Аванс. Інструкція для BAS ERP, КУП, Бухгалтерія КОРП

Аванс: інструкція користувача з розрахунку заробітної плати в BAS ERP, КУП, Бухгалтерія КОРП

Нарахування авансу, виплата авансу, як розрахувати аванс, побудувати відомість, види відомостей, оподаткування - повна інструкція за функціями авансу в конфігураціях BAS ERP, КУП, Бухгалтерія КОРП  ►

• Розрахунок і виплата авансу
• Виплата зарплати
• Відомості на виплату
• Що виплачується за відомістю
• Виплата авансу
• Підрозділ і робочі місця
• ПДФО і внески до перерахування
• Округлення і часткова виплата
• Відомість в банк (в рамках зарплатного проекту)
• Відомість перерахувань на рахунки (довільні рахунки)
• Відомість в касу
• Відомість виплати через роздавальника

Автор матеріалу:

Консультант з ведення обліку Заробітної плати і кадрів

в програмних продуктах BAS і 1С:Підприємство

Наталія Попова "TQM systems"

Ми підготували вам особливий подарунок: питання до нашого фахівця

Запитуйте будь-що про автоматизацію обліку заробітної плати та управління персоналом, про роботу з програмами BAS і 1С:Підприємство, ЗУП, побудову розрахунків і бізнес-процесів.

Ми підготуємо для вас матеріали та надамо розгорнуту відповідь, поділимося багатим досвідом.

Розрахунок і виплата авансу

В розглядаємих конфігураціях передбачено три способи виплати авансу:

1. фіксованою сумою;
2. відсотком від тарифу: при таких способах нарахування авансу сума розраховується у виплати з урахуванням неоплачуваної відсутності. Суми податків автоматично не розраховуються.
3. розрахунком за першу половину місяця.

Суми авансу та податків розраховуються документом Нарахування за першу половину місяця з урахуванням усіх відсутностей співробітника. Дата документа на розрахунок і виплату авансу не впливає.

Спосіб визначення способу нарахування авансу призначається кадровими документами або документом Зміна авансу.

Виплата зарплати

За результатами проведених у програмі нарахувань і утримань утворюються належні до виплати суми.

Програма дозволяє підготувати відомості для виплати цих сум: автоматично заповнити списки співробітників, сформувати відповідні друковані форми або файли.

Відомості можуть бути оформлені і без попереднього нарахування сум, наприклад, для виплати авансу, – в цьому випадку може утворюватися заборгованість співробітників перед організацією.

Відомості на виплату

Для оформлення виплати співробітникам для різних місць виплати потрібні різні відомості (друковані форми, файли), тому програмі для кожного виду місця виплати передбачений окремий вид відомості. Відомості у програмі представлені документами:

• Відомість в банк (перерахування на картки у рамках зарплатного проекту);
• Відомість перерахувань на рахунки (перерахування на власні рахунки, зазначені співробітниками);
• Відомість в касу;
• Відомість виплати через роздавальника.

Принципи роботи з цими відомостями схожі. Відмінності полягають:

• при автоматичному заповненні відомостей співробітниками – в відомість кожного виду потрапляє заборгованість перед співробітниками, яким на момент заповнення відомості встановлено відповідне місце виплати;
• вказівці додаткової інформації про особовому або банківському рахунку у відомостях на безготівкову виплату;
  
• друкованих формах (файлах), які формуються з відомості;
• способі підтвердження фактичної оплати або несплати відомості.

В цьому розділі розглядаються принципи роботи, характерні для всіх видів відомостей. Особливості роботи з різними відомостями описуються в наступних розділах.

Що виплачується за відомістю

Всі виплати співробітникам можна умовно розділити на три групи:

• виплата авансу, причому як за результатами попереднього розрахунку першої половини місяця, так і просто деякою визначеною сумою;
• виплати в міжрозрахунковий період, тобто окремо від виплати авансу або зарплати (суми відпускних виплат тощо);
• виплата за результатами остаточного розрахунку за місяць (виплата зарплати).

