабочий день. Отпуска, отгулы, больничные для совместителей, командировки, прогулы и простои. Отчет по отработанному времени. Все особенности учета рабочего времени по видам:
Автор материала:
Консультант по ведению учета Заработной платы и кадров
в программных продуктах BAS и 1С:Підприємство
Наталья Попова "TQM systems"
Вы можете задать любой вопрос по автоматизации учета заработной платы и управления персоналом, по работе с программами BAS и 1С:Підприємство, ЗУП, построения расчетов и бизнес-процессов.
Мы подготовим для вас материал и предоставим развернутый ответ, поделимся богатым опытом.
Учет рабочего времени работников ведется в соответствии с нормами рабочего времени и в разрезе различных видов рабочего времени.
Нормы рабочего времени настраиваются в график работы для сотрудников.
Графики заполняются согласно производственному календарю и по видам рабочего времени.
Производственный календарь находится в справочнике Производственные календари. В конфигурации создан производственный календарь Украины, который уже заполнен в соответствии с законодательством Украины.
Заполнять Производственный календарь на следующий календарный год необходимо в декабре текущего года. Если все праздничные, выходные дни и перенос выходных дней утвержден и программа обновлена, то календарь автоматически заполняется всеми перенесенными выходными и рабочими днями.
Если необходимо дополнительно перенести выходной или праздничный день, это можно сделать с помощью команд Изменить день, Перенести день в самом Производственном календаре.
Производственные календари используются для формирования графиков работы сотрудников и графиков работы предприятия.
По видам рабочего времени фиксируется информация об отработанном времени и неявках.
Перечень видов использования рабочего времени сохраняется в справочнике Виды использования рабочего времени (раздел Зарплата - Настройки и справочники).
Когда работник работает, есть такие виды времени, как Работа, Работа в выходные и праздники, сверхурочные, ночные и вечерние часы, командировки, самостоятельно созданные виды времени, в которых как основное время определено то, что указано выше.
В графиках работы можно указывать виды времени, в которых как основное время указаны Работа, Ночные, Вечерние.
Такой вид времени, как Рабочее время, используется в начислениях, которыми оплачивается все отработанное время в целом. Этот вид времени недоступен для использования в графиках работы и табелях.
График работы сотрудников заполняется на основании производственного календаря в начале работы с программой или в конце уходящего года.
Все графики хранятся в справочнике Графики работы сотрудников (раздел Зарплата - Настройки и справочники).
Для создания стандартного графика с пятидневной рабочей неделей по 8-м часов достаточно указать наименование графика и год и заполнить его.
Для создания более сложных графиков нужно заполнить дополнительные параметры.
По ссылке "Изменить свойства графика" открывается окно с дополнительными параметрами для заполнения.
В дополнительных параметрах возможно указать цикличность работы - по дням недели или сменные графики, установить признаки предпраздничных и праздничных дней, указать признак неполной ставки и итогового учета рабочего времени.
В блоке Расписание работы нужно описать плановый режим работы.
При назначении работнику графика с неполным рабочим временем в кадровых документах следует указать количество ставок согласно рабочему времени по графику.
После установки флажка Неполное рабочее время нужно отметить режим работы с сокращенным временем: неполный рабочий день или неполную рабочую неделю.
В случае установления флажка Считать норму по другому графику надо выбрать график, который на предприятии считается нормой.
В этом случае для сотрудников с таким графиком в кадровых документах нужно указать полный размер оклада согласно штатному расписанию.
Расчет заработной платы таких сотрудников будет выполняться по формулам:
Например, сотрудник принят по внутреннему совместительству на 1/8 ставки с окладом согласно штатному расписанию 25 тыс. с 15 апреля 2020 графику работы 1:00 в день.
В апреле 2020 г. норма рабочего времени составляет 21 день/167 часов в месяц. Сотрудник работал 11 дней или 11:00.
Расчет за отработанные часы: 25000/167*11 = 1646,71 грн.
Расчет за отработанные дни: 25000/20*11*0,125 = 1636,90 грн.
В случае, если флажок Считать норму по другому графику не установлен, то норма времени для сотрудников определяется по графику неполного рабочего времени:
Расчет за отработанные дни: 25000*0,125*11/21 = 1639,90 грн.
Когда необходимо изменить режим работы некоторых сотрудников на определенный период в связи с переносом выходных по производственной необходимости, изменениями в чередовании смен работников и т.д., создается и заполняется Индивидуальный график (Зарплата - Учет времени).
Индивидуальный график заменяет собой нормативный график, предназначенный кадровыми документами.
