Як прийняти співробітника - інструкція для BAS ERP, КУП, БдУ КОРП

Прийом співробітника на роботу, оформлення документів і налаштування параметрів розрахунку в BAS ERP, КУП, БдУ КОРП

Як провести документально і прийняти співробітника на роботу в програмі? Як оформити факт прийому співробітника на роботу за трудовим договором і провести наказ про прийом, заповнити довідники "Фізичні особи" і "Співробітники", "Групи співробітників ". Особливості прийняття на роботу списком. Робота з тезками, сумісниками і звільнених співробітників, повторно найняти. Опис всіх нюансів роботи з функціоналом прийому на роботу в програмах BAS ERP, КУП, Бухгалтерія КОРП.

Підписуйтесь на наш Телеgram!

Новини, анонси, майстер-класи та ін. корисний контент для тих, кому важливо бути попереду та в курсі теми

• Оформлення прийняття на роботу співробітника
• Введення інформації про фізічних осіб і співробітників
• Оформлення прийом на роботу за допомогою документу "Прийом на роботу"
• Оформлення прийому на роботу за допомогою документу "Прийом на роботу списком"
• Особливості прийому на роботу сумісників
• Повторний прийом працівника

Автор матеріалу:

Консультант з ведення обліку Заробітної плати і кадрів

в програмних продуктах BAS і 1С:Підприємство

Наталія Попова "TQM systems"

Ми підготували вам особливий подарунок: питання по зарплаті до нашого фахівця

Запитуйте будь-що про автоматизацію обліку заробітної плати та управління персоналом, про роботу з програмами BAS, побудову розрахунків і бізнес-процесів.

Ми підготуємо для вас матеріали та надамо розгорнуту відповідь, поділимося багатим досвідом.

ОФОРМЛЕННЯ ПРИЙОМУ НА РОБОТУ

Для того щоб оформити факт прийому співробітника на роботу за трудовим договором і провести наказ про прийом у програмі потрібно:

• зареєструвати нового співробітника в довіднику «Співробітники» (розділ «Кадри»). Коли перший раз реєструється трудовий договір з людиною спочатку необхідно створити відповідну фізичну особу, а потім вже з картки цієї фізичної особи створити співробітника;
• ввести документ «Прийом на роботу» або «Прийом на роботу списком» (посилання розділ «Кадри» – «Прийоми, переведення, звільнення»).

Документ «Прийом на роботу» призначений для реєстрації укладення трудового договору з одним працівником і для оформлення відповідного наказу про прийом за типовою формою № П-1.

Документ «Прийом на роботу списком» призначається для реєстрації прийому на роботу одразу декількох співробітників і для оформлення відповідного наказу про прийом. Цей документ створюється аналогічно документу «Прийом на роботу», для оформлення одного співробітника.

Документ «Початкова штатна розстановка», який є в розглядаємих конфігураціях призначається для введення кадрових даних списку співробітників, а саме на початку експлуатації програми в організації, де вже є працюючі співробітники. Документ створюється аналогічно документу «Прийом на роботу»

.

ВВЕДЕННЯ ІНФОРМАЦІЇ ПРО ФІЗИЧНИХ ОСІБ І СПІВРОБІТНИКІВ

Об'єктами кадрового обліку є фізичні особи і співробітники. В типових рішеннях є два довідники, у яких зберігається інформація про людину, але ці довідники зберігають різні дані:

• Довідник «Фізичні особи» призначений для зберігання особистих даних про людину (ІПН, дата та місце народження, контактні дані, документи, що підтверджують особу тощо). У цьому довіднику людина реєструється тільки один раз.
• Довідник «Співробітники» призначений для узагальнення інформації про людину, яка пов’язана з трудовими або договірними відносинами. У елементі довідника:
• вказується «Організація», для оформлення взаємовідносин із якою створено елемент довідника;
• відображаються особисті дані, що зберігаються в довіднику «Фізичні особи» та дані про трудові (договірні) відносини, що зареєстровані кадровими документами (місце роботи, умови праці та умови оплати праці тощо).

