Чи потрібна бізнесу автоматизація процесів? Виступ TQM systems на Hoteliero 2016

На сьогоднішній день є маса всіляких програмних продуктів для бізнесу. Апріорі багато говорять про те, що треба автоматизувати той процес, цей процес. Перш ніж занурюватися в стихію процесу автоматизації, варто спочатку задатися питанням: чи потрібна дійсно автоматизація бизнесу?

Питання не таке просте, як здається спочатку. Тому що для кожного бізнесу, для кожного етапу рівень цієї автоматизації абсолютно різний. І, відповідно, потрібна чи не потрібна автоматизація визначається, з моєї точки зору, ефективністю і завжди грошима.

Перша теза, яку варто відзначити, що автоматизація процесу не повинна зменшувати ефективність самого процесу.

Друга, що кожна автоматизація повинна мати якийсь економічний ефект. Поточний або довгостроковий.

Тенденції

Які тенденції. Як IT вплинуло на сьогоднішній світ і які зараз тренди безпосередньо у вашій галузі. Сьогодні, на конференції Hoteliero 2016, попередніми доповідачами вже не вперше згадувалося, як всесвітньо відома інтернет-мережа Airbnb змінила підхід до бізнесу. Технології все частіше змушують ворушитися здавалося б такі стійкі і довговічні бізнес-моделі: це все IT!

В основному це якісь сервіси, які винесли певні процеси у зовнішній світ. І це дійсно вражає, як за такий короткий проміжок часу технології змінюють структуру продажів. У разі готельного бізнесу красномовним прикладом є web-сервіс booking.com, який в деяких випадках зрівняв готельні мережі з 10ти річною історією і молоді готелі, знову ж за допомогою it-технологій.

Все це, власне кажучи, і є поточні інформаційні технології.

Якщо говорити про вплив технологій на ринок, є ще один дуже цікавий приклад на Американському ринку готельного бізнесу: один з it-стартапів, запропонував власниками готельного бізнесу на перший погляд "вигідну для всіх сторін" модель: скуповуючи практично "по собівартості"% готельних номерів, які за річною статистикою продажів готелю завжди залишалися поза попитом і були порожні (тобто власникам на перший погляд було вигідно отримати за них хоч якусь частку прибутку), хлопці за допомогою веб-сервісу ці незайняті порожні номера розпродавали зі значною знижкою. Через якийсь час вийшло так, що люди просто перестали бронювати в готелі номера і шукали тільки ці "непопулярні", які пропонувалися на сервісі зі значними знижками. В результаті % невикористаних за статистикою за рік номерів залишився той же, тільки профіт одержуваний готелями скоротився до рівня собівартості. Це модель так званих "канібалістічних" стартапів, які протягом певного часу пожирають ринок і самі себе. Поступово ситуація дійшла до необхідності втручання на законодавчому рівні, і в деяких штатах Америки прийнято в готельної галузі не використовувати даний продукт в принципі як таковий.

Технологія API.

Зараз трошки технічних термінів. Цей базис буде використовуватися далі: як і де це може бути застосовано.

API - сьогодні більшість систем побудовано з використанням цієї технології. Так як ми говоримо на Hoteliero конкретно про готельний бізнес, то тут найбільш часте перетинання зокрема з системами інтернет бронювання і розміщення своїх послуг на сторонніх майданчиках пошуку вільних номерів. Відповідно, тут виникає необхідність у взаємодії з внутрішньою обліковою системою підприємства.

Це побудова інтерфейсів таким чином, що зовні по відношенню до якоїсь системи мають до неї доступ для отримання тих чи інших даних. Давайте подивимося де дані технології можуть бути застосовні і як це відноситься до нас безпосередньо.

На сьогоднішній день, майже у кожного бізнесу вже є якась система автоматизації. Якщо говорити про галузь готельного бізнесу, то найчастіше це системи бронювання готельних номерів, системи управління рестораном, системи складського обліку, системи бухгалтерського обліку і цей список можна продовжувати: це заробітні проекти, це управлінська звітність і так далі.

Вони можуть бути реалізовані як на платформі 1С:Підприємство, так і розташовуватися на якихось інших платформах. У тому числі це можуть бути якісь сервіси, що використовують хмарні технології. Все це об'єднується за допомогою API. Де ми це можемо застосувати?

Ми можемо це застосувати вирішуючи завдання по об'єднанню і взаємодією між обліковою і управлінською системою. Чим більше інформації у нас знаходиться всередині однієї єдиної системи, тим ця система стає менш стабільною з погляду ускладнення цієї системи, це раз.

По друге, з точки зору стабільності взаємодії цієї системи. Якщо ми автоматизуємо нашу діяльність готельного бізнесу повністю в одній системі, то якщо з якоїсь причини вона годину буде простоювати, то ось цю годину можна помножити на заробітну плату ста співробітників, які там працюють і ми отримаємо економічний ефект від простою цієї системи.

