Плануючи питання автоматизації, клієнт шукає відповіді на наступні питання:
Щоб підрядника вибирати усвідомлено і об'єктивно, потрібно володіти інформацією в достатній кількості для прийняття рішення. В умовах же невизначеності, ризик помилки зростає.
Рішення: провести експрес обстеження, і в короткі терміни отримати опис та аналіз проекту достатній для оцінки термінів і бюджету.
Зміст:
Всім привіт! З вами Зосим Максим і команда TQM systems.
Як кажуть: сім раз відміряй, один відріж і це безпосередньо стосується передпроектної роботи з замовником. Саме про це ми сьогодні і поговоримо.
0:18 Для чого взагалі потрібно проводити якесь обстеження?
Напевно, першим виникає питання: для чого взагалі потрібно проводити якесь обстеження? Коли клієнтові необхідно автоматизувати процеси або поліпшити їх - він формує питання, що хвилює. Такі як: скільки буде коштувати проект, з чого складатиметься, що потрібно для цього зробити і тому подібне. У форматі «необхідно» і направляє нам запит з проханням оцінити ці послуги в фінансовому еквіваленті.
0:43 Приклад: як пише замовник і то, як це різноманітно можна трактувати.
І ось вам невеликий приклад - замовник пише: потрібна реалізація платіжного календаря. Що під цим мають на увазі замовник? Реалізувати це завдання можна по-різному. В управлінні торговельним підприємством, типовими засобами занести замовлення і платіжки - це вкладеться в кілька годин роботи. А якщо мається на увазі, що в календарі потрібно, наприклад, бюджетування, ліміти або задоволення і контроль цих лімітів - їх УТП зовсім немає. Потрібно або реалізовувати додатково - працювати і аналітику, і програмістам. А це може не вкластися і в 160 годин. Або вибирати інший програмний продукт, наприклад, ERP, в якому є такий функціонал. Але коштує він на порядок дорожче. І якщо інші функції з ERP не потрібні, чи є сенс купувати дорогу і складну конфігурацію? В результаті приблизна оцінка часу на реалізацію від 3 до 160 годин. Чи можна за таких вхідних, розрахувати ціну реалізації відповідну дійсності? В даному прикладі, на етапі експрес обстеження, клієнту ставлять питання: що Ви хочете бачити в платіжному календарі? Відповідь клієнта - оцінка завдання. Потрібно зібрати в календарі всі неоплачені замовлення наших клієнтів - оцінка буде від 16 до 24 годин. Хочемо зібрати замовлення постачальників, покупців, прихід грошей, побачити касовий розрив, зображати кредити і їх погашення і ще які-небудь функції - від 32 до 240 годин. Перше, що потрібно розуміти по кожному з вимог, в залежності від рівня деталізації: вартість реалізації може різниця в десятки разів, що впливає на оцінку всього проекту в цілому.
2:21 Концептуальні питання для попередньої адекватної оцінки
Щоб дати адекватну оцінку, навіть приблизно, спочатку ми проводимо експрес-обстеження. А саме: проводимо попередній збір інформації про бізнес, аналізуючи її і формуємо первинну рекомендацію. В цілому ми відповідаємо на концептуальні питання такі так:
2:53 Що визначаємо в ході обстеження
Також на основі отриманої інформації визначаємо:
що потрібно досягти в результаті автоматизації,
3:28 9 етапів передпроектного експрес-обстеження
Якщо говорити детально, то умовно, передпроектне експрес-обстеження ми ділимо на 9 етапом. Розглянемо детальніше.
3:36 Інтерв'ю ключових фахівців
На першому етапі експертним консультантом проводиться опитування, інтерв'ю ключових фахівців, бізнес-функції керівників. При необхідності оглядаються наявні системи, робочі місця, виробництва, склади, приміщення. На цьому етапі важливо дізнатися про всі ключові вимоги і проблеми. Це дасть нам розуміння картини в цілому. Допоможе визначити оптимальні шляхи вирішення задач. Терміни проведення першого етапу залежить від кількості необхідних інтерв'ю.