У відомості обов'язково повинно бути зазначено, що саме по ній виплачується. Від цього безпосередньо залежить, які суми будуть автоматично включати в документ.

Виплата авансу

Якщо в документі вказано, що виплачується аванс, то він заповнюється сумами авансу згідно з встановленими для співробітників способами його виплати:

• Розрахунком за першу половину місяця – суми в відомості будуть заповнені у відповідності з результатами розрахунку, попередньо проведеного документом;
• Фіксованою сумою – буде заповнена сума, зазначена при призначенні авансу співробітнику;
• Відсотком від тарифу – буде заповнена сума, що складає вказаний при призначенні співробітникові відсоток від всього його ФОП. При цьому враховуються всі нарахування, складові ФОП, – враховувати тільки деякі з них (наприклад, лише оклад) можливості немає.

Коли заповнюються відомості на виплату авансу враховуються суми, які нараховані міжрозрахунковими документами, виплата яких була встановлена з авансом.

Увага!

Якщо в обліковій політиці підприємства передбачений повноцінний облік невиходів при виплаті авансів, тоді потрібно замість призначення планового авансу використовувати нарахування за першу половину місяця.

Коли виплачується суми по міжрозрахунковим документам , то в цьому випадку враховуються лише суми, нараховані та утримані в цих документах. Усі інші виплати співробітникам не аналізуються і на заповнення відомостей не впливають. Це потрібно, коли наприклад перед виплатою відпускних вже був виплачений аванс, то суми відпускних (і зарплати за частину місяця, якщо вона розраховувалася у відпустці) будуть заповнені в повному обсязі, а не за вирахуванням авансу.

Підрозділи і робочі місця

У випадку коли у відомості зазначено підрозділ, то при автоматичному заповненні в неї потрапляють тільки співробітники, які значаться в цьому підрозділі.

        Якщо в настройках програми зазначено, що розрахунок і виплата зарплати здійснюється по організації в цілому, то вказати підрозділ можливості немає.

Якщо суми співробітнику реєструвалися в різних підрозділах або по різних робочих місцях, то при заповненні будуть враховані суми за всіма цими місцями. Розподілення сум по робочих місцях можна подивитися і при необхідності відредагувати в окремій формі, яка відкривається за посиланням До виплати.

ПДФО та внески до перерахування

У колонці ПДФО до перерахування зазначаються суми раніше обчисленого податку, які тепер перераховуються в бюджет (будуть зареєстровані як перераховані) при виплаті за цією відомістю.

У полі Внески ФОП зазначаються суми раніше обчислених страхових внесків, які перераховуються в бюджет (будуть зареєстровані як перераховані) при виплаті за цією відомістю. На відміну від ПДФО, суми внесків не враховуються в розрізі співробітників, а заповнюються загальною сумою по організації.

Як правило, редагувати суми податків і внесків вручну необхідності немає. Однак рекомендується проконтролювати, що вони відповідають раніше обчисленому, але ще не утримуваному податку.

Перерахування податків відбувається за посиланням - Створити на підставі.

Округлення та часткові виплати

Крім перелічених основних параметрів, що впливають на заповнення відомості, з посиланням поруч з кнопкою Заповнити можна налаштувати округлення сум, вказати відсоток виплати і вказати, чи перераховуються по відомості податки і внески. Якщо відомість вже заповнена, то після зміни налаштувань її слід перезаповнити.

У поставці програми вже передбачений набір поширених способів округлення, однак є можливість додати і настроїти власні або змінити настройки способів, що поставляються.

Відомість в банк (в рамках зарплатного проєкту)

У відомості в банк передбачено зазначення зарплатного проекту. Документ заповнюється усіма співробітниками, для яких на поточний момент зазначено (або безпосередньо у картці співробітника, або у картці організації або поточного підрозділу), що зарплата перераховується на картки.

Якщо проектів в організації діє кілька, то при вказівці певного зарплатного проекту в документі для заповнення відбираються тільки ті співробітники, у яких вказано цей зарплатний проект на поточний момент. А якщо зарплатний проект в документі не вказано, то для заповнення відбираються всі в співробітники, зарплата яких перераховується на картки.

