Як налаштувати обмін НН з вашими контрагентами через FREDO Звіт, FREDO ДокМен

Обмін первинними документами з вашими контрагентами в FREDO Звіт, FREDO ДокМен

Програма FREDO ДокМен дозволяє в автоматичному режимі обмінюватися Податковими накладними з контрагентами за допомогою e-mail автоматично. При цьому вам приходять повідомлення та ви можете узгодити документ: прийняти його або відхилити.

Для створення, редагування і збереження податкових накладних (НН) і додатків 2 з метою обміну ними з контрагентами - користувачами програми «FREDO ДокМен» призначений модуль Реєстр первинних документів, який розташований в розділі Звітність:

Для можливості обміну НН і додатками 2 з контрагентами  електронною поштою (з використанням ЕЦП), потрібно мати сертифікат ЕЦП печатки цих контрагентів.

Модуль представлений у вигляді таблиці, окремий рядок якої відображає коротку основну інформацію первинного документу.

Подивитися більш детально документ можна в окремому вікні, яке відкривається подвійним кліком за потрібним записом.

Всі документи, що містяться в даному модулі, умовно розділені за станом на вхідні та вихідні документи. Вихідні первинні документи - видані ПН і додатки 2. В даному розділі є можливість створювати і друкувати документи.

Вхідні первинні документи - це отримані від контрагентів НН і додатка 2 за допомогою електронної пошти (або передані на електронному носії).

Обмін первинними документами між контрагентами

Обмін НН і додатками 2 між контрагентами відбувається за такою схемою:

Опис схеми обміну податковими накладними та додатками 2 на прикладі контрагента 1 і контрагента 2 *:

1. Контрагент 1 створює документ в модулі Реєстр первинних документів. Після перевірки і збереження документ підписується комплектом ЕЦП. Такий документ відправляється на електронну адресу контрагента 2.

2. При прийомі документа контрагентом 2, автоматично генерується і надсилається адресату звіт про доставку документа.

3. Отримавши електронний документ, Контрагент 2 має можливість вибору варіантів дій серед наступних:

3.1. Затвердити - вибирається за умови, що отриманий документ не містить помилок і повністю влаштовує контрагента 2.

При цьому відправнику документа (контрагенту 1) буде автоматично відправлено повідомлення про узгодження документа.

3.2. Відхилити - вибирається при наявності в документі помилок і/або небажанні співпрацювати.

В цьому випадку необхідно вказати причину відхилення документа. Контрагенту 1 буде автоматично відправлено повідомлення про відхилення документа із зазначенням причини відмови.

• При описі схеми документообігу мається на увазі, що Контрагент 1 і Контрагент 2 є користувачами ПК «FREDO ДокМен».

Відправлення первинних документів по email

Вихідні ПН і додатка 2 відправляються контрагентам по електронній пошті.

Важливо! Для відправлених документів функція видалення заблокована.

1. У реєстрі обирається потрібна ПН (або кілька НН) і в меню Файл вибирається команда Відправити > Надіслати
   контрагенту.

Функція Надіслати доступна також на панелі інструментів або в контекстному меню - однойменна опція.

1. Після виконання команди Відправити контрагенту автоматично почнеться стандартна процедура підпису документа ЕЦП, після чого НН (додаток 2) автоматично буде відправлено одержувачу.

Після отримання контрагентом документів надійде повідомлення про доставку.

Прийом первинних документів по email

Важливо! Для прийнятих документів функція видалення заблокована.

Відправлені контрагентом по електронній пошті НН і додатка 2 надходять як звичайна вхідна кореспонденція.

Отримані ПН і додатка 2 поміщаються в групу Вхідні зі станом отримані. Як тільки документи отримані, відправнику надійде повідомлення про доставку.

Користувач повинен переглянути отримані документи і прийняти рішення: узгодити документ або відхилити його. Для цього на панелі інструментів натискається кнопка Підтвердити або приймати.

• Підтвердити - вибирається за умови, що отриманий документ не містить помилок і повністю влаштовує одержувача.

Відправникові документа буде автоматично відправлено повідомлення про узгодження документа.

Факт затвердження документа відобразиться в протоколі - узгодженні документа і результати обробки.

• Відхилити - вибирається при наявності в документі помилок і/або небажання співпрацювати.

В цьому випадку необхідно вказати причину відхилення документа.

Автору документа буде автоматично відправлено повідомлення про відхилення документа із зазначенням причини відмови.

Факт відхилення документа відобразиться в протоколі - час відхилення документа і вказана причина відхилення.

• 
• Контент-маркетолог TQM systems Nataliya Raevskaya
• 6/12/2020 9:02:10 PM
• Налаштування, ФРЕДО-ЗВІТ