Облік робочого часу і нарахування за час: виробничий календар і його заповнення, графіки в BAS Бухгалтерія, ERP, КУП, ЗП робочий час, індивідуальний графік роботи, облік нічного і вечірнього часу. Облік робочого дня. Неповний робочий день. Відпустки, відгули, лікарняні для сумісників, відрядження, прогули і простої. Звіт по відпрацьованому часу. Всі особливості обліку робочого часу за видами:
Автор матеріалу:
Консультант з ведення обліку Заробітної плати і кадрів
в програмних продуктах BAS і 1С:Підприємство
Наталія Попова "TQM systems"
Запитуйте будь-що про автоматизацію обліку заробітної плати та управління персоналом, про роботу з програмами BAS і 1С:Підприємство, ЗУП, побудову розрахунків і бізнес-процесів.
Ми підготуємо для вас матеріали та надамо розгорнуту відповідь, поділимося багатим досвідом.
Облік робочого часу робітників ведеться згідно з нормами робочого часу та у розрізі різних видів робочого часу.
Норми робочого часу налаштовуються в Графіках роботи для співробітників.
Графіки заповнюються згідно Виробничого календаря та за видами робочого часу.
Виробничий календар знаходиться в довіднику Виробничі календарі. В конфігурації створений виробничий календар Україна, який вже заповнений згідно законодавства України.
Заповнювати Виробничій календар на наступний календарний рік необхідно в грудні поточного року. Якщо всі святкові, вихідні дні та перенесення вихідних днів затверджено і програма оновлена, то в календар автоматично заповнюється всіма перенесеними вихідними та робочими днями.
Якщо необхідно додатково перенести вихідний або святковий день, це можна зробити за допомогою команд Змінити день, Перенести день в самому Виробничому календарі.
Виробничі календарі використовуються для формування графіків роботи співробітників та графіків роботи підприємства.
За видами робочого часу фіксується інформація про відпрацьований час та неявки.
Перелік видів використання робочого часу зберігається в довіднику Види використання робочого часу (розділ Зарплата - Настройки та довідники).
Часом, коли робітник працює, є такі види часу, як Робота, Робота у вихідні та свята, понаднормові , нічні та вечірні години, відрядження, самостійно створені види часу, в яких як основний час визначений той, що вказаний вище.
В графіках роботи можна вказувати види часу, в яких як основний час зазначені Робота, Нічні, Вечірні.
Такий вид часу, як Робочий час, використовується в нарахуваннях, якими оплачується весь відпрацьований час загалом. Цей вид часу не доступний для використання в графіках роботи і табелях.
Графік роботи співробітників заповнюється на основі виробничого календаря на початку роботи з програмою або наприкінці року, що минає.
Всі графіки зберігаються у довіднику Графіки роботи співробітників (розділ Зарплата - Настройки та довідники).
Для створення стандартного графіку з п’ятиденним робочим тижнем по 8-м годин достатньо вказати найменування графіку та рік, і заповнити його.
Для створення більш складних графіків потрібно заповнити додаткові параметри.
За посиланням “Змінити властивості графіка” відкривається вікно з додатковими параметрами до заповнення.
В додаткових параметрах можливо вказати циклічність роботи - по днях тижня або змінні графіки, встановити ознаки передсвяткових та святкових днів, вказати ознаку не повної ставки та підсумкового обліку робочого часу.
В блоці Розклад роботи потрібно описати плановий режим роботи.
У разі призначення працівнику графіку з неповним робочим часом в кадрових документах слід зазначити кількість ставок згідно робочого часу за графіком.
Після встановлення прапорця Неповний робочий час потрібно зазначити режим роботи за скороченим часом: неповний робочий день або неповний робочий тиждень.
У разі встановлення прапорця Рахувати норму за іншим графіком треба вибрати графік, який на підприємстві вважається нормою.
В цьому випадку для співробітників з таким графіком в кадрових документах потрібно вказати повний розмір окладу згідно штатного розкладу.
