Можливості, що надаються автоматизацією
Основна перевага використання автоматизованої системи для цього бізнесу: підвищення ефективності управління автосервісом: відображення всієї діяльності автосервісу в єдиному інформаційному просторі - від запису клієнта до аналізу рентабельності бізнесу .
В якості основи для автоматизації галузевої специфіки може бути використано поширене рішення "BAS Малий бізнес" зі збереженням усіх можливостей і механізмів типового рішення, і реалізація специфічних функцій для автоматизації управлінського обліку в невеликих автосервісах, автомийках, станціях технічного обслуговування автомобілів.
На додаток до широкої функціональності, розробка додаткової функціональності дозволяють:
-
Вести облік виконання ремонту автомобіля документом "Замовлення-наряд" зі зберіганням історії і автоматичним формуванням друкованих форм зааз-наряду, акта огляду автомобіля та ін. первинних документів
-
Відстежувати стан взаєморозрахунків з контрагентами з деталізацією до "Замовлення-наряду"
-
Формувати різні управлінські звіти про діяльність автосервісу і фінансові результати
Враховуючи специфіку сервісно-ремонтних підприємств авто бізнесу, автоматизація під замовника може забезпечити такі можливості:
- Функції CRM-системи: ведення бази клієнтів , попередній запис на ремонт, фіксація з клієнтами, аналіз клієнтської бази
- Управління автосервісом: планування завантаження, облік виконаних ремонтних робіт, аналіз ефективності роботи
- Управління запасами: планування потреб в запчастинах і витратних матеріалах, резервування, складський облік, контроль залишків
- Управління персоналом: планування та облік робочого часу, розрахунок заробітної плати, аналіз ефективності роботи
- Управління грошовими коштами: касові і банківські операції, запобігання "касових розривів", фінансове планування
- Постачання і закупівлі
- Маркетинг та продаж
- Роздрібні продажі
- Майно
- Фінанси
Функції CRM-системи:
- Ведення бази клієнтів.
- Реєстрація та зберігання контактної інформації клієнтів.
- Реєстрація та зберігання списку контактних осіб контрагентів і їх контактної інформації.
- Фіксація всіх контактів з клієнтами: вхідні та вихідні дзвінки, листи, зустрічі та інше.
- Попередній запис на ремонт.
- Аналіз клієнтської бази.
Постачання і закупівлі:
- Зберігання цін постачальників і конкурентів, друк прайс-листа контрагента.
- Зберігання виду цін, виду знижки, виду цін контрагента за договором.
- Зберігання інформації про користувача, котрий змінив ціну номенклатури контрагента.
- Оформлення замовлень постачальникам і контроль їх виконання;
- Формування графіків поставок.
- Розрахунок потреб в запасах, визначення дефіциту запасів, формування рекомендацій на поповнення запасів шляхом формування замовлень на виробництво або замовлень постачальникам.
- Надходження товарно-матеріальних запасів може відображатися за різними схемами:
- Надходження за плату від контрагента.
- Придбання підзвітною особою.
- Прийом на реалізацію від комісіонера.
- Отримання давальницької сировини і матеріалів в переробку.
- Реєстрації надходжень додаткових витрат на придбання товарно-матеріальних запасів.
Запаси і склад:
- Роздільний облік запасів - власних товарів, матеріалів, а також товарів, прийнятих і переданих на комісію.
- Облік довільних характеристик номенклатури (серійний номер, розмір і т. д.), а також партій запасів.
- Облік в розрізі осередків місць зберігання (зони, стелажі, полиці і т. п.).
- Резервування запасних частин для виконання тих чи інших ремонтних робіт.
- Планування потреб в запчастинах і витратних матеріалах.
- Облік запасів у розрізі ВМД.
- Використання ордерної схеми обліку запасів (прибуткові складські ордери, видаткові складські ордери).
- Повний цикл операцій з обліку запчастин: замовлення покупця, замовлення постачальнику, надходження, повернення, реалізація (опт і роздріб), інвентаризація та списання.
- Відображення всіх переміщень запасних частин в процесі ремонту (видача зі складу під замовлення-наряд, повернення на склад, переміщення між замовлення-нарядами).
