Як провести документально і прийняти співробітника на роботу в програмі? Як оформити факт прийому співробітника на роботу за трудовим договором і провести наказ про прийом, заповнити довідники "Фізичні особи" і "Співробітники", "Групи співробітників ". Особливості прийняття на роботу списком. Робота з тезками, сумісниками і звільнених співробітників, повторно найняти. Опис всіх нюансів роботи з функціоналом прийому на роботу в програмах BAS ERP, КУП, Бухгалтерія КОРП.
Новини, анонси, майстер-класи та ін. корисний контент для тих, кому важливо бути попереду та в курсі теми
Консультант з ведення обліку Заробітної плати і кадрів
в програмних продуктах BAS і 1С:Підприємство
Наталія Попова "TQM systems"
Запитуйте будь-що про автоматизацію обліку заробітної плати та управління персоналом, про роботу з програмами BAS, побудову розрахунків і бізнес-процесів.
Ми підготуємо для вас матеріали та надамо розгорнуту відповідь, поділимося багатим досвідом.
Для того щоб оформити факт прийому співробітника на роботу за трудовим договором і провести наказ про прийом у програмі потрібно:
Документ «Прийом на роботу» призначений для реєстрації укладення трудового договору з одним працівником і для оформлення відповідного наказу про прийом за типовою формою № П-1.
Документ «Прийом на роботу списком» призначається для реєстрації прийому на роботу одразу декількох співробітників і для оформлення відповідного наказу про прийом. Цей документ створюється аналогічно документу «Прийом на роботу», для оформлення одного співробітника.
Документ «Початкова штатна розстановка», який є в розглядаємих конфігураціях призначається для введення кадрових даних списку співробітників, а саме на початку експлуатації програми в організації, де вже є працюючі співробітники. Документ створюється аналогічно документу «Прийом на роботу»
.
Об'єктами кадрового обліку є фізичні особи і співробітники. В типових рішеннях є два довідники, у яких зберігається інформація про людину, але ці довідники зберігають різні дані:
У довіднику «Співробітники» людина реєструється кожен раз, коли з нею укладається договір, тобто коли оформляється наказ про прийом на основне місце роботи або за сумісництвом, укладається договір ЦПХ. Якщо людина звільняється, а потім знов приймається на роботу, також треба створити нового співробітника на основі цієї ж фізичної особи.
Способи створення співробітника в програмі:
1. Через довідник «Фізичні особи» у розділі «Кадри».
Розглянемо на прикладі як створюється фізична особа. У довіднику «Фізичні особи» натискаємо кнопку «Створити» і створюємо нову картку, яку слід заповнити даними, а саме : вказати прізвище, ім'я, по батькові співробітника та Ідентифікаційний номер у відповідному реквізиті. При створенні карти фізичної особи буде достатнім тільки ця інформація. Решта даних як то дата народження, громадянство, документ, що засвідчує особу тощо, може бути внесено до картки у подальшому, в разі потреби.
Тепер створюємо співробітника. Для цього нам потрібно через створену картку фізичної особи слід натиснути на посилання «Робота» перейти до форми взаємодій із фізичною особою, а з цієї форми за посиланням «Нове місце роботи» створити картку співробітника та заповнити:
Для збереження введених даних необхідно натиснути кнопку «Записати і закрити».
2. Через довідник «Співробітники» у розділі «Кадри».
Надалі натискаємо на кнопку «Створити» де необхідно:
Для збереження введених даних необхідно натиснути кнопку «Записати і закрити».
