Всі правила роботи з відрядженнями: максимальна сума добових по Україні і для виїзду за кордон, оформлення відряджень для сумісників, відрядження на цілий і неповний день, розрахунок відрядних за кілька місяців, індексація, перерахунок, оподаткування понаднормових у відрядженні. Терміни та порядок подання авансового звіту по поверненню і відрядження.
Автор матеріалу:
Консультант з ведення обліку Заробітної плати і кадрів
в програмних продуктах BAS і 1С:Підприємство
Наталія Попова "TQM systems"
Запитуйте будь-що про автоматизацію обліку заробітної плати та управління персоналом, про роботу з програмами BAS і 1С:Підприємство, ЗУП, побудову розрахунків і бізнес-процесів.
Ми підготуємо для вас матеріали та надамо розгорнуту відповідь, поділимося багатим досвідом.
Згідно Інструкції № 59 є поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи називається службовим відрядженням.
‘Інструкція і пп.170.9.1 ПКУ зобов”язує оформлювати направлення у відрядження відповідним наказом керівника. У наказі має бути чітко визначений строк (дату вибуття у відрядження і дату прибуття з відрядження).
Дана інструкція обов”язкова тільки для бюджетних підприємств. Для інших підприємств вона має інформативний характер. Але так як чинне законодавство не містить іншого визначення поняття «відрядження», ми користуємося цим терміном.
Поїздка до іншого населеного пункту і подальше повернення на місце роботи — це одне відрядження. У випадку, коли працівник виїхав у відрядження у кілька населених пунктів, після чого повернувся до постійного місця роботи — це також одне відрядження.
Коли ж працівник щодня декілька разів їде до іншого населеного пункту і протягом того ж дня повертається - це вже кілька відряджень.
Наказ на відрядження має оформлятися перед скеруванням у відрядження, а не після.
У випадку, коли підприємство заздалегідь знає, куди і в які дні буде відрядження кожного працівника протягом наступного місяця, воно може скласти на початку місяця один наказ на весь місяць. Це не є можливим на практиці. Тож наказ доведеться складати щоразу перед скеруванням працівників у чергове відрядження.
Максимальний термін відрядження у межах України не може перевищувати термін 30 календарних днів, а термін відрядження за кордон — термін 60 календарних днів. Працівники, які направляються у відрядження для виконання в межах України монтажних, налагоджувальних, ремонтних i будівельних робіт, не повинні перевищувати термін будівництва об’єктів.
Наказ про відправлення працівника підприємства у відрядження видається керівником цього підприємства або ж його заступником i оформляється наказом , який повинен містити такі дані:
Правила виїзду у відрядження за кордон є аналогічними відрядженню в межах України, але має деякі особливості. Відповідно до наказу керівника підприємства, після затвердження завдання, в якому визначаються мета виїзду, термін, умови перебування за кордоном (у разі поїздки за запрошенням подається його копія з перекладом), i кошторису витрат здійснення відрядження за кордон.
Співробітникам, які відправляються у відрядження, відповідно до ст. 121 КЗпП виплачують добові за час їх перебування у відрядженні, а також вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму жилого приміщення в розмірах, встановлених законодавством.
Виплата Добових провадиться за кожен календарний день перебування у відрядженні, сума добових визначається в разі відрядження у межах України згідно з наказом до відрядження та відповідними первинними документами. Тільки за даними документами можна визначити кількість календарних днів перебування у відрядженні.
Гранична сума добових у межах України, яка не підлягає оподаткуванню (за умови виконання інших вимог п. 170.9 ПКУ), становить 0,1% від розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового року (у 2021 році це 600,00 грн).
За кордон сума добових – не вище ніж 80 євро за кожен календарний день відрядження (за курсом НБУ гривні до євро в розрахунку за кожен день відрядження).
Суми добових визначають, виходячи з вимог пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ. У разі відрядження:
Працівник, який направляється у відрядження за кордон забезпечується підприємством коштами в національній валюті країни, тієї країни, куди саме відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті як аванс на поточні витрати в розмірах згідно з установленими нормами та з урахуванням положень пп. 5.4.8 п. 5.4 ст. 5 Закону № 334/94-ВР, відповідно до якого власник або уповноважена ним особа може встановлювати додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, виданих на відрядження.
Працівнику, який відбуває у відрядження аванс видається готівкою або перераховуватися в безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток.
