Автоматизированные системы на базе "BAS Документообіг" позволяют повысить скорость принятия решений и упорядочить процессы бизнеса. Продукт работает в Windows, Linux, MacOS в браузерах, на мобильных телефонах (под iOS и Android), планшетах, готов к работе в облаке. Система доступна как веб приложение WebApps, а так же англоязычная версия: интерфейс на английском конфигурации Document Management.
«BAS Документообіг» – это не просто система управления документами, но еще и современная ECM-система (Enterprise Content Management – управление корпоративным контентом) с широким набором возможностей для управления деловыми процессами и совместной работы сотрудников. Если вы используете «BAS Документообіг», то:
Что умеет BAS Документообіг, какие преимущества для бизнеса при внедрении этого ПО:
Стоимость всех программных продуктов и лицензий здесь: Цена, Прайс
Быстро включиться в работу. Настроить индивидуальный рабочий стол, используя готовые информационные блоки (виджеты). Например, текущие задачи пользователя, задачи отдела (для руководителя), материалы на контроле, ближайшие события календаря и другие.
Использовать возможности системы по максимуму и получать быстрый доступ ко всем необхо- димым документам, спискам, отчетам.
рис. 1 Рабочий стол BAS Документообіг
Оформлять документы в соответствии с корпоративными стандартами организации, используя шаблоны карточек документов со всеми необходимыми реквизитами и бланки документов. Отслеживать изменения и версии каждого документа.
Контролировать качество подготовки документов, местонахождение бумажного экземпляра документа и наличие скан-копии оригинала документа.
Сканировать документы. Модули штрихкодирования, сканирования и распознавания надпечаты- вают документы, выводят штрихкод на наклейки, обеспечивают ввод данных со сканера, автоматически распознают изображения и PDF, переводят их в текстовый формат для последующей работы и полнотекстового поиска.
рис. 2 Регистрационная карточка входящего документа в BAS Документообіг
Отслеживать историю переписки с контрагентами с автоматическим выстраиванием иерархии связей между документами, включая историю сообщений из электронной почты.
Направлять документы на согласование, утверждение, ознакомление и исполнение, контролировать исполнительскую дисциплину.
Хранить документы в архиве в соответствии с номенклатурой дел.
Использовать электронную подпись. Электронной подписью можно подписать документ, файл, резолюцию, визу согласования или зашифровать любой файл. «BAS Документообіг» поддерживает работу одновременно с несколькими провайдерами электронной подписи.
Экономить время сотрудников за счет быстрого поиска документов по реквизитам или по тексту приложенных файлов. Критерии поиска можно сохранить для повторного использования.
Повысить безопасность, используя ограничение доступа к документам и задачам в соответствии с правами доступа.
рис. 3 Связи документов в BAS Документообіг
Упростить создание договора, сопроводительного документа или полного комплекта сопутствую- щих документов по договору, используя шаблоны и связи документов.
Отслеживать процессы согласования, подписания, исполнения договора.
Контролировать исполнение обязательств или наличие сопроводительных документов, получать напоминания о необходимости возврата экземпляра договора контрагенту.
рис. 4 Регистрационная карточка договора в BAS Документообіг
Регламентировать работу, используя типовые (шаблонные) и уникальные процессы, задавая жесткую маршрутизацию документов, настраивать запуск процессов по бизнес-событиям.
Упростить процедуру делегирования полномочий между сотрудниками на время отпуска или командировки для оперативного решения различных вопросов.
Отслеживать иерархию процессов – собирать процессы в цепочки, запускать новые процессы на основании уже существующих, выстраивая при этом необходимую последовательность работ.
Получать уведомления о необходимости выполнить поручение или истечении срока исполнения.
Оценить эффективность работы сотрудников по различным показателям: соблюдение сроков и успешность исполнения, количество переносов сроков, результаты согласования и др.
рис. 5 Загрузка процесса согласования в BAS Документообіг
Получить инструмент документационного обеспечения проектной деятельности и отслеживать переписку по проекту.
Обеспечить соблюдение процедур управления проектами, коммуникацию участников в течение всего жизненного цикла проекта.
Контролировать исполнение проектных задач и получить аналитику о ходе выполнения проектов в организации.
рис. 6 Диаграмма Ганта в карточке проекта в BAS Документообіг
Забронировать помещение и своевременно оповестить участников о месте и времени проведения мероприятия. Система автоматически проверит загруженность участников по их личным календарям и подберет время проведения мероприятия, удобное для всех участников.
Сформировать и согласовать программу мероприятия, собрать дополнительные материалы и ознакомить участников с повесткой.
Зафиксировать принятые решения в протоколе. На основании программы может быть составлен протокол мероприятия и отслеживаться его исполнение.
Оценить эффективность совещаний. Аналитические отчеты помогают оценить посещаемость мероприятий, их длительность и успешность, результативность исполнения принятых решений.
