Автоматизовані системи на базі "BAS Документообіг" дозволяють підвищити швидкість прийняття рішень і упорядкувати процеси бізнесу. Продукт працює в Windows, Linux, MacOS в браузерах, на мобільних телефонах (під iOS і Android), планшетах, готовий до роботи в хмарі. Система доступна як веб додаток WebApps, а також англомовна версія : інтерфейс англійською конфігурацією Document Management .
«BAS Документообіг» - це не просто система управління документами, але ще і сучасна ECM-система (Enterprise Content Management - управління корпоративним контентом) з широким набором можливостей для управління бізнес-процесами та спільної роботи співробітників. Якщо ви використовуєте «BAS Документообіг», то:
Що вміє BAS Документообіг, які переваги для бізнесу при впровадженні цього ПЗ :
Вартість всіх програмних продуктів та ліцензій тут: Ціна, Прайс
Швидко включитися в роботу. Налаштувати індивідуальний робочий стіл, використовуючи готові інформаційні блоки (віджети). Наприклад, поточні завдання користувача, завдання відділу (для керівника), матеріали на контролі, найближчі події календаря та інші.
Використовуйте можливості системи по максимуму і отримуйти швидкий доступ до всіх необхідних документів, списків, звітів.
мал. 1 Робочий стіл BAS Документообіг 8
Оформляти документи відповідно до корпоративних стандартів організації, використовуючи шаблони карток документів з усіма необхідними реквізитами та бланки документів. Відстежувати зміни і версії кожного документа.
Контролювати якість підготовки документів, місцезнаходження паперового примірника документа і наявність скан-копії оригіналу документа.
Сканувати документи. Модулі штрихкодування, сканування та розпізнавання надрукованих документів, виводять штрихкод на наклейки, забезпечують введення даних зі сканера, автоматично розпізнають зображення і PDF, переводять їх в текстовий формат для подальшої роботи і повнотекстового пошуку.
мал. 2 Реєстраційна картка вхідного документа в BAS Документообіг
Відстежувати історію листування з контрагентами з автоматичним вибудовуванням ієрархії зв'язків між документами, включаючи історію повідомлень з електронної пошти.
Направляти документи на узгодження, твердження, ознайомлення та виконання, контролювати виконавську дисципліну.
Зберігати документи в архіві відповідно до номенклатури справ.
Використовувати електронний підпис. Електронним підписом можна підписати документ, файл, резолюцію, візу узгодження або зашифрувати будь-який файл. «BAS Документообіг» підтримує роботу одночасно з декількома провайдерами електронного підпису.
Економити час співробітників за рахунок швидкого пошуку документів за реквізитами або за текстом доданих файлів. Критерії пошуку можна зберегти для повторного використання.
Підвищити безпеку , використовуючи обмеження доступу до документів та завданн відповідно до прав доступу.
мал. 3 Зв'язки документів в BAS Документообіг
Спростити створення договору, супровідного документа або повного комплекту супутніх документів за договором, використовуючи шаблони і зв'язкі документів.
Відстежувати процеси узгодження, підписання, виконання договору.
Контролювати виконання зобов'язань або наявність супровідних документів, отримувати нагадування про необхідність повернення примірника договору контрагенту.
мал. 4 Реєстраційна картка договору в BAS Документообіг
Регламентувати роботу, використовуючи типові (шаблонні) і унікальні процеси, задаючи жорстку маршрутизацію документів, налаштовувати запуск процесів по бізнес-подіям.
Спростити процедуру делегування повноважень між співробітниками на час відпустки або відрядження для оперативного вирішення різних питань.
Відстежувати ієрархію процесів - збирати процеси в ланцюжки, запускати нові процеси на підставі вже існуючих, вибудовуючи при цьому необхідну послідовність робіт.
Отримувати повідомлення про необхідність виконати доручення або закінчення терміну виконання.
Оцінити ефективність роботи співробітників за різними показниками: дотримання термінів і успішність виконання, кількість переносів термінів, результати узгодження та ін.
мал. 5 Завантаження процесу узгодження в BAS Документообіг
Отримати інструмент документаційного забезпечення проектної діяльності та відстежувати листування за проектом.
Забезпечити дотримання процедур управління проектами, комунікацію учасників протягом всього життєвого циклу проекту.
Контролювати виконання проектних завдань і отримати аналітику про хід виконання проектів в організації.
мал. 6 Діаграма Ганта в картці проекту в BAS Документообіг
Забронювати приміщення і своєчасно оповістити учасників про місце і час проведення заходу. Система автоматично перевірить завантаженість учасників за їх особистими календарями і підбере час проведення заходу, зручний для всіх учасників.
Сформувати і узгодити програму заходу, зібрати додаткові матеріали і ознайомити учасників з порядком.
Зафіксувати прийняті рішення в протоколі. На підставі програми може бути складений протокол заходу і відслідковуватися його виконання.
Оцінити ефективність нарад. Аналітичні звіти допомагають оцінити відвідуваність заходів, їх тривалість і успішність, результативність виконання прийнятих рішень.
рмал. 8 Підбір часу заходу у BAS Документообіг
Планувати завантаження. У різних режимах: «День», «Тиждень», «Два тижні», «Місяць», «План дня» можна побачити всі важливі справи і завдання, що вимагають виконання. Для записів календаря можна встановити статуси доступності для планування спільних активностей або зустрічей, а також налаштувати нагадування.