Відряджені за кордон працівники отримують добові в іноземній валюті в сумі, яка в еквіваленті за офіційним курсом гривні до іноземних валют, установленим Нацбанком України на день видачі коштів із каси уповноваженого банку, не перевищує встановлених граничних норм добових витрат. Можливе застосування арифметичного правила округлення до повної одиниці, якщо загальна сума в іноземній валюті має дробову частину під час видачі авансу.
В бухгалтерському обліку видача авансу на відрядження відображається проводкою Д-т 372 «Розрахунки з підзвітними особами» К-т 311 «Поточні рахунки в національній валюті» (301 «Готівка в національній валюті»). Коли авансовий звіт затверждений, добові та витрати працівника відображаються в обліку проведенням Д-т 92 (93, 23 — рахунки витрат) К-т 372. Повернення невикористаних коштів відображається проведенням Д-т 311 (чи 301 при поверненні до каси підприємства) та К-т 372.
Будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу фізособи за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця.
Документи Відрядження та Відрядження групи, стають доступні, якщо в настройках розрахунку зарплати обрана відповідна можливість.
За посиланням створити створюємо новий документ Відрядження, обираємо співробітника та період відрядження. Програма автоматично розраховує середній заробіток, також є можливість коригувати суму середнього заробітку як у відпустці натиснувши на зелений олівець.
Крім реєстрації відсутності у документі також нараховується середній заробіток, що зберігається, за час відрядження. Витрати на відрядження можуть бути виплачені разом із заробітною платою або в міжрозрахунковий період. Якщо витрати на відрядження виплачуються в міжрозрахунковий період, в документі також розраховуються ПДФО та страхові внески.
1. Якщо в налаштуваннях розрахунку зарплати була обрана можливість реєструвати внутрішньозмінні відрядження (встановлений прапор «У тому числі внутрішньозмінні»), то в формі документа буде доступний прапор «Відрядження на неповний день (внутрішньозмінне)». Його встановлення дозволяє вказати період відрядження не в цілих днях, а в годинах у межах обраного дня. Також можна уточнити, на який саме час припадає внутрішньозмінна відсутність співробітника, якщо згідно з графіком роботи співробітника в цей день передбачена робота з різними видами часу (наприклад, в денний і нічний час). Це дозволить правильно розрахувати оплату за різні види часу.
2. В програмі для оплати відрядження може бути описано кілька різних видів нарахувань, які чимось відрізняються. Спочатку таке нарахування створено одне – «Відрядження» (і «Відрядження (внутрішньозмінне)», і при нарахуванні воно визначається автоматично. Якщо ж в програмі було створено кілька нарахувань з призначенням «Оплата відрядження», то в документі можна вибрати необхідний вид нарахування в реквізиті «Вид розрахунку».
3. Якщо відрядження цілоденне (цілозмінне) (прапор «Відрядження на неповний день (внутрішньозмінне)» не встановлений), то в реквізитах «Дата початку» та «Дата закінчення» вказується дата початку і дата закінчення відрядження (період вказується повністю, включаючи дні перебування працівника в дорозі). Якщо відрядження внутрішньозмінне (прапор «Відрядження на неповний день (внутрішньозмінне)» не встановлений), то в реквізиті «Дата відрядження» вказується дата періоду оплачуваного часу (зміни), а в реквізиті «Годин» – кількість оплачуваних годин на зміні .
4. Прапор «Звільнити ставку на період відсутності» (доступний при цілоденних (цілозмінних) відрядженнях) встановлюється, якщо необхідно, щоб на час відрядження співробітника займана ним ставка була вільна (наприклад, співробітник направляється в тривале відрядження, і на час його відрядження планується прийняти на його ставку іншого співробітника).
5. Якщо відрядження припадає на кілька місяців, то є можливість оплачувати його поступово, а не відразу за весь період. Можливість вибирається встановленням перемикача в розділі «Оплата тривалого відрядження» :
6. При оформленні відрядження співробітнику, який зайнятий в організації, як за основним місцем роботи, так і за сумісництвом, потрібно оформляти відсутності за всіма його робочими місцями. При виборі в документі співробітника, що має сумісництво, програма дозволяє звідси ж оформити документ з відсутності сумісника. За посиланням «Відсутності з інших місць роботи» стають доступні кнопки для створення нових документів для сумісника («Відрядження», «Відпустка», «Відпустка без оплати»), а також в табличній частині вказуються вже оформлені на цей період відсутності, щоб уникнути дублювання документів. Наприклад, якщо співробітник направляється у відрядження за основним місцем роботи, то в документі вказується співробітник за основним місцем роботи, а відсутність за місцем роботи за сумісництвом реєструється з цього ж документа за допомогою кнопки «Відпустка без оплати» документом «Відпустка без збереження оплати», в якому автоматично вказується співробітник за внутрішнім сумісництвом.