Розрахунок заробітної плати таких співробітників буде виконуватись за формулами:
Наприклад, співробітник прийнятий по внутрішньому сумісництву на 1/8 ставки з окладом згідно штатного розкладу 25 тис.грн. с 15 квітня 2020 року з графіком роботи 1 година у день.
В квітні 2020р. норма робочого часу становить 21 день/167 годин на місяць. Співробітник працював 11 днів або 11 годин.
Розрахунок за відпрацьовані години: 25000/167*11=1646,71 грн
Розрахунок за відпрацьовані дні: 25000/20*11*0,125=1636,90 грн.
У разі, якщо прапорець Рахувати норму за іншим графіком не встановлений, то норма часу для співробітників визначається за графіком неповного робочого часу:
Розрахунок за відпрацьовані дні: 25000*0,125*11/21=1639,90 грн.
Коли необхідно змінити режим роботи деяких співробітників на певний період у зв’язку з перенесенням вихідних за виробничою потребою, змінами в чергуванні змін працівників тощо, створюється та заповнюється Індивідуальний графік (Зарплата - Облік часу).
Індивідуальний графік замінює собою нормативний графік, призначений кадровими документами.
В конфігурації облік відпрацьованого часу ведеться з використанням методів:
Можливе одночасне використовування обох методів обліку робочого часу. В такому випадку спочатку потрібно заповнити всі документи, які реєструють відхилення, а потім вже заповнити Табель обліку робочого часу.
Друковану форму табеля можна сформувати за допомогою звіту Табель обліку робочого часу (П-5).
Пріоритет мають документи, які реєструють відхилення, перед даними, зазначеними в табелі. Розрахунок заробітної плати виконується за видами розрахунку, вказаними в документах-відхиленнях, навіть якщо в табелі помилково зазначені інші дані.
Документи, які фіксують відхилення від графіку, можна поділити на три групи:
Реєструвати фактичні дані по відпрацьованому часу і відсутності можливо документом Табель обліку робочого часу (розділ Зарплата - Облік часу).
Перед створенням табелю необхідно зареєструвати всі відсутності, понаднормові та інші відхилення.
Якщо в налаштуваннях розділу Зарплата включена опція Застосування погодинної оплати, в цьому випадку можна налаштувати кілька видів часу протягом зміни:
Відсоток доплати за роботу в нічні та вечірні години зазначається в цілому для організації в довіднику Організації.
Робота в вечірні та нічні години планується в графіку роботи.
Потрібно включити прапорці, які позначають необхідні для застосування види часу, та заповнити часи роботи. Тривалість зміни визначається як сума годин за всіма видами часу.
В випадку, коли робота у нічний або вечірній час не була запланована в графіку, то зафіксувати фактичну роботу ввечері/вночі можливо документами Табель обліку робочого часу або Дані для розрахунку зарплати.
Облік власноруч створених видів часу
Для планування роботи за власними видами часу потрібно включити опцію Кілька видів часу в графіку роботи. Тоді, при настроюванні графіку роботи в таблиці Види часу будуть доступні власні види часу, в яких як основний час зазначені Робота, Нічні і Вечірні.
Для реєстрації фактичної роботи за кожним видом часу за допомогою документа Дані для розрахунку зарплати потрібно налаштувати шаблони для реєстрації кожного виду часу.
Шаблони знаходяться в розділі Зарплата - Настройки та довідники - Шаблони введення даних.
В шаблоні необхідно зазначити вид часу, якщо цим шаблоном планується реєструвати відпрацьований час, на цій же вкладці можливо налаштування реєстрації відпрацьованого часу одним документом за місяць або окремо за кожен день. Якщо вибрати В цілому за період, тоді в документі буде реєструватись загальна кількість днів і годин даного виду відпрацьованого часу.
Якщо в налаштуваннях розділу Зарплата включена опція Використовується кілька тарифних ставок для одного співробітника, то в кадрових документах поряд з таблицею Нарахування, де вказані планові основні нарахування, буде доступна для заповнення таблиця Додаткові тарифи, коефіцієнти, де вказується розмір іншої додаткової тарифної ставки.