У довіднику «Співробітники» людина реєструється кожен раз, коли з нею укладається договір, тобто коли оформляється наказ про прийом на основне місце роботи або за сумісництвом, укладається договір ЦПХ. Якщо людина звільняється, а потім знов приймається на роботу, також треба створити нового співробітника на основі цієї ж фізичної особи.

Способи створення співробітника в програмі:

1. Через довідник «Фізичні особи» у розділі «Кадри».

Розглянемо на прикладі як створюється фізична особа. У довіднику «Фізичні особи» натискаємо кнопку «Створити» і створюємо нову картку, яку слід заповнити даними, а саме : вказати прізвище, ім'я, по батькові співробітника та Ідентифікаційний номер у відповідному реквізиті. При створенні карти фізичної особи буде достатнім тільки ця інформація. Решта даних як то дата народження, громадянство, документ, що засвідчує особу тощо, може бути внесено до картки у подальшому, в разі потреби.

Тепер створюємо співробітника. Для цього нам потрібно через створену картку фізичної особи слід натиснути на посилання «Робота» перейти до форми взаємодій із фізичною особою, а з цієї форми за посиланням «Нове місце роботи» створити картку співробітника та заповнити:

• організацію (або її відокремлений підрозділ), в яку приймається працівник, в полі «Організація». Вибір здійснюється з довідника «Організації» (розділ «НДІ і адміністрування», група «НДІ» – «Організації»; у конфігурації «BAS Бухгалтерія КОРП» довідник знаходиться у розділі «Головне»), якщо в інформаційній базі зареєстровано більше однієї організації;
• основні особисті дані співробітника: дату народження, стать, код за ДРФО, якщо ці дані раніше не були зареєстровані у довіднику «Фізичні особи».

Для збереження введених даних необхідно натиснути кнопку «Записати і закрити».

2. Через довідник «Співробітники» у розділі «Кадри».

Надалі натискаємо на кнопку «Створити» де необхідно:

• вказати прізвище, ім'я, по батькові співробітника в реквізиті «ПІБ». Якщо в довіднику «Фізичні особи» (розділ «Кадри») вже зареєстрована фізична особа з таким ПІБ, то для нового співробітника автоматично пропонується використовувати дані цієї фізичної особи в діалозі «Знайдена людина зі схожим ім'ям» по кнопці «Так, це той, хто мені потрібен» (наприклад, при прийомі на роботу за внутрішнім сумісництвом). Якщо дані по співробітнику раніше не були зареєстровані в програмі, а в діалозі показаний тезко, необхідно натиснути на кнопку «Ні, це – інша людина».

• Заповнити основні особисті дані співробітника: дату народження, стать, код за ДРФО і т. д.

Для збереження введених даних необхідно натиснути кнопку «Записати і закрити».

Задвоєння в довіднику «Фізичні особи» потрібно уникати. Коли створюється співробітник, система перевіряє чи є таке ПІБ у довіднику «Фізичні особи», та якщо не знаходить, то створює фізичну особу, якщо знаходить – попереджає і пропонує створити співробітника з посиланням на цю особу. Але в разі помилки в написанні ПІБ система не ідентифікує особу та створить ще одну. Тому, для запобігання задвоєнь рекомендується під час створення нових співробітників працювати не з довідником «Співробітники», а з довідником «Фізичні особи». А саме: з картки фізичної особи за посиланням «Робота» перейти до форми взаємодій із фізичною особою, а з цієї форми за посиланням «Нове місце роботи» створити картку співробітника. Якщо дублювання все ж було допущено, то об'єднати картки фізичних осіб можна за допомогою спеціального помічника «Об'єднання особистих карток» (у групі «Сервіс» розділу «Кадри»). Перегляд і редагування персональних даних співробітників може здійснюватися або в довіднику «Співробітники», або в довіднику «Фізичні особи». Наприклад, особисті дані людини можна ввести в картку співробітника, вони збережуться в довіднику фізичних осіб (немає необхідності окремо відкривати довідник фізичних осіб і вводити дані в нього) і навпаки.

Для введення заяви на застосування пільги з ПДФО у довіднику «Співробітники» необхідно натиснути на посилання «Податок на доходи». Тут же відображається історія зміни пільги.