Невеликий лайфхак - під час інтерв'ю не ставте дурних запитань. Записуйте все на аудіо, що стосується проекту, щоб не упустити деталі. Деталізуйте незрозумілі моменти - вони можуть вплинути на прийняття деяких рішень і на бюджет, в тому числі.
4:20 Другий етап - формалізація вимог.
Другий етап - формалізація вимог. За результатами інтерв'ю і наданої документації, в обов'язковому порядку складається перший драфт звіту експрес-обстеження. Цей документ консолідує всі ті знання, які ви отримали від замовника. Перша версія - зі слів тих, кого інтерв'юємо.
4:37 Що міститься у звіті на другому етапі
Звіт містить:
Важливим елементом при зборі вимог, які іноді забуваються є: важливість і пріоритизація завдань. По ходу складання аналітиком такого документа - можуть уточнюватися питання і альтернативні рішення, щоб зафіксувати пріоритети і ступінь першочерговості завдань.
5:04 Аналіз і формалізація розбіжностей
Етап третій - аналіз і формалізація розбіжностей. Завдання даного етапу:
Всі виявлені варіанти вирішення ми обговорюємо з замовником і пропонуємо уточнення до вимог в документі (звіт експрес-обстеження).
Визначення важливості і першочерговості - це четвертий етап. Потрібно і важливо правильно доносити замовнику думку, про те що експрес-обстеження - це частина, яка дає якийсь погляд на, те яким може бути проект. На цьому етапі, всі вимоги замовника ми робимо у вигляді списків функціональних вимог верхнього рівня. Окремі вимоги щодо бізнес-процесів можуть складатися з цілого ряду різних функцій. Визначається їх черговість і важливість, з точки зору впливу на системи в цілому. Перетворення проводить фахівець виходячи зі стандартів та досвіду вирішення аналогічних завдань. Завдання є основною для подальшої оцінки вибору технічної реалізації платформи і розробки технічного завдання. І увага: надалі список функцій деталізується при складанні документів функціональних вимог і технічного завдання, які не входять до області робіт експрес-обстеження. Час витрачений на аналіз безпосередньо залежить від функціональних вимог.
6:38 Обираємо технологічну платформу
Наступний етап - підбір технологічних платформ і варіантів. За укрупненим списком функції, фахівець складає матрицю відповідністі потенційно придатних рішень, а також варіантів підходів до реалізації проекту. Технологічно відповідні, готові і адаптивні рішення ми оцінюємо за списком наданих в них функцій і параметрів можливостей. Після цього ми можемо побачити попередній обсяг необхідних доробок. На основі матриці, найбільш раціональні варіанти, вибираються для оцінювання. Також можливі варіанти підбору декількох рішень, інтегрованих в один комплекс.
Шостий пункт - експертна оцінка бюджетів. Після вибору варіантів базових платформ для автоматизації, ми проводимо експертну оцінку. Як це відбувається - по укрупненому списку вимог-розривів вибудовується оцінка необхідного часу на реалізацію кожного блоку. Метод триточкової оцінки в описі і посилання буде десь тут >>>
Дізнатися детально, як розраховується бюджет проекту методом триточкової оцінки можна в нашому відео:
Як забезпечити успіх проекту. Ціна компетентності. Методологія оцінки проектів >>>
Оцінка виставляється в годинах, виходячи з припущення, що роботи будуть виконуватися фахівцем середнього рівня. Надалі будуть деякі відхилення в обидва боки, залежно від класу фахівців і підрядників, що залучаються надалі. Оцінку ми проводимо по кожному обраному потенційному варіанту реалізації окремо. Оскільки і реалізації окремих завдань в різних системах може значно відрізнятися. Підсумкова цифра трудомісткості є додатковим критерієм відсіювання рішення або визначення оптимального шляху.
Також ми проводимо попередню підготовку бюджету. За попередньо відібраним варіантом реалізації ми складаємо кошторис усіх необхідних витрат на обладнання, програмне забезпечення, кількість необхідніх клієнтськіх ліцензій за видами.