Для оплати за іншою тарифною ставкою потрібно створити:
Таке нарахування не призначається як планове, воно буде розраховуватись під час фінального розрахунку зарплати, якщо буде реєстрація відпрацьованого часу за вказаним нарахуванням. Для цього в табличній частині Додаткові тарифи, коефіцієнти кадрового документу потрібно вказати значення тарифної ставки або іншого показника.
Якщо на вкладці Облік часу основного планового нарахування вказано вид часу Робота, то плановим нарахуванням буде оплачений лише час вказаного виду, а час іншого виду - нарахуванням для оплати за додатковою тарифною ставкою.
Якщо на вкладці Облік часу основного планового нарахування вказано вид часу Робочий час, то плановим нарахуванням буде оплачений весь робочий час, а нарахуванням для оплати за додатковою тарифною ставкою буде ще раз оплачений час вказаного виду.
Оплата за понаднормову роботу та роботу в вихідні та святкові дні нараховується і виплачується за умови включення відповідних опцій в налаштуваннях розділу Зарплата:
У разі ведення підсумованого обліку робочого часу можливо налаштувати підрахунок і реєстрацію загальної кількості понаднормових годин сукупно за відповідний період. Для цього необхідно включити опцію Переробки при підсумованому обліку часу в розділі Зарплата.
Понаднормова робота та робота у вихідні та святкові дні реєструється документами Робота понаднормово та Робота у вихідні та свята відповідно. Документи можна знайти в розділах Кадри і Зарплата - Облік часу.
Якщо робочий день за графіком припадає на святковий день (за виробничим календарем), то додаткових документів для розрахунку створювати не потрібно. Під час розрахунку заробітної плати за місяць усім працівникам, які працювали за цим графіком, буде нарахована Доплата за роботу у святкові дні.
Якщо потрібно зареєструвати факт позапланової роботи у святкові та вихідні дні, тоді використовується документ Робота у вихідні та свята, з документа можливо надрукувати наказ про роботу у вихідний день.
В документі можна зазначити, як буде компенсований робочий день у вихідні чи свята, - підвищеною оплатою чи можливістю взяти вихідний пізніше.
Інформація по накопиченим відгулам можна подивитися в універсальному звіті за регістром Дні-години відгулів.
У разі ведення підсумованого обліку робочого часу можна наприкінці певного періоду або під час звільнення співробітника автоматично порахувати і зареєструвати вручну кількість понаднормових годин, які не оплачені.
Параметри підсумованого обліку робочого часу налаштовується у графіку роботи. В графіку роботи зазначається яка норма буде використовуватися під час підрахунку понаднормових годин.
Для підрахунку та реєстрації понаднормових годин використовується документ Реєстрація переробітків.
Документ заповнюється автоматично співробітниками, які працюють за графіком підсумованого робочого часу і відпрацювали за вказаний період більше норми часу.
Відсутність співробітника на робочому місці фіксується в конфігурації спеціальними документами для фіксації відсутностей або Тебелєм обліку робочого часу.
Для фіксації оплачуваної відсутності є документи, які створювати обов’язково, тому що ці документи розраховують нарахування на період відсутності за середнім заробітком. Це відпустка, лікарняні, відрядження тощо.
Ці документи формують записи в кадровому обліку і в розрахунку заробітної плати. Права на видимість самого розрахунку за середнім заробітком для спеціалістів кадрової служби можна закрити. Кадровик може заповнювати лише період та причину відсутностей, в лікарняному перевіряти інформацію по стажу роботи. Бухгалтер може самостійно розраховувати та перевіряти середній заробіток по цих документах.
Документ Відпустка можна знайти в розділах Кадри та Зарплата.
Цим документом реєструються періоди основной та інших видів відпусток, неоплачувані відпустки та відгули, якщо вони надаються разом з видами відпусток.
