Впровадження систем автоматизації підвищує конкурентоспроможність і керованість бізнесу. Але перш ніж що-небудь купувати, необхідно розібратися: а чи дійсно цей програмний продукт вам необхідний, і чи вирішує завдання вашого підприємства; зорієнтуватися у термінах і бюджеті, визначити цілі, пріоритети і ризики, і взагалі ближче познайомиться з роботою компанії, якій ви довірите впровадження.
Сформувати чіткі вимоги стосовно проекту автоматизації, вибрати технологічну платформу і отримати обгрунтований бюджет за 2 тижні можливо, завдяки експрес-обстеженню
Ми готуємо все, що потрібно для старту проекту:
- Опис завдань до реалізації,
- Фіксація обмежень і показників
- Вибір базової технології
- Бюджет
Запишіться на консультацію прямо зараз!
Ми передзвонимо вам протягом дня, і обговоримо важливі для вас питання.
поки ви думаєте, хтось вже запускає свій проект успіху.
Розповідає Зосим Максим, Директор компанії TQM Systems
Повний текст відео знаходиться тут >>>
З чого почати? Експрес обстеження вирішує всі перераховані питання вже через 2 тижні, ще до старту проекту.
Вартість експрес-обстеження приблизно становить 10% загальної вартості проекту автоматизації.
Якщо бізнес невеликий, а завдання прості - це займе мінімум часу і грошей, а якщо проект об'ємний, то і приймати рішення про його старті наосліп вкрай ризиковано.
| Назва | Опис |
|---|---|
| Етапи повної готовності до проекту | |
| Експрес-обстеження | |
| Опис бізнес-процесів | |
За підсумками відповідних етапів можна:
1) проводити тендер і вибирати підрядника для розробки і впровадження
2) приступати до оптимізації бізнес-процесів для поліпшення бізнесу
3) приступати до проекту впровадження.
За підсумками 3-х етапів обстеження для проекту готове ТЕХНІЧНЕ ЗАВДАННЯ.
1) Дзвінок: ви розповідаєте консультантукоротко про задум вашого проекту і про компанію
2) Договір на обстеження: погоджуємо і підписуємо.
3) Інтерв'ю: ми проводимо інтерв'ю з вашими співробітниками, і обстежуємо процеси і документообіг. З'ясовуємо всі нюанси. Погоджуємо розуміння.
4) Звіт: ми аналізуємо дані і складаємо звіт і рекомендації.
5) Презентація: Ви отримуєте презентацію звіту, обговорюєте його і приймаєте рішення про подальшу роботу.
6) Ми із задоволенням продовжимо з вами роботу над проектом.
Компанія TQM systems 10 років на ринку софта в Україні.
Ми спеціалізуємося на складних проектах з індивідуальним підходом.Завжди орієнтуємося на новітні технології перевірені на практиці.
Наша мета - спільно з клієнтом створювати ідеальні рішення для бізнесу.
Ми створювали системи автоматизації для таких організацій як: Bayer, Abbott, MSD, Telenor, Osram, Witex, Альфа Хімгруп, Колві, Ukr.net, Weatherford, Ukravit, MOYO, Lisoform medical, Аверс, Метал-холдинг, Стан -комплект, Select, Solid, ISG, Zeppelin.
Спектр рішень широкий від окремих функціональних блоків до інтеграції цілого ряду програмних комплексів.
Один зі свіжих проектів: впровадження ERP системи для виробничо-торговельної групи Zeppelin.
Компанія входить до складу організації "Спілка автоматізаторів України" і є сертифікованим постачальником рішень.
Наше завдання надати клієнтові оптимальне рішення, тому ми не пов'язуємо себе перевагою певних технологій, програм або конфігурацій. І завжди підбираємо актуальне і сучасне рішення, яке і зараз і в перспективі максимально задовольнить потреби клієнта.
У нас є партнерські договори з компаніями-представниками всіх технологічних платформ популярних в Україні.
Ви контролюєте хід робіт
Ми надаємо клієнту доступ до системи планування і управління проектами. Це дозволяє клієнту моніторити роботи, хід їх виконання, витрати, послідовності. Завдяки такому підходу клієнт завжди оперативно проінформований про роботи, а також може управляти процесами проекту.
Успіх проекту гарантований
Ми учасники центру гарантування успішності проектів - це об'єднання партнерів на ринку автоматизації. Учасники в рамках центру обмінюються досвідом і фахівцями з потрібними компетенціями. Це допомагає вирішувати специфічні завдання. З цього наші клієнти, впевнені що рішення для проекту буде знайдено в будь-якому випадку.