мал. 9 Особистий календар співробітника в BAS Документообіг
Обговорювати будь-які теми, обмінюватися думками з колегами за змістом документів, проведення заходів, ведення проектів або спілкуватися на неформальні теми.
Влаштувати голосування, задавши кілька варіантів відповіді і підрахувати підсумки голосування.
мал. 19 Функціонал гілки форуму в BAS Документообіг. Тема форуму
Аналізувати витрати робочого часу співробітників на роботу з документом або виконання доручення.
Враховувати витрати часу по проектам в розрізі видів робіт або конкретного проекту. Час, витрачений на роботу з проектами, автоматично прив'язується до проектів.
мал. 11 Аналіз трудовитрат персоналу в BAS Документообіг. Витрати робочого часу співробітників підрозділу.
Працювати з поштою прямо в системі (не перемикаючись в інші програми і інтерфейси), використовувати в системі декілька поштових скриньок.
Ставити завдання і доручення з електронної пошти, включати переписку в інформацію по документу, прикріплювати листи до завдань.
Відправляти документи з системи в один клік.
мал. 20. Поштовий клієнт в BAS Документообіг
Інтеграція з іншими рішеннями.
«BAS Документообіг» містить інструменти інтеграції з конфігураціями:
Як правило інтеграція продуктів між собою вимагає додаткових робіт фахівців. Автоматична інтеграція продуктів між собою працює в рідкісних випадках, швидше як виняток.
Інтеграція з іншими системами, в тому числі СЕД.
Автоматичний обмін електронними документами між кореспондентами та завантаження даних з інших систем із застосуванням декількох технологій для завантаження даних (COM, ODBC, веб-сервіси, XML) дозволяє інтегрувати «BAS Документообіг» з будь-якою системою електронного документообігу.
Вихідний код "BAS Документообіг" відкрито і до нього можна додавати будь-які інтеграційні механізми: додаткові веб-сервіси для взаємодії з іншими додатками, додаткові плани обміну даними з конфігураціями, механізми взаємодії з іншими додатками на основі COM-технологій, регламентні завдання для автоматизованої обробки електронної пошти та інші.
Детальніше про можливі методи інтеграції BAS Документообіг тут: 13 механізмів інтеграції BAS Документообіг 8
Самостійно організувати документообіг організації з нуля допоможе типова методика, яка містить всі необхідні налаштування системи. Залишиться лише перевірити їх, внести інформацію про співробітників підприємства і приступити до роботи.
Можна відразу працювати:
*Створювати документи по двадцяти шаблонам, відповідним вимогам ДСТУ.
*Не думати про те, кому направити документ. У програмі вже налаштовано 40 готових маршрутів руху документів.
*Зберігати файли і документи в готовій структурі папок з розмежуванням доступу.
*Використовувати готові ролі і групи користувачів з налаштованими правами доступу.
*Вести номенклатуру справ.
*Користуватися готовими бізнес-інструкціями і багато іншого.
Ми радимо використовувати типову методику, якщо ви не знаєте, з чого почати постановку документообігу у вашій організації.
Книга «BAS Документообіг. 200 питань і відповідей».
Головна мета книги - надати практичну допомогу в організації системи електронного документообігу з використанням «BAS Документообіг» і навчити користувачів використовувати можливості програми більш ефективно. Друковане видання та електронна версія.
Комплект нормативних документів. Збірник локальних нормативних актів з організації діловодства. Комплект допоможе вам своїми силами підготуватися до впровадження в дуже стислі терміни. Книга випускається в двох версіях, орієнтованих на різні сегменти бізнесу.
Книга «Управління документами: швидко, ефективно, своїми силами». Книга містить покрокові інструкції щодо наведення порядку в уже накопичених документах і приклади розв'язання конкретних практичних завдань з використанням «BAS Документообіг».
Прайс на літературу, щоб купити книги тут: Прайс Методичні матеріали і документація
«BAS Документообіг ПРОФ»
Призначений для організацій, що мають відносно нескладну організаційну структуру.
Призначений для великих організацій, що мають складну, територіально-розподілену структуру або для організацій, що мають великий обсяг документообігу.
Можливості рішень лінійки «BAS Документообіг»:
Тематичні форуми, книги, навчальні курси, конференції, вебінари, тренінги, навчання в вузах - все це дозволяє підтримувати впроваджену систему силами фахівців замовника, в тому числі, не вносячи змін в код програми.
МИ ЗАВЖДИ РАДІ ДОПОМОГТИ З ВИБОРОМ ОПТИМАЛЬНОГО РІШЕННЯ ДЛЯ ВАШОГО БІЗНЕСУ
І завжди вітаємо взаємовигідне співробітництво.
*Копіювання матеріалу можливо тільки з посиланням на джерело та із зазначенням автора матеріалу. Дякуємо за повагу інтелектуальних прав власності. TQM systems
SaaS сервіси
Програми 1С:Підприємство
CRM
ERP
Node.JS, .NET
1С:Підприємство
API, IPasS
Разработка Web Apps
1С:Підприємство Автоматизація
Аудит IT проектів
Інтеграція 1С:Підприємство
Отримуйте наші інформаційні матеріали:
Працюємо на IT-ринку з 2008 року.
Наша місія - спростити управління даними.
Copyright © 2008-2024 TQMsystems. Всі права захищені. Privacy Policy | Terms of Service