Для реєстрації відпусток одразу кількох співробітників передбачений документ Відпустка співробітників.
Це кадровий документ, створений для визначення періоду та види відпусток, друку групового наказу. На його основі за посиланням Оформити відпустку можливо створити розрахунок.
Крім оплати за відпустку документом Відпустка можна нарахувати:
Якщо в документі Відпустка в полі Виплата зазначено В міжрозрахунковий період або З авансом, то податки і внески будуть розраховані в документі, якщо зазначено Із зарплатою, то всі податки будуть розраховані в кінці місяця. Перевірити розрахунок можливо за кнопкою Докладніше про розрахунок.
Усі розрахунки в документі Відпустка виконуються автоматично після заповнена основної інформації (співробітник, вид відпустки, період відсутності), якщо в настройках розділу Зарплата зроблені налаштування (НДІ і адміністрування - Зарплата).
Для співробітників, які працюють за внутрішнім сумісництвом реєструються окремі документи на розрахунок відпустки за кожною посадою. Зареєструвати відпустку за сумісництвом можливо з документа, що реєструє відпустку за основним місцем роботи, за посиланням, яке з’являється, якщо співробітник працює на кількох робочих місцях.
У разі зміни дат відпустки, відкликання з відпустки, продовження відпустки, коли ще не відбулася виплата заробітної плати і не було сформоване відображення розрахунків у фінансовому обліку, змінюється первинний документ Відпустка і перераховуються нарахування.
У разі, якщо період вже закритий і виплата зарплати вже відбулася, будь-які зміни реєструються документом Сторнування нарахувань.
Для реєстрації відсутностей співробітників у разі різних видів захворювань, вагітності призначений документ Лікарняний лист.
В залежності від причини непрацездатності система визначає ким будуть оплачені перші п'ять днів непрацездатності - роботодавцем або ФСС.
Якщо лікарняні листи з продовженням, то для реєстрації таких листів, крім першого, потрібно встановити прапорець Є продовженням і вказати первинний листок. В цьому випадку не потрібно повторно розраховувати середній заробіток для наступних лікарняних.
В полі Місяць вказується період, в якому відображаються в нарахуваннях лікарняні. Період непрацездатності вказується в полях Звільнення від роботи з по.
Якщо лікарняний лист наданий за період, за який вже нарахована і виплачена заробітна плата, то при нарахуванні лікарняного в документі з'являється закладка Перерахунок минулого періоду.
Документом Лікарняний лист можна нараховувати доплату до середнього заробітку, якщо включена опція Доплата за дні хвороби в налаштуваннях розділу Зарплата.
Всі нарахування та утримання можна побачити на вкладці Головне.
Якщо в документі в полі Виплата зазначено В міжрозрахунковий період або З авансом, то податки і внескі будуть розраховані в документі, якщо зазначено Із зарплатою, то всі податки будуть розраховані в кінці місяця. Перевірити розрахунок можливо за кнопкой Докладніше про розрахунок.
Під час розрахунку в Лікарняному листі враховується стаж співробітника. Стаж заповнюється в кадрових документах при прийомі на роботу, також його можливо коригувати.
Усі розрахунки в документі виконуються автоматично, якщо в настройках розділу Зарплата зроблені налаштування (НДІ і адміністрування - Зарплата).
Якщо співробітник працює за внутрішнім сумісництвом, то лікарняний лист реєструється за кожною посадою. Зареєструвати додатковий лікарняний можливо з форми Лікарняний лист за основним місцем роботи, перейшовши за посиланням.
Реєстрація і оплата відряджень можлива за умови включення опції Відрядження в налаштуваннях розділу Зарплата.
Відрядження співробітника фіксується та розраховується документом Відрядження, звідси можливо надрукувати наказ на відрядження, посвідчення та службове завдання.
Коли потрібно відправити кількох співробітників у відрядження, тоді можливо застосування документу Відрядження групи. Цей документ призначений для відображення основних параметрів відрядження та друку наказу, для розрахунку на кожного співробітника в документі потрібно створити окремий обліковий документ за посиланням.