В конфигурации учет отработанного времени ведется с использованием методов:
Возможно одновременное использование обоих методов учета рабочего времени. В таком случае сначала нужно заполнить все документы, которые регистрируют отклонения, а затем уже заполнить табель учета рабочего времени.
Печатную форму табеля можно сформировать с помощью отчета Табель учета рабочего времени (П-5).
Приоритет имеют документы, которые регистрируют отклонения, перед данными, указанными в табеле. Расчет заработной платы выполняется по видам расчета, указанным в документах-отклонениях, даже если в табеле ошибочно указаны другие данные.
Документы, фиксирующие отклонения от графика, можно разделить на три группы:
Регистрировать фактические данные по отработанному времени и отсутствию можно документом Табель учета рабочего времени (раздел Зарплата - Учет времени).
Перед созданием табеля необходимо зарегистрировать все отсутствия, сверхурочные и другие отклонения.
Если в настройках раздела Зарплата включена опция Применение почасовой оплаты, в этом случае можно настроить несколько видов времени в течение смены:
Процент доплаты за работу в ночные и вечерние часы отмечается в целом для организации в справочнике Организации.
Работа в вечерние и ночные часы планируется в графике работы.
Нужно включить флажки, обозначающие необходимые для применения виды времени, и заполнить часы работы. Продолжительность смены определяется как сумма часов по всем видам времени.
В случае, когда работа в ночное или вечернее время не была запланирована в графике, зафиксировать фактическую работу вечером/ночью возможно документами Табель учета рабочего времени или Данные для расчета зарплаты.
Учет собственноручно созданных видов времени
Для планирования работы по своим видам времени нужно включить опцию Несколько видов времени в графике работы. Тогда, при настройке графика работы в таблице Виды времени будут доступны собственные виды времени, в которых как основное время указаны Работа, Ночные и вечерние.
Для регистрации фактической работы по каждому виду времени с помощью документа Данные для расчета зарплаты нужно настроить шаблоны для регистрации каждого вида времени.
Шаблоны находятся в разделе Зарплата - Настройки и справочники - шаблоны ввода данных.
В шаблоне необходимо указать вид времени, если этим шаблоном планируется регистрировать отработанное время, на этой же вкладке возможна настройка регистрации отработанного времени одним документом за месяц или отдельно за каждый день. Если выбрать В целом за период, тогда в документе будет регистрироваться общее количество дней и часов данного вида отработанного времени.
Если в настройках раздела Зарплата включена опция Используется несколько тарифных ставок для одного сотрудника, то в кадровых документах рядом с таблицей Начисление, где указаны плановые основные начисления, будет доступна для заполнения таблица Дополнительные тарифы, коэффициенты, где указывается размер другой дополнительной тарифной ставки.
Для оплаты по другой тарифной ставке нужно создать:
Такое начисление не назначается как плановое, оно будет рассчитываться во время финального расчета зарплаты, если будет регистрация отработанного времени по указанному начислению. Для этого в табличной части Дополнительные тарифы, коэффициенты кадрового документа нужно указать значение тарифной ставки или иного показателя.
Если на вкладке Учет времени основного планового начисления указан вид времени Работа, то плановым начислением будет оплачено только время указанного вида, а время другого вида - начислением для оплаты по дополнительной тарифной ставке.
Если на вкладке Учет времени основного планового начисления указан вид времени Рабочее время, то плановым начислением будет оплачено все рабочее время, а начислением для оплаты по дополнительной тарифной ставке будет еще раз оплаченное время указанного вида.
Оплата за сверхурочную работу и работу в выходные и праздничные дни начисляется и выплачивается при условии включения соответствующих опций в настройках раздела Зарплата:
В случае ведения суммированного учета рабочего времени возможно настроить подсчет и регистрацию общего количества сверхурочных часов совокупно за соответствующий период. Для этого необходимо включить опцию Пеработки при суммированном учете времени в разделе Зарплата.
Сверхурочная работа и работа в выходные и праздничные дни регистрируется документами Работа сверхурочно и Работа в выходные и праздники соответственно. Документы можно найти в разделах Кадры и Зарплата - Учет времени.
Если рабочий день по графику приходится на праздничный день (по производственному календарю), то дополнительных документов для расчета создавать не нужно. При расчете заработной платы за месяц всем работникам, работавшим по этому графику, будет начислена доплата за работу в праздничные дни.
Если нужно зарегистрировать факт внеплановой работы в праздничные и выходные дни, тогда используется документ Работа в выходные и праздники, из документа можно напечатать приказ о работе в выходной день.