Дані про спосіб виплати та відображення нарахувань співробітнику вводяться за посиланням «Виплати, облік витрат».

При великій кількості співробітників може виникнути необхідність розрізняти їх за тими чи іншими ознаками. Такий поділ зручний як для візуального сприйняття списку співробітників, так і при оформленні облікових документів або побудові аналітичних звітів тільки за певними співробітникам. У програмі є можливість створення довільних груп співробітників. При цьому:

• одного співробітника можна віднести відразу до декількох груп;
• можна налаштувати автоматичне віднесення співробітників до групи за заданими умовами.

Групи співробітників описуються в довіднику «Групи співробітників» (розділ «Кадри» – «Настройки та довідники»).

Групи також можливо створити не тільки для ручного внесення співробітників, але і з автоматичним заповненням. Для цього потрібно увімкнути прапор «Формувати автоматично» і за посиланням «Налаштувати критерії відбору» налаштувати такі умови, за якими співробітники будуть відноситись до цієї групи. Відбір налаштовується так само, як і в аналітичних звітах

.

Подивитися список співробітників можна за раніше налаштованими або заповненими групами за допомогою виду списку.

Групи співробітника також можна подивитися і відредагувати в його картці за відповідним посиланням.

ОФОРМЛЕННЯ ПРИЙОМУ НА РОБОТУ ЗА ДОПОМОГОЮ ДОКУМЕНТА “ПРИЙОМ НА РОБОТУ”

При створенні співробітника (якщо його дані ще не записані в програмі) є можливість створити документ «Прийом на роботу», натиснувши на кнопку «Оформити документ» – «Прийом на роботу» або на посилання «Прийняти на роботу». При цьому система запросить підтвердження створення нового елемента в довіднику «Співробітники» («Співробітник ще не записаний. Записати і продовжити?»). Необхідно натиснути на кнопку «Так».

В інформаційній базі при цьому автоматично:

• здійснюється запис в довідник «Фізичні особи» (основні особисті дані співробітника, крім випадку, коли для нового співробітника використовуються дані раніше зареєстрованого в довіднику «Фізичні особи» фізичної особи);
• здійснюється запис про співробітника в довіднику «Співробітники»;
• співробітнику присвоюється табельний номер. За замовчуванням пропонується черговий вільний табельний номер, який за необхідності можливо змінити.
• Далі покроково заповнюється документ «Прийом на роботу».

На закладці «Головне»:

• за посиланням «Не заповнений стаж, допомоги можуть бути розраховані невірно» можна заповнити страховий стаж співробітника;
• далі «Дата прийому» вказується дата прийому співробітника на роботу.
• в реквізиті «Випроб. термін » вказується кількість місяців випробувального терміну, якщо співробітник приймається на роботу з випробувальним терміном. Тривалість випробувального терміну вводиться в програму тільки для вказівки в друкованій формі наказу про прийом за формою № П-1, також вона доступна для аналізу в звітах за співробітниками;
  
• надалі йде «Підрозділ» вказується структурний підрозділ, в який співробітник приймається на роботу. Підрозділ обирається з довідника «Підрозділи організацій»
• в реквізиті «Посада» потрібно вказати посаду прийнятого співробітника зі списку позицій штатного розпису довідника «Штатний розклад»
• в реквізиті «Розряд (категорія)» ми вказуємо розряд (категорія) прийнятого співробітника. Даний реквізит відображається, якщо в налаштуваннях розрахунку зарплати обрана можливість використання тарифних груп (ввімкнена «Використовуються тарифні групи»).
• реквізит «ФОП» заповнюється автоматично зі списку позицій штатного розпису довідника «Штатний розклад» або при заповненні табличної частини закладки «Оплата праці»;
• в реквізиті «Кільк. ставок» вказується кількість займаних ставок співробітником. Кількість займаємих співробітників ставок можна вказати не тільки десятковим, а й звичайним дробом. Це поле з'являється в документі, якщо в налаштуваннях параметрів кадрового обліку встановлено опція «Використовується робота з неповною ставкою».;
• в реквізиті «Графік роботи» вказується графік, відповідно до якого буде здійснюватися робота на даній позиції штатного розпису. Значення заповнюється автоматично згідно з позицією штатного розпису, але за необхідності графік може бути змінений в документі прийому на роботу.
• в реквізиті «Вид зайнятості» із запропонованого переліку вибирається вид зайнятості: Основне місце роботи, Зовнішнє сумісництво, Внутрішнє сумісництво. При цьому вид зайнятості може визначитися автоматично за даними, які вже є в програмі по цій людині, але на іншому робочому місці. Вид зайнятості співробітника в подальшому може грати роль при оформленні відпустки, допомоги, формуванні звітності;
• за посиланням «Редагувати» відкриється форма для редагування «Права на відпустку». У цій формі індивідуально для кожного співробітника можна задати вид щорічної відпустки з довідника «Види відпусток», а також кількість днів відпустки. Форма заповнюється видами відпусток і річною кількістю днів відпустки кожного виду відповідно до позиції штатного розпису, але вони можуть бути змінені безпосередньо в документі.

