Document Management : автоматизація документообігу

Автоматизація процесів за допомогою сучасної потужної ECM системи (Enterprise Content Management), інтерфейс англійською мовою, для середніх і великих підприємств, а також холдингів, що мають в штаті як російськомовний, так і англомовних співробітників.

---

КОРОТКА ХАРАКТЕРИСТИКА ПРОЕКТУ

Широкий набір можливостей для управління діловими процесами і спільною роботою співробітників, дозволяє не тільки організувати електронний документообіг, але й налагодити процеси, забезпечити контроль виконання завдань, регламентувати управлінську діяльність і підвищити її ефективність.

Ключові можливості  автоматизації:

• Робота з кореспонденцією і організаційно-розпорядчою документацією. 
• Робота зі зверненнями громадян та організацій.
• Управління договірною діяльністю.
• Контроль виконавської дисципліни.
• Ведення проектного обліку.
• Вбудована електронна пошта.
• Організація заходів.
• Підтримка складних маршрутів руху документів з використанням умов маршрутизації і автоматичним запуском.
• Облік, контроль і аналіз термінів, циклів, успішності виконання і інших показників результативності по процесам.
• Автоматичне заповнення шаблонів документів реквізитами.
• Шифрування і підписання ЕП.
• Вбудоване штрихкодування і розпізнавання штрих-кодів.
• Повнотекстовий пошук документів за їх змістом.
• Розмежування прав доступу до даних.
• Облік, планування і контроль робочого часу співробітників.
• Інтерфейс на англійській і російській мовах.
• Робота в територіально-розподілених інформаційних базах.
• Вбудовані технології обміну даними.
• Безшовна інтеграція з типовими конфігураціями "1С:Підприємство".
• Підтримує багато користувачів роботу в Windows, Linux, MacOS, в локальній мережі і браузерах, на телефонах і планшетах, в "хмара".

"Document Management 8" не має галузевої специфіки.

Використання "Document Management 8" дозволяє:

• Скоротити час прийняття управлінських рішень.
• Підвищити швидкість реалізації завдань управління.
• Зробити актуальну інформацію легко доступною співробітникам.
• Контролювати терміни і хід виконання доручень.
• Скоротити терміни підготовки та узгодження документів співробітниками.
• Проводити аналіз діяльності організації, вдосконалювати систему управління і багато іншого.

Перелік функціональних можливостей автоматизації

Робота з документами та файлами

• Облік по декількох організаціях.
• Облік з питань діяльності.
• Облік вхідних документів.
• Облік вихідних документів.
• Облік внутрішніх документів.
• Облік договорів.
• Облік звернень громадян відповідно до 59-ФЗ.
• Облік скан-копій оригіналів документів.
• Комплекти документів.
• Багатовалютний облік сум фінансових документів.
• Завантаження документів з пошти.
• Виведення документів у різних класифікаційних розрізах.
• Робоче місце "Мої документи".
• Автоматичне продовження договорів.
• Автоматичне відстеження документів з терміном дії.
• Настройка правил обліку документів в розрізі видів документів.
• Зміна терміну дії документів.
• Прикріплення до документа декількох файлів.
• Створення документа на підставі декількох файлів.
• Створення зв'язків між документами.
• Швидкий доступ до файлів пов'язаних документів.
• Автоматичне завантаження файлів з каталогів.
• Друк файлів без відкриття в асоціативному додатку.
• Груповий друк файлів документів.
• Групове збереження файлів документів.
• Облік і контроль переадресації вхідних документів.
• Облік і контроль передачі документів співробітникам і контрагентам.
• Контроль повернення документів.
• Контроль за термінами і ходом виконання робіт.
• Колективна робота з файлами будь-яких типів.
• Зберігання файлів в інформаційній базі і в томах на диску.
• Зберігання і контроль версій.
• Блокування файлів при редагуванні.
• Шаблони файлів.
• Автозаповнення шаблонів файлів.
• Загальні додаткові реквізити та відомості.
• Налаштування особистого доступу до документів.
• Багатосторонні договори.
• Множинні стану документів.
• Вбудоване сканування документів.
• Розпізнавання зображень.
• Штрихкодування документів і файлів (у тому числі Open Office).
• Потокове сканування з автоматичним розпізнаванням штрих-кодів.
• Печатка реєстраційного штампа.
• Облік етапів обробки документів.
• Статистика робіт над документами.
• Онлайн-сервіси роботи з кореспондентами.

