Підсистема Кадри для прикладних рішень ВАS ERP, ВАS КУП та ВАS Бухгалтерія. Налаштування для роботи зі Штатним розкладом в ВАS ERP. Створення та затвердження змін в Штатному розкладі. Спрощений кадровий облік. Звіти за штатним розписом.
Підсистема Кадри умовно розділена на 4 блоки, а саме Кадровий облік підприємства, Фізичні особи, Військовий облік та Штатний розклад. Саме останній блок ми з вами і розглянемо сьогодні детальніше.
Для початку роботи в підсистемі Кадри треба зробити всі початкові налаштування. Для цього потрібно зайти в НДІ та Адміністрування і обрати Кадри в блоці Настройка відділів. Тут ми бачимо велику кількість запропонованих нам опцій. Не всі з цих опцій потрібні кожному підприємству. Потрібно вибрати ті, які знадобляться в роботі. Якщо протягом подальшої роботи вам знадобиться додати чи прибрати якусь з опцій, це можливо зробити в будь який час.
Новини, анонси, майстер класи та ін. корисний контент для тих, кому важливо бути попереду та в курсі теми.
Огляд опцій
Але, опція, без якої неможливо побачити Підсистему Кадри і Зарплата - це "Використовувати програму для Кадрового обліку та розрахунку зарплати", тому її треба вмикати обов'язково.
Опція “Контролюється унікальність табельних номерів” дозволяє проводити перевірку унікальності табельного номера, а саме чи є в наявності інші співробітники з таким же табельним номером. Якщо будуть виявлені такі співробітники, буде видано повідомлення, і співробітник з таким номером записаний не буде. Якщо настройка не встановлена, то система не буде перешкоджати запису різних співробітників з однаковим табельним номером.
Опція “Використовується робота з неповною ставкою” дозволяє створювати в штатному розкладі неповні штатні одиниці, складати графіки неповного робочого часу і оформляти кадрові накази на співробітників, що працюють на умовах неповної ставки.
Опція “Використовуються підробітки” дозволяє збільшувати посадові обов’язки співробітників без оформлення наказів про прийом на роботу за внутрішнім сумісництвом (без додавання нового співробітника до Списку співробітників), шляхом оформлення підробітку. Якщо ця опція ввімкнена, то стають доступні документи “Призначення підробітку” і “Припинення підробітку”, а також звіт “Підробітки”. Оформлення підробітку дозволяє призначити співробітнику планові нарахування та графік роботи аналогічно оформленню прийому на роботу.
Опція "Використовується облік спецстажу” надає можливість ведення обліку спецстажу з метою формування звітності з ЄСВ.
Опція “П-3 для відпусток у зв’язку з вагітністю та пологами” надає можливість друкувати накази про надання відпусток працівнику (уніфікована форма № П-3) для лікарняних листів у разі відпустки у зв’язку з вагітністю і пологами та відображати їх в особистій картці П-2.
Ввімкнення опції “Ведеться військовий облік” дозволяє в програмі автоматизувати ведення військового обліку на підприємстві. З’являється можливість зберігання відомостей про військовий облік, а також автоматичне заповнення на їх підставі відповідного розділу особистої картки співробітника. Цією опцією вмикаються і стають доступні :
Опція “Ведеться облік бронювання громадян на період мобілізації та на воєнний час" стає доступною, якщо ввімкнена опція "Ведеться військовий облік". Дана опція вмикається, якщо планується вести облік громадян, які стоять на спеціальному військовому обліку, заброньовані за органами державної влади або організаціями на період мобілізації та на військовий час або положення. При включенні цієї можливості стають доступні:
Опція “Вести облік спеціальностей співробітників” дозволяє в інформаційних цілях зберігати відомості про те, якими спеціальностями повинен володіти співробітник для заміщення тієї чи іншої посади. При встановленні даної опції та збереженні налаштування в картці посади, а саме в довіднику Посади з’являється можливість перерахувати необхідні спеціальності.