- Облік запчастин в цехах автосервісу за незакритими замовлення-нарядами (незавершене виробництво).
- Контроль складських залишків.
Автосервіс:
- Використання специфічних для автосервісу довідників: моделі автомобілів, нормогодини, цех, види ремонту.
- Можлива інтеграція з каталогами робіт і норм часу. Нижче наведено список каталогів, з яких виконується завантаження, а також формат файлу:
- Silver-Dat II (формат файлу .szf)
- автонорми (формат файлу .xml)
- AutoSoft (формат файлу .xml)
- Autodata (формат файлу .xml)
- Autodata online (формат файлу .xml)
- Процес імпорту проводиться таким чином: з каталогу вивантажується калькуляція (список робіт) до зовнішнього файлу потрібного формату. Потім в конфігурації створюється документ "Замовлення-наряд", на закладці "Роботи", натиснувши на кнопку "Заповнення", проводиться завантаження файлу до замовлення-наряду і попутно в довіднику номенклатури створюються автороботи, які завантажуються.
- Планування завантаження автосервісу.
- Облік виконання ремонту документом "Замовлення-наряд", що включає прийом автомобіля, передачу автомобіля в цех, виконання дефектації, підбір запасних частин, розподіл виконавців робіт, видачу готового автомобіля клієнтові.
- Формування необхідних друкованих форм документа "Замовлення-наряд": акт огляду, робочий лист, замовлення-наряд, квитанція до замовлення-наряду. Облік прийнятих в ремонт автомобілів на території підприємства, в цехах, на стоянках.
- Поетапне виконання ремонту (заявка, виконання ремонту, очікування, виконаний ремонт, завершення замовлення-наряду).
- Проведення платних і безкоштовних видів ремонта. Гнучке ціноутворення на роботи в залежності від моделі або комплектації автомобіля, контрагента, виду і місця ремонту.
- Автоматичний розрахунок вартості ремонту в замовлення-наряді згідно налаштованим правилами ціноутворення. Поідбір запасних частин і витратних матеріалів в замовлення-наряді з урахуванням залишків на складах.
Маркетинг та продаж:
- Ведення товарного асортименту, цін і знижок, планування продажів, а також робота з покупцями і замовниками.
- Реєстрація та зберігання номенклатури товарів і послуг.
- Реєстрація, зберігання різних видів цін номенклатури, друк прайс-листа автосервісу.
- Реєстрація видів знижок і націнок.
- Установка і зміна вартості, розрахунок вартості за базовим видом цін, за цінами номенклатури або цінами контрагента, округлення.
- Реєстрація замовлень покупців, в яких відображені товари, терміни поставки, а також вартість.
- Забезпечення потреби в запчастинах, утвореною замовленнями покупців шляхом резервування вільних залишків товарів на складах, розміщення в замовленнях постачальникам.
- Відстеження забезпечення замовлення покупця товарами.
- Ціноутворення:
- Зберігання способу розрахунку ціни (базовий вид цін і відсоток націнки), підтримка динамічних і розрахункових цін.
- Зберігання формату для виду цін номенклатури, використовуваного при виведенні ціни до прайс-листа.
- Зберігання інформації про користувача, котрий змінив ціну номенклатур.
- Планування продажів в натуральному і вартісному вираженні. План-фактний аналіз продажів. Підтримувані схеми продажу:
- Використання товарів під замовлення-наряд.
- Продаж зі складу та під замовлення.
- Відвантаження в кредит або за попередньою оплатою.
- Реалізація товарів, прийнятих на комісію.
- Передача товарів на реалізацію комісіонеру.
- Документальне оформлення продажів товарними накладними, а також замовлення-нарядами при виконанні ремонту з формування рахунків-фактур.
Роздрібні продажі:
- Програма може використовуватися в автоматизованих і неавтоматизованих роздрібних торгових точках.
- Підтримується ведення кількісно-сумового або сумового обліку.
- Передбачено формування наступних звітів: ТОРГ-29.
- Звіт за рухом і залишками товару в роздрібних цінах.
- Звіт з продажу в роздрібних цінах.
- Підтримується формування і друк етикеток і цінників.