На закладці «Оплата праці»:

• задається список планових нарахувань для прийнятого на роботу співробітника і значення показників для їх розрахунку. Список нарахувань і їх розміри заповнюються автоматично згідно з позицією штатного розпису, але можуть бути змінені безпосередньо в документі;
• в реквізиті «Порядок перерахунку» вибирається порядок перерахунку місячної тарифної ставки або посадового окладу в годинну ставку для оплати понаднормових годин роботи, роботи у вихідні та святкові дні тощо. За замовчуванням вказується порядок перерахунку, який встановлений в налаштуваннях розрахунку зарплати.;
• в реквізиті «Категорія ЄСВ» вказується категорія застрахованої особи із довідника «Категорії застрахованих осіб (ЄСВ)»;
• в реквізиті «Аванс» вибирається спосіб розрахунку авансу із запропонованого переліку: Фіксованої сумою, Відсотком від тарифу, Розрахунком за першу половину місяця. За замовчуванням вказується спосіб «Розрахунком за першу половину місяця». При виборі способу розрахунку авансу «Фіксованої сумою» і «Відсотком від тарифу» необхідно вказати фіксовану суму авансу або відсоток від тарифу (за замовчуванням вказується 40%);
• прапор «Наказом встановлено щомісячні нарахування» відображається якщо в програмі працюють користувачі з обмеженими правами. Опція доступна тільки користувачам з доступом до даних про планову зарплату. Поки ця опція не ввімкнена, оформлення документа вважається незавершеним»

Заповнення закладок «Трудовий договір» і «Додатково»

На закладці «Трудовий договір»:

• в реквізитах «Договір №» та «від» вказується номер і дата укладеного зі співробітником трудового договору. За допомогою кнопки «Призначити» можна автоматично призначити номер трудового договору, наступний за порядком. Номер і дата трудового договору використовуються при формуванні друкованих форм трудового договору;
• прапор «Строковий трудовий договір до» і дата закінчення договору вказуються, якщо договір строковий. Дата закінчення договору відображається в друкованій формі трудового договору та наказу про прийом за типовою формою № П-1. Договір може бути оформлений як на певний (строковий), так і невизначений термін (безстроковий). Якщо в трудовому договорі не зазначено термін його дії, то договір вважається укладеним на невизначений термін;
• в реквізиті «Підстава строкового договору» вибирається підстава строкового договору з довідника «Підстави укладення строкових трудових договорів»;
• в реквізиті «Термін укладення договору» за необхідності вказується термін укладення договору;
• реквізит «Умови прийому» заповнюється автоматично;
• в реквізитах «Інші умови» і «Обладнання робочого місця» за необхідності можна вказати додаткові відомості про умови договору, пов'язані зі специфікою роботи і відповідно з правилами охорони праці і техніки безпеки;
• в реквізиті «Підстава представника» за необхідності вказується, на підставі яких документів особа, яка представляє роботодавця в його відсутність або з яких-небудь інших причин, може підписувати трудовий договір (наприклад, довіреність).

