Автоматизація процесів за допомогою сучасної потужної ECM системи (Enterprise Content Management), інтерфейс англійською мовою, для середніх і великих підприємств, а також холдингів, що мають в штаті як російськомовний, так і англомовних співробітників.
КОРОТКА ХАРАКТЕРИСТИКА ПРОЕКТУ
Широкий набір можливостей для управління діловими процесами і спільною роботою співробітників, дозволяє не тільки організувати електронний документообіг, але й налагодити процеси, забезпечити контроль виконання завдань, регламентувати управлінську діяльність і підвищити її ефективність.
Ключові можливості автоматизації:
- Робота з кореспонденцією і організаційно-розпорядчою документацією.
- Робота зі зверненнями громадян та організацій.
- Управління договірною діяльністю.
- Контроль виконавської дисципліни.
- Ведення проектного обліку.
- Вбудована електронна пошта.
- Організація заходів.
- Підтримка складних маршрутів руху документів з використанням умов маршрутизації і автоматичним запуском.
- Облік, контроль і аналіз термінів, циклів, успішності виконання і інших показників результативності по процесам.
- Автоматичне заповнення шаблонів документів реквізитами.
- Шифрування і підписання ЕП.
- Вбудоване штрихкодування і розпізнавання штрих-кодів.
- Повнотекстовий пошук документів за їх змістом.
- Розмежування прав доступу до даних.
- Облік, планування і контроль робочого часу співробітників.
- Інтерфейс на англійській і російській мовах.
- Робота в територіально-розподілених інформаційних базах.
- Вбудовані технології обміну даними.
- Безшовна інтеграція з типовими конфігураціями "1С:Підприємство".
- Підтримує багато користувачів роботу в Windows, Linux, MacOS, в локальній мережі і браузерах, на телефонах і планшетах, в "хмара".
"Document Management 8" не має галузевої специфіки.
Використання "Document Management 8" дозволяє:
- Скоротити час прийняття управлінських рішень.
- Підвищити швидкість реалізації завдань управління.
- Зробити актуальну інформацію легко доступною співробітникам.
- Контролювати терміни і хід виконання доручень.
- Скоротити терміни підготовки та узгодження документів співробітниками.
- Проводити аналіз діяльності організації, вдосконалювати систему управління і багато іншого.
Перелік функціональних можливостей автоматизації
Робота з документами та файлами
- Облік по декількох організаціях.
- Облік з питань діяльності.
- Облік вхідних документів.
- Облік вихідних документів.
- Облік внутрішніх документів.
- Облік договорів.
- Облік звернень громадян відповідно до 59-ФЗ.
- Облік скан-копій оригіналів документів.
- Комплекти документів.
- Багатовалютний облік сум фінансових документів.
- Завантаження документів з пошти.
- Виведення документів у різних класифікаційних розрізах.
- Робоче місце "Мої документи".
- Автоматичне продовження договорів.
- Автоматичне відстеження документів з терміном дії.
- Настройка правил обліку документів в розрізі видів документів.
- Зміна терміну дії документів.
- Прикріплення до документа декількох файлів.
- Створення документа на підставі декількох файлів.
- Створення зв'язків між документами.
- Швидкий доступ до файлів пов'язаних документів.
- Автоматичне завантаження файлів з каталогів.
- Друк файлів без відкриття в асоціативному додатку.
- Груповий друк файлів документів.
- Групове збереження файлів документів.
- Облік і контроль переадресації вхідних документів.
- Облік і контроль передачі документів співробітникам і контрагентам.
- Контроль повернення документів.
- Контроль за термінами і ходом виконання робіт.
- Колективна робота з файлами будь-яких типів.
- Зберігання файлів в інформаційній базі і в томах на диску.
- Зберігання і контроль версій.
- Блокування файлів при редагуванні.
- Шаблони файлів.
- Автозаповнення шаблонів файлів.
- Загальні додаткові реквізити та відомості.
- Налаштування особистого доступу до документів.
- Багатосторонні договори.
- Множинні стану документів.
- Вбудоване сканування документів.
- Розпізнавання зображень.
- Штрихкодування документів і файлів (у тому числі Open Office).
- Потокове сканування з автоматичним розпізнаванням штрих-кодів.
- Печатка реєстраційного штампа.
- Облік етапів обробки документів.