На початку нашої з вами співпраці ми проводимо демо-зустріч. Дана послуга призначена для визначення ваших цілей і результатів, які ви бажаєте отримати після закінчення впровадження автоматизованої системи. Також безпосередньо на демонстрації можна визначити, який саме програмний продукт або веб-сервіс оптимально підходить для вас, контур необхідних доробок і відповідну для вас технологію впровадження.
Перше - це усвідомлення необхідності змін, виходити воно може зверху, від вищого керівництва, з ініціативи акціонерів, за результатами якого-небудь серйозного аудиту роботи підприємства, або знизу, через причину накопичиного в робочих процесах.
Усвідомлення необхідності може бути виражено по-різному: у вигляді чіткого структурованого документа з описом всіх бажаних вимог або у вигляді вільного опису основних побажань. На цьому етапі може бути взагалі незрозуміло, що конкретно потрібно, просто назріла потреба змінювати процеси обробки інформації. Це часто допомагає бізнесу поліпшити конкурентні позиції.
Усвідомлення необхідності є, що далі?
А далі виникає відразу безліч питань:
І щоб грамотно спланувати проект, відповіді на всі ці питання допомагає отримати експрес-обстеження.
Попередпроектне експрес-обстеження - етап, на якому проводиться попередній збір інформації про бізнес , її аналіз і формування первинних рекомендацій.
Відповідає на концептуальні питання:
Визначає:
Головне завдання експрес-обстеження: деталізувати вимоги замовника досить глибоко, щоб звузити діапазон оцінки трудомісткості, і уточнити вибір базової системи.
Результат: звіт про обстеження бізнесу, з визначенням завдань проекту, визначенням поточного рівня оснащеності бізнесу, і оформленими рекомендаціями стосовно вибору і налаштування програмного комплексу та апаратних засобів.
Звіт стає базою для подальших робіт стосовно проекту. Під час обстеження абстрактна мета ( «Хочемо автоматизувати продажі» або «Потрібно впровадити ERP») перетворюється в систематизоване дерево завдань.
Такий звіт, складений компетентними аналітиками, дає досить детальну оцінку проекту на підставі якої можна проводити тендер з вибору підрядника.
Рекомендація за підсумками обстеження може навіть полягати в раді відмовитися від впровадження будь-якої системи з огляду на недоцільність, а вирішити проблеми за рахунок внутрішньої оптимізації бізнес процесів.
Відмовитись від проекту вчасно - це теж успішна стратегія.
За фактом, передпроектне експрес-обстеження - це оцінка доцільності проекту в цілому і пошук шляхів реалізації, оцінка бюджету і термінів його виконання.
Клієнти на вході часто стурбовані питанням: Яка потрібна подробиця аналізу? Чи можна вважати аналізом опис побажань від компанії?
Відповідь: Звіт потрібен досить докладним, щоб усунути двоякі тлумачення!
Схема з життя:
Керівництво прийняло рішення про впровадження нової системи
+ описали основні побажання
+ запросили по ринку ціну від розробників
+ вибрали мінімальну ціну підрядника, запустили впровадження
=50% невдалих проектів
Коли мова йде про серйозні проекти , важливо розуміти: описати побажання на 1-2 або навіть на 5 сторінках - це підсумок усвідомлення необхідності проведення проекту. Щоб таке усвідомлення переросло в проект потрібно провести грамотне проектне обстеження.
Головна мета проектного обстеження - допомогти замовнику прийняти обгрунтоване рішення про впровадження автоматизованої системи на підставі розкритих проблем і оцінити ризики бездіяльності.
Що потрібно здійснити в ході обстеження, щоб добитися головної мети:
Обстеженням також вирішує концептуально важливу проблему: «одної мови» . Виконавець і замовник можуть по-різному трактувати терміни. Через різночитання, вже при впровадженні може виявиться необхідність збільшення бюджету проекту.
Наприклад: під завданням "бюджетування", може матися на увазі довгострокове фінансове планування, а можна ще казначейство (короткострокове планування руху грошових коштів) - це додасть робіт за проектом.
Трапляється і навпаки: попередньо роботи передбачалися, але обстеження, показало, що вони зайві.
Експрес-обстеження готує лише початкове розуміння проекту для подальшого детального вивчення бізнес-процесів в організації і не є вичерпним.
І в той же час роботи з обстеження є частиною робіт зі складання технічного завдання. Можна сказати - це схоже на складання докладного плану до ТЗ.