Необхідні подальші етапи проекту в розрізі функціональних блоків - функціональні вимоги, технічне завдання і розробка, рекомендована кількість часу на стандартне впровадження та навчання. Підсумкову оцінку робіт, розраховуємо в робочих днях - це обґрунтовує кількість виділених фахівців, залежно від бажаного терміну реалізації. Порівняльний бюджет попередньо демонструємо замовнику з коментарями. Можливі уточнення і коригування.
8:47 Виявляємо ризики і оцінюємо їх
Наступний етап - аналіз і формалізація ризиків. На цьому етапі, виходячи з реалій, ми складаємо список ризиків, які можуть вплинути на хід проекту, як технічних, так і організаційних або навіть політичних - зміни в правовому полі, наприклад. Вказуємо ступінь можливого впливу ризику на проект, наводимо рекомендації щодо запобігання або мінімізацію ризиків. Рекомендації базуються на досвіді і також спираються на практику з різними наслідками, як успішні, так і провальні.
9:16 Основний документ експрес-обстеження
Підготовка підсумкових висновків - так звучить восьмий етап. На цьому етапі ми надаємо основний документ експрес-обстеження. Представляє він собою опис всіх висновків по кожному з етапів обстеження. Містить:
Також до звіту додаються всі робочі документи створені в процесі обстеження:
Ознайомившись зі звітом у клієнтів, завжди знайдеться парочка питань-уточнень - не відмовляйте йому цьому задоволенні.
10:00 Обговорення отриманих результатів
Дев'ятий і завершальний етап - презентація рішення. На підставі проведених робіт наші ключові фахівці, що працюють на обстеження, готують презентацію і надають замовнику. На презентації озвучується важливі моменти вибору, акцентується увага на ризиках і уточнюються озвучені в ході презентації запитання представників замовника. Також обговорюються варіанти подальших необхідних етапів проекту і можливі терміни реалізації. А також критерії вибору підрядників для реалізації. До речі, звіт експрес-обстеження може служити документом для проведення публічного тендеру. Надавши звіт, який визначає цілісність і варіанти впровадження нового продукту - клієнт визначається з оптимальним, на поточний момент для бізнесу, варіантами рішень і становить план подальших дій, де визначається:
11:06 Головне: що дає результат експрес-обстеження
В цілому звіт експрес-обстеження стає відправною точкою для всього проекту. Такий документ, якщо він складений до старту робіт, дає можливість вибрати:
За результатами експрес обстеження ми проводимо оцінку всього проекту або його окремих завдань.
11:33 Триточкова оцінка - методика оцінки проектів
У своїй роботі ми використовуємо трьохточкову оцінку. До речі, є про це окреме відео і посилання буде в описі і в правому куті.
Обстежуйте, аналізуйте і працюйте з вигодою! Не забуваємо підписуватися на канал і ставити дзвіночок.
Важливість такої підготовки до проекту відчувають насамперед керівники бізнесу, і проектів, так як тільки результати компетентного експрес аналізу дають достатньо інформації для оцінки та прийняття рішення по проекту: які цілі автоматизації, конкретні завдання, які способи їх реалізації потрібні. На підставі цих даних можна буде розрахувати реалістичну оцінку бюджету проекту.
Перш за все важливо озвучити головне базове питання, яке хвилює клієнта: "Як вибрати підрядника для побудови ефективної системи автоматизації".
Щоб підрядника вибирати усвідомлено і об'єктивно, не помилитися на цьому відповідальному етапі, потрібно володіти достатньою кількістю інформації для прийняття рішення. Якщо ж є деяка невизначеність, ризик помилки зростає.
Як метод отримання обґрунтованої інформації ми пропонуємо передпроєктне експрес обстеження, в результаті якого ви отримаєте аналіз завдань і специфікації вимог .
Важливість цього етапу підготовки до проекту потрібно зрозуміти перш за все керівникам бізнесу, а керівникам проектів тим більше, тому як тільки результати компетентного експрес аналізу дають достатньо інформації для оцінки і прийняття рішення по проекту: які цілі автоматизації, конкретні завдання, які способи їх реалізації потрібні. На підставі цих даних можна буде розрахувати реалістичну оцінку бюджету проекту.