Узгодження і підписання

• Складне узгодження документів.
• Облік декількох резолюцій по документу.
• Візи узгодження.
• Рольові візи узгодження.
• Використання ЕП для підписання і шифрування документів і файлів.
• Підписання ЕП декількох файлів.
• Шифрування обов'язковим сертифікатом ЕП.
• Робота з декількома провайдерами ЕП.
• Реєстрація особистих сертифікатів користувачів.
• Перевірка сертифіката ЕП.
• Статус перевірки електронного підпису та сертифіката.
• Збереження пароля сертифіката ЕП.

Робота з процесами і завданнями

• Типові процеси ("Розгляд", "Виконання", "Узгодження", "Затвердження", "Реєстрація", "Ознайомлення").
• Складові бізнес-процеси обробки внутрішніх/вхідних/вихідних документів.
• Налаштування складових процесів без програмування.
• Вкладені процеси, ієрархія процесів.
• Результат виконання завдань у вікні "Мої завдання".
• Робоче місце "Мої процеси".
• Багатопредметні процеси.
• Шаблони процесів.
• Автопідстановка відповідальних у шаблони процесів.
• Додавання предметів і файлів в задачу.
• Розширення списку узгоджувальних після старту узгодження.
• Підбір відразу декількох виконавців у процесах.
• Друк, збереження і сортування списку виконавців процесів "узгодження"," ознайомлення "і"виконання".
• Послідовне виконання процесу "Виконання".
• Різні терміни узгодження для учасників процесу.
• Встановлення термінів процесів з точністю до хвилин.
• Вирішення питань виконання завдань.
• Скасування виконання завдань.
• Виключення завдань з процесів.
• Рольова маршрутизація процесів.
• Перегляд всіх процесів і завдань з предмету або процесу.
• Прийняття завдань до виконання.
• Виконання завдань поштою.
• Позначка завдань прапорцями.
• Переривання процесів.
• Зупинка процесів.
• Перенесення термінів виконання завдань.
• Повторювані процеси.
• Відкладений запуск процесів.
• Комплексні процеси.
• Шаблони комплексних процесів.
• Шаблони резолюцій для керівників.
• Умови маршрутизації процесів.
• Процеси в розподілених інформаційних базах.
• Автоматичний моніторинг ключових показників ефективності процесів.
• Робота з завданнями і процесами на мобільних пристроях.
• Автоматичний старт процесів по подіях.
• Повідомлення про завдання і терміни.
• Друк листа узгодження.
• План-фактний аналіз узгодження.
• Фонове виконання завдань.

Бізнес-події

• Підписки на повідомлення про події.

Ведення нормативно-довідкової інформації

• Ведення обліку за номенклатурою справ.
• Структура організації.
• Банківські рахунки.
• Прив'язка номенклатури справ до підрозділів.
• Автоматична генерація реєстраційних номерів.
• Нумерація за пов'язаним документом.
• Відмова від реєстрації документа.
• Настройка правил обліку в розрізі номенклатури справ.
• Облік передачі справ в архів, знищення справ.
• Розміщення файлів в томах за умовами.
• Автоматичне очищення застарілих версій.
• Категоризація даних.
• Розширені розрізи незалежної нумерації.
• Місця зберігання паперових документів.

Спільна робота користувачів

• Облік персональних даних відповідно до 152-ФЗ.
• Обмеження права доступу до документів і файлів з папок, видів документів, грифам доступу, питань діяльності.
• Кероване делегування прав.
• Області делегування прав.
• Передача прав підлеглих керівникам.
• Облік недійсних користувачів.
• Робочі групи.
• Інструкції для співробітників в комплекті поставки.
• Підказки введення в картках документів.
• Протоколювання роботи користувачів.
• Налаштування доступності станом.
• Розширений пошук документів і файлів за реквізитами.
• Фотографії користувачів.
• Робочий стіл керівника.
• Ранжування керівників.
• Обмеження доступу користувачів через веб-сервери.
• Генератор складних паролів.
• Перевірка складності пароля.
• Заборона входу без пароля.
• Повідомлення програми.
• Автоматична розсилка звітів.
• Відгуки про роботу програми.
• Аудит-лог всіх дій користувачів.
• Облік витрат робочого часу співробітників.
• Автоматичний хронометраж трудовитрат.
• Аналіз робочого часу.
• Облік відсутній співробітників.
• Облік і використання графіків роботи.
• Підтримка в одній базі російсько - і англомовних співробітників.