Всі необхідні налаштування виконуються в спеціальній формі, які відкриваються за відповідним гіперпосиланням - Настройка Шатного розкладу. Тут потрібно ввімкнути всі потрібні для роботи опції:
Опція «Автоматична перевірка кадрових документів на відповідність штатному розкладу» встановлюється, коли потрібно щоб при реєстрації кадрових документів виконувалася перевірка на відповідність їх зі штатним розписом (а саме наявність в штатному розкладі вільних штатних одиниць, відповідність розміру тарифної ставки, яка призначається співробітнику, нарахування по вказаному для позиції тощо).
Опція «Ведеться історія змін штатного розкладу» встановлюється для зберігання історії зміни штатного розкладу, оформлення наказів про зміну штатного розпису. Якщо ведеться історія змін штатного розпису, то всі дані про позиції штатного розпису вводяться за допомогою документів «Затвердження штатного розкладу» і «Зміна штатного розкладу». Не ввімкнувши дану опцію - історія змін штатного розкладу роздруковуватись не буде і відомості про його позиції будуть вноситися безпосередньо в довідник «Штатний розклад»;
Опція «Використовується «вилка» окладів і надбавок» встановлюється для того, щоб вказати розмір окладу і надбавок у вигляді діапазону значень від мінімального до максимального розміру при описі посад в штатному розкладі. Цей діапазон залежить від кваліфікації співробітника. Наприклад, Слюсар 3 розряду матиме мінімальний по позиції оклад і відповідно слюсар 6 розряду максимальний.
Опція «У позиції штатного розкладу використовуються розряди і категорії» встановлюється, якщо при описі позиції штатного розкладу слід вказувати не тільки посаду, але і розряд професії або категорію посади. Завдяки цьому не доведеться заводити посади «Слюсар 3 розряду», «Слюсар 6 розряду», а тільки одну – «Слюсар» .
Також є можливість обрати Спосіб відображення надбавок в друкованій формі штатного розкладу, а саме :
Опція «Використовувати бронювання позицій» встановлюється для можливості бронювання позицій штатного розпису і кількості займаних ставок перед оформленням прийому на роботу або кадрового переведення. Оформлені броні будуть відображатися в звіті «Штатна розстановка». Кількість днів, після закінчення яких заброньовані позиції будуть виділені в звіті червоним кольором, можна вказати в однойменному полі.
Штатний розклад – це внутрішній документ підприємства, який визначає структуру, штатний склад, чисельність працівників, а також їхні оклади.
Затвердження штатного розпису на підприємстві є обов’язковим. Його відсутність може розцінюватись як порушення вимог законодавства про працю, за що передбачено адмінвідповідальність у вигляді штрафу .
Коли всі налаштування, які знадобляться для подальшої роботи, були встановлені, можна приступати до створення Штатного розкладу.
Порядок роботи зі штатним розкладом залежить від того, активована чи не активована опція «Ведеться історія змін штатного розкладу» у формі Налаштування штатного розпису.
Якщо історія змін штатного розкладу не ведеться (опція «Ведеться історія змін штатного розкладу» не ввімкнена) тоді :
Якщо в програмі ведеться штатний розпис зі збереженням історії його змін (опція «Ведеться історія змін штатного розкладу» ввімкнена) тоді:
Перед початком заповнення штатного розпису саме зі змінами необхідно заповнити довідники «Підрозділи організацій» та «Посади».
Заходимо в Затвердити Новий Штатний розклад і додаємо позицію.
Для створення позиції штатного розпису необхідно у довіднику натиснути на кнопку «Додати позицію», в результаті відкриється форма (картка «Позиція штатного розкладу (створення)») для опису позиції штатного розпису, в якій):
В полі «Підрозділ» ми обираємо необхідний підрозділ з довідника «Підрозділи організації», куди необхідно додати штатну позицію.
В полі «Місце в структурі підприємства» ми вказуємо підрозділ управлінської структури підприємства. Це поле обов'язкове для заповнення.
В полі «Посада» з однойменного довідника обирається посада, для якої створюється штатна позиція.
