Документаційне забезпечення управління ДЗУ за допомогою програми Документообіг 8

Можливості рішень "1С:Підприємство 8" для автоматизації процесів документаційного забезпечення управління

У міру розвитку організації зростає кількість її процесів і, природно, документів, що регламентують дані процеси. В результаті стає все складніше забезпечувати контроль взаємозв'язків між документами і процесами.

Одним з можливих способів вирішення даної проблеми є застосування програмних продуктів для автоматизації діловодства і управління процесами документообігу.

Для вирішення даного завдання призначений спеціалізований програмний продукт "Документообіг 8", який містить в собі функціонал, що дозволяє зробити процеси документообігу більш прозорими і ефективними, надаючи компанії такі можливості:

• створення та підтримка в актуальному стані єдиної бази зберігання інформації, забезпечення обліку всіх видів документів;
• автоматизація процесів проходження документів;
• прискорення процесів підготовки і затвердження документів всередині компанії ;
• прискорення процесів переадресації документів;
• контроль виконання доручень, контроль проходження документів;
• ведення архіву організації;
• швидкий пошук документів.

"Документообіг 8" повністю виконує вимоги основних і рекомендаційних стандартів, тобто повністю відповідає ГОСТам, вимогам ГСДОУ, рекомендацій і іншим стандартам діловодства.

Даний продукт дозволяє вести облік і реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції, організаційно-розпорядчої документації (ОРД) і працювати з документами будь-яких типів.

Внутрішні документи і файли зберігаються в системі з урахуванням прав доступу. Структура папок і розмежування прав доступу до роботи з документами можуть формуватися відповідно до організаційної структури підприємства або за типами документів. Вся інформація, що зберігається в конфігурації, обмежується правами доступу в залежності від видів документів, грифів доступу до документів, груп кореспондентів і груп фізичних осіб, організацій та питань діяльності.

"Документообіг 8" забезпечує підтримку всіх основних процесів, пов'язаних з документаційним забезпеченням управління.

Організація роботи канцелярії

Всі роботи з введення в систему нових вхідних документів, реєстрації та відправлення вихідних документів виконує канцелярія (служба документаційного забезпечення управління). Основними завданнями канцелярії є:

• реєстрація документів, в тому числі тих, що прийшли або відправились електронною поштою;
• підтримка введення в систему документів зі сканера;
• уявлення документа у вигляді електронної картки - аналога реєстраційно -контрольної картки документа;
• ведення номенклатури справ;
• ведення журналів реєстрації та обліку паперових оригіналів документів.

Для автоматизації роботи канцелярії "Документообіг 8" надає наступні можливості:

• введення і реєстрацію документів, отриманих з різних джерел: електронною поштою, факсом, в паперовому вигляді;
• ведення реєстраційно-контрольної картки (РКК);
• реєстрацію і обробку звернень громадян відповідно до закону, ведення обліку звернень, що надійшли, історії листування та іншої супровідної інформації за зверненнями;
• формування необмеженої кількості журналів реєстрації, в першу чергу для організацій, в яких реєстрація документів децентралізована (здійснюється декількома службами);
• зберігання всієї історії роботи з документом, а також інформації про поточний стан документу (місцезнаходження, стан виконання тощо.);
• підтримку роботи з документами з урахуванням розмежування прав доступу до даних;
• реєстрацію та відправку вихідного документа.

Для оперативної реєстрації великого обсягу документів може бути використаний механізм потокового сканування, який дозволяє завантажувати великі масиви відсканованих даних, отримуючи їх безпосередньо зі сканера або з файлового каталогу.

До картки документа будуть автоматично прикріплені оброблювані відскановані зображення. При цьому здійснюється автоматичне розпізнавання штрих-кодів відсканованих документів, яке дозволяє оперативно знаходити документ в інформаційній базі.

Узгодження і затвердження документів

"Документообіг 8" підтримує весь цикл узгодження документів. Визначивши одного разу налаштування типових документів і маршрути узгодження, можливо в подальшому спростити оформлення аналогічних документів, використовуючи типові процеси узгодження, передналагоджені в інформаційній системі. Крім того, прикладне рішення дозволяє отримувати статистику за всіма етапами узгодження документів.