Номери особових рахунків у відомості обов'язково повинні бути заповнені в тому випадку, коли заповнення відомості здійснюється із зазначеним у ній зарплатним проектом. Якщо зарплатний проект у відомості не вказано, то номери особових рахунків не заповнюються, оскільки вони мають сенс тільки в межах конкретного зарплатного проекту.

Відомість в банк вважається сплаченою без введення додаткових документів. Тобто при її проведенні списується заборгованість організації перед працівниками (або утворюється заборгованість за співробітниками, якщо виплачується понад належного), а також може реєструватися перерахування ПДФО і страхових внесків.

Відомість перерахувань на рахунки (довільні рахунки)

У відомості перерахувань на рахунки передбачено зазначення банку. Документ заповнюється усіма співробітниками, для яких на поточний момент зазначено (в картці співробітника), що зарплата перераховується на довільний рахунок у банку.

При цьому якщо конкретний банк не вказано, то відомість заповнюється усіма такими співробітниками, навіть якщо рахунки відкриті в різних банках. При вказівці банку відомість заповнюється тільки тими працівниками, рахунок яких відкрито в цьому банку.

Відомість вважається сплаченою без введення додаткових документів.

З відомості є можливість сформувати друковану форму – список зарплати, що перераховується для передачі в банк.

Відомість в касу

У відомості зазначається каса, в яку вона передається.

Документ заповнюється усіма співробітниками, для яких на поточний момент зазначено (або безпосередньо у картці співробітника, або у картці організації або поточного підрозділу), що зарплата виплачується через касу.

При цьому якщо каса не вказана, то відомість заповнюється усіма такими співробітниками. При зазначені каси відомість заповнюється тільки тими співробітниками, для яких виплата призначена саме через цю касу.

Після заповнення відомості з неї можна сформувати друковану форму платіжної відомості для передачі в касу.

При цьому відомість вважається сплаченою без введення додаткових документів, які підтверджують, що співробітники дійсно отримали гроші в касі за цією відомістю. Тобто при її проведенні списується заборгованість організації перед працівниками (або утворюється заборгованість за співробітниками, якщо виплачується понад встановлений), а також може реєструватися перераховані ПДФО та страхові внески.

Якщо після закінчення встановленого законодавством терміну працівник не з'явився для отримання грошей в касі і зарплата була депонована, то можна відобразити цей факт спеціальним документом Депонування зарплати, який доступний по відповідному посиланню з самої відомості. З документа передбачено друк реєстру депонованих сум.

Депонування зарплати не впливає на «зарплатні» взаєморозрахунки зі співробітником. Тобто при відображенні факту депонування в програмі не збільшується заборгованість організації перед співробітником. Облік депонентів ведеться відокремлено від основних взаєморозрахунків.

Також депонування не впливає на облік ПДФО і внесків, вони вважаються перерахованими незалежно від того, чи отримав співробітник фактично гроші в касі або вони були депоновані.

Відомість виплати черезроздавальника

У відомості передбачено зазначення роздавальника, який виплачує зарплату співробітникам. Зазначення роздавальника є обов'язковим.

Документ заповнюється усіма співробітниками, для яких на поточний момент зазначено (або безпосередньо в картці співробітника, або в картці поточного підрозділу), що зарплата виплачується через цього роздавальника.

В частині підготовки друкарських форм та оплати відомості принципи роботи ті ж, що і для відомості до каси.

Наші контакти

Автор матеріалу:

Консультант з ведення обліку Заробітної плати та Кадрів 

в програмних продуктах BAS та 1С:Підприємство 

Наталія Попова, "TQM systems"

Більше: Інструкції у нашому блозі

*Копіювання матеріалу можливе тільки з посиланням на джерело і зазначенням автора матеріалу. Вдячні за повагу до  прав інтелектуальної власності TQM systems

• 
• Контент-маркетолог TQM systems Nataliya Raevskaya
• 10/18/2021 10:42:26 PM
• 1C ERP, Інструкції, bas erp, BAS Комплексне управління підприємством, Документація Бухгалтерія КОРП