Як оформлювати лікарняний лист у блоці ЗП проводити нарахування та перерахування, виплати та переносити лікарняний, дії після звільнення. Як працює електронній лікарняний. Повна інструкція користувача до блоку Лікарняні у Зарплата та управляння персоналом у програмних рішеннях BAS ERP, КУП и Бухгалтерія КОРП.
Новини, анонси, майстер-класи та ін. корисний контент для тих, кому важливо бути попереду та в курсі теми
Автор матеріалу:
Консультант з ведення обліку Заробітної плати і кадрів
в програмних продуктах BAS і 1С:Підприємство
Наталія Попова "TQM systems"
Запитуйте будь-що про автоматизацію обліку заробітної плати та управління персоналом, про роботу з програмами BAS, побудову розрахунків і бізнес-процесів.
Ми підготуємо для вас матеріали та надамо розгорнуту відповідь, поділимося багатим досвідом.
Для реєстрації відсутностей співробітників у разі різних видів захворювань, вагітності призначений документ Лікарняний лист.
В залежності від причини непрацездатності система визначає ким будуть оплачені перші п'ять днів непрацездатності - роботодавцем або ФСС.
Якщо лікарняні листи з продовженням, то для реєстрації таких листів, крім першого, потрібно встановити прапорець Є продовженням і вказати первинний листок. В цьому випадку не потрібно повторно розраховувати середній заробіток для наступних лікарняних.
У реквізиті «Місяць» вибирається місяць, в якому нараховується допомога по тимчасовій непрацездатності.
Опція «Є продовженням листка непрацездатності:» встановлюється, якщо лікарняний лист є продовженням раніше поданого і зареєстрованого в інформаційній базі лікарняного листа, потім вибирається документ за посиланням «Вибрати листок непрацездатності ...», продовженням якого є поточний лікарняний лист;
у реквізиті «Причина непрацездатності» вказується причина непрацездатності із запропонованого переліку. У прикладі – «Захворювання або травма (окрім травм на виробництві)». Якщо лікарняний лист є продовженням (увімкнена опція «Є продовженням листа непрацездатності:»), то за замовчуванням вказується причина непрацездатності з первинного лікарняного листа;
У реквізитах «Звільнення від роботи з» і «по» вказується період звільнення від роботи відповідно до листка непрацездатності. При вказівці періоду автоматично підраховується кількість календарних днів звільнення від роботи. Якщо лікарняний лист є продовженням (встановлений прапор «Є продовженням листка непрацездатності:»), то за замовчуванням початком звільнення від роботи вказується наступна дата після дати закінчення первинного лікарняного;
У реквізиті «Організація» необхідно вибрати ту організацію, в якій оформлений співробітник.
У реквізиті «Дата» вказується дата реєстрації лікарняного листа в інформаційній базі.
У реквізиті «Співробітник» вибирається співробітник, лікарняний лист якого реєструється.
У реквізиті «Номер листка непрацездатності» вказується номер наданого лікарняного листка.
На закладці «Головне»:
В розділах «Нараховано», «Утримано», «Внески ФОП» і «Середній заробіток» відображаються результати розрахунку допомоги. Розрахунок нарахувань проводиться автоматично під час введення даних в документ.
У розділі «Нараховано» у реквізиті «за рахунок робіт» автоматично підраховується сума допомоги, яка виплачується за рахунок коштів роботодавця (перші п’ять днів тимчасової непрацездатності), а в реквізиті «за рахунок ФСС» - та частина допомоги, яка виплачується за рахунок коштів ФСС (за решту періоду тимчасової непрацездатності, починаючи з 6-го дня). У реквізиті «Всього» автоматично підраховується сума допомоги.
У розділі «Утримано» розраховується податок на доходи фізичних осіб (ПДФО) та військовий збір (ВЗ), а в разі виплати допомоги «В міжрозрахунковий період» або «З авансом» - інші постійні утримання, призначені для співробітника, які враховуються при виплаті. Детальніше про розрахунок ПДФО та інших утримань можна подивитися за допомогою кнопки «Детальніше про розрахунок ПДФО», яка знаходиться поруч з полем ПДФО , і по кнопці «Детальніше про розрахунок утримань», яка знаходиться поруч з полем «Інше».
У розділі «Внески ФОП» розраховується ЄСВ. Детальніше про розрахунок ЄСВ можна подивитися за допомогою кнопки «Детальніше про розрахунок внесків», яка знаходиться поруч з реквізитом «Внески ФОП» .