Задвоєння в довіднику «Фізичні особи» потрібно уникати. Коли створюється співробітник, система перевіряє чи є таке ПІБ у довіднику «Фізичні особи», та якщо не знаходить, то створює фізичну особу, якщо знаходить – попереджає і пропонує створити співробітника з посиланням на цю особу. Але в разі помилки в написанні ПІБ система не ідентифікує особу та створить ще одну. Тому, для запобігання задвоєнь рекомендується під час створення нових співробітників працювати не з довідником «Співробітники», а з довідником «Фізичні особи». А саме: з картки фізичної особи за посиланням «Робота» перейти до форми взаємодій із фізичною особою, а з цієї форми за посиланням «Нове місце роботи» створити картку співробітника. Якщо дублювання все ж було допущено, то об'єднати картки фізичних осіб можна за допомогою спеціального помічника «Об'єднання особистих карток» (у групі «Сервіс» розділу «Кадри»). Перегляд і редагування персональних даних співробітників може здійснюватися або в довіднику «Співробітники», або в довіднику «Фізичні особи». Наприклад, особисті дані людини можна ввести в картку співробітника, вони збережуться в довіднику фізичних осіб (немає необхідності окремо відкривати довідник фізичних осіб і вводити дані в нього) і навпаки.
Для введення заяви на застосування пільги з ПДФО у довіднику «Співробітники» необхідно натиснути на посилання «Податок на доходи». Тут же відображається історія зміни пільги.
Дані про спосіб виплати та відображення нарахувань співробітнику вводяться за посиланням «Виплати, облік витрат».
При великій кількості співробітників може виникнути необхідність розрізняти їх за тими чи іншими ознаками. Такий поділ зручний як для візуального сприйняття списку співробітників, так і при оформленні облікових документів або побудові аналітичних звітів тільки за певними співробітникам. У програмі є можливість створення довільних груп співробітників. При цьому:
Групи співробітників описуються в довіднику «Групи співробітників» (розділ «Кадри» – «Настройки та довідники»).
Групи також можливо створити не тільки для ручного внесення співробітників, але і з автоматичним заповненням. Для цього потрібно увімкнути прапор «Формувати автоматично» і за посиланням «Налаштувати критерії відбору» налаштувати такі умови, за якими співробітники будуть відноситись до цієї групи. Відбір налаштовується так само, як і в аналітичних звітах
.
Подивитися список співробітників можна за раніше налаштованими або заповненими групами за допомогою виду списку.
Групи співробітника також можна подивитися і відредагувати в його картці за відповідним посиланням.
При створенні співробітника (якщо його дані ще не записані в програмі) є можливість створити документ «Прийом на роботу», натиснувши на кнопку «Оформити документ» – «Прийом на роботу» або на посилання «Прийняти на роботу». При цьому система запросить підтвердження створення нового елемента в довіднику «Співробітники» («Співробітник ще не записаний. Записати і продовжити?»). Необхідно натиснути на кнопку «Так».
В інформаційній базі при цьому автоматично:
На закладці «Головне»:
На закладці «Оплата праці»:
На закладці «Трудовий договір»:
При прийомі на роботу іноземного громадянина або особи без громадянства, тобто співробітників, яким не нараховується ЄСВ (у реквізиті «Категорія ЄСВ» вказано «Не враховується») з’являється закладка «Додатково». На ній є можливість вказати додаткові відомості (реквізити «Дозвіл на роботу», «Дозвіл на проживання», «Умови надання медичної допомоги») для відображення їх в трудовому договорі.
Реквізити «Керівник» і «Посада» автоматично заповнюються ПІБ і посадою керівника організації з довідника «Організації» на підставі відомостей про відповідальних осіб організації, і використовуються для розшифровки підпису в друкованій формі наказу.
Крім того, за допомогою кнопки «Друк» можна сформувати і вивести на друк трудовий договір з працівником (звичайний) і трудовий договір при дистанційній роботі.
Для автоматичного заповнення реквізитів в друкованій формі трудового договору необхідно, щоб в довідник «Співробітники» були внесені паспортні дані та інша інформація про співробітника. Викликати форму для введення цих даних можна з картки співробітника за допомогою посилання «Особисті дані» .