- Статистика робіт над документами.
- Онлайн-сервіси роботи з кореспондентами.
Узгодження і підписання
- Складне узгодження документів.
- Облік декількох резолюцій по документу.
- Візи узгодження.
- Рольові візи узгодження.
- Використання ЕП для підписання і шифрування документів і файлів.
- Підписання ЕП декількох файлів.
- Шифрування обов'язковим сертифікатом ЕП.
- Робота з декількома провайдерами ЕП.
- Реєстрація особистих сертифікатів користувачів.
- Перевірка сертифіката ЕП.
- Статус перевірки електронного підпису та сертифіката.
- Збереження пароля сертифіката ЕП.
Робота з процесами і завданнями
- Типові процеси ("Розгляд", "Виконання", "Узгодження", "Затвердження", "Реєстрація", "Ознайомлення").
- Складові бізнес-процеси обробки внутрішніх/вхідних/вихідних документів.
- Налаштування складових процесів без програмування.
- Вкладені процеси, ієрархія процесів.
- Результат виконання завдань у вікні "Мої завдання".
- Робоче місце "Мої процеси".
- Багатопредметні процеси.
- Шаблони процесів.
- Автопідстановка відповідальних у шаблони процесів.
- Додавання предметів і файлів в задачу.
- Розширення списку узгоджувальних після старту узгодження.
- Підбір відразу декількох виконавців у процесах.
- Друк, збереження і сортування списку виконавців процесів "узгодження"," ознайомлення "і"виконання".
- Послідовне виконання процесу "Виконання".
- Різні терміни узгодження для учасників процесу.
- Встановлення термінів процесів з точністю до хвилин.
- Вирішення питань виконання завдань.
- Скасування виконання завдань.
- Виключення завдань з процесів.
- Рольова маршрутизація процесів.
- Перегляд всіх процесів і завдань з предмету або процесу.
- Прийняття завдань до виконання.
- Виконання завдань поштою.
- Позначка завдань прапорцями.
- Переривання процесів.
- Зупинка процесів.
- Перенесення термінів виконання завдань.
- Повторювані процеси.
- Відкладений запуск процесів.
- Комплексні процеси.
- Шаблони комплексних процесів.
- Шаблони резолюцій для керівників.
- Умови маршрутизації процесів.
- Процеси в розподілених інформаційних базах.
- Автоматичний моніторинг ключових показників ефективності процесів.
- Робота з завданнями і процесами на мобільних пристроях.
- Автоматичний старт процесів по подіях.
- Повідомлення про завдання і терміни.
- Друк листа узгодження.
- План-фактний аналіз узгодження.
- Фонове виконання завдань.
Бізнес-події
- Підписки на повідомлення про події.
Ведення нормативно-довідкової інформації
- Ведення обліку за номенклатурою справ.
- Структура організації.
- Банківські рахунки.
- Прив'язка номенклатури справ до підрозділів.
- Автоматична генерація реєстраційних номерів.
- Нумерація за пов'язаним документом.
- Відмова від реєстрації документа.
- Настройка правил обліку в розрізі номенклатури справ.
- Облік передачі справ в архів, знищення справ.
- Розміщення файлів в томах за умовами.
- Автоматичне очищення застарілих версій.
- Категоризація даних.
- Розширені розрізи незалежної нумерації.
- Місця зберігання паперових документів.
Спільна робота користувачів
- Облік персональних даних відповідно до 152-ФЗ.
- Обмеження права доступу до документів і файлів з папок, видів документів, грифам доступу, питань діяльності.
- Кероване делегування прав.
- Області делегування прав.
- Передача прав підлеглих керівникам.
- Облік недійсних користувачів.
- Робочі групи.
- Інструкції для співробітників в комплекті поставки.
- Підказки введення в картках документів.
- Протоколювання роботи користувачів.
- Налаштування доступності станом.
- Розширений пошук документів і файлів за реквізитами.
- Фотографії користувачів.
- Робочий стіл керівника.
- Ранжування керівників.
- Обмеження доступу користувачів через веб-сервери.
- Генератор складних паролів.
- Перевірка складності пароля.
- Заборона входу без пароля.
- Повідомлення програми.
- Автоматична розсилка звітів.
- Відгуки про роботу програми.
- Аудит-лог всіх дій користувачів.
- Облік витрат робочого часу співробітників.