У розділі «Середній заробіток» автоматично підраховується сума середньоденного заробітку за даними інформаційної бази на підставі відомостей за розрахунковий період. Якщо лікарняний лист є продовженням (встановлений прапор «Є продовженням листка непрацездатності:»), то за замовчуванням вказується такий же середньоденний заробіток, що і для оплати за первинним листком непрацездатності, тому що це один страховий випадок. Дані для розрахунку середнього заробітку можуть бути переглянуті/відредаговані за допомогою кнопки «Змінити дані для розрахунку середнього заробітку». При натисканні на кнопку відкривається форма «Введення даних для розрахунку середнього заробітку». Якщо в інформаційній базі є дані, що враховуються при розрахунку середнього заробітку, то вони автоматично заповняться в цій формі. Також в даній формі можна встановити перемикач в положення «Здається вручну» і вибрати потрібний період для розрахунку допомоги. Також в формі можна редагувати вручну дані за місяці, в яких вже нараховувалася зарплата в програмі. Виправлені дані виділяються жирним шрифтом. Зверніть увагу, внесені в таких місцях правки не враховуються при подальших розрахунках середнього заробітку. Ці виправлення впливають тільки на розрахунок середнього заробітку і тільки в конкретному екземплярі документа, в якому вони вносяться.
ВАЖЛИВО:
Коригуванням відомостей про середній заробіток слід скористатися, якщо програма використовується на підприємстві менше року і, відповідно, можуть бути відсутні дані обліку нарахувань за більш ранні періоди. Введені вручну дані зберігаються для подальших розрахунків середнього заробітку для цього співробітника.
У разі якщо за період непрацездатності раніше вже проводилися нарахування, які мають менший пріоритет (зарплата або відпускні за дні непрацездатності), то вони автоматично перераховуються (сторнуються) і в результаті в документі з'явиться розділ «Перерахунок». Докладний результат перерахунку буде доступний на закладці «Перерахунок минулого періоду» (в прикладі перерахунок не передбачено);
В реквізиті «Виплата» вказується, коли планується виплата допомоги – «Із зарплатою», «З авансом» або «В міжрозрахунковий період». Реквізит «Дата виплати» заповнюється датою в залежності від заповнення реквізиту «Виплата». Для автоматичного заповнення реквізиту «Дата виплати» при виплаті нарахування разом із зарплатою або разом з авансом в картці організації вказується дата виплати зарплати і авансу. При виплаті нарахування в міжрозрахунковий період в реквізиті «Дата виплати» вказується за замовчуванням дата, наступна за поточною датою комп'ютера. За потреби дату виплати можна змінити вручну.
На закладці «Оплата» :
Детально ознайомитися з результатами нарахувань можна на закладці «Нараховано (детально)». Даний розрахунок допомоги можна роздрукувати за допомогою кнопки «Друк» - «Докладний розрахунок нарахувань». У табличній частині відображаються дані про нараховану допомогу. Суми допомоги за рахунок коштів роботодавця та за рахунок ФСС показуються окремими рядками.
Реквізити «Керівник» і «Посада» автоматично заповнюються ПІБ і посадою керівника організації на підставі відомостей про відповідальних осіб організації з довідника «Організації».
Для введення відомостей про заробіток у попереднього роботодавця, призначених для розрахунку допомог, використовується документ Довідка про заробіток для розрахунку допомоги (вхідна).
В якості страхувальника вказується сторонній роботодавець, у якого раніше працював співробітник. У разі переведення співробітника між організаціями, облік за яким ведеться в єдиній інформаційній базі, в якості стороннього страхувальника може виступати будь-яка з таких організацій.
Цим же документом є можливість зареєструвати довідки з пенсійного фонду про стаж співробітника за останні 12 місяців роботи, які потім аналізуються при визначенні обмежень в оплаті лікарняного листка.
При розрахунку середнього заробітку для нарахування допомоги по непрацездатності для співробітників, які працюють на умовах зовнішнього сумісництва, повинна бути врахована оплата за лікарняним листком в інших роботодавців. Така необхідність виникає, якщо сумарний заробіток за різними місцями роботи перевищує максимальну базу ЄСВ.
Для введення відомостей про суми врахованих у іншого роботодавця використовується документ Вхідна довідка про розрахунок лікарняного. Для коректного обліку в довідці обов'язково повинні бути зазначені серія і номер лікарняного листа.
В документах «Лікарняні листи та інші допомоги, що оплачуються ФСС»), передбачений автоматичний перерахунок нарахувань минулих періодів.
Якщо таким документом реєструється відсутність, що припадає на минулий період (наприклад, в серпні реєструється лікарняний, у зв'язку з яким співробітник був відсутній у липні), то в ньому з'являється закладка Перерахунок минулого періоду.