Коли в організації назріває необхідність в автоматизації або її поліпшення, зазвичай директор приймає рішення : зміни потрібні і доручає реалізовувати це завдання своїм підлеглим, в ідеалі це керівник ІТ департаменту, але на практиці до нас звертаються фахівці різних компетенцій: системний адміністратор, менеджер з продажу, менеджер по закупкам, HR і навіть сам керівник.
До компанії вони направляють запит з проханням оцінити в грошах автоматизацію об'єкта і докладають опис на 1-3 листки в форматі: Хочемо ... Хочемо систему кадрового обліку, хочемо відстежувати рух товарів ... Хочемо Казначейство.
Перше, що потрібно розуміти, по кожному з таких пунктів "Хочемо" в залежності від рівня деталізації (функцій і можливостей які потрібні) вартість реалізації може різниться в 10 ки разів. і відповідно вартість всього проекту можна оцінити з такою ж точністю.
Приклад:
Наприклад замовник пише: Потрібна реалізація платіжного календаря. Що під цим побажанням замовник має на увазі? Реалізовувати цю задачу можна по різному: в УТП типовими засобами завести замовлення і платіжки - це вкладеться в кілька годин роботи. А якщо мається на увазі, що в календарі потрібно, наприклад, бюджетування і ліміти - їх в УТП зовсім немає, тому потрібно або реалізовувати додатково, працювати і аналітику і програмістам, а це може не вкладеться і в 160 годин. Або вибирати інший програмний продукт ERP - в ньому є такі функції, але коштує він на порядок дорожче (180 тис грн замість 16) і якщо інші функції з ERP не потрібні, чи є сенс купувати дорогу і складну конфігурацію.
У результаті приблизна оцінка часу на реалізацію 3-160 робочих годин - чи можна за таких вступних розрахувати ціну реалізації, що відповідає дійсності. Експрес аналіз дозволяє зняти таку вилку і чітко описати вимоги клієнта. На їх підставі клієнт і сам зрозуміє на що він може розраховувати, а що потрібно переглянути, і при цьому весь обсяг робіт буде ясний.
У цьому прикладі на етапі експрес обстеження клієнта задається питання: що ви хочете бачити в платіжному календарі?
| Відповідь клієнта | Оцінка завдання |
|---|---|
| потрібно зібрати в календарі всі неоплачені замовлення наших клієнтів | 16-24 годин |
| хочемо зібрати замовлення постачальників, покупців, прихід грошей, побачити касовий розрив, відображати кредити і їх погашення, і ще ... | 32-240 годин |
Далі проводиться уточнення всього замовленого. Але без аналізу кожен пункт вимог клієнта можна оцінити тільки дуже приблизно.
Щоб дати адекватну оцінку навіть приблизно і спочатку потрібно провести експрес обстеження і скласти специфікацію проекту в якій в загальних рисах буде вказано бачення (що потрібно і навіщо), шляхи реалізації способи і інструменти.
Дізнатися детально як розраховується бюджет проекта методом трьохточечної оцінки можна в нашому відео:
Як забезпечити успіх проекту. Ціна компетентності. Методологія оцінки проектів >>>
У переважній більшості випадків підприємства не кожен день проводять проекти автоматизації, і напрацьованих процедур, перевірених партнерів і консультантів в ІТ сфері не мають. Тому найбільш логічним підходом видається зібрати всі пропозиції і вибрати з них кращу.
В якості основи для пропозиції складається 2-3 сторінки опису із загальних і ємних фраз, які можна тлумачити як завгодно. Такий опис виходить на ринок і розсилає в різні компанії.
Головне, що хоче на цьому етапі отримати підприємство - це цифра вартості. У підсумку йому надходять десятки різних пропозицій вартість яких відрізняється в рази.
Далі у клієнта складається враження, що частина підрядників сильно завищують ціну, і вибирає тих, хто пропонує дешевше, вважаючи, що ця ціна за набір одних і тих же функцій .