В документе можно отметить, как будет компенсирован рабочий день в выходные или праздники, - повышенной оплатой или возможностью взять выходной позже.
Информацию по накопленным отгулам можно посмотреть в универсальном отчете по регистру Дни-часы отгулов.
В случае ведения суммированного учета рабочего времени можно в конце определенного периода или при увольнении сотрудника автоматически посчитать и зарегистрировать вручную количество сверхурочных часов, которые не оплачены.
Параметры суммированного учета рабочего времени настраиваются в графике работы. В графике работы отмечается, какая норма будет использоваться при подсчете сверхурочных часов.
Для подсчета и регистрации сверхурочных часов используется документ Регистрация переработок.
Документ заполняется автоматически сотрудниками, которые работают по графику суммированного рабочего времени и отработали за указанный период больше нормы времени.
Отсутствие сотрудника на рабочем месте фиксируется в конфигурации специальными документами для фиксации отсутствий или Табелем учета рабочего времени.
Для фиксации оплачиваемого отсутствия есть документы, которые создавать обязательно, так как эти документы рассчитывают начисления на период отсутствия по среднему заработку. Это отпуск, больничные, командировки и т.д.
Эти документы формируют записи в кадровом учете и в расчете заработной платы. Права на видимость самого расчета по среднему заработку для специалистов кадровой службы можно закрыть. Кадровик может заполнять только период и причину отсутствий, в больничном проверять информацию по стажу работы. Бухгалтер может самостоятельно рассчитывать и проверять средний заработок по этим документам.
Документ Отпуск можно найти в разделах Кадры и Зарплата.
Этим документом регистрируются периоды основной и других видов отпусков, неоплачиваемые отпуска и отгулы, если они предоставляются вместе с видами отпусков.
Для регистрации отпусков сразу нескольких сотрудников предусмотрен документ Отпуск сотрудников.
Это кадровый документ, созданный для определения периода и вида отпусков, печати группового приказа. На его основе по ссылке Оформить отпуск возможно создать расчет.
Кроме оплаты за отпуск документом Отпуск можно насчитать:
Если в документе Отпуск в поле Выплата указано В межрасчетный период или С авансом, то налоги и взносы будут рассчитаны в документе, если указано С зарплатой, то все налоги будут рассчитаны в конце месяца. Проверить расчет возможно кнопкой Подробнее о расчете.
Все расчеты в документе Отпуск выполняются автоматически после заполнения основной информации (сотрудник, вид отпуска, период отсутствия), если в настройках раздела Зарплата сделаны настройки (НСИ и администрирование - Зарплата).
Для сотрудников, работающих по внутреннему совместительству, регистрируются отдельные документы на расчет отпуска по каждой должности. Зарегистрировать отпуск по совместительству возможно с документа, который регистрирует отпуск по основному месту работы, по ссылке, которая появляется, если сотрудник работает на нескольких рабочих местах.
В случае изменения дат отпуска, отзыва из отпуска, продления отпуска, когда еще не произошла выплата заработной платы и не было сформировано отражение расчетов в финансовом учете, меняется первичный документ Отпуск и перечисляются начисления.
В случае, если период уже закрыт и выплата зарплаты уже состоялась, любые изменения регистрируются документом Сторнирование начислений.
Для регистрации отсутствий сотрудников в случае различных видов заболеваний, беременности предназначен документ Больничный лист.
В зависимости от причины нетрудоспособности система определяет, кем будут оплачены первые пять дней нетрудоспособности - работодателем или ФСС.
Если больничные листы с продолжением, то для регистрации таких писем, кроме первого, нужно установить флажок Является продолжением и указать первичный лист. В этом случае не нужно повторно рассчитывать средний заработок для следующих больничных.
В поле Месяц указывается период, в котором отражаются в начислениях больничные. Период нетрудоспособности указывается в полях Освобождение от работы с по.
Если больничный лист предоставлен за период, за который уже начислена и выплачена заработная плата, то при начислении больничного в документе появляется закладка Пересчет прошлого периода.
Документом Больничный лист можно начислять доплату до среднего заработка, если включена опция Доплата за дни болезни в настройках раздела Зарплата.
Все начисления и удержания можно увидеть на вкладке Главное.
Если в документе в поле Выплата указано В межрасчетный период или С авансом, то налоги и взносы будут рассчитаны в документе, если указано С зарплатой, то все налоги будут рассчитаны в конце месяца. Проверить расчет возможно кнопкой Подробнее о расчете.
При расчете в больничном листе учитывается стаж сотрудника. Стаж заполняется в кадровых документах при приеме на работу, также его можно корректировать.