На ній автоматично виконується перерахунок (сторнування) раніше зареєстрованих менш пріоритетних нарахувань (зарплати, відсутностей з нез'ясованої причини тощо), що припадають на період відсутності.
Якщо ж таке «нашарування» реєструється в одному місяці, це означає, що внесення виправлень ще можливо цим місяцем, і тому автоматичний перерахунок не проводиться. Для виправлення такої ситуації після введення відсутності необхідно перерахувати або скасувати той документ, яким в цьому місяці на цей же період вже були зареєстровані інші нарахування.
Якщо в налаштуваннях розрахунку зарплати включена можливість призначення доплати за тимчасове виконання обов'язків, суміщення, то за допомогою кнопки «Створити на підставі» - «Суміщення посад» можна створити документ «Суміщення посад» на співробітника, що заміщає. Також за допомогою кнопки «Створити на підставі» - «Лікарняний лист» можна створити новий документ «Лікарняний лист», який є продовженням даного лікарняного листа.
Для співробітників, що працюють на кількох посадах (за внутрішнім сумісництвом) реєструються окремі документи «Лікарняний лист» за кожною посадою. Проте це можна зробити безпосередньо з форми «Лікарняного листа» за основним місцем роботи за посиланням «Відсутності з інших місць роботи». Таке посилання з'являється в документі, якщо для фізичної особи зареєстровано кілька робочих місць.
Для аналізу результатів нарахування можна сформувати друковану форму з розрахунку середнього заробітку за допомогою кнопки «Друк» - «Розрахунок середнього заробітку».
Після проведення всіх лікарняних листів слід створити документ «Заява-розрахунок до ФСС» (розділ «Зарплата» - «Розрахунки з ФСС по допомогах»). Заяву можна заповнити автоматично за введеними в поточному місяці первинними документами. Після того, як заяву-розрахунок буде відправлено до ФСС необхідно встановити у документі статус «Переданий в ФСС» . Користувачі сервісу «FREDO Звіт» мають можливість завантажити документ для його відправки в електронному вигляді.
Підтвердження того, що кошти від ФСС отримані, реєструється документом «у BAS ERP, КУП, Бухгалтерія КОРП» (розділ «Зарплата» - «Розрахунки з ФСС по допомогах») . Документ можна створити на підставі заяви (документ «Заява-розрахунок в ФСС» зі статусом «Переданий до ФСС»). Якщо оплата коштів від ФСС відхилена для одного або декількох співробітників із заяви, то слід також створити цей документ і встановити прапор «Відхилено» у рядку з відповідним співробітником (співробітниками).
До проведення підтвердження оплати від ФСС суми допомог і податків з них не будуть автоматично заповнюватись у відомостях на виплату заробітної плати. Якщо в організації застосовується виплата таких допомог за свій рахунок до надходження оплати необхідно в картці організації (на закладці «Зарплата і кадри» - «Параметри кадрового обліку і розрахунку зарплати» - гіперпосилання «Змінити») встановити прапори «Дозволена виплата допомоги до оплати ФСС» і «Дозволена сплата податків по нарахуваннях до ФСС фондом оплати»
З документа «Лікарняний листок» за допомогою кнопки «Виплатити» (якщо в реквізиті «Виплата» вказано спосіб виплати «У міжрозрахунковий період») можна відразу створити документ на виплату допомоги: Відомість в касу, Відомість в банк, Відомість виплати через роздавальника, Відомість перерахувань на рахунки. Вид документа на виплату формується в залежності від налаштувань виплати зарплати для організації і (або) налаштувань виплати зарплати для підрозділу і (або) налаштувань виплати зарплати для співробітника. При натисканні на кнопку «Виплатити» відкривається вікно «Виплата нарахованої зарплати». У табличній частині автоматично відображається відомість, створена за документом «лікарняний листок», яку можна відкрити, подивитися і за потреби відредагувати. За допомогою кнопки «Провести і закрити» можна відразу зареєструвати оплату відомістю.
Також є можливість створити виплату лікарняних співробітникам за посиланням Зарплата- Виплати- Відомості, вибравши потрібну нам відомість в якій вибрати потрібний вид виплати.
Звільненим працівникам ніякі нарахування у програмі не відображаються, тому створювати документ "Лікарняний лист" не потрібно.
Потрібно створити документ "Виплата колишнім співробітникам". Даний документ з'являється в програмі, якщо в налаштуваннях розрахунку зарплати встановлено прапор "Виплачуються доходи колишнім співробітникам підприємства".
Якщо лікарняний лист до кінця місяця не отримано, для коректного заповнення табеля і нарахування заробітної плати, час відсутності працівника слід зафіксувати одним з документів:
Вибір документа відсутності залежить від застосування/незастосування обмежень при розрахунку ЄСВ на ФОП.