При заповненні достатніх для розрахунку умов розрахунок документа проводиться автоматично:
В розділі «Середній заробіток» автоматично підраховується сума середньоденного заробітку за даними інформаційної бази. За замовчуванням розрахунковим періодом є 2 календарні місяці, що передують даті початку події. Дані для розрахунку середнього заробітку можуть бути переглянуті/відредаговані за допомогою кнопки . При натисканні на кнопку відкривається спеціальна форма «Введення даних для розрахунку середнього заробітку». Якщо згідно з колективним договором передбачено розрахунковий період іншої тривалості, то його можна задати вручну безпосередньо при розрахунку в формі.
Щоб при кожному розрахунку не потрібно було задавати період вручну, в самому виді нарахування, наприклад, «Відрядження (адміністрація)», на закладці «Основне» в розділі «Розрахунковий період середнього заробітку» можна змінити тривалість розрахункового періоду з прийнятих за замовчуванням, відповідно до законодавства 2 місяці, на будь-який інший період. Розрахунковий період може також знадобитися змінити вручну, якщо, наприклад, співробітник не мав фактично нарахованої зарплати або фактично відпрацьованих днів за розрахунковий період і до початку розрахункового періоду та в інших випадках.
Перед початком роботи з інформаційною базою можна ввести дані за попередні періоди для автоматичного розрахунку середнього заробітку. В розрахунок середнього заробітку також можуть включатись річні премії.
8. Правила розрахунку оплати за відрядження обирається безпосередньо в документі «Відрядження» за допомогою перемикача у розділі «Сплатити», порівнянням середньоденного заробітку (реквізит «Середній заробіток») і денного заробітку за даними ФОП (реквізит «За даними ФОП»). За замовчуванням вважається, що розрахунок буде виконано по середньому заробітку . За потреби його можна змінити на розрахунок за даними ФОП.
9. В реквізиті «Виплата» вказується, коли планується виплатити суму – «З авансом», «В міжрозрахунковий період» або «Із зарплатою». За замовчуванням вважається, що розрахунок буде виконано «Із зарплатою». Якщо це не так, то в документі можна вказати потрібний спосіб виплати.
10. Якщо в програмі працюють користувачі з обмеженими правами, то в документі присутній прапор «Документ затвердив». Він доступний тільки користувачам з доступом до даних про фактичну зарплату. Поки цей прапор не встановлений, оформлення документа вважається незавершеним. Другий відповідальний за документ (той, хто затвердив розрахунок) вказується в документі в інформаційних цілях (так само як і основний відповідальний).
Детально ознайомитися з результатами нарахувань можна на вкладці «Нараховано (детально)». У табличній частині відображаються докладні дані про суму оплати за час перебування у відрядженні. Якщо період відрядження припадає на різні місяці і обраний варіант оплати «Оплатити період відрядження повністю», то нарахування розбивається по місяцях. Однак сума всіх нарахувань буде віднесена до одного місяця, зазначеного в шапці документа (буде відображена у відомостях на виплату і звітах за цей місяць).
Якщо в організації використовується індексація заробітку і вона припадає на період відрядження, то сума оплати з дня індексації підвищується на відповідний коефіцієнт індексації. Якщо така індексація зареєстрована вже після нарахування відрядження, то коефіцієнт слід перерахувати або виправити.
На закладці «Додатково» можна вказати місце призначення відрядження та інші дані для заповнення друкованих форм.
Можливе виникнення ситуації, коли документ «забули» ввести своєчасно. Тобто людина фактично була відсутня, але це не було зареєстровано в програмі належним чином, і за час відсутності йому була нарахована, наприклад, зарплата. У разі якщо за період відсутності раніше вже проводяться нарахування, які мають менший пріоритет, вони автоматично перераховуються (сторнуються), в результаті в документі з'явиться розділ «Перерахунок» на закладці «Головне» і закладка «Перерахунок минулого періоду» для ознайомлення з детальними записами про перерахунок. Якщо ж таке «нашарування» реєструється в одному місяці, це означає, що внесення виправлень ще можливе цим місяцем, тому перерахунок не проводиться. Для виправлення такої ситуації після введення відсутності необхідно перерахувати той документ, яким в цьому місяці на цей же період вже були зареєстровані нарахування.