Заповнюються дані співробітника – місце народження, громадянство, документ, що засвідчує особу, адреса проживання, телефон домашній, робочий, адреса за пропискою, дата реєстрації, адреса місця проживання, адреса для інформування. Для збереження введених даних натискається кнопка «ОК». Потім послідовно заповнюються персональні дані співробітника за відповідними посиланнями: «Освіта, кваліфікація», «Родина», «Трудова діяльність», «Спеціальні статуси» (визначається чи є особа пенсіонером та/або чи має інвалідність), «Військовий облік (дане посилання з'являється, якщо в налаштуванні параметрів кадрового обліку встановлено прапор «Ведеться військовий облік» і т. д.
Для масового оформлення прийому на роботу співробітників попередньо у програмі необхідно зареєструвати нових співробітників у довіднику «Співробітники» (розділ «Кадри»).
Реєстрація масового прийому співробітників на роботу в програмі здійснюється за допомогою документа «Прийом на роботу списком» (розділ «Кадри»), в якому:
При реєстрації прийому на роботу за сумісництвом слід звернути увагу на такі особливості:
1. Вид зайнятості в довіднику «Співробітники» може набувати таких значень:
2. При прийомі співробітника на роботу за внутрішнім сумісництвом особливу увагу слід звернути на правильне введення даних у довідники «Фізичні особи» та «Співробітники». У довіднику «Співробітники» для внутрішнього сумісника утворюється новий елемент, при цьому в довіднику «Фізичні особи» створювати новий елемент не слід. При реєстрації прийому необхідно вибрати вже наявний в довіднику «Фізичні особи» елемент, який був введений при реєстрації прийому за основним місцем роботи. Тобто, при створенні карти співробітника, після того, як буде заповнено поле ПІБ співробітника (в довіднику «Фізичні особи» вже зареєстрована фізична особа з таким ПІБ), для нового співробітника автоматично пропонується використовувати дані цієї фізичної особи в діалозі «Знайдена людина зі схожим ім'ям» (Мал. 5), потрібно натиснути на кнопку «Так, це той, хто мені потрібен». При створенні прийому на роботу такого співробітника автоматично в якості виду зайнятості буде встановлено значення «Внутрішнє сумісництво».
Графік роботи сумісника. Для сумісників встановлюється графік роботи неповного робочого часу.
Якщо співробітник звільнився, а потім знову працевлаштовується і ви бажаєте зареєструвати оформлення іншого трудового договору з цією людиною, то можна створити нового співробітника з розділу Робота картки відповідної фізичної особи.
Якщо для реєстрації нового трудового договору (для вже наявної у програмі фізичної особи) ввести нового співробітника безпосередньо в довідник співробітників, то при введенні повторюваних ПІБ програма повідомляє, що схожа фізична особа вже є в програмі, і пропонує вибрати її. При виборі відбудеться «прив'язування» цієї фізичної особи до співробітника, який вводиться. Таким чином програма дозволить уникнути небажаного дублювання фізичних осіб.
У картці працівника немає можливості явно вказати, що цьому співробітнику відповідає певна, вже раніше створена фізична особа, «відв'язати» одну фізичну особу і «прив'язати» іншу. Тому рекомендується вводити «повторних» співробітників з картки відповідної фізичної особи, а безпосередньо в довідник вводити співробітників уважно, не допускаючи дублювання фізичних осіб.
Консультант з ведення обліку Заробітної плати та Кадрів
в програмних продуктах BAS та 1С:Підприємство
Наталія Попова, "TQM systems"
Більше: Інструкції BAS ERP у нашому блозі
*Копіювання матеріалу можливе тільки з посиланням на джерело і зазначенням автора матеріалу. Вдячні за повагу до прав інтелектуальної власності TQM systems
SaaS сервіси
Програми 1С:Підприємство
CRM
ERP
Node.JS, .NET
1С:Підприємство
API, IPasS
Разработка Web Apps
1С:Підприємство Автоматизація
Аудит IT проектів
Інтеграція 1С:Підприємство
Отримуйте наші інформаційні матеріали:
Працюємо на IT-ринку з 2008 року.
Наша місія - спростити управління даними.
Copyright © 2008-2024 TQMsystems. Всі права захищені. Privacy Policy | Terms of Service