Заходи

• Підбір часу заходів.
• Перевірка доступності учасників.
• Бронювання приміщень.
• Облік явки учасників.
• Облік протокольних нарад.
• Облік неформалізованих робочих заходів.
• Розмежування прав доступу до заходів.
• Облік програми заходів з деталізацією по пунктах і доповідачам.
• Оцінка ефективності нарад.
• Облік заходів, організаторами яких є кореспонденти.

Проекти

• Облік даних в розрізі проектів.
• Автоматичний розрахунок плану проекту (з можливістю відключення).
• Зведені звіти по декількох проектах.
• Папки проектів з розмежуванням прав доступу.
• Підтримка всього життєвого циклу проекту.
• Ведення аналітичного обліку даних в розрізі проектів.
• Ведення ієрархічної структури проекту.
• Облік трудовитрат в розрізі проектів.
• Завантаження проектів з Microsoft Project.
• Формування звітності за проектами та проектними завданнями.
• Робота з планом проекту.

Форум

• Структурування по розділах з розмежуванням прав доступу.
• Прив'язка обговорень до ключових об'єктів.
• Створення ключових об'єктів на підставі повідомлень форуму.
• Посилання на повідомлення, розділи і теми форуму.
• Голосування.
• Прикріплення файлів.
• Повідомлення поштою.

Робочий календар користувача

• Записи робочого календаря на підставі предмета.
• Друк робочого календаря.
• Нагадування для записів календаря.
• Робота з робочими календарями інших користувачів.
• Налаштування доступного робочого часу користувачів.
• Повторення подій в календарі.
• Організація заходів за допомогою календаря.
• Відображення відсутніх співробітників.

Вбудована пошта

• Швидкий пошук листів.
• Пошук по тексту листів.
• Повідомлення про нові листи.
• Загальна адресна книга з фотографіями.
• Загальні поштові скриньки.
• Внутрішня маршрутизація листів.
• Вставка в листи гіперпосилань на дані системи і перехід по ним.
• Доступ керівників до Пошти своїх підлеглих.
• Попередження при відправці внутрішніх листів зовнішнім адресатам.
• Історія листування.
• Облік листування в розрізі проектів.
• Облік листування в щоденному звіті про роботу.
• Автоматична прив'язка історії листування до документів.
• Створення процесів, документів, заходів на підставі листів.
• Автозбереження текстів листів.
• Автоматичне створення документів з листів.
• Вставка тексту без форматування в html-лист.
• Обмеження розміру зовнішніх вихідних листів.
• Листи у форматі iCalendar.
• Підтримка протоколу безпечного ЗВ'ЯЗКУ SSL.
• Централізоване управління правилами листування.
• Правила автоматичного розбору пошти.
• Пошук листів як за реквізитами, так і за текстом вкладених файлів.

Інші можливості

• "Легка " пошта.
• Побудова територіально розподіленої інформаційної бази.
• Повнотекстовий пошук будь-яких даних.
• відкладені обробники оновлення.
• Додаткові звіти та обробки.
• Списки розсилки по кореспондентах.
• Способи доставки.
• Копіювання та очищення налаштувань.
• Швидке очищення налаштувань всіх користувачів.
• Видалення даних з контролем посилальної цілісності.
• Видалення застарілих файлів.
• Підтримка російського та англійського інтерфейсу.
• Вбудована оцінка продуктивності.
• Метрики.

Мобільний додаток

• Робота в режимі офлайн.
• Вбудована пошта.
• Завдання і процеси.
• Узгодження документів.
• Контроль.
• Календар.

Обмін даними

• Синхронізація нормативно-довідкової інформації з іншими прикладними рішеннями "1С:Підприємство".
• Безшовна інтеграція з типовими конфігураціями "1С:Підприємство".
• Завантаження даних з інших систем.
• Використання системи зовнішнього документообігу: обмін документами у форматі ГОСТ Р 53898-2010 між контрагентами.

*Копіювання матеріалу можливо тільки з посиланням на джерело та із зазначенням автора матеріалу. Дякуємо за повагу інтелектуальних прав власності. TQM systems