Які роботи проводить аналітик під час обстеження:
Якщо на етапі обстеження ретельно пройти всі пункти, то подальша робота над проекто впровадження буде достатньо ефективною.
За результатами вже можна прогнозувати наскільки впровадження інформаційної системи буде ефективним.
Багато компаній, з метою економії свого часу, можуть пропонувати експрес-обстеження на підставі анкетування.
Наприклад, заповнити опитувальники за блоками:
Наскільки економічний такий спосіб для замовника, можна зрозуміти враховуючи час, який витратять керівники вищої ланки на самостійне заповнення анкет.
У класичному найбільш ефективному варіанті обстеження спочатку проводиться опитування-інтерв'ю ключових фахівців або керівників замовника компетентним консультантом.
Наприклад, для виробничого підприємства опитуються функціональні керівники по порядку:
Інтерв'ю проводиться за допомогою заготовленого чек-листа, зручно адаптованому в ході практики проведення обстежень. Він допомагає консультанту отримати важливі відповіді, нічого не загубивши.
Додатково рекомендовано опитати співробітників різних рівнів, топів, менеджерів, фахівців і частково працівників. Це дозволить виявити ситуації, коли конкретні бізнес-процеси в поданні керівництва, виглядають інакше, ніж в реальній роботі виконавців. А midle-менеджер може побачити процес по своєму. Виявлення таких нестиковок в бізнес-процесі допомагає уникнути подальших проблем з проектом, і допомагає оптимізувати роботу компанії в цілому.
В обов'язковому порядку за результатами інтерв'ю складається протокол, він узгоджується підписом обох сторін. Далі протоколи виконавець аналізує.
Може знадобиться і додаткове обстеження: оглянути робочі місця, виробництво, склади, приміщення.
Після основного інтерв'ювання, може знадобитися ще зустрічі, для уточнення окремих питань. Виконавцю важливо вникнути в специфіку бізнес-процесів, це полегшить наступні етапи проекту.
Після збору вичерпної інформації, дані документуються і документи узгоджуються.
За результатами оформляється «Звіт про обстеження», він обов'язково затверджується у фахівців і керівництва замовника.
Результат передпроектного експрес-обстеження - звіт, який визначає доцільність впровадження, і містить інформацію за такими пунктами:
Окремо складається:
Замовнику це допомагає зрозуміти, як підрядник готовий організувати роботи за проектом, а також оцінити безпосередню залученість свого персоналу і їх завантаження.
В цілому звіт обстеження, стає відправною точкою для всього проекту. Такий документ повинен бути складений до старту будь-яких робіт за проектом.
На його підставі підрядник формує комерційну пропозицію.
Після опрацювання з клієнтом, розуміння результатів експрес-обстеження, наступним кроком на шляху до впровадження буде докладний опис бізнес-процесів, де чітко визначається поточний стан і бажаний, і складання специфікації вимог, що увійде до складу докладного технічного завдання.
Про те що проводити передпроектное обстеження - це правильно, сказано вже багато. Тепер зупинимося на тому, чому це вигідно власнику бізнесу.
В кінцевому підсумку все зводиться до грошей і ризиків - як вкласти розумно, і не втратити.
Перш ніж вкладати в будівництво - обов'язково готують проектну документацію. І само собою зрозуміло, що будівельні інженери розробляють креслення, схеми в залежності від побажань замовника, і всі строго дотримуються. До побудови системи автоматизації потрібно ставитися також уважно як до побудови будівлі офісу, збудуєш не те - перебудовувати, а фундамент підведе - доведеться все починати заново.
Підсумком експрес-обстеження стає інформація для прийняття правильного рішення.
Замовник отримує:
В ході обстеження розробник теж отримує ряд цінної інформації, яка згодом дозволяє провести проект найбільш організовано і успішно:
В цілому передпроектне обстеження дозволяє, не тільки підготувати чіткий опис і документацію для проекту впровадження, але і придбати новий досвід і знання для подальшого використання в організації бізнесу.
І все-таки головна цінність передпроектного обстеження для бізнесу - це інформація, що дає чітке розуміння:
Додатковий матеріал: Стаття докладно розглядає ситуації з практики експрес-обстеження >>>
За підрахунками світової статистики 30% проектів без попереднього обстеження взагалі не були завершені, а скільки ще не виправдали очікувань замовника. На українських реаліях ця статистика нітрохи не менше.