Все расчеты в документе выполняются автоматически, если в настройках раздела Зарплата сделаны настройки (НСИ и администрирование - Зарплата).
Если сотрудник работает по внутреннему совместительству, то больничный лист регистрируется по каждой должности. Зарегистрировать дополнительный больничный возможно из формы Больничный лист по основному месту работы, перейдя по ссылке.
Регистрация и оплата командировок возможна при условии включения опции Командировки в настройках раздела Зарплата.
Командировка сотрудника фиксируется и рассчитывается документом Командировка, отсюда можно напечатать приказ на командировку, командировочное удостоверение и служебное задание.
Когда нужно отправить нескольких сотрудников в командировку, тогда возможно применение документа Командировка группы. Этот документ предназначен для отображения основных параметров командировки и печати приказа, для расчета на каждого сотрудника в документе нужно создать отдельный учетный документ по ссылке.
Правила расчета командировки определяются в самом документе Командировки, где можно сравнить среднедневной заработок и дневной заработок ФОТ, которые рассчитываются автоматически или кнопкой Перечислить документ.
По кнопкам Подробно можно увидеть детали расчета среднего заработка и налогов, если в поле Выплата указано в Межрасчетный период или С авансом.
Для сотрудников, работающих по внутреннему совместительству, есть возможность оформить отсутствие с документа Командировка по соответствующей ссылке.
Для регистрации любых других отсутствий сотрудника (кроме отпусков), на период которых за ним сохраняется средний заработок, предусмотрен документ Отсутствие с сохранением оплаты.
Этот документ становится доступным в разделе Зарплата только после создания хотя бы одного вида начисления с назначением Оплата времени среднего заработка, которое сохраняется, и соответствующего вида времени.
Работа с документом похожа на работу с документами Отпуск или Командировка.
Регистрация и оплата простоев доступна при условии включения опции Простои.
В документе есть возможность выбрать тип простоя, от которого зависит способ оплаты:
Документы для регистрации неоплачиваемого отсутствии доступны в разделах Зарплата и Кадры при условии включения соответствующих настроек.
Есть возможность зарегистрировать неоплачиваемый отпуск документом Табель учета рабочего времени.
Документ Прогул, неявка регистрирует прогулы или неявки по невыясненным причинам. Например, работник не предоставил больничный лист до момента расчета финальной заработной платы.
Документ Отгул предназначен для регистрации дополнительного отдыха за уже отработанное время.
Документ Отпуск без сохранения оплаты предназначен для регистрации неоплачиваемого отпуска и оформления приказа.
Для регистрации отпуска по уходу за ребенком до 3-х или 6-ти лет предназначен документ Отпуск по уходу за ребенком.
Этот документ регистрирует бессрочные изменения в условиях труда и оплаты: прекращает действующие начисления и назначает новый безоплатный вид начисления для корректного отображения в табеле.
Дата окончания отпуска является плановой. Фактическое окончание отпуска регистрируется документом Возвращение из отпуска по уходу.
Выход на работу на условиях неполного рабочего времени или другие изменения во время отпуска по уходу регистрируется документом Изменение условий отпуска по уходу за ребенком.
Во время окончательного расчета зарплаты в документе Начисление зарплаты и взносов на вкладке Социальные отпуска отражаются все работники, находящиеся в отпусках по уходу за ребенком.
Отчет Табель учета рабочего времени показывает информацию об использовании рабочего времени.
Отчет Отсутствие сотрудников показывает перечень всех отсутствий, их причину и период отсутствий.
Отчет Потери рабочего времени показывает данные об отсутствии, не связанные с выполнением рабочих обязанностей.
Информацию про отгулы можно посмотреть в универсальном отчете по регистру накопления Дни часы отгулов.
Автор материала:
Консультант по ведению учета Заработной платы и кадров в программных продуктах BAS и 1С:Підприємство
Наталья Попова, "TQM systems"
Больше: инструкций по зарплате и кадрам в нашем блоге
*Копирование материала возможно только со ссылкой на источник и указанием автора материала. Благодарны за уважение к правам интеллектуальной собственности TQM systems
SaaS сервисы
Программы 1С:Підприємство
CRM
ERP
Node.JS, .NET
1С:Підприємство
API, IPasS
Разработка Web Apps
1С:Підприємство Автоматизация
Аудит IT проектов
Интеграция 1С:Підприємство
Получайте наши информационные материалы:
Работаем на IT-рынке с 2008 года.
Наша миссия - упростить управление данными.
Copyright © 2008-2024 TQMsystems. Все права защищены. Privacy Policy | Terms of Service