Для продовження відпустки у зв'язку з хворобою співробітника можна створити новий документ "Відпустка".
Дні відпустки, на які припадають дні хвороби автоматично сторнуються документом "Лікарняний лист", якщо документи "Відпустка" і "Лікарняний лист" розраховуються в різних місяцях (поле "Місяць"). Якщо ж захворювання реєструється в тому ж місяці, що і відпустка, то треба вручну виправити періоди відпустки.
В Україні із 04 червня 2021 року запроваджена цільова модель формування та видачі «е-лікарняних».
Дана модель формування та видачі «е-лікарняних» являє собою формування електронних листків непрацездатності в Електронному реєстрі листків непрацездатності на підставі медичних висновків про тимчасову непрацездатність, які вносяться лікуючим лікарем до Реєстру медичних висновків в електронній системі охорони здоров’я.
Тепер вже не потрібно приносити на роботу паперовий листок непрацездатності, щоб зафіксувати факт тимчасової непрацездатності, а роботодавці будуть бачити необхідну інформацію про е-лікарняні в особистому електронному кабінеті страхувальника (роботодавця), а саме на вебпорталі Електронних послуг Пенсійного фонду України.
Не зважаючи на це, працівник все одно має надати інформацію своєму роботодавцю чому він був відсутній на роботі. А саме, після того, як лікар оформить медичний електроний висновок (в момент, коли автоматично відбудеться відкриття е-лікарняного), працівник повідомляє про це роботодавця в зручний спосіб, будь то, телефоном, imail тощо. Автоматично лікарняний стає підставою для того щоб призначити матеріальне забезпечення співробітнику тільки після закриття е-лікарняного, а у разі вагітності та пологів — у разі відкриття е-лікарняного.
Електронний лікарняний має містити в собі таку інформацію:
Дані з електронної системи охорони здоров’я будуть надходити в режимі реального часу (он-лайн). Лікар, який відкриває лікарняний лист, робить це в електронній системі і підписує його своїм КЕП (електронним підписом). За висновком лікаря в Реєстрі формується запис з унікальним номером – єдиний реєстраційний номер листка непрацездатності. Від цього моменту можна вважати, що електронний листок непрацездатності існує. Такий лікарняний є підставою для нарахування страхових виплат.
Отримати всю інформацію про електронний листок непрацездатності страхувальник (роботодавець) може на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду.
Для того щоб отримати цю інформацію, роботодавець або бухгалтер підприємства за допомогою електронного кваліфікованого підпису (КЕП) насамперед повинні зайти в електронний кабінет страхувальника на зазначеному порталі. Надалі в розділі «Електронний реєстр листків непрацездатності» за допомогою податкового номеру фізичної особи працівника буде отримана відповідна інформація.
Страхувальник може отримувати інформацію з Реєстру щодо застрахованої особи (працівника) за період перебування з нею в трудових відносинах. Тобто, роботодавцю буде доступна інформація по співробітниках, які працюють у нього за основним місцем роботи, зокрема: номер лікарняного, дата відкриття, дата закриття, ІПН застрахованого, ПІБ застрахованого.
Роботодавець формує і передає заяву-розрахунок на фінансування коштів від Фонду соціального страхування (ФСС).
Коли інформація вноситься до Реєстру, лікар повинен вносити до системи найменування страхувальника, у якого працює пацієнт, та його податковий номер в ЄДР. Із цього витікає, що роботодавці повинні проінформувати своїх працівників про податковий номер підприємства.
Нарахування і оплата по Е-лікарняному аналогічні для звичайного паперового листка непрацездатності.
Автор матеріалу:
Консультант з ведення обліку Заробітної плати та Кадрів
в програмних продуктах BAS та 1С:Підприємство
Наталія Попова, "TQM systems"
Більше: Інструкції BAS ERP у нашому блозі
*Копіювання матеріалу можливе тільки з посиланням на джерело і зазначенням автора матеріалу. Вдячні за повагу до прав інтелектуальної власності TQM systems
SaaS сервіси
Програми 1С:Підприємство
CRM
ERP
Node.JS, .NET
1С:Підприємство
API, IPasS
Разработка Web Apps
1С:Підприємство Автоматизація
Аудит IT проектів
Інтеграція 1С:Підприємство
Отримуйте наші інформаційні матеріали:
Працюємо на IT-ринку з 2008 року.
Наша місія - спростити управління даними.
Copyright © 2008-2024 TQMsystems. Всі права захищені. Privacy Policy | Terms of Service