Якщо ми говоримо що система букінга, система ресторану і система управлінської звітності розташовані незалежно один від одного простий цієї системи збільшиться тільки на той коефіцієнт який відноситься до конкретних співробітникам це раз. По-друге, власне кажучи, безпека зупинки ресторану набагато важливіше ніж система управлінського обліку, через годину ми отримаємо цей звіт або через дві і це зовсім є не прийнятним, і ми вдчуваєми незручності при обслуговуванні замовника, який чекає своє замовлення або рахунок.

Зв'язки з сайтом всілякі. Це зворотний зв'язок, відгуки, управління. Все це знову ж працює по протоколах, які ви можете отримувати. Якщо говорити концептуально, весь цей пул систем, які ви використовуєте, неважливо на яких платформах вони розташовані, ви можете об'єднати в сервісну шину, яка буде будувати між собою обмін тією чи іншою інформацією. При цьому можна безпечно удосконалити якусь іншу систему.

Є два шляхи. І ось API інтерфейси дозволяють рухатися по шляху "еволюції", а не "революції". Коли ми там почали колись впроваджувати 5 років тому якусь систему для ресторану, і на сьогоднішній день вона морально застаріла. Час йде, технології змінюються, на сьогоднішній день є прекрасні рішення для смартфонів, для планшетів, і нам захотілося замовлення саме з планшета робити, а наша поточна систем це не дозволяє. Нам треба або міняти абсолютно всю систему, якою ми автоматизувались, або мати API доступи, для того щоб ось це зробити.

Одне з таких напрямків це власне сайт. Найчастіше у багатьох він є абсолютно відірваним і незалежним від поточної системи. У деяких там є система бронювання. Хоча, насправді, на сайті можуть бути розташовані абсолютно всі сервіси та послуги які ви надаєте, які можуть через нього робитися. І працювати власне через API c вашою внутрішньою обліковою системою.

Зв'язка з системами букінга. Вона думаю всім досить добре знайома, коли ви маєте в своєму розпорядженні і отримуєте замовлення через певну мережу. Працює, власне кажучи, через технологію API.

Зв'язка з системами постачальників. Ця тема досить нова і цікава. Вона зараз почала тільки недавно виходити на свій новий рівень.

Якщо заглянути трошки в історію, то років так 25 тому почалася система укрупнення. Став популярним "реінжиніринг бізнес-процесів", там ще якісь речі і занесення всієї функціональності, всього управлінського обліку в єдину систему через якийсь час ... Чому? Тому що технологічно обмінюватися між різними системами було досить складно. І тому, власне кажучи, все намагалися зробити єдиним інформаційним полем.

Через якийсь час системи почали ділитися, тому що зараз стало доступно в онлайні трекати якісь дані, які нам треба, і отримувати їх в іншому додатку. При цьому прямого зв'язку із зовнішніми файлами система не має. Що мається на увазі? На сьогоднішній момент я вважаю що це наступний тренд, який буде розвинений в корпоративних системах обліку.

На сьогоднішній день система взаємодії між готелем (неважливо яким бізнесом), готелем який замовляє там туалетний папір у свого постачальника і робить це регулярно, вона виглядає все одно через проміжну ланку. Тут є закупник, там менеджер з продажу, які взаємодіють і щось роблять. Наступними системами буде коли управлінська система покриває функціонал декількох компаній. Компанію споживача, компанію постачальника і так далі аж до заводу. Коли у вас щось закінчується і у вас залишається в системі якась кількість туалетного паперу, будемо на ній далі приклад приводити, то постачальника про це система нотифікує, що через деякий час вам треба його доставити. У нього і у вас як би єдине інформаційне поле утворюється. Природно ви все там налаштовуєте, хто і коли і який постачальник і що отримує.

Раніше ми були ізольовані від світу з токи зору автоматизації, найчастіше ми автоматизували наші внутрішні процеси для того щоб якось поліпшити, прискорити, заощадити, ефективніше управляти. Зараз же це можна виносити вже на рівень вище і ось це управління переноситься в площину коли ми вже керуємо і управляємо нашими постачальниками, тими чи іншими зовнішніми процесами.

І як власне це конвертувати в гроші?

Тобто те, з чого я починав. З іншого боку, якщо цього не робити, то через якийсь час, природньо, вас обженуть ті люди, які це роблять.

З іншого боку ефективність системи автоматизації полягає в тому, що за одні і ті ж гроші (завжди потрібно керуватися цим принципом), ми робимо більше і ефективніше.

Ми робимо і автоматизуємо процес і це дозволяє нам, прпустимо масштабувати. Технічно ми ж можемо взагалі не автоматизуватися. Ми можемо найняти масу людей, які будуть робити все це вручну: обробляти, зводити, рахувати і здавати. Технічно це можливо? - Можливо. Але ми це робимо для того щоб наші процеси покращилися, прискорилися і стали більш якісними.

• 
• Аналітик 1C / BAS "TQM systems" Ольга Чорнуха
• 6/9/2020 1:36:32 PM
• ua-articles