Якщо період відрядження припадає на вихідний день згідно з графіком роботи, але цей день повинен бути оплачений як робочий.
Реквізит «Керівник» та «Посада» автоматично заповнюються ПІБ і посадою з довідника «Організації» на підставі відомостей про відповідальних осіб організації, і використовуються для розшифровки підпису в друкованих формах.
Якщо в налаштуваннях розрахунку заробітної плати включена можливість використання на підприємстві суміщення професій (посад), розширення зон обслуговування, тимчасове виконання обов'язків без звільнення від роботи, визначеної трудовим договором (встановлений прапор «Сумісництво, тимчасове виконання обов'язків»), то з документа «Відрядження» за допомогою кнопки «Створити на підставі» можна створити документ «Суміщення посад» для призначення доплати іншому співробітнику за суміщення ним професії (посади), розширення зон обслуговування, збільшення обсягу роботи або виконання обов'язків співробітника, який іде у відрядження.
За допомогою кнопки «Приєднані файли») є можливість приєднати файли до документа (наприклад, скановану копію оригіналу наказу і т. п.).
У програмі «BAS ERP» за допомогою кнопки «Нагадати» в документі «Відрядження» можна створити довільне нагадування. Наприклад, при оформленні документа довелося відволіктися і закінчити оформлення доведеться тільки завтра. Тоді можна створити відповідне нагадування безпосередньо з документа. У зазначений час (який можна налаштовувати, в тому числі щодо дат, наявних в самому документі) автоматично відкриється вікно з нагадуванням. Нагадування можна припинити або відкласти.
За допомогою кнопки «Друк» можна вивести на друк:
Наказ про направлення у відрядження
Посвідчення про відрядження
Службове завдання
Розрахунок середнього заробітку
Детальний розрахунок нарахування:
Для оформлення відрядження кількох співробітників і друку відповідного облікового наказу можна скористатися документом Відрядження групи.
У документі «Відрядження групи»:
3. Реквізит «Номер» не є активним для користувача. Програма автоматично присвоїть номер документу після його запису. Номер документа також використовується у друкованій формі наказу про направлення співробітників у відрядження.
4. У табличній частині документа перераховуються співробітники, які направляються у відрядження, за допомогою кнопок «Підбір» або «Додати» (якщо умови відрядження декількох співробітників однакові або схожі, то нові рядки в табличну частину зручніше додавати копіюванням):
Для завершення оформлення відряджень слід оформити документи «Відрядження» відповідно до вказаних умов.
Для введення документів за всіма відрядженнями одночасно слід скористатися посиланням «Оформити відсутності» під табличною частиною. За посиланням «Оформити відсутність...» безпосередньо з рядка табличної частини можна оформити тільки зазначене в цьому рядку відрядження (відкривається спеціальна форма, аналогічна формі документа «Відрядження» на одного співробітника, яку за потреби можна дозаповнити). В результаті оформлення створюються документи «Відрядження». У документі «Відрядження групи» в колонці «Облік і відсутності нарахування» з'являється посилання «Відсутність враховано». Якщо в програмі працюють користувачі з обмеженими правами, то документи «Відрядження» створюються незатвердженими. Для завершення оформлення відряджень ці документи слід розрахувати (затвердити) і провести. Поки документи не проведені, в документі «Відрядження групи» можна змінити умови вже оформленого відрядження, і ця зміна відобразиться у відповідному документі «Відрядження» автоматично. Після проведення документа «Відрядження», в колонці «Облік і відсутності нарахування» з'являється посилання «Відсутність враховано, нарахування виконано»;
реквізит «Керівник» та «Посада» автоматично заповнюються ПІБ посадою з довідника «Організації» на підставі відомостей про відповідальних осіб організації, і використовуються для розшифровки підпису у друкованій формі наказу про направлення співробітників у відрядження.
Важливо:
Введення одного документа «Відрядження групи» недостатньо для розрахунку і реєстрації зазначених в ньому службових відряджень. Після його заповнення слід відобразити відрядження документами «Відрядження». Якщо потрібно оформити відрядження тільки на одного співробітника, то можна створити безпосередньо документ «Відрядження».