Але на практиці дешева ціна може означати:
Для себе керівник проекту може зрозуміти трудовитрати підрядника в годинах, тому як вартість.
Якщо трудовитрати в годинах всі підрядники виставили приблизно однаково: значить оцінка по вашому проекту приблизно однозначна, але це теж не факт, вам адже не зрозуміло: на які роботи і завдання підуть ці години.
Тому і вибрати кращого підрядника спираючись на цінову пропозицію складену по вільному опису вкрай небезпечно. Оскільки різниця в розумінні опису замовником і підрядником може кардинально відрізняться.
Приклад:
До нас звернулася компанія Х за допомогою з проханням знайти вихід з тупикової для них ситуації: по опису свого проекту, який вони розіслали підрядникам. У відповідь отримали пропозиції в діапазоні від 6000 у.о. і до 60 000 у.о. - різниця в ціні колосальна і розсудливе керівництво розуміє, що навряд чи питання в жадібності деяких підрядників. Проблема в тому, що в мінімальній ціновій пропозиції функціональність може бути представлена мінімально і не охопить потреб замовника. А верхня планка - це велика ціна, і клієнт хоче зрозуміти чи є необхідність її платити. В умовах невизначеності причин таких цінових розбіжностей прийняти рішення виявилося просто неможливим.
Для цього клієнта ми провели експрес обстеження і склали звіт, в який як частина методології оцінки увійшла специфікація проекту - детальний опис вимог до системи і способів їх реалізації. На її підставі розраховані конкретні витрати на реалізацію проекту 22 000 у.о, аналіз обійшовся в 1 150 у.о. На виході компанія отримала документ з результатами аналізу бізнес процесів і кваліфіковано описаними вимогами - що дозволило визначити вектор подальшого руху і прийняти рішення.
Така оцінка дозволяє оцінити бюджет проекту з точністю 70-80%. Для більш точної оцінки і для складних проектів буде потрібно ще два етапи: це опис функціональних вимог (ФВ) і технічне завдання (ТЗ).
Набагато надійніше, коли у вас є звіт і аналіз з оцінкою в рамках специфікації вимог.
З цим документом компанія може розраховувати на реальну оцінку своїх вимог в грошах і проводити тендер. Коли фінансова оцінка інтерпретується підрядниками однозначно, підбираючи партнера для проекту вже можна звернути увагу на його можливості і професіоналізм в роботі, на наявність достатніх ресурсів для проекту, так і в принципі на збіжність з командою або умовами договору.
Отримуючи максимально точну оцінку, клієнти схильні впадати в іншу крайність, під назвою "фікс прайса", коли наполягають на жорсткій фіксації суми проекту. Це необдумана спроба себе убезпечити від «не порядності » підрядника. Вона призводить до втрати можливості гнучкої розробки: по ходу впровадження, може виникнути бажання або необхідність налаштувати щось інакше, відкриваються додаткові можливості оптимізації, але потрібен додатковий час роботи, а ціна зафіксована. Це призводить до напружених відносин на проекті, і навіть конфліктів. Ми з такою вимогою не працюємо.
Хочу ще додати щодо ціни для любителів "подешевше". Ціна може бути зменшена або за рахунок обсягу робіт, або за рахунок якості їх виконання.
Жоден підрядник не буде працювати над проектом в збиток собі. Йому потрібно оплачувати як мінімум програмістів і аналітиків. І якщо заявленої вартості вистачить тільки на половину проекту, підрядник просто може зупинити свої роботи, в результаті чого доля проекту стане невизначеною.
Компанія може пропонувати хорошу ціну за рахунок якісної організації процесів за проектом, якщо використовує методи і стандарти ефективної роботи. Або трохи скорочувати час реалізації завдань за рахунок уже напрацьованого досвіду. Але індивідуальна трудомісткість процесу залежить від його завдань до реалізації.
Для великих проектів робляться знижки через тривалу залученість персоналу в проект - потрібно менше часу на перемикання між завданнями.
Так ось якщо пропонують ціну в рази менше - що це значить.