рис. 8 Подбор времени мероприятие в BAS Документообіг
Планировать загрузку. В различных режимах: «День», «Неделя», «Две недели», «Месяц», «План дня» можно увидеть все важные дела и задачи, требующие выполнения. Для записей календаря можно установить статусы доступности для планирования совместных активностей или встреч, а также настроить напоминания.
рис. 9 Личный календарь сотрудника в BAS Документообіг
Обсуждать любые темы, обмениваться мнениями с коллегами по содержанию документов, проведению мероприятий, ведению проектов или общаться на неформальные темы.
Устроить голосование, задав несколько вариантов ответа и подсчитать итоги голосования.
рис. 19 Функционал ветки форума в BAS Документообіг. Тема форума
Анализировать затраты рабочего времени сотрудников на работу с документом или выполнение поручения.
Учитывать затраты времени по проектам в разрезе видов работ или конкретного проекта. Время, затраченное на работу с проектами, автоматически привязывается к проектам.
рис. 11 Анализ трудозатрат персонала в BAS Документообіг. Затраты рабочего времени сотрудников подразделения.
Работать с почтой прямо в системе (не переключаясь в другие программы и интерфейсы), использовать в системе несколько почтовых ящиков.
Ставить задачи и поручения из электронной почты, включать переписку в информацию по документу, прикреплять письма к задачам.
Отправлять документы из системы в один клик.
рис. 20. Почтовый клиент в BAS Документообіг
Интеграция с другими решениями.
«BAS Документообіг» содержит инструменты интеграции с конфигурациями:
Как правило интеграция продуктов между собой требует дополнительных работ специалистов. Автоматическая интеграция продуктов между собой работает в редких случаях, скорее как исключение.
Интеграция с другими системами, в том числе СЭД.
Автоматический обмен электронными документами между корреспондентами и загрузка данных из других систем с применением нескольких технологий для загрузки данных (COM, ODBC, веб-сервисы, XML) позволяет интегрировать «BAS Документообіг» с любой системой электронного документооборота.
Исходный код «BAS Документообіг» открыт и к нему можно добавлять любые интеграционные механизмы: дополнительные веб-сервисы для взаимодействия с другими приложениями, дополнительные планы обмена данными с конфигурациями, механизмы взаимодействия с другими приложениями на основе COM-технологий, регламентные задания для автоматизированной обработки электронной почты и другие.
Подробнее о возможных методах интеграции BAS Документообіг здесь: 13 механизмов интеграции BAS Документообіг
Самостоятельно организовать документооборот организации с нуля поможет типовая методика, содержащая все необходимые настройки системы. Останется лишь проверить их, внести информацию о сотрудниках предприятия и приступить к работе.
Можно сразу работать: * Создавать документы по двадцати шаблонам, соответствующим требованиям ГОСТа. * Не думать о том, кому направить документ. В программе уже настроено 40 готовых маршрутов движения документов. * Хранить файлы и документы в готовой структуре папок с разграничением доступа. * Использовать готовые роли и группы пользователей с настроенными правами доступа. * Вести номенклатуру дел. * Пользоваться готовыми бизнес-инструкциями и многое другое.
Рекомендуем использовать типовую методику, если вы не знаете, с чего начать постановку документооборота в вашей организации.
Книга «BAS Документообіг. 200 вопросов и ответов».
Главная цель книги – оказать практическую помощь в организации системы электронного документооборота с использованием «BAS Документообіг» и научить пользователей использовать возможности программы более эффективно. Печатное издание и электронная версия.
Комплект нормативных документов. Сборник локальных нормативных актов по организации делопроизводства. Комплект поможет вам своими силами подготовиться к внедрению в очень сжатые сроки. Книга выпускается в двух версиях, ориентированных на разные сегменты бизнеса.
Книга «Управление документами: быстро, эффективно, своими силами». Книга содержит пошаговое руководство по наведению порядка в уже накопленных документах и примеры решения конкретных практических задач с использованием «BAS Документообіг».
Прайс на литературу, чтобы купить книги здесь: Прайс Методические материалы и документация
«BAS Документообіг ПРОФ»
Предназначен для организаций, имеющих относительно несложную организационную структуру.
Предназначен для крупных организаций, имеющих сложную, территориально-распределенную структуру либо для организаций, имеющих большой объем документооборота.
Возможности решений линейки «BAS Документообіг»:
Тематические форумы, книги, учебные курсы, конференции, вебинары, тренинги, обучение в вузах – все это позволяет поддерживать внедренную систему силами специалистов заказчика, в том числе, не внося изменений в код программы.
*Копирование материала возможно только с ссылкой на источник и указанием автора материала. Благодарим за уважение интеллектуальных прав собственности.TQM systems
SaaS сервисы
Программы 1С:Підприємство
CRM
ERP
Node.JS, .NET
1С:Підприємство
API, IPasS
Разработка Web Apps
1С:Підприємство Автоматизация
Аудит IT проектов
Интеграция 1С:Підприємство
Получайте наши информационные материалы:
Работаем на IT-рынке с 2008 года.
Наша миссия - упростить управление данными.
Copyright © 2008-2024 TQMsystems. Все права защищены. Privacy Policy | Terms of Service