Для автоматизації процесів узгодження і затвердження документів "Документообіг 8" пропонує наступні можливості:

• автоматизація процесів внутрішнього узгодження:
  • паралельне
  • послідовне
  • змішане узгодження (дозволяє реалізувати регламент обробки договору, за яким договір паралельно погоджують головний бухгалтер і юрист, а після їх успішного узгодження - генеральний директор);
• автоматизація процесів зовнішнього узгодження сторонньою організацією. Факт узгодження документа підтверджується надходженням відповідного повідомлення (супровідного документа) і вноситься до картки документа;
• створення та зберігання версій проектів документів;
• порівняння версій для перегляду відмінностей (доданих, віддалених і змінених фрагментів );
• контроль термінів узгодження проекту документа;
• твердження (підписання) проекту документа;
• використання електронного цифрового підпису, наприклад при затвердженні документа.

Для контролю і аналізу ефективності процесу узгодження прикладне рішення дозволяє формувати звіти, в наочній формі показують статистику результатів погоджень.

Процес узгодження договорів

Оскільки процес узгодження договорів є особливим видом процесів узгодження документів, в прикладному рішенні "Документообіг 8" він також виділений в особливий підвид внутрішніх документів з додатковими реквізитами, такими як суми, дати початку і закінчення, термін і необхідність продовження та інше.

Прикладне рішення повністю підтримує весь життєвий цикл роботи з договірними документами:

1. Підготовка проекту договору.
2. Узгодження проекту договору.
3. Зовнішнє узгодження з контрагентом.
4. Облік пов'язаних з договором супровідних документів (акти, додаткові угоди, листування за договором і т.п.)
5. Облік і контроль термінів дії договорів.
6. Автоматичне продовження термінів дії за правилами, зазначеними у договорі.
7. Облік сум договорів, в тому числі і в різній валюті.
8. Облік і контроль виконання зобов'язань за договором.
9. Контроль повернення переданих примірників документів за договором.
10. Розірвання договору.

Для завдання маршруту узгодження договору в залежності від умов може використовуватися механізм умов маршрутизації (наприклад, проект договору погоджує генеральний директор, якщо сума договору перевищує 50 000 грн., і заступник генерального директора, якщо сума менше 25 000 грн.).

Для аналізу ефективності договірної роботи в прикладному рішенні передбачені різні звіти, які дозволяють аналізувати склад договорів за організаціями та співробітниками, контролювати договори термінами, що закінчуються, аналізувати динаміку сум, на які укладені договори. За допомогою механізму звітів керівник може перевірити наявність документів виконання, додаткових документів за договором (рахунків-фактур, накладних, актів) і контролювати суми супровідних документів.

Підготовка і протоколювання нарад.

Протокол нарад грає найважливішу роль в управлінні і є одночасно як інформаційним, так і розпорядчим документом. Робота з протоколами нарад аналогічна роботі з іншими внутрішніми документами, за винятком деяких особливостей. Протоколювання нарад передбачає:

• зберігання інформації про порядок, матеріали і учасників наради;
• використання функції узгодження дати і порядку учасникам наради;
• погодження та затвердження протоколу наради;
• фіксацію прийнятих рішень і контроль їх виконання.

"Документообіг 8" дозволяє організовувати, враховувати і аналізувати будь-які організаційні заходи, які проводяться в компанії (наради, збори, засідання та інші), а також контролювати дані заходи по всіх етапах:

1. Підготовка до наради:
2. Планування учасників, місця і часу наради;
3. Оформлення порядку наради;
4. Узгодження участі (місця, часу) ;
5. Підготовка і розсилка матеріалів.
6. Проведення наради:
7. Фіксування присутніх/відсутніх;
8. Фіксування прийнятих рішень.
9. Оформлення протоколу наради:
10. Підготовка протоколу;
11. Узгодження протоколу;
12. Затвердження протоколу.
13. Виконання рішень.
14. Аналіз заходів.

Для ефективного управління роботою співробітників прикладне рішення являє керівнику наступні статистичні дані:

• відсоток явки на нараду;
• відхилення часу наради від запланованого;
• відсоток виконаних рішень за підсумками наради в загальній кількості рішень, зафіксованих в протоколі наради;
• і інші.

Формування завдань і доручень.

Крім управління рухом документів, прикладне рішення є зручним інструментом для оперативного управління підлеглими. "Документообіг 8" дозволяє керівнику формувати завдання і давати доручення співробітникам або групам співробітників, а також контролювати хід виконання доручень. Для цього в прикладному рішенні містяться такі функціональні можливості:

• формування завдання на виконання для окремого співробітника або групи виконавців;
• фіксація прийняття завдань до виконання;
• створення підлеглих доручень (ієрархії доручень);
• делегування повноважень і перенаправлення завдань;
• облік перенесення термінів виконання;
• ведення списку завдань для кожного виконавця;
• створення періодичних доручень;
• напрямок документа на ознайомлення.