Ті хто працював з програмним кодом знає - що таке хороший код, а що таке економ варіант, де не витрачається час на "зайве":
В принципі такий код може працювати і не викликати проблем за умови що ви не збираєтеся:
Але якщо щось з цього знадобиться, то в кожному з трьох варіантів будуть додаткові витрати часу, щоб розібратися з кодом НЕ впорядкованим по стандартам.
Особливо висока ймовірність проблем при оновленні, які, наприклад 1С:Підприємство випускає регулярно. Справа в тому, що додаткові доопрацювання повинні бути оформлені за певним стандартом, інакше, вони будуть вважатися частиною стандартної конфігурації і будуть видалені при заміні на новий блок коду при оновленні автоматично. І всі доопрацювання можна елементарно втратити. Або ж потрібно провести порівняння коду і виділити змінені області, а це немало часу.
Важливо на початку проекту визначити концепцію - на основі яких систем автоматизації буде вирішуватися завдання.
Деталі по ходу проекту можна змінювати, а ось вибір базової технології, потрібно зробити безпомилково інакше є ризик потрапити в пастку недостатньою технології.
Якщо оцінка проведена по мінімальному варіанту базового ПЗ, може настати момент, що його функцій не вистачить на всі спливаючі пізніше необхідності бізнесу.
І доведеться починати заново на іншій платформі, а гроші і час витрачено.
Наприклад:
За попереднім описом замовника схоже що буде досить базового продукту 1С:Підприємство УТП - плюс доопрацювання.
Хороший бюджет, клієнту все подобається, тож приступає до впровадження. Але рік потому, після введення в експлуатацію виявляється, що хотіли не так, не лягає на бізнес процеси, персоналу не вистачає функцій, не враховується виробництво, немає управління, і аналізу, а онлайн кабінет взагалі немає можливості реалізувати - технологія не та. і т.д.
Замовник береться за голову.
Виявилося, що обрану платформу доразвити до потрібного рівня не вийде. Тепер можна купити ще й ERP, спробувати реалізувати на ній, а це бюджет і все починати спочатку.
А ось на початку проекту у замовника був вибір: провести наприклад ретельний аналіз, який би показав, що на всі вимоги потрібна ERP плюс впровадження і мінімальні доопрацювання.
Сума звичайно більше першої, але зате виключається ризик, невідповідності, перевпровадження, втрати часу згодом, і зрозумілий ресурс розвитку.
Експрес аналіз відноситься до компетенцій бізнес аналітика, він може бути:
Давайте розберемо який варіант краще.
Бізнес консультант з консалтингової організації коштує приблизно як і консультант розробника, але вирішує дещо іншу задачу. Безперечно він відмінно розбирається в бізнес процесах. Тільки є важливе питання наскільки детально він розбирається в особливостях ІТ окремих технологій продуктів і впроваджень, скоріше йому доведеться працювати спільно в тандемі з таким фахівцем.
У внутрішнього фахівця замовника, часто зустрічається ефект "замилення очей", коли постійно розбираючись у внутрішніх процесах він втрачає здатність бачити їх під іншим кутом, і генерувати свіжі рішення.
Можна найняти додаткового експерта. Але на практиці це поодинокі випадки. Оскільки проект - це тимчасовий захід для досягнення певних цілей, спрямований на створення унікального результату (PMBOK). Як наслідок такий співробітник на постійній основі не потрібен, а якщо ви візьмете фахівця з прицілом його звільнити, то можна здогадатися куди зайде ваш проект. Чи не простіше на час проекту, замовити ці послуги у підрядника.
Підрядник це найоптимальніший варіант, і зовсім не потрібно зв'язуватися договором на розробку і впровадження на стадії аналізу. Досить договору на проведення аналізу, за підсумками якого можна користуватися результатами на свій розсуд.