Досвід спостережень показує, якщо проект складний, і виходить за рамки стандартної конфігурації, то 50% проектів без попереднього обстеження проходять зі значними складнощами на етапі впровадження. Часто це виражається у виконанні зайвих робіт, втрати часу і відповідно грошей.
Зустрічається, що після впровадження однієї системи, обраної без обстеження, практично на вдачу, так би мовити "кота в мішку", замовник починає шукати інший варіант, більш відповідний з урахуванням набутого досвіду. Але такий досвід дістається ціною цілого впровадження, але ж на старті цілком було достатньо провести обстеження.
20% робіт забезпечують 80% успіху впровадження - і це як раз роботи з обстеження.
Вчасно зупиниться
На практиці зустрічаються такі результати обстежень, з яких випливає, що проект краще не починати.
Це буває пов'язано з неготовністю компаній до змін, або задумана автоматизація не вирішить проблем замовника, або доробка виявиться занадто дорогою і результати проекту не виправдають вкладених коштів.
Рішення відмовитися від провального проекту - теж позитивний результат, він дозволяє не витратити кошти даремно.
Ми зовсім недавно рекомендували клієнтові за результатами передпроектного обстеження, не проводити автоматизацію ряду ділянок, а провести реорганізацію бізнес-процесів і зробити роботи оптимальними, тому що ефект від впровадження блоку системи не призведе до економії і відповідно витрати не окупить. В результаті клієнт на старті заощадив десятки тисяч.
Якщо не проводити обстеження перед стартом проекту, це розтягне строки всіх подальших етапів впровадження.
Оскільки обстеження все одно проводиться буде, оскільки це життєво важливо для впровадження, але вже в ході роботи над проектом, тоді ж і будуть з'ясовуватися всі робочі, технічні та організаційні нюанси, нові вимоги та інше. Все це буде розтягувати терміни і змінювати намічений без обстеження бюджет. Це призводить до ряду проблем, і часто такі проекти взагалі закінчуються повною невдачею.
Тому будь-яка досвідчена консалтингова компанія, щоб не поповнити своє портфоліо нереалізованими проектами, буде відстоювати необхідність передпроектного обстеження бізнесу замовника. І якщо замовник мислить інакше, краще на початковому етапі відмовитися від контракту, ніж працювати з проектом, який з високою ймовірністю приречений на провал, це може позначитися на діловій репутації.
Вирішує проблему вибору підрядника за вартістю
Просто за запитом виконавець не може визначити - вартість проекту, може припустити її спираючись на свій досвід вирішення. Але вартість для конкретного замовника індивідуальна.
І якщо бажати бачити спочатку комерційну пропозицію, то цифра буде дуже приблизна, а може і взагалі невірна. Похибка залежить від складності та обсягу завдань і може досягати навіть 10 кратного розміру.
В пропозиції можна чітко прописати вартість обстеження, а суми з реалізації, можна отримати тільки за результатами обстеження.
Для визначення вартості передпроектного обстеження потрібна консультація з аналітиком, її можливо провести в ході телефонних переговорів.
Розрахунок вартості
Якщо компанія розробник, на початковому етапі формування відносин з майбутнім замовником не дуже уважно ставиться до вивчення проекту, а її головне завдання - це укласти договір на розробку будь-якою ціною, то замовнику можуть запропонувати заповнити в якості обстеження якийсь опитувальний лист. І це буде навіть безкоштовно.
Якщо ж мета обстеження - привести проект до успішної реалізації, тоді виконавцю необхідно залучити значні ресурси, а це коштує грошей.
Правильне експрес-обстеження - це повноцінна консалтингова послуга.
За результатами його Замовник отримує чітке уявлення про цілі проекту, структури подальших заходів, їх вартість і терміни.
Вартість проекту приблизно можна розподілити за етапами в такій пропорції:
І якщо підрядник виконував свою задачу сумлінно, то після експрес-обстеження Замовник може нічим не ризикуючи або зовсім відмовитися від проекту або провести відкритий тендер з вибору підрядника для продовження проекту.
Порядок цін на експрес-обстеження в середньому на сьогодні 30-70 000 грн.
Точна вартість формується на основі трудовитрат, а вони залежать від специфіки підприємства, обсягів і спектра завдань і складності процесів замовника.
Процес обстеження передбачає опитування, топ менеджерів, керівників підрозділів, що автоматизуються, ініціаторів і всіх зацікавлених в проекті.
Тривалість проведення - від 2 до 5 днів.
Наступний етап за описом бізнес-процесів і специфікації, в залежності від масштабів проекту займає від 0,5 до 2 місяців.
