Кейс з впровадження УНФ в компанії по сервісному обслуговуванню і продажу кондиціонерів і ін. кліматичних систем

Приклад впровадження програми "УНФ Управління невеликою фірмою" для автоматизації бізнес-процесів підприємства з продажу, монтажу, ремонту та сервісного обслуговування: причини, які свідчили про те, що бізнесу потрібно автоматизація процесів оперативного обліку і CRM, вибір продукту і результати впровадження.

Ви вже працюєте з УНФ, та її складно підтримувати? Шукаєте програмістів чи потребуєте змін?

Ми пропонуємо унікальну можливість - 10 годин наших послуг супроводу.

Цей час допоможе вам вирішити нагальні питання та оцінити комфорт роботи з нами, зважити цінність і потребу у послугах підтримки.

► Наші сертифіковані консультанти нададуть вам знання і досвід здійснених впроваджень.

Деякі з співвласників малих підприємств зазвичай стають їх керівниками і одночасно ключовими учасниками багатьох бізнес-процесів. Компанія «ЄвроХолод» не була винятком з цього правила. Наприклад, її генеральний директор особисто бере участь в переговорах з клієнтами, які потребують особливої ​​уваги, займається роботою з персоналом і візує всі без винятку заявки на витрачання грошових коштів. Робота з персоналом включає набір співробітників, контроль їх завантаження і продуктивності праці. Для оцінки завантаження використовуються щотижневі звіти співробітників з даними про продажі. До завдань фінансового директора відносяться оцінка рентабельності замовлень, розрахунок валового і чистого прибутку, контроль руху грошових коштів. Крім того, в коло його обов'язків входить також підготовка документів для юридичних осіб.

Передумови автоматизації

При оформленні рахунків, договорів, актів і ряду інших документів для клієнтів менеджерам потрібна інформація, яка відповідно до встановленого порядку була доступна тільки генеральному і фінансовому директору. Якщо керівництво було відсутнє в момент підготовки документів, то це призводило до затримки в їх оформленні та відповідно до втрати часу клієнтів. Менеджери з продажу також не мали оперативну інформацію про надходження грошових коштів замовників. Дані про рух грошових коштів надходили через систему «клієнт - банк» в програму бухгалтера, який працював віддалено.

Відсутність оперативного складського обліку не дозволяло менеджерам швидко отримати інформацію про залишки товарів і матеріалів на складі.

Недостатньо розвинений управлінський облік не забезпечував повноцінного контролю, аналізу та планування діяльності компанії. Для розрахунку заробітної плати співробітників, рентабельності угод, для обліку і планування руху грошових коштів і вирішення інших завдань у компанії використовувалися електронні таблиці, зв'язок між якими була відсутній і робота з якими була незручна.

Для вирішення перерахованих проблем і забезпечення подальшого стійкого зростання компанії керівництво «ЄвроХолод» прийняло рішення про автоматизацію управлінського обліку.

Після ознайомлення з бізнес-процесами підприємства і особливостями його господарської діяльності було вирішено купити і використовувати для автоматизації управлінського обліку компанії типове прикладне рішення «Управління невеликою Фірмою 8» на платформі «1С:Підприємство» - готове рішення для автоматизації ключових процесів управління на підприємствах малого бізнесу.

Програмний продукт «Управління невеликою Фірмою 8» підтримує ведення в єдиній інформаційній базі управлінського обліку по всіх ділянках, необхідних малому підприємству:

• облік даних клієнтів і контактних осіб; оформлення банківських і касових операцій;
• облік розрахунків з контрагентами, персоналом і бюджетом; облік матеріалів, товарів, продукції і витрат;
• облік замовлень і торгових операцій, включаючи роздрібні продажі з використанням зовнішнього обладнання;
• облік замовлень-нарядів, виконаних робіт і наданих послуг;
• розрахунок собівартості;
• облік майна, доходів і витрат, прибутку і збитків, капіталу і т. Д.

Ряд функціональних можливостей програми керівництво оцінило як актуальні вже при першому знайомстві з продуктом. Це, наприклад, можливість формування всіх необхідних документів в одній програмі, наявність складського обліку і планування складських запасів. Дуже актуальними для компанії виявилися також можливості ведення кадрового обліку, розрахунку управлінської заробітної плати менеджерів на підставі даних про маржинальної прибутку на замовлення і формування бюджету компанії.