Правила розрахунку відрядження визначається в самому документі Відрядження, де можна порівняти середньоденний заробіток і денний заробіток ФОТ, які розраховуються автоматично або за кнопкою Перерахувати документ.
За кнопками Детально можна побачити деталі розрахунку середнього заробітку та податків, якщо в полі Виплата зазначено в Міжрозрахунковий період або З авансом.
Для співробітників, які працюють за внутрішнім сумісництвом, є можливість оформити відсутність с документа Відрядження за відповідним посиланням.
Для реєстрації будь-яких інших відсутностей співробітника (окрім відпусток), на період яких за ним зберігається середній заробіток, передбачений документ Відсутність із збереженням оплати.
Цей документ стає доступним в розділі Зарплата тільки після створення хоча б одного виду нарахування з призначенням Оплата часу середнього заробітку, що зберігається і відповідного виду часу.
Робота с документом схожа на роботу з документами Відпустка або Відрядження.
Реєстрація і оплата простоїв доступна за умови включення опції Простої.
В документі є можливість вибрати тип простою, від якого залежить спосіб оплати:
Документи для реєстрації неоплачуваної відсутності доступні в розділах Зарплата і Кадри за умови включення відповідних налаштувань.
Є можливість зареєструвати неоплачувану відпустку документом Табель обліку робочого часу.
Документ Прогул, неявка реєструє прогули або неявки з нез’ясованих причин. Наприклад, працівник не надав лікарняний лист до моменту розрахунку фінальної заробітної плати.
Документ Відгул призначений для реєстрації додаткового відпочинку за уже відпрацьований час.
Документ Відпустка без збереження оплати призначена для реєстрації неоплачуваної відпустки та оформлення наказу.
Для реєстрації відпустки по догляду за дитиною до 3-х або 6-ти років призначений документ Відпустка по догляду за дитиною.
Цей документ реєструє безстрокові зміни в умовах праці та оплати: припиняє діючі нарахування і призначає новий безоплатний вид нарахування для коректного відображення в табелі.
Дата закінчення відпустки є плановою. Фактичне закінчення відпустки реєструється документом Повернення з відпустки по догляду.
Вихід на роботу на умовах неповного робочого часу або інші зміни під час відпустки по догляду реєструється документом Зміна умов відпустки по догляду за дитиною.
Під час остаточного розрахунку зарплати в документі Нарахування зарплати і внесків на вкладці Соціальні відпустки відображаються всі працівники, що знаходяться у відпустках по догляду за дитиною.
Звіт Табель обліку робочого часу показує інформацію про використання робочого часу.
Звіт Відсутність співробітників показує перелік усіх відсутностей, їх причину та період відсутностей.
Звіт Втрати робочого часу показує дані про відсутність, що не пов’язані з виконанням робочих обов’язків.
Інформацію про відгули можна подивитися в універсальному звіті з регістром накопичення Дні години відгулів.
Автор матеріалу:
Консультант з ведення обліку Заробітної плати та Кадрів
в програмних продуктах BAS та 1С:Підприємство
Наталія Попова, "TQM systems"
Більше: Інструкції ЗП BAS ERP у нашому блозі
*Копіювання матеріалу можливе тільки з посиланням на джерело і зазначенням автора матеріалу. Вдячні за повагу до прав інтелектуальної власності TQM systems
SaaS сервіси
Програми 1С:Підприємство
CRM
ERP
Node.JS, .NET
1С:Підприємство
API, IPasS
Разработка Web Apps
1С:Підприємство Автоматизація
Аудит IT проектів
Інтеграція 1С:Підприємство
Отримуйте наші інформаційні матеріали:
Працюємо на IT-ринку з 2008 року.
Наша місія - спростити управління даними.
Copyright © 2008-2024 TQMsystems. Всі права захищені. Privacy Policy | Terms of Service