Може бути і так - аналіз показує, що в разі конкретного бізнесу певна платформа не підходить для вирішення завдання і є більш підходящі рішення від інших вендорів, їх на ринку багато : 1С:Підприємство, Odoo, Terrasoft, або ін. але часто підрядники не в змозі давати такі рекомендації через структури свого бізнесу в якій є менеджери з продажу з планом на конкретні продукти. Часто цим грішать імениті партнери, заточені під продаж виключно партнерських рішень, вони добре і глибоко вникли в подробиці окремих продуктів і їм не хочеться рекомендувати інші, може більш підходящі рішення ..
Наприклад:
З початку 2018 офіційно оголошено що Управління виробничим підприємством (УВП 1С:Підприємство) вже знято з продажу, а значить, що і на довголітню перспективу супроводу розраховувати складно. Але рішення на УВП як і раніше на ринку пропонуються і продаються. Тому що цей продукт добре відомий підрядникам, є напрацювання і досвід і не хочеться рухатися із зони комфорту.
А що значить для Замовника починати проект на свідомо застарілій технології? Через рік - два, все спочатку?
Сьогодні на ринок вийшла платформа BAS зі своїми великими рішеннями, такими як ERP і Управління холдингом. Системи побудовані на новій технологічній платформі, і враховують сучасні методики роботи і мобільні технології. Надалі на цій платформі планується вихід і продуктів для середнього та галузевого бізнесу. Продукти BAS орієнтовані на український ринок.
Але цей продукт новий, фахівців з нього мало, а в підготовку і навчання потрібно вкладатися.
Причому коли підрядник звикає до конвеєрної роботі з невеликими більш менш стандартними проектами, він вже не так багато уваги приділяє індивідуальному аналізу, який вкрай важливий для великих проектів. Він може навскидку визначити у скільки обійдеться проект як на 5 користувачів так і на 500.
Замовнику не варто довіряти такій швидкій оцінці, навіть якщо уявити величезний досвід підрядника. Як показує світова і місцева практика - весь диявол в деталях. І кожен третій проект без попереднього аналізу заходить в глухий кут.
До нас звертається велика кількість таких замовників, які вже провалили перше впровадження "на око" і тепер готові вдатися до повної процедури поетапного виправлення ситуації. Те, що вони вже втратили, у багато разів більше вартості експрес аналізу - це факт.
Документ "Звіт про експрес обстеження" допомагає визначити скільки часу знадобиться на складання специфікації вимог. Тому що для більш глибокого аналізу потрібно попередньо з'ясувати:
Виходячи з цієї інформації можна отримати першу специфікацію з точністю оцінки 70-80%, і оцінити скільки часу знадобиться на ФВ і ТЗ.
Приклад
На великому підприємстві хотіли вирішити задачу відстеження міграції упаковок між різними системами обліку: в бухгалтерії вона ведеться як одна номенклатура, а в ЕРП різниться за кольорами і партіям. На обговорення способів вирішення витрачено близько 100 годин переговорів. А в реальності ціна питання 20 000 грн в рік різниці з обліку етикеток. Тобто рентабельності рішення таких питань немає. Таке завдання простіше вирішити ввівши додатковий бізнес процес з регулярної інвентаризації та списання.
Це така ситуація, коли буде проводиться поглиблена автоматизація, вестися переговори і витрачатися гроші, а сумарно економічно витрати не покриються ніколи.
Такі моменти починають виявлятися на етапі експрес обстеження, а на другому етапі в специфікації описується: як кожна бізнес вимога, конкретно вирішується, в конкретній системі. І система до цього моменту вже вибрана.
Але можлива побудова специфікації і не знадобиться. За результатами експрес аналізу можна чітко дати рекомендацію: можливостей якої базової системи буде досить для проекту - освоюйте її і за підсумками доопрацюємо дещо не охоплених вимог.
Експрес аналіз не знадобиться в разі, коли у замовника є людина з достатнім рівнем компетенцій, щоб провести аналіз бізнесу своїми силами. І запит підряднику вже прямує в вигляді докладного бачення і специфікації. При цьому він повинен розбиратися і в бізнес процесах, і в програмах автоматизації, розуміти технологію і склад конфігурацій 1С:Підприємство і не тільки, знати стандарти складання проектної документації.