Контроль виконання документів і доручень.

Організація контролю виконання доручень є найважливішою функцією оперативного управління, яка багато в чому визначає ефективність роботи організації.

Метою контролю є забезпечення своєчасного та якісного виконання завдань, зафіксованих у документах. Контролю підлягають всі зареєстровані документи, які за своїм характером потребують вирішення або відповіді.

Об'єктами контролю в прикладному рішенні "Документообіг 8" є якість і терміни виконання документів.

Система контролю виконання доручень включає в себе наступні функції:

• облік контрольованих документів і їх своєчасне доведення до виконавців;
• закріплення за завданням контролера або перевіряючого;
• контроль термінів виконання;
• контроль повноти і коректності виконання;
• перевірку і регулювання ходу виконання;
• направлення документів на доопрацювання;
• розсилка нагадувань і повідомлень контролерам;
• облік і звітність про результати виконання;
• оцінку стану виконавської дисципліни.

"Документообіг 8" дозволяє обмежувати час, відведений на виконання різних операцій з документами і дорученнями, таких як розгляд, виконання, узгодження, підписання, затвердження, і надає інформацію про стан руху документів з того чи іншого маршруту або про стан виконання доручень .

Систематизація і зберігання документації (ведення номенклатури справ і архіву)

"Документообіг 8" повністю автоматизує функції по організації зберігання і використання архівних документів в частині:

• автоматизованого формування номенклатури справ організації;
• передачі виконаних документів для формування справ;
• підготовки справ до архівного зберігання;
• перекладу паперового архівного фонду організації в електронний вигляд;
• забезпечення зберігання електронних образів документів і карток справ в електронному сховищі даних;
• контролю термінів зберігання справ на основі прийнятих критеріїв;
• експертизи цінності документів, виділення справ до знищення;
• обліку та контролю руху, видачі справ документів;
• формування основних звітних форм.

Аналіз ефективності документаційного управління

Основним завданням управління документами є отримання аналітики, що дозволяє керівнику оцінювати ефективність управління за допомогою документів і приймати відповідні управлінські рішення.

"Документообіг 8" містить потужний блок готових звітів для керівників, що дозволяють оцінювати:

• кількість документів різних видів за період;
• кількість документів за видами діяльності;
• структуру документів за підрозділами;
• затримки термінів виконання завдань за документами;
• виконання завдань (доручень) та документів, відхилення фактичного часу виконання від заданого;
• поточні завдання співробітників і їх трудомісткість;
• довідку про виконавську дисципліну;
• завантаження співробітників;
• тривалість і кількість циклів узгодження документів по кожному співробітнику.

Крім того, прикладне рішення містить інструменти, що дозволяють створювати спеціалізовані звіти для керівників з урахуванням їх особливих потреб і завдань. Графічні можливості системи дозволяють керівнику формувати звіти в зручній для нього формі (таблиці, діаграми, гістограми тощо.).

Особливим питанням в управлінні документами є забезпечення безпеки інформації, розмежування повноважень до доступу, перегляду, редагуванню документів, як з точки зору роботи всередині периметра інформаційної системи, так і з точки зору зовнішнього доступу. Рішення "Документообіг 8" може бути розгорнуто на захищеній платформі 1С:Підприємство 8.3, що має необхідну сертифікацію для роботи з інформацією обмеженого доступу по 1 і 2 рівням захисту і дозволяє вирішувати такі завдання, як захист персональних даних або комерційної таємниці.

Для кожного користувача в програмі можна налаштувати індивідуальний робочий стіл, що забезпечує, з одного боку, швидкий доступ до всіх необхідних документів, списків, звітів і т.і., з іншого - обмежує можливість перегляду інформації, доступ до якої йому заборонений. Права можуть зазначатися як для користувачів, так і для груп користувачів.

"Документообіг 8" підтримує роботу, призначену для користувача в локальній мережі або через Інтернет, в тому числі і через веб-браузери. Це дозволяє, наприклад, підключити до роботи клієнтів або співробітників, які перебувають в даний момент поза офісом, в тому числі, вести роботу на планшетних комп'ютерах.

---

*Копіювання матеріалу можливо тільки з посиланням на джерело та із зазначенням автора матеріалу. Дякуємо за повагу інтелектуальних прав власності.TQM systems

• 
• Контент-маркетолог TQM systems Nataliya Raevskaya
• 6/10/2020 1:59:51 PM
• ДЗУ