Грошові засоби:
- Облік руху грошових коштів в касі і на банківських рахунках.
- Оформлення первинних документів по банку і касі.
- Розрахунки з підзвітними особами.
- Облік оплати послуг банківськими картами.
- Формування платіжного календаря.
- Взаємодія з системами "Клієнт-банк".
Зарплата і персонал:
- Планування та облік робочого часу.
- Кадровий облік (оформлення прийому на роботу, кадрові переміщення, звільнення персоналу).
- Управлінський розрахунок заробітної плати:
- Розрахунок заробітної плати здійснюється в розрізі видів нарахувань і утримань.
- Формування платіжних відомостей на виплату зарплати та авансу співробітникам.
- Облік робочого часу - використовується табель обліку робочого часу, що дозволяє вести облік часу як щоденно, так і зведено, за період.
- Аналіз ефективності роботи персоналу.
Майно:
- Облік майна (необоротних активів) - основних засобів і нематеріальних активів організації:
- Прийняття до обліку, зміна параметрів.
- Розрахунок амортизації.
- Продаж і списання.
Фінанси:
- Ведення управлінського обліку, отримання управлінського балансу, формування та аналіз фінансового результату.
- Завдяки наявності таких звітів, як оборотно-сальдова відомість, грошові кошти, доходи і витрати, прикладне рішення дозволяє формувати фінансову звітність за довільний період часу.
- Для обліку доходів і витрат використовується метод нарахування, або метод нарахування і касовий метод.
- Аналітичний облік доходів і витрат методом нарахування ведеться в розрізі напрямів діяльності, підрозділів, замовлень покупців, статей (рахунків) доходів і витрат.
- Основні фінансові звіти:
- Управлінський баланс.
- Звіт про прибутки і збитки.
- Звіт про рух грошових коштів.
- Фінансове планування (бюджети):
- Прогнозний баланс.
- Бюджет прибутків і збитків.
- Бюджет руху грошових коштів.
- Нарахування податків, введення і розподіл інших витрат, виклик процедури закриття місяця.
- "Монітор керівника" для контролю діяльності автосервісу і аналізу виконання фінансових зобов'язань, з висновком наступних основних фінансових показників:
- Залишки коштів на рахунках і в касах підприємства.
- Дебіторська заборгованість - загальна, прострочена.
- Кредиторська заборгованість - загальна, прострочена.
- Прибутки і збитки.
- Прострочені зобов'язання перед покупцями і замовниками з відвантаження товарів і надання послуг.
- Прострочені зобов'язання постачальників і підрядників з поставки товарів і надання послуг.
- Додаткові звіти:
- Загальні показники: продаж, доходи і витрати, стан оборотних коштів (грошових коштів, запасів і дебіторської заборгованості).
- Грошові кошти: залишки і рух грошових коштів в розрізі статей, за період.
- Дебіторська заборгованість: залишки і динаміка за період, за термінами боргу.
- Кредиторська заборгованість: залишки і динаміка за період, за термінами боргу.
- Налаштування параметрів обліку:
- Реєстрація інформації за організаціями підприємства.
- Реєстрація структури підприємства - підрозділів, складів, цехів.
- Налаштування параметрів обліку для кожного з функціональних розділів.
- Налаштування сервісних функцій.
- Введення початкових даних за розділами обліку.
Права доступу
- Розмежування прав доступу до функцій програми, контроль дій персоналу.
Віддалений доступ
- Контроль діяльності автосервісу через Інтернет, в тому числі і за допомогою планшетних комп'ютерів або комунікаторів.
Обмін
- Обмін даними з бухгалтерськими системами, такими як "BAS Бухгалтерія ": ведення бухгалтерського та податкового обліку з використанням вже накопичених даних про роботу автосервісу, що дозволяє виключити повторне введення інформації.
Обладнання
- Широкий спектр торгового обладнання, яке підключається:
- Фіскальні реєстратори.
- Сканери штрих-кодів.
- Еквайрингові термінали.
*Копіювання матеріалу можливо тільки з посиланням на джерело та із зазначенням автора матеріалу. Дякуємо за повагу інтелектуальних прав власності. TQM systems