Глибина обстеження визначається цілями проекту і може являти собою опрацювання окремих функціональних блоків, наприклад, Кадровий облік або Планування виробництва. Також обстеження може стати інструментом у підготовці матеріалу для розробки повноцінної ІТ-стратегії розвитку компанії в розрізі перспектив, з метою розвивати конкурентні переваги.
Юридично правильно оформляти два договори - на експрес-обстеження окремий договір, і на реалізацію проекту інший. Це вигідно для замовника, оскільки до проведення обстеження ще не зрозуміло, на що власне повинен оформлятися договір впровадження: немає описаних вимог і тому зобов'язання за результатами проекту чітко прописати в договорі неможливо. З цього замовник захищає себе ж від непередбаченого результату, якщо підписує договір за проектом тільки на підставі результатів обстеження.
А проведення робіт з обстеження цілком відчутний предмет договору.
Впровадження і зовсім може не бути, якщо замовник за результатами обстеження зрозуміє, що ні вкладається в бюджет або за термінами зараз складно, або інші причини можуть привести до вирішення відмовитися від проекту або перенести його на півроку - рік.
У договорі ж на реалізацію проекту, вказується, що виконавець зобов'язується надати послугу, а замовник її оплатити. Опис послуги - предмета договору формується під час передпроектного обстеження.
Звіт - це частина договору, а також критерій, за яким будуть прийматися роботи. Звіт також представляє з себе матеріальний результат експрес-обстеження.
Висновки: які подальші дії, наступні етапи.
Експрес-обстеження створює основу проекту - короткий загальний опис проекту з чітким списком завдань і підбором рішень, але не має на увазі детального вичерпного опису бізнес-процесів замовника, і не аналізує складу і якості вихідних даних. Але кожна задача передбачає детальний опис на наступних етапах.
За результатами передпроектного обстеження приймається рішення про подальшу долю проекту, і якщо йому судилося бути, далі проводиться наступні етапи передпроектного обстеження, і складаються 2 основоположних документа:
Разом зі звітом вони і складуть технічне завдання проекту.
Оскільки впровадження нової технології в компанії це питання лише наполовину технічне, і більшу частину складнощів становлять організаційні моменти, які ускладнюються моральним станом персоналу. Нововведення - це завжди болісно, як би прогресивно не було налаштоване керівництво, йому теж важлива підтримка від розробника, в плані інформування про всі моменти пов'язаних з проектом. Це допомагає надати ключовим співробітникам компанії інформацію для розуміння і планування своєї участі, що допомагає організовувати персонал і оперативно приймати зважені рішення.
Які етапи проходить замовник при обстеженні:
Інтерв'ю - знайомство з консультантами підрядника, детально обговорює з ними потреби бізнесу в автоматизації;
Звіт: експертний систематизований опис завдань і проблем підприємства з рекомендаціями щодо їх автоматизованого вирішення;
Опрацювання звіту: систематизовані дані звіту демонструють ситуацію в компанії і її можна обговорити з підрядником, уточнити розуміння, і розглянути різні точки зору;
Аналіз бюджету термінів і можливостей .
В результаті обстеження і спільної роботи над планом підготовки до старту проекту, Замовник проходить достатню підготовку для усвідомленого прийняття рішення про початок проекту.
В будь-якому випадку на попередній консультації можна оцінити обсяг і вартість передпроектного обстеження, а подальший хід проекту залежить від правильно спланованих кроків і дій, а обстеження покликане якраз зібрати інформацію для такого планування.
Якщо ви плануєте:
Звертайтеся до наших консультантів, вони допоможуть вам визначиться з організацією експрес обстеження.
Видео про ключові моменти впроваджень систем автоматизації на каналі TQM systems: кейси, методики роботи, нові розробоки та можливості.
*Копіювання матеріалу можливо тільки з посиланням на джерело та із зазначенням автора матеріалу. Дякуємо за повагу інтелектуальних прав власності. TQM systems
SaaS сервіси
Програми 1С:Підприємство
CRM
ERP
Node.JS, .NET
1С:Підприємство
API, IPasS
Разработка Web Apps
1С:Підприємство Автоматизація
Аудит IT проектів
Інтеграція 1С:Підприємство
Отримуйте наші інформаційні матеріали:
Працюємо на IT-ринку з 2008 року.
Наша місія - спростити управління даними.
Copyright © 2008-2024 TQMsystems. Всі права захищені. Privacy Policy | Terms of Service