Чи не потрібен аналіз і для зовсім простих проектів.
Приклад
В достатньому для оцінки вигляді запит від замовника повинен виглядати приблизно так:
Хочемо Казначейство:
Для чого потрібно:
Додати документ Заявка 1, поля: №, Дата, Замовлення ... ..
Додати оборотні регістри заявки 1, з однойменними полями ...
Написати звіт по реєстрації заявки з відбором по полях 1, 2, 3
... і так по кожному завданню.
З такого опису видно, що фахівці замовника чудово розбирається в архітектурі системи, і можуть її розписати по об'єктах, розуміють чого хочуть домогтися і які показники їм потрібні на виході, розуміють джерела, де вихідні дані і як протікають процеси зараз. Коли складається нові вимоги описати простіше, складніше буде з описом змін вже існуючого функціоналу.
Такий замовник зробив експрес аналіз свого бізнесу самостійно, і в додатковому немає потреби. Замовник чітко бачить як він буде досягати своєї бізнес мети, а підрядника залучає в якості виконавця розробки за вимогами.
За таким описом навпроти кожного пункту можна досить чітко визначити обсяг робіт і тоді сумарно порахувати трудомісткість всього проекту. І білих плям, а відповідно і невизначеності по ньому мінімум.
Agille - популярна сьогодні в світовій практиці технологія гнучкої розробки. Цілі і вимоги по ходу роботи можуть модифікуватися з урахуванням нової інформації. Робота над проектом проводиться в рамках постійної взаємодії замовник-виконавець для відстеження досягнутих результатів, а відповідно їх коригування.
І навіть для такої методики роботи на початку краще провести обстеження: провести тиждень з аналітиком, він збере всі бізнес цілі, завдання, опише чим користуються зараз, проаналізує поточні процеси і опише потреби в змінах, щоб вибудувати більш чітку структуру подальших дій. І також намітити кінцеву мету.
Інакше бюджет може бути дуже розмитим, як і кінцеві цілі.
Аналіз на старті проекту вирішує проблеми як Замовника так і Підрядника, тому що останній не витрачає свій час на спроби уточнити і оцінити більш-менш чесно проект, оскільки дія практично марна і його результати можуть тільки збити з пантелику замовника (описувалося вище). А обробка сторінки вимог замовника варто ні багато ні мало, а 0,5 години на сторінку висококваліфікованого фахівця.
Клієнт же за невелику щодо ціни проекту суму отримує гарантію правильного розвитку проекту.
Коли клієнт визначається з підрядником, наступними етапами на шляху до впровадження є:
Для великих проектів ці етапи є обов'язковими. Для невеликих і зрозумілих вони можуть проводиться частинами паралельно з впровадженням на інших ділянках.
За великими проектами клієнти запитують послугу моделювання - це особливо актуально для складних систем, таких як ERP.
Аудит в експрес обстеження не входить зазвичай, але за бажанням замовника може бути проведено як частина обстеження. Застосовується, коли у замовників є вимога з розряду "А ви можете подивитися, що у нас в системах і сказати, що нам потрібно зробити".
Є 3 види:
Підіб'ємо підсумок, чим клієнту допомагає експрес-обстеження:
Детальна інформація щодо процесу - як проходить, що потрібно, етапи, документи, підсумки, на сторінці нашого продукту експрес-обстеження проектів .
Індивідуальну консультацію ви можете отримати у наших фахівців. Звертайтеся, консультуйтеся!
Видео про ключові моменти впроваджень систем автоматизації на каналі TQM systems: кейси, методики роботи, нові розробоки та можливості.
SaaS сервіси
Програми 1С:Підприємство
CRM
ERP
Node.JS, .NET
1С:Підприємство
API, IPasS
Разработка Web Apps
1С:Підприємство Автоматизація
Аудит IT проектів
Інтеграція 1С:Підприємство
Отримуйте наші інформаційні матеріали:
Працюємо на IT-ринку з 2008 року.
Наша місія - спростити управління даними.
Copyright © 2008-2024 TQMsystems. Всі права захищені. Privacy Policy | Terms of Service