В полі «Графік роботи» вказується графік, відповідно до якого буде здійснюватися робота на даній позиції штатного розпису. Значення вибирається з довідника «Графіки роботи співробітників» . Вказане значення буде обиратися за замовчуванням при виборі у відповідному кадровому документі (з можливістю зміни) позиції, яку займає фізична особа при прийомі на роботу. За замовчуванням графік підставляється з картки обраного підрозділу або організації. Якщо для підрозділу або організації графік не вказаний, але у довіднику «Графіки роботи співробітників» створений один графік (наприклад, тільки п’ятиденка) – автоматично заповниться саме він.
В полі «Кількість одиниць» вказується необхідна кількість штатних одиниць. Можна вказати нецілу кількість штатних одиниць (наприклад - 0,5), якщо в налаштуваннях кадрового обліку було увімкнуто опцію «Використовується робота з неповною ставкою».
Поле «Найменування» формується автоматично на підставі відомостей про позицію за схемою «Посада, розряд (категорія/Підрозділ упр.структури/Організація». Доповнюється розрядом (категорією) тільки в тому випадку, якщо в налаштуваннях штатного розпису вказано їх використання. За необхідності найменування можна змінити.
При формуванні друкованих форм текст може бути сформований так, що в ньому необхідно використовувати найменування позиції штатного розпису в різних відмінках. Для цієї можливості додано посилання «Відмінювання», натиснувши на яке можна подивитися, як програма пропонує провідмінювати. Якщо запропонований програмою результат не влаштовує, то його можна змінити вручну.
На закладці «Оплата праці»: якщо в налаштуваннях штатного розпису вибрано використання в ньому розрядів і категорій, тобто ввімкнена опція «У позиції штатного розкладу використовуються розряди і категорії» , то в картці позиції додатково до посади з'являється можливість вказати «Розряд (категорію)».
На закладці «Додатково»:
Для завршення створення нового штатного розкладу треба натиснути кнопку «Провести». При проведенні заповненого документа «Затвердження штатного розкладу» в штатному розкладі створюються затверджені позиції в повній відповідності з їх описом в документі. Дата їх затвердження відповідає місяцю, вказаному в документі, зазвичай це перше число. Для закритих позицій вказується дата їх закриття. Для підрозділів і посад встановлюються ознаки їх введення до штатного розкладу або виведення з нього і відповідні дати. Якщо скасувати проведення документа, то створені ним позиції не будуть видалені з штатного розкладу – вони відзначаються як незатвердженні.
Після проведення документа безпосередньо з нього за допомогою кнопки «Наказ про затвердження» можна сформувати друковану форму наказу про затвердження штатного розкладу.
Якщо ми забули додати якусь позицію, ми її створюємо та створюємо зміну штатного розкладу. Для цього:
1) У довіднику «Штатний розклад» натискаємо на гіперпосиланні «Зміна штатного розкладу». При цьому відкриється документ, який вже автоматично заповнений всіма діючими позиціями штатного розпису.
2) В полі «Місяць» вказуємо місяць, починаючи з якого буде діяти новий штатний розпис.
3) У табличній частині документа:
Щоб зміна планових нарахувань, зареєстрованих документом «Затвердження штатного розкладу», відобразилася на вже працюючих співробітників, на підставі даного документа необхідно ввести документ «Зміна планових нарахувань», за посиланням натиснувши на кнопку «Змінити нарахування» під табличною частиною». У цьому випадку документ заповнюється повністю автоматично.
Заповнюється підстава (документ, з якого зроблене введення), а також визначається дата зміни відповідно до місяця, зазначеного в документі-підставі; заповнюються співробітники, що займають змінену позицію, а також значення показників змінених нарахувань.
За необхідністю склад співробітників і розмір показників може бути скорегований.
У довіднику «Штатний розклад» за гіперпосиланням «Документи, що змінили штатний розклад» можна подивитися всі документи, що стосуються штатного розкладу конкретної організації. Історію зміни конкретної позиції штатного розпису можна подивитися в її картці. Також з картки позиції можна перейти до документу, що затвердив або змінив її .