- Автоматичний хронометраж трудовитрат.
- Аналіз робочого часу.
- Облік відсутній співробітників.
- Облік і використання графіків роботи.
- Підтримка в одній базі російсько - і англомовних співробітників.
Заходи
- Підбір часу заходів.
- Перевірка доступності учасників.
- Бронювання приміщень.
- Облік явки учасників.
- Облік протокольних нарад.
- Облік неформалізованих робочих заходів.
- Розмежування прав доступу до заходів.
- Облік програми заходів з деталізацією по пунктах і доповідачам.
- Оцінка ефективності нарад.
- Облік заходів, організаторами яких є кореспонденти.
Проекти
- Облік даних в розрізі проектів.
- Автоматичний розрахунок плану проекту (з можливістю відключення).
- Зведені звіти по декількох проектах.
- Папки проектів з розмежуванням прав доступу.
- Підтримка всього життєвого циклу проекту.
- Ведення аналітичного обліку даних в розрізі проектів.
- Ведення ієрархічної структури проекту.
- Облік трудовитрат в розрізі проектів.
- Завантаження проектів з Microsoft Project.
- Формування звітності за проектами та проектними завданнями.
- Робота з планом проекту.
Форум
- Структурування по розділах з розмежуванням прав доступу.
- Прив'язка обговорень до ключових об'єктів.
- Створення ключових об'єктів на підставі повідомлень форуму.
- Посилання на повідомлення, розділи і теми форуму.
- Голосування.
- Прикріплення файлів.
- Повідомлення поштою.
Робочий календар користувача
- Записи робочого календаря на підставі предмета.
- Друк робочого календаря.
- Нагадування для записів календаря.
- Робота з робочими календарями інших користувачів.
- Налаштування доступного робочого часу користувачів.
- Повторення подій в календарі.
- Організація заходів за допомогою календаря.
- Відображення відсутніх співробітників.
Вбудована пошта
- Швидкий пошук листів.
- Пошук по тексту листів.
- Повідомлення про нові листи.
- Загальна адресна книга з фотографіями.
- Загальні поштові скриньки.
- Внутрішня маршрутизація листів.
- Вставка в листи гіперпосилань на дані системи і перехід по ним.
- Доступ керівників до Пошти своїх підлеглих.
- Попередження при відправці внутрішніх листів зовнішнім адресатам.
- Історія листування.
- Облік листування в розрізі проектів.
- Облік листування в щоденному звіті про роботу.
- Автоматична прив'язка історії листування до документів.
- Створення процесів, документів, заходів на підставі листів.
- Автозбереження текстів листів.
- Автоматичне створення документів з листів.
- Вставка тексту без форматування в html-лист.
- Обмеження розміру зовнішніх вихідних листів.
- Листи у форматі iCalendar.
- Підтримка протоколу безпечного ЗВ'ЯЗКУ SSL.
- Централізоване управління правилами листування.
- Правила автоматичного розбору пошти.
- Пошук листів як за реквізитами, так і за текстом вкладених файлів.
Інші можливості
- "Легка " пошта.
- Побудова територіально розподіленої інформаційної бази.
- Повнотекстовий пошук будь-яких даних.
- відкладені обробники оновлення.
- Додаткові звіти та обробки.
- Списки розсилки по кореспондентах.
- Способи доставки.
- Копіювання та очищення налаштувань.
- Швидке очищення налаштувань всіх користувачів.
- Видалення даних з контролем посилальної цілісності.
- Видалення застарілих файлів.
- Підтримка російського та англійського інтерфейсу.
- Вбудована оцінка продуктивності.
- Метрики.
Мобільний додаток
- Робота в режимі офлайн.
- Вбудована пошта.
- Завдання і процеси.
- Узгодження документів.
- Контроль.
- Календар.
Обмін даними
- Синхронізація нормативно-довідкової інформації з іншими прикладними рішеннями "1С:Підприємство".
- Безшовна інтеграція з типовими конфігураціями "1С:Підприємство".
- Завантаження даних з інших систем.
- Використання системи зовнішнього документообігу: обмін документами у форматі ГОСТ Р 53898-2010 між контрагентами.
*Копіювання матеріалу можливо тільки з посиланням на джерело та із зазначенням автора матеріалу. Дякуємо за повагу інтелектуальних прав власності. TQM systems