При прийомі на роботу іноземного громадянина або особи без громадянства, тобто співробітників, яким не нараховується ЄСВ (у реквізиті «Категорія ЄСВ» вказано «Не враховується») з’являється закладка «Додатково». На ній є можливість вказати додаткові відомості (реквізити «Дозвіл на роботу», «Дозвіл на проживання», «Умови надання медичної допомоги») для відображення їх в трудовому договорі.

Реквізити «Керівник» і «Посада» автоматично заповнюються ПІБ і посадою керівника організації з довідника «Організації» на підставі відомостей про відповідальних осіб організації, і використовуються для розшифровки підпису в друкованій формі наказу.

• За допомогою кнопки «Друк» можна сформувати і вивести на друк наказ про прийом на роботу за формою № П-1 . У програмі є деякі особливості формування друкованої форми наказу, які можуть бути задані в налаштуванні друкованих форм (розділ «Кадри» - «Настройки та довідники» - «Настройки упорядкування і друкованих форм»):
• за замовчуванням при формуванні друкованої форми наказу автоматично формується номер кадрових наказів повністю, включаючи префікси. Наприклад, якщо документ програми має номер ДО00-000002, то в друкованій формі в якості номера наказу буде виведений такий же номер ДО00-000002. Проте якщо в програмі встановлено прапор «Видаляти префікси організації та ІБ з номерів кадрових наказів», то номер буде виведений в наказі без префіксу (тобто просто 2);
• якщо співробітник оформляється в підрозділ, у якого є вищі підрозділи, то за замовчуванням у наказі відобразиться тільки назва самого підрозділу (кінцевого). Однак якщо в програмі встановлено прапор «Виводити повну ієрархію підрозділів», то в наказі відобразиться весь ланцюжок підрозділів, наприклад, «Адміністрація/Бухгалтерія/» замість «Бухгалтерія» .

Крім того, за допомогою кнопки «Друк» можна сформувати і вивести на друк трудовий договір з працівником (звичайний) і трудовий договір при дистанційній роботі.

Для автоматичного заповнення реквізитів в друкованій формі трудового договору необхідно, щоб в довідник «Співробітники» були внесені паспортні дані та інша інформація про співробітника. Викликати форму для введення цих даних можна з картки співробітника за допомогою посилання «Особисті дані» .

Заповнюються дані співробітника – місце народження, громадянство, документ, що засвідчує особу, адреса проживання, телефон домашній, робочий, адреса за пропискою, дата реєстрації, адреса місця проживання, адреса для інформування. Для збереження введених даних натискається кнопка «ОК». Потім послідовно заповнюються персональні дані співробітника за відповідними посиланнями: «Освіта, кваліфікація», «Родина», «Трудова діяльність», «Спеціальні статуси» (визначається чи є особа пенсіонером та/або чи має інвалідність), «Військовий облік (дане посилання з'являється, якщо в налаштуванні параметрів кадрового обліку встановлено прапор «Ведеться військовий облік» і т. д.

ОФОРМЛЕННЯ ПРИЙОМУ НА РОБОТУ ЗА ДОПОМОГОЮ ДОКУМЕНТА “ПРИЙОМ НА РОБОТУ СПИСКОМ”

Для масового оформлення прийому на роботу співробітників попередньо у програмі необхідно зареєструвати нових співробітників у довіднику «Співробітники» (розділ «Кадри»).

Реєстрація масового прийому співробітників на роботу в програмі здійснюється за допомогою документа «Прийом на роботу списком» (розділ «Кадри»), в якому:

• в реквізиті «Організація» вказується організація (або її відокремлений підрозділ), в яку приймається працівник (вибором з довідника «Організації» (розділ «НДІ і адміністрування», група «НДІ» – «Організації»; у конфігурації «BAS Бухгалтерія КОРП» довідник знаходиться у розділі «Головне»)), якщо в інформаційній базі зареєстровано більше однієї організації);
  