Можливість відображення індексації заробітку співробітників стає доступна, якщо крім ведення історії змін штатного розкладу в налаштуваннях розрахунку зарплати ввімкнена опція «Виконується індексація заробітку співробітників» .
Основним документом, яким реєструється індексація заробітку в штатному розписі є «Індексація штатного розкладу» .
Після введення і затвердження штатного розкладу можна сформувати такі форми і аналітичні звіти в розділі «Кадри» – «Звіти по кадрах» (звіти будуються тільки за діючими позиціями, які вже є затвердженими і не закритим на дату його формування):
«Аналіз штатного розкладу» – аналітичний звіт за позиціями штатного розпису. Показує, скільки всього ставок заплановано, і скільки фактично зайнято. Також показує, який ФОП передбачений штатним розкладом, і який його обсяг фактично використаний.
«Дотримання штатного розкладу» – показує, скільки всього ставок заплановано і скільки фактично зайнято, як в розрізі позицій (підрозділів і посад), так і в розрізі тільки посад. Автоматично формується коментар, наприклад «Перевищена штатна чисельність».
«Заповненість штатного розкладу» – відображає стан штатного розкладу (скільки ставок зайнятих та вільних), при цьому враховуються тимчасово звільнені ставки.
«Зміна штатного розкладу» – відображає зміну складу штатних одиниць протягом заданого періоду.
«Нарахування позицій штатного розкладу» – аналітичний звіт про нарахування позицій штатного розпису. У першій таблиці звіту відображаються складові частини (нарахування) ФОП (в гривнях) за всіма позиціями, у другій – вихідні значення тарифних ставок та інших показників (відсотків, коефіцієнтів і т.п.).
«Оклади, надбавки та ФОП за штатним розкладом» – являє собою штатний розклад у вигляді таблиці, в рядках якої перераховані позиції із зазначенням кількості ставок, а в колонках – місячний ФОП з однієї ставки кожної позиції, а також складові показники цього ФОП.
«Штатний розклад на підпис» – має довільну форму штатного розкладу. Показує, скільки всього ставок заплановано, і який ФОП передбачений, як в розрізі позицій (підрозділів і посад), так і в розрізі тільки посад. Колонка «Опис» заповнюється на підставі поля «Короткий опис» картки позиції. В налаштуваннях звіту є можливість вказати керівника і виконавця звіту, і відповідні реквізити будуть виведені в шапці і в нижній частині звіту.
«Штатна розстановка» – показує позиції штатного розкладу із зазначенням співробітників, які їх займають. Також показує вільні ставки, якщо встановити відбір за ними в налаштуваннях звіту.
В даних прикладних рішеннях дуже зручний і розширений кадровий функціонал, який дає змогу працівнику кадрової служби оптимізувати свою роботу і зекономити робочий час.
Автор матеріалу:
Консультант з ведення обліку Заробітної плати та Кадрів
в програмних продуктах BAS та 1С:Підприємство
Наталія Попова, "TQM systems"
Дивитись відео як працювати зі Штатним розкладом >>>
Відео про ключові моменти впровадження систем автоматизації на каналі TQM systems: кейси, методики роботи, параметри вибору, нові розробки та можливості.
*Копіювання матеріалу можливе тільки з посиланням на джерело і зазначенням автора матеріалу. Вдячні за повагу до прав інтелектуальної власності TQM systems
SaaS сервіси
Програми 1С:Підприємство
CRM
ERP
Node.JS, .NET
1С:Підприємство
API, IPasS
Разработка Web Apps
1С:Підприємство Автоматизація
Аудит IT проектів
Інтеграція 1С:Підприємство
Отримуйте наші інформаційні матеріали:
Працюємо на IT-ринку з 2008 року.
Наша місія - спростити управління даними.
Copyright © 2008-2024 TQMsystems. Всі права захищені. Privacy Policy | Terms of Service