Результат автоматизації

Після установки програми і 3-х годинного експрес-навчання співробітники відразу змогли приступити до роботи в системі. Через 20 днів, протягом яких фахівці надавали консультаційні послуги по телефону, співробітники «ЄвроХолод» перейшли до повноцінного використання програми.

У перші дні після установки прикладного рішення було виконано перенесення даних в нову програму, і менеджери компанії отримали доступ до всіх необхідних документів.

Було також прийнято рішення про підключення системи «клієнт - банк» до програми «Управління невеликою Фірмою 8». В результаті керівництво і менеджери отримали можливість оперативно отримувати актуальну інформацію про рух грошових коштів.

Іноді супровідні документи до товарів постачальників надходять в компанію пізніше самих товарів. Раніше менеджери не оформляли надходження таких товарів до отримання супровідних документів і відповідно не відвантажували їх. Сьогодні компанія активно застосовує у своїй роботі двоетапну схему надходження і відвантаження товарів з використанням «ордерного складу». Товари, що надійшли без супровідних документів постачальника, оформляються на склад з використанням документа «Прибутковий ордер» і можуть бути відразу реалізовані. При цьому супровідні документи вводяться в інформаційну базу пізніше після їх отримання.

Раніше завдання для співробітників формувалися в текстовому редакторі і роздруковувалися на папері. Тепер завдання реєструються в програмі за допомогою документа «Завдання на роботу». Підсумки виконання робіт за завданнями використовуються для розрахунку заробітної плати, а також для оцінки ефективності роботи і план-фактного аналізу роботи персоналу.

Робота в умовах аномально високої температури

Аномальне підвищення температури цього літа компанія «ЄвроХолод» зустріла у всеозброєнні. В результаті впровадження інформаційної системи витрати часу на оформлення первинних документів скоротилися в кілька разів. Раніше для виписки первинних документів використовувалися таблиці MS Excel. Своєчасна автоматизація та опрацювання регламенту виписки та обробки документів уможливили обробку великої кількості заявок клієнтів з високою якістю і великою швидкістю в умовах ажіотажного попиту на товари компанії. При цьому керівництво підприємства отримало додатковий резерв часу, оскільки тепер не приймає участі у виписці документів, всі документи оформляють менеджери.

У зв'язку з підвищенням постачальниками відпускних цін на кондиціонери, вжитим цього літа, компанія «ЄвроХолод» також була змушена підвищити відпускні ціни. Механізм ціноутворення, реалізований у програмі, дозволив менеджерам швидко перерахувати відпускні ціни і привести їх у відповідність реаліям ринку.

Зауважимо, що автоматизація забезпечує стійку і безперебійну роботу компанії, незважаючи на те що кількість замовлень цього літа зросла на 60%.

Оперативне зведення за замовленнями, а також дані з продажу, надані програмою, дозволяють більш грамотно і продумано управляти закупівлями. Кожна закупівля тепер економічно виправдана. Наслідком ефективного управління закупівлями є безперебійне виконання графіка поставок. Такі негативні явища, як «заміна товару», «прострочення терміну поставки» та ін., Сьогодні в компанії відсутні. Чітке виконання графіка поставок дозволило поліпшити взаємодію з відділом по монтажу і, як наслідок, підвищити якість і ефективність роботи.

Зростання продажів і відповідно виручки забезпечив збільшення штату компанії.

Компанія «ЄвроХолод» почала свою діяльність в 2005 р. з поставок і монтажу вентиляційного обладнання. Зростання компанії супроводжувався розширенням сфери її діяльності. Сьогодні «ЄвроХолод» надає послуги з проектування, постачання, монтажу, ремонту, гарантійному та сервісному обслуговуванню різноманітних кліматичних систем - промислових і побутових кондиціонерів, систем вентиляції, опалення та осушення, а також зволожувачів. Компанія є офіційним дилером кліматичної техніки провідних світових виробників: Daikin, Panasonic, Mitsubishi Electric, Toshiba і ін.

• 
• Аналітик 1C / BAS "TQM systems" Ольга Чорнуха
• 1/9/2021 6:16:27 PM
• ua-articles