• в реквізиті «Дата» вказується дата наказу про прийом на роботу. За замовчуванням дата заповнюється поточною датою комп'ютера;
• реквізит «Номер» не є активним для користувача. Номер буде присвоєно документу автоматично після його запису. Дата документа і його номер використовуються при формуванні друкованої форми наказу про прийом за уніфікованою формою № П-1 і в якості реквізитів наказу в особовій картці за формою № П-2;
• за допомогою кнопки «Підбір» таблична частина документа заповнюється списком співробітників, прийом на роботу яких оформлюється, кожен рядок редагується в окремій формі, аналогічній формі відповідного документа на одного співробітника. За допомогою кнопки «Додати» відкривається форма «Прийом на роботу», яку необхідно заповнити. Після її заповнення автоматично заповнюється таблична частина документа.
• Якщо документ не відповідає штатному розпису, при натисканні на кнопку «Провести» з'являється інформаційне вікно «Перевірка відповідності зі штатним розкладом» (з посиланнями, за якими можна перейти до штатного розпису і позиції штатного розпису).

ОСОБЛИВОСТІ ПРИЙОМУ НА РОБОТУ СУМІСНИКІВ

При реєстрації прийому на роботу за сумісництвом слід звернути увагу на такі особливості:

1. Вид зайнятості в довіднику «Співробітники» може набувати таких значень:

• Зовнішнє сумісництво – якщо співробітник, який приймається на роботу, вже працює за основним місцем роботи в іншого роботодавця;
• Внутрішнє сумісництво – якщо співробітник, який приймається на роботу, вже працює за основним місцем роботи у даного роботодавця.

2. При прийомі співробітника на роботу за внутрішнім сумісництвом особливу увагу слід звернути на правильне введення даних у довідники «Фізичні особи» та «Співробітники». У довіднику «Співробітники» для внутрішнього сумісника утворюється новий елемент, при цьому в довіднику «Фізичні особи» створювати новий елемент не слід. При реєстрації прийому необхідно вибрати вже наявний в довіднику «Фізичні особи» елемент, який був введений при реєстрації прийому за основним місцем роботи. Тобто, при створенні карти співробітника, після того, як буде заповнено поле ПІБ співробітника (в довіднику «Фізичні особи» вже зареєстрована фізична особа з таким ПІБ), для нового співробітника автоматично пропонується використовувати дані цієї фізичної особи в діалозі «Знайдена людина зі схожим ім'ям» (Мал. 5), потрібно натиснути на кнопку «Так, це той, хто мені потрібен». При створенні прийому на роботу такого співробітника автоматично в якості виду зайнятості буде встановлено значення «Внутрішнє сумісництво».

Графік роботи сумісника. Для сумісників встановлюється графік роботи неповного робочого часу.

ПОВТОРНИЙ ПРИЙОМ СПІВРОБІТНИКА

Якщо співробітник звільнився, а потім знову працевлаштовується і ви бажаєте зареєструвати оформлення іншого трудового договору з цією людиною, то можна створити нового співробітника з розділу Робота картки відповідної фізичної особи.

Якщо для реєстрації нового трудового договору (для вже наявної у програмі фізичної особи) ввести нового співробітника безпосередньо в довідник співробітників, то при введенні повторюваних ПІБ програма повідомляє, що схожа фізична особа вже є в програмі, і пропонує вибрати її. При виборі відбудеться «прив'язування» цієї фізичної особи до співробітника, який вводиться. Таким чином програма дозволить уникнути небажаного дублювання фізичних осіб.

У картці працівника немає можливості явно вказати, що цьому співробітнику відповідає певна, вже раніше створена фізична особа, «відв'язати» одну фізичну особу і «прив'язати» іншу. Тому рекомендується вводити «повторних» співробітників з картки відповідної фізичної особи, а безпосередньо в довідник вводити співробітників уважно, не допускаючи дублювання фізичних осіб.

Наші контакти

Автор матеріалу:

Консультант з ведення обліку Заробітної плати та Кадрів

в програмних продуктах BAS та 1С:Підприємство

Наталія Попова, "TQM systems"

Більше: Інструкції BAS ERP у нашому блозі

*Копіювання матеріалу можливе тільки з посиланням на джерело і зазначенням автора матеріалу. Вдячні за повагу до прав інтелектуальної власності TQM systems

• 
• Контент-маркетолог TQM systems Nataliya Raevskaya
• 10/21/2021 10:13:36 PM
• 1C ERP, Інструкції, bas erp, BAS Комплексне управління підприємством, Документація Бухгалтерія КОРП