За дні відрядження, які припадають на вихідний або святковий день, підприємство надає або інший день відпочинку (тоді оплата за роботу у вихідний в одинарному розмірі), або оплачує цей час відповідно до ст. 107 КЗпП, а саме:
Надміру витраченими коштами вважаються суми, отримані на відрядження або під звіт, не повернуті в установлені пп. 170.9.2-170.9.3 ПКУ строки. Добові витрачені понад норму 600 грн по Україні та 80 евро за кордон вважаються понаднормовими. Суму понаднормових добових потрібно оподатковувати в такому самому порядку, як і надміру витрачені кошти. Тобто базу оподаткування ПДФО визначають з урахуванням негрошового коефіцієнта з п.164.5 ПКУ. Як пояснювала ДФС, це потрібно для того, аби податковий агент мав змогу сплатити ПДФО лише за рахунок цього доходу (див., зокрема, ІПК ДФСУ від 17.05.2017р. “№ 232/6/99-99-13-02-03-15/ІПК):
З огляду на це роз’яснення ДФС, можна зробити висновок, що понаднормові добові є додатковим благом у грошовій формі, отже немає підстав застосовувати негрошовий коефіцієнт. Суму перевищення неоподатковуваного розміру добових витрат належить оподатковувати й військовим збором, але без застосування зазначеного коефіцієнта. с
За аванс, який отримувався на платіжну картку і знімалися кошти через банкомат, то відзвітувати і повернути кошти такий працівник повинен не пізніше третього банківського дня після завершення відрядження.
Авансовий звіт слід складати після кожного факту повернення з відрядження, тобто повернення до населеного пункту, в якому розташоване місце постійної роботи водія.
У випадку якщо відрядження оформлено наказом про відрядження, працівник відзвітував про відрядження вчасно і зазначив суму належних йому добових у авансовому звіті відповідно до наказу, при цьому сума добових не перевищує розмір, установлений пп. 170.9.1 ПКУ, цього достатньо для того, щоб не оподатковувати зазначені суми.
Кошти на проїзд не будуть оподатковуватися, якщо будуть надані документи, що засвідчують витрати, такі як транспортні квитки або транспортні рахунки (багажні квитанції), у тому числі електронні квитки за наявності посадкового талона, та розрахункові документи про їх придбання за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів.
Авансовий звіт реєструється в програмі документом Авансовий звіт (меню Банк і каса – Каса – Авансові звіти.
За посиланням Аванси у документі Авансовий звіт зазначаються документи, за якими видаються грошові кошти, і суми, за які підзвітна особа звітує. На інших закладках визначається призначення витрачених підзвітною особою сум.
У різних табличних частинах документа зазначені дані, зазначені визначають рахунки дебету, які будуть значитися в проводках в кореспонденції з рахунком 372 Розрахунки з підзвітними особами.
Витрати підприємства включають в себе витрати підзвітної особи, які зазначаються на закладці Інше.
На закладці Інше працівники, які їдуть у відрядження, в авансовому звіті зазначають, зокрема добові. В такому випадку повинен бути заповнений прапор Це добові. Обов'язково має бути зазначено кількість діб, у разі відрядження за кордон повинен бути встановлений однойменний прапорець (ЕРП, КУП).Суму добових у межах норм, що зазначається в документі, перевіряється і може бути виправлено користувачем.
Друкована форма авансового звіту формується по кнопці Друк.
Для аналізу роботи з підзвітними особами в ЕРП та КУП передбачені наступні звіти (розділ «Казначейство» – «Звіти по казначейству»):
«Грошові кошти у підзвітних осіб» – дозволяє отримати інформацію про витрачання і видачі грошових коштів підзвітній особі, проводити аналіз руху грошових коштів в розрізі документів видачі/витрачання грошових коштів . Звіт є одним з варіантів звіту «Відомість по грошових коштах»;
«Контроль операцій з грошовими коштами», звіт також може бути викликаний з робочого місця «Авансовий звіт» за гіперпосиланням «Контроль грошових коштів у підзвітних осіб».
Звіт «Контроль операцій з грошовими коштами» дозволяє:
«Контроль виданих підзвітній особі авансів», доступний з форми документа «Заявка на витрачання грошових коштів».
Звіт «Контроль виданих підзвітній особі авансів» дозволяє:
Автор матеріалу:
Консультант з ведення обліку Заробітної плати та Кадрів
в програмних продуктах BAS та 1С:Підприємство
Наталія Попова, "TQM systems"
Більше: Інструкції ЗП BAS ERP у нашому блозі
*Копіювання матеріалу можливе тільки з посиланням на джерело і зазначенням автора матеріалу. Вдячні за повагу до прав інтелектуальної власності TQM systems
Copyright © 2008-2025 TQMsystems. Всі права захищені. Privacy Policy | Terms of Service
