«Зберегти свої гроші вартує більших зусиль, ніж здобути їх».
Мішель де Монтень
Автор: Тимченко Тетяна
Аналітик-методолог 1С:Підприємство і BAS TQM Systems
20 років роботи з бухгалтерськими та фінансовими програмами, 7 років досвіду консультацій у роботі з програмними продуктами.
"Вважаю, що немає поганих програм або некомпетентних фахівців. Є відсутність необхідної інформації. Я намагаюся заповнити цю порожнечу, готую статті про методику відображення операцій, порядок ведення обліку та аналізу фінансової діяльності, щоб будь-який користувач програмного продукту, простий фахівець і керівник, міг швидко знайти відповіді на свої питання".
Контролювати витрати в режимі реального часу, не тільки отримувати звіт про вже витрачений, а відстежувати динаміку виконання витрат, виявляти найбільш витратозалежні ділянки, аналізувати причини і регулювати потік - це не просто мрія керівника, а нагальна потреба. Особливо для середнього та великого бізнесу. Важливо захищати обов'язкові статті витрат, такі як виплати за кредитами, податки, оплата праці, і, звісно, виникають питання:
Для вирішення питань, пов'язаних з контролем витрачання грошових коштів, в прикладному рішенні BAS ERP передбачений окремий функціонал обмеження грошових коштів, який дозволяє перш за все:
Залежно від використання підсистеми бюджетування механізм лімітування грошових коштів реалізований в двох варіантах:
Як при простому, так і при розширеному лімітуванні контроль над вихідними потоками грошових коштів виконується за допомогою спеціального документа - Заявки на витрачання грошових коштів.
Для того, щоб документ "Заявка на витрачання грошових коштів" став доступним для заповнення, необхідно увімкнути однойменну опцію в розділі Казначейство ( «НДІ і адміністрування» - «Налаштування розділів»).
Важливо! Можна опціонально вимкнути використання заявок для окремих рахунків або кас підприємства. Для цього в налаштуваннях банківських рахунків або кас необхідно встановити прапор «Дозволити списання грошових коштів без« заявок на оплату». Однак слід враховувати той факт, що в разі встановлення прапора контроль над витрачанням коштів на цих рахунках або в касах буде відсутній.
Просте лімітування дає можливість контролювати витрачання грошових коштів в розрізі статей руху грошових коштів (далі РГК), організацій та/або підрозділів з місячною періодичністю.
Наприклад:
З метою поліпшення платоспроможності підприємства керівництво прийняло рішення використовувати лімітування витрат грошових коштів. Фінансовий департамент розробив список можливих статей витрачання грошових коштів і розрахував суми лімітів за кожною статтею.
Робота користувачів з будь-яким програмним продуктом або підсистемою програмного продукту буде більш комфортною і продуктивною, якщо правильно виконати початкові налаштування і заповнити необхідні довідники. Інакше робота користувача може стати занадто складною і трудовитратною.
Тому спочатку зупинимося на налаштуваннях підсистеми лімітування і внесення попередньої інформації в довідники.
Можливість використання підсистеми простого обмеження грошових коштів в прикладному рішенні BAS ERP визначається налаштуванням функціональної опції «Ліміти витрачання грошових коштів» (розділ «НДІ і адміністрування», група «Налаштування розділів» - «Казначейство») (Мал. 1).
Малюнок 1 - включення функціональних опцій підсистеми лімітування грошових коштів
Зберігання інформації про статті витрачання грошових коштів виконується в окремому довіднику «Статті руху грошових коштів» (розділ «Казначейство», група «Планування і контроль грошових коштів») (Мал. 2). Попередньо довідник вже заповнений визначеними елементами, але в залежності від потреб підприємства цей список може бути розширений.
Малюнок 2 - довідник «Статті руху грошових коштів»
Після заповнення налаштувань і формування списку статей РГК можна починати планування витрат ГК.
Оскільки в разі простого обмеження підсистема «Бюджетування» не використовується, введення інформації про суми лімітів витрачання грошових коштів виконується за допомогою документа «Ліміти витрачання грошових коштів» (Мал. 3).
Особливістю заповнення даного документа є те, що він заповнюється у валюті управлінського обліку і при перевірці лімітів суми витрат ДС, відображені в іншій валюті, автоматично конвертуються у валюту управлінського обліку.
Залежно від обраних налаштувань в документі задаються:
Малюнок 3 - документ «Ліміти витрачання грошових коштів»
Контроль лімітів витрачання грошових коштів виконується автоматично при проведенні документа «Заявка на витрачання грошових коштів».
Витрата грошових коштів буде заборонена, якщо за статтею РГК не встановлено необмежений обсяг або не заданий ліміт (Мал. 4).
Малюнок 4 - заборона на проведення документа «Заявка на витрачання ГК»
Для оперативного контролю використання лімітів в прикладному рішенні передбачено звіт «Ліміти витрачання грошових коштів» (розділ «Казначейство» - «Звіти з казначейства») (Мал. 5).
Звіт може бути сформований за довільний період, за всіма або обраними статтями РГК, за однією або всіма організаціями та/або підрозділами.
Малюнок 5 - звіт «Ліміти витрачання грошових коштів»
Детальніше з порядком формування оперативної звітності можна ознайомитися в статті «BAS ERP: контроль і аналіз фінансово-господарської діяльності підприємства».
«Думати, що задумане буде розвиватися за заздалегідь наміченим планом, - все одно, що колихати дорослу людину в колисці немовляти».
Едмунд Берк
Складаючи план лімітів витрачання ГК на перше число кожного місяця, жоден фінансист не може гарантувати, що передбачив і врахував всі нюанси фінансово-господарської діяльності.
Наприклад
В результаті нестабільної політичної ситуації різко зросла вартість купівлі сировини і матеріалів у постачальника-нерезидента. Оскільки потрібен додатковий час на пошук інших варіантів поставок, в даному місяці прийнято рішення заплатити цьому постачальнику востаннє.
Оскільки такий варіант передбачити практично неможливо, перед фінансовим менеджером може виникнути необхідність заплатити постачальнику понад встановлений ліміт.
У разі виникнення таких ситуацій для проведення понадлімітної оплати в документі «Заявка на витрачання грошовий коштів» досить встановити прапор «Понад ліміт» (Мал. 6).
Малюнок 6 - проведення заявки на оплату понад встановлений ліміт
Інформація про оплату понад ліміт буде відображена в окремій колонці звіту «Ліміти витрачання грошових коштів» (Мал. 7).
Малюнок 7 - відображення в оперативній звітності сум грошових коштів, сплачених понад ліміт
Нагадуємо, що розширене лімітування витрат грошових коштів можливе в разі увімкнення опції «Бюджетування» (розділ «НДІ і адміністрування», група «Налаштування розділів» - «Бюджетування і планування»).
При цьому в розділі «Казначейство» стає доступною тільки одна опція «Контроль перевищення лімітів» (Мал. 8).
Малюнок 8 - включення опціональної опції «Контроль перевищення лімітів».
Даний метод лімітування грошових коштів більш складний, оскільки вимагає додаткової аналітики і безпосередньо пов'язаний з документами бюджетування.
При розширеному лимітуванні ГК безпосереднє управління лімітами здійснюється за допомогою правил, які налаштовуються за гіперпосиланням «Налаштувати правила обмеження витрат ГК» в рамках обраної моделі бюджетування (Мал. 9).
Якщо на підприємстві використовується кілька діючих моделей бюджетування, за кожною з них буде здійснений індивідуальний контроль дотримання лімітів.
Малюнок 9 - налаштування правил лімітів за даними бюджетів
Основними характеристиками лімітів використання розширеного варіанта лімітування є (Мал. 10):
Передбачені наступні типи лімітів:
Контроль здійснюється не тільки за статтею в цілому, але детально в розрізі аналітичних вимірювань, якщо ці вимірювання були задані під час визначення ліміту.
Якщо після проведення документа «Заявка на витрачання ГК» вона не потрапляє ні в один дозвільний ліміт, то проведення даного документа буде автоматично заблоковано.
Наприклад
Ліміт визначено за окремою статтею грошових коштів, а крім цього встановлено додатковий ліміт витрачання ГК для конкретного партнера. В цьому випадку ліміт, встановлений для партнера, буде додатково обмежуючим. Проведення заявки буде автоматично заблоковано, якщо сума витрачання грошових коштів потрапляє тільки в додатково обмежуючий ліміт, але не потрапляє в дозвільний ліміт.
Малюнок 10 - основні налаштування ліміту
Вхідними даними, в разі використання розширеного лімітування, для контролю лімітів є планові суми в розрізі оборотних статей бюджетів і їх характеристик за певний період.
Залишкові і нефінансові показники для цілей контролю не використовуються.
*Копіювання матеріалу можливе тільки з посиланням на джерело і зазначенням автора матеріалу. Вдячні за повагу до інтелектуальних прав власності.TQM systems
SaaS сервіси
Програми 1С:Підприємство
CRM
ERP
Node.JS, .NET
1С:Підприємство
API, IPasS
Разработка Web Apps
1С:Підприємство Автоматизація
Аудит IT проектів
Інтеграція 1С:Підприємство
Отримуйте наші інформаційні матеріали:
Працюємо на IT-ринку з 2008 року.
Наша місія - спростити управління даними.
Copyright © 2008-2024 TQMsystems. Всі права захищені. Privacy